เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องใช้พื้นที่ตารางเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก แนะนำให้ตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางนั้น โดยเผื่อขนาดพื้นที่ไว้เล็กน้อยสำหรับสั่ง Insert Row เพิ่มเมื่อต้องการบันทึกรายการเพิ่มเติม
เมื่อตั้งชื่อ Range Name แล้ว ให้กดปุ่ม F3 แล้วชื่อที่ตั้งไว้จะแสดงขึ้นมาให้คุณจับมาใส่ในสูตรให้ในพริบตา
แต่ถ้าเห็นตำแหน่งอ้างอิงที่เป็น Range Name เช่น MyData แสดงว่าตอนที่สร้างสูตรนี้เขาสามารถสั่งให้นำพื้นที่มาใส่ในสูตรโดยไม่ต้องคลิกหาเอง (เรื่องนี้ขอติดไว้ก่อนว่าทำได้ยังไง)
C$2 ต้องมีเครื่องหมาย $ วางไว้หน้าเลข 2 เนื่องจากตารางสูตรคูณนี้มี Row 2 เป็นตำแหน่งอ้างอิงที่ต้องควบคุมไว้ไม่ให้เปลี่ยน ส่วนตัว C ไม่ต้องมีเครื่องหมาย $ นำหน้า เพื่อปล่อยให้ C เปลี่ยนตำแหน่งเป็น Column D E F หรือ Column อื่นๆตามแต่ว่าจะใช้สูตรนี้หรือไม่
การใช้ Format เป็นเรื่องที่หนังสือ Excel ทั่วไปเขียนอธิบายไว้เป็นบทต้นๆ โดยหารู้ไม่ว่าเรื่องนี้ต้องเขียนเป็นบทท้ายๆ โดยเฉพาะต้องเขียนไว้หลังจากบทเรื่องสูตร Round, Trunc, และ Int เพื่อทำให้ผู้ที่เริ่มใช้ Excel เรียนรู้วิธีใช้สูตรสำคัญเหล่านี้ มาใช้ปรับตัวเลขในเซลล์ให้มีค่าเหลือเท่าที่ต้องการก่อน จากนั้นจึงค่อยใช้คำสั่ง Format ปรับค่าในเซลล์ให้แสดงผลลัพธ์ตามที่ต้องการเป็นลำดับถัดไป
การกำหนด Format ให้กับเซลล์มีขั้นตอนไม่ยาก คุณอาจเลือกใช้วิธีคลิกเลือกปุ่ม Format Number ที่แสดงบนเมนู หรือใช้วิธีคลิกขวาลงไปในเซลล์แล้วเลือกเมนู Format Cells > Number หรือถ้าในแฟ้มนั้นมีเซลล์ที่เคยกำหนดรูปแบบไว้แล้ว แค่สั่ง Copy แล้วไป Paste Special เลือกเฉพาะ Format ก็จะได้รูปแบบนำไปใช้ที่เซลล์อื่นเนื่องจาก Format หรือรูปแบบที่เรากำหนดจะติดอยู่กับเซลล์นั้นๆ ไม่ได้ติดอยู่กับตัวแฟ้มหรือตัวโปรแกรม (ซึ่งใน Excel 2007 เป็นต้นมาจะยอมรับรูปแบบสูงสุดถึง 64,000 แบบเหนือกว่ารุ่นก่อนๆซึ่งรับรูปแบบได้เพียง 4,000 แบบต่อแฟ้มเท่านั้น)
Excel จัดเตรียม Format มาตรฐานไว้ให้ใช้กับตัวเลขได้มากมายหลายแบบ แต่ถ้าคุณสามารถกำหนดได้เองลงไปแบบ Custom โดยพิมพ์รูปแบบลงไปในช่อง Type จะสะดวกรวดเร็วกว่าการนั่งไล่คลิกเพื่อค้นหาจนพบ Format ที่ต้องการ
Format 0.00;(0.00);; จะแสดงเฉพาะค่าบวก123.00 กับค่าลบ (123.00)
Format “Yes”;”No”;”Reject”; จะแสดง Yes, No, Reject
Format “Total” 0 “Baht”. 00 “Satang”;;; จะแสดง Total 123 Baht. 00 Satang
Format 0.00_);(0.00);; จะแสดง 123.00 ได้แนวตรงกับค่าลบ (123.00) โดยเครื่องหมาย _) ที่เติมต่อท้าย Format ค่าบวก หมายถึง ให้ห่างจากขอบขวาของเซลล์เท่ากับความกว้างของเครื่องหมาย )
ตัวอย่าง Format แปลกๆ
Format [>=90]”A”;[>=70]”B”;”C” จะเปลี่ยนตัวเลขในเซลล์ตามเงื่อนไขว่า ถ้าค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 90 ให้แสดงตัว A แทนตัวเลขนั้น ถ้าค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 70 ให้แสดงตัว B แทนตัวเลขนั้น หรือมิฉะนั้นให้แสดงตัว C
Format [=1]”Yes”;[=0]”No”;”Reject” จะแสดงคำว่า Yes, No, Reject แทนตัวเลขที่มีค่าเท่ากับ 1, 0, หรือตัวเลขอื่น ตามลำดับ
Format “4”;”4”;”4”;”4” จะเปลี่ยนค่าให้เป็นเลข 4 แทนไม่ว่าค่าที่แท้จริงจะเป็นเท่าใด
Format 0000 จะแสดงเลข 123 ออกมาเป็น 0123 (ซึ่งตัวเลขยังคงมีสถานะเป็นตัวเลขตามเดิม ถูกต้องกว่าการพิมพ์ ‘0123 หรือใช้คำสั่ง Format Cells > Number > Text ซึ่งทำให้ตัวเลขเปลี่ยนสถานะมาเป็น Text ซึ่งดูง่ายๆว่าจะชิดซ้ายของเซลล์)
หากต้องการแทรกสัญลักษณ์แปลกที่ไม่มีบนแป้นพิมพ์ลงไปใน Format เช่น เครื่องหมายบวกลบ ± ให้กดปุ่ม Alt ค้างไว้แล้วพิมพ์ตัวเลข 0177 ซึ่งสามารถค้นหาตัวเลขที่ต้องพิมพ์นี้ได้จาก โปรแกรม Character Map ซึ่งสั่งเปิดโปรแกรมนี้ได้ง่ายๆโดยพิมพ์คำว่า charmap ลงไปในช่องของคำสั่ง Start > Run
การใช้คำสั่ง Format Cells > Number จะช่วยปรับการแสดงตัวเลขให้มีตัวอักษรแทรก โดยค่าที่แท้จริงยังคงถือว่าเป็น Number ที่เห็นได้จากการชิดขวาของเซลล์ แต่ถ้าเซลล์มีความกว้างไม่พอจะเห็นเป็นเครื่องหมาย ###### แทน ซึ่งแก้ได้โดยสั่ง Format Cells > Alignment > กาช่อง Shrink to fit เพื่อทำให้ Excel ปรับขนาด Font ย่อลงให้แสดงให้เห็นได้ในเซลล์นั้นเสมอ
ประเด็นเรื่อง Format นี้ขอย้ำว่า การใช้ Format เป็นเพียงการเปลี่ยนสิ่งเห็นเท่านั้น มิได้แก้ไขค่าให้ต่างไปจากเดิมแม้แต่น้อย
หากต้องการนำตัวเลขไปแสดงร่วมกับตัวอักษร ยังมีอีกวิธีหนึ่ง โดยใช้สูตร Text เข้ามาช่วยปรับรูปแบบของตัวเลขแล้วนำไปเชื่อมต่อกับตัวอักษรที่ต้องการโดยใช้เครื่องหมาย & เป็นตัวเชื่อม
ถ้าอยากจะทำให้การวางแผนสามารถคิดเผื่อเหตุการณ์ที่อาจจะเป็นไปได้ ต้องพึ่งการออกแบบฐานข้อมูลของตัวแปรที่คิดไว้ จากนั้นแทนที่จะใช้ Data Table ส่งค่าไปทีละ 1-2 ตัว ก็ให้ใช้สูตร Choose VLookup Match Index ช่วยดึงแต่ละเคสไปคำนวณพร้อมกันรวดเดียว เมื่อนำไปใช้กับ Data Table แล้วก็จะทำได้โดยไม่จำกัดตัวแปรอีกต่อไป
ให้เลือกพื้นที่ตารางวันที่แล้วใช้คำสั่ง Data – Validation แบบ Date แล้วกำหนดค่าแบบ Between ลิงก์มาจากเซลล์ช่วงวันที่ที่ยอมรับได้ โดยอย่าลืมใส่ $$ เพื่อคุมตำแหน่งแบบคงที่ไว้ด้วย
ตั้งชื่อ Range Name โดยเลือกพื้นที่จากหัวตารางไปจนสุด row สุดท้ายที่ใส่สีส้ม แล้วสั่งที่เมนู Formulas – Create from selection แล้วกด OK เมื่อต้องการนำชื่อมาใส่ในสูตร ให้กดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อใหม่นั้นมาแก้ในสูตร
