ตามปกติ ผมจะสอนกฎ 3 ข้อของตารางฐานข้อมูล
- หัวตารางและแต่ละรายการต้องบันทึกไว้ใน row เดียวกัน ห้าม Merge
- ห้ามเว้น เซลล์ข้อมูลที่เป็นสาระสำคัญ เช่น วันที่ รหัส ชื่อ ต้องมีบันทึกกำกับทุกรายการ
- ห้ามติด รอบข้างของตารางฐานข้อมูล ต้องเว้นไว้อย่างน้อย 1 เซลล์รอบข้าง
3 ข้อนี้เป็นเพียงบางส่วนของหลักการออบแบบตารางเพื่อใช้เก็บข้อมูล ซึ่งใครก็ตามที่ต้องการทำให้ข้อมูลที่เก็บไว้ สามารถนำไปใช้ต่อได้ง่าย ไม่ว่าจะนำไปใช้กับ Pivot Table, Data Filter, Data Sort หรือต้องการนำข้อมูลไปใช้ในสูตรคำนวณ ยังมีหลักการอื่นอีก ซึ่งมีชื่อเรียกหลักการนี้ว่า Database Normalization
- ห้ามผสมตัวเลขกับตัวอักษร เช่น เรื่องของเงิน ให้บันทึกเฉพาะตัวเลขเงินเท่านั้น อย่าไปใส่ชื่อหน่วยต่อท้ายตัวเลขลงไป ถ้าจะแสดงชื่อหน่วยให้แตกออกมาเป็นอีกคอลัมภ์ แต่ละคอลัมภ์ต้องเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น
- ห้ามรวมข้อมูลหลายเรื่องไว้ด้วยกัน เช่น ที่อยู่ ควรแยกคอลัมภ์บันทึกเลขที่บ้าน แยกออกจากถนน แยกออกจากชื่อแขวง เขต จังหวัด ถ้าเป็นชื่อคน ให้แยกคำนำหน้าชื่อ ออกจากชื่อ นามสกุล
- ห้ามแยกคอลัมภ์เพื่อใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็น เช่น เอาไว้กรอกว่า ยังไม่ได้รับเงิน ทั้งๆที่มีคอลัมภ์ของเลขที่ใบเสร็จ เพราะถ้ายังไม่มีใบเสร็จก็แสดงว่ายังไม่ได้รับเงินอยู่แล้ว
- ห้ามใส่เลข 0 ซึ่งแสดงว่ามีค่าเท่ากับ 0 ในเซลล์ที่ควรเป็นช่องว่าง ซึ่งหมายถึงว่ายังไม่เคยมีค่าบันทึกไว้มาก่อน และห้ามเคาะช่องว่างเพื่อทำให้ดูว่าว่าง
- ห้ามผสมเซลล์สูตรเข้าไปในตารางที่มีแต่ค่าคงที่ หากจำเป็นต้องมี ให้หาทางทำเครื่องหมายแสดงให้เห็นชัดหรือต้องสังเกต
- ห้ามนำเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องมาบันทึกไว้ในตารางเดียวกัน เช่น ข้อมูลสินค้าก็ควรเป็นเรื่องของสินค้า อย่าไปเอาข้อมูลเรื่องอัตราแลกเปลี่ยนไปใส่ไว้ในตารางเดียวกัน
- ห้าม Insert / Sort / Delete ถ้ารายการไหนเลิกใช้แล้วให้เพิ่มคอลัมภ์สำหรับใส่รหัสพิเศษที่บอกว่ารายการนั้นๆเลิกใช้แล้ว ส่วนรายการใหม่ให้บันทึกต่อท้ายข้างล่างสุดต่อกันไปเรื่อยๆ
- ไม่ควรกำหนดรูปแบบ Format ที่ทำให้เห็นข้อมูลต่างไปจากค่าที่แท้จริง
- ห้ามตามใจ อยู่ดีๆจะไปพิมพ์อะไรเล่นๆเพื่อเป็นหมายเหตุของตัวเองว่า รายการนี้ รอรับสินค้า หรือ เอาไว้กรอกข้อมูลทีหลัง
อ่านเพิ่มเติมได้จาก
https://docs.microsoft.com/en-us/office/troubleshoot/access/database-normalization-description?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
เรื่องนี้เป็นบทเรียนของหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
https://www.excelexperttraining.com/online/courses/data-management/
