ตารางสูตรคูณ ความจริงที่หัวหน้าไม่เคยนึกถึง

August 16, 2021

ตารางสูตรคูณที่เห็นนี้เป็นบททดสอบกับลูกศิษย์ที่มาเข้าอบรมกับผมที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มานานหลายสิบปี จากผู้เข้าเรียนทั้งหมด จำได้ว่ามีไม่ถึงสิบคนที่ใช้ Excel สร้างตารางสูตรคูณได้แบบที่ผมนับหนึ่งถึงสิบ สามารถสร้างเสร็จถูกต้องครบทุกเซลล์แล้ววางมือออกจากแป้นพิมพ์

แทนที่จะสร้างสูตร =C$2*$B3 บางคนพิมพ์เลข 20 ลงไปเลย ใช้สมองคิดแล้วไล่กรอกเลขคำตอบที่คิดได้ในใจ วิธีแบบนี้เรียกว่าใช้ Excel แบบเครื่องพิมพ์ดีด

บางคนสร้างสูตร =2*10 ทำแบบเครื่องคิดเลข

ส่วนใหญ่สร้างสูตร =C2*B3 ลงไปในเซลล์ C3 เสร็จแล้วเลื่อนไปที่เซลล์ C4 สร้างสูตร =C2*B4 ไล่สร้างสูตรจับหัวตารางมาคูณกับข้างตารางไปทีละเซลล์

น้อยคนที่ใส่เครื่องหมาย $ เป็น แต่จะสร้างสูตร =$C$2*B3 แล้วลาก copy ลงไปตามแนวตั้ง จากนั้นก็ไปที่เซลล์ D3 สร้างสูตร =$D$2*B3 แล้วลาก copy ลงไป ไล่สร้างสูตรที่เซลล์แรกบนสุดไปเรื่อยๆ

น้อยคนนักที่จะสร้างสูตรที่เซลล์ C3 แบบที่เห็นในภาพนี้ =C$2*$B3 โดยสร้างสูตรที่เซลล์หัวมุมเพียงเซลล์เดียวแล้ว copy ไปวางในตารางให้ครบทุกเซลล์

แต่ช้าก่อน ถึงแม้จะทำได้เสร็จเร็วมากก็ตาม พอผมเดินไปที่โต๊ะแล้วขอให้สร้างสูตรให้ดู … สร้างแบบนี้ก็มีด้วยครับ ในเซลล์ C3 หลังจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับลงไป จากนั้น

บางคนพิมพ์ C$2 เอง หรือ

บางคนคลิกไปที่เซลล์ C2 แล้วกดปุ่ม F4 ทีเดียว ทำให้ C2 เปลี่ยนไปเป็น $C$2 >>> จากนั้นก็ถึงตอนสำคัญที่ผมเห็นแล้วต้องอมยิ้ม

พอได้ $C$2 แล้วก็หยิบเมาส์คลิกลงไปที่หน้าตัว C จัดการกดปุ่มลบเครื่องหมาย $ ทิ้งไปเอง

… แปลกแต่จริงครับ บางคนทราบว่ากดปุ่ม F4 ช่วยใส่เครื่องหมาย $ ให้ แต่ไม่รู้ว่าสามารถกดปุ่ม F4 ไปเรื่อยๆแล้ว Excel จะสลับการใส่ $ ไปให้เองได้ด้วย เลยเสียเวลาไปลบ $ ที่ไม่ต้องการทิ้งเอง ผมเรียกการใช้งานแบบนี้ว่า มีบุญแต่กรรมมาบัง

น้อยคนนักครับที่จะใช้ขั้นตอนการสร้างตามนี้

  1. เริ่มจากเลือกเซลล์ C3 แล้วพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ลงไป
  2. จากนั้นคลิกเซลล์ C2 จะได้สูตร =C2
  3. กดปุ่ม F4 ไปเรื่อยๆเพื่อเปลี่ยนสูตรให้เป็น =C$2
  4. พิมพ์เครื่องหมายคูณ *
  5. จากนั้นคลิกเลือกเซลล์ B3 จะได้สูตร =C$2*B3
  6. กดปุ่ม F4 ไปเรื่อยๆเพื่อเปลี่ยนสูตรเป็น =C$2*$B3
  7. กดปุ่ม Enter เพื่อรับสูตรลงไปในเซลล์ C3
  8. Copy ไปทับตาราง C3:F5

หัวหน้าส่วนใหญ่ไม่เคยมาดูวิธีการสร้างสูตรของลูกน้องกันหรอกใช่ไหม ขอให้ส่งรายงานตามที่สั่งไปได้ก็พอ แต่ถามว่างานการสร้างตารางสูตรคูณแบบนี้ คิดว่าต้องใช้เวลาสร้างงานนานแค่ไหน

แล้วถ้าตารางสูตรคูณไม่ได้เป็นตารางเล็กๆ แต่มีขนาดใหญ่หลายสิบหรือเป็นร้อยเซลล์ล่ะจะใช้วิธีใด ทำนานแค่ไหน

พอแฟ้มนั้นมีหลายชีทหรือมีหลายแฟ้มขึ้นมา ต้องการสร้างสูตรคูณแบบเดียวกันนี้จะใช้วิธีใด ใช้เวลาทำนานแค่ไหน

ถ้าคุณสนใจแต่ตัวสูตรว่ามีหน้าตาเป็นยังไง กับผลลัพธ์ที่คำนวณได้ถูกต้องแค่นั้น ใครๆก็สอนได้ แต่สำหรับวิธีการเรียนการสอนของผม เน้นเรื่องวิธีการสร้างงานของมนุษย์

อย่านึกว่าใช้คอมพิวเตอร์แล้ว พอเปิด Excel ขึ้นมาจะเรียกได้ว่าเป็นการใช้งานแบบคอมพิวเตอร์

จะทำอย่างไรสำหรับผู้สร้างงาน ที่จะสร้างสูตรได้ง่าย สะดวก และรวดเร็วที่สุด

ขอถามหน่อยว่า คุณใช้วิธีไหนเพื่อสร้างสูตรคูณแบบนี้ครับ กว่าจะเสร็จนานไหมเอ่ย

ปล

ตารางสูตรคูณตามภาพนี้ ยังมีจุดอ่อนที่ผู้ใช้ Excel สามารถใช้วิธีการสร้างที่ฉลาดขึ้นกว่าเดิมได้อีก โปรดติดตามตอนต่อไป

เชิญติดตามบทเรียนก่อนหน้านี้ได้จาก https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/

หรือจากห้องสมุดออนไลน์ https://www.excelexperttraining.com/online/online-library/

แนะนำให้กดติดตาม fb ไว้นะครับ จะนำมาสอนเป็นซีรีส์แบบอ่าน จะได้มีประโยชน์กับผู้สมัครเรียนออนไลน์ที่ชมคลิปวิดีโอหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ไปในตัว