การอ้างอิงทั้งแนว column/row ไม่ดียังไง

มองออกไหมครับว่าสูตร VLookup 3 แบบนี้ ดีหรือไม่ดีอย่างไร (โดยเฉพาะแบบที่ 2)

แบบที่ 1 =VLOOKUP(F3, B3:D7, 2, 0)
แบบที่ 2 =VLOOKUP(F3, B:D, 2, 0)
แบบที่ 3 =VLOOKUP(F3, MyData, 2, 0)

ทั้ง 3 แบบสามารถใช้หาคำตอบเดียวกันว่ารหัส a002 มีชื่อว่า b โดยมีโครงสร้างสูตรตามนี้

=VLOOKUP(ค่าที่ใช้หา, พื้นที่ตารางที่เก็บ, เลขที่คอลัมภ์คำตอบ, ไม่เรียง)

F3 คือ ค่าที่ใช้หา
B3:D7 คือ พื้นที่ตารางที่เก็บ
2 คือ เลขที่คอลัมภ์คำตอบ
0 คือ ไม่เรียง ข้อมูลที่ใช้หาไม่ต้องเรียงลำดับ

ส่วนที่ต่างกันของ 3 แบบนี้คือส่วนของพื้นที่ตารางที่ใช้เก็บ จะใช้ B3:D7 หรือ B:D หรือ MyData

ไม่ว่าในสูตรใดก็ตาม เมื่อใดที่เห็นตำแหน่งอ้างอิงแบบ reference แสดงในสูตร เช่น B3:D7 หรือ B:D นั่นแสดงว่า คนที่สร้างสูตรต้องใช้เมาส์คลิกลงไปในตารางเพื่อนำพื้นที่มาใส่ลงไปในวงเล็บของสูตร เรียกว่า คนต้องเป็นฝ่ายหาพื้นที่ (หรือต้องพิมพ์ตำแหน่งเซลล์ลงไปเอง)

แต่ถ้าเห็นตำแหน่งอ้างอิงที่เป็น Range Name เช่น MyData แสดงว่าตอนที่สร้างสูตรนี้เขาสามารถสั่งให้นำพื้นที่มาใส่ในสูตรโดยไม่ต้องคลิกหาเอง (เรื่องนี้ขอติดไว้ก่อนว่าทำได้ยังไง)

หากใช้วิธีการคลิกเพื่อนำตำแหน่ง B3:D7 มาใช้ในสูตร ถ้าตารางมีขนาดใหญ่มากๆหลายสิบ column หลายร้อย row จะคลิกหาพื้นที่ได้ยากมากเว้นแต่จะฝึกใช้แป้นพิมพ์ช่วยเลือกพื้นที่เป็นมาก่อน ซึ่งมักพบว่าหันไปสร้างสูตร แบบ B:D แทนกันเพราะง่ายดี แค่คลิกเลือก column ทั้งแนวลงไปเลย

วิธีการคลิกเลือก column ทั้งแนวนี่แหละครับกลายเป็นวิธีการที่นิยมใช้กันไปแล้ว ดูจากคลิป คนนั้นคนนี้ทำยูทูปก็แนะนำให้ใช้แบบนี้กัน ไม่น่าเชื่อว่าขนาดคนที่เป็นอาจารย์หรือวิทยากรบางคนยังสอนแบบนี้ด้วย

แบบ B:D แน่นอนว่าสร้างง่ายเพราะคลิกเลือกที่ column ได้ง่ายสะดวกดี แถมไม่ต้องห่วงว่าเมื่อมีรายการเพิ่มขึ้นจะต้องตามไปแก้พื้นที่ตารางในสูตรให้ขยายตาม

แต่ทราบไหมว่า การกำหนดตำแหน่งอ้างอิงไว้แบบทั้งแนว ไม่ว่าจะทั้งแนว column หรือ row ก็ตาม เป็นการสร้างกรงขังตัวเองไว้ไม่ให้กระดุกกระดิกไปไหน

หากจะย้ายตำแหน่งตารางข้อมูล ต้องย้ายไปทั้งกรงคือ move ทั้งแนว column ตามไปด้วย ห้ามย้ายเฉพาะพื้นที่ตารางข้อมูล เพราะตัวสูตรได้อ้างอิงไว้กับเสากรงขัง และห้ามเอาพื้นที่นอกตารางในแนว column ไปใช้กับงานอื่น เว้นแต่จะย้ายตามไปด้วยกันตลอดไป

นอกจากนี้จะส่งผลทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้นเกินควรและสูตรคำนวณช้าลงเมื่อมีการนำพื้นที่ตารางว่างๆด้านล่างไปใช้งาน หรือทำให้สูตรหาคำตอบผิดพลาดได้ทันที เมื่อกรอกข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องลงไป

เรื่องนี้น่าห่วงมากเพราะผู้ใช้ Excel ที่ไม่เก่ง ไม่เคยเรียนการใช้ Excel อย่างมีหลักการ ไม่เคยทราบวิธีที่ถูกต้องมาก่อน ย่อมไม่ทราบว่าของจริงที่ดีกว่าเป็นยังไง ยิ่งยุคนี้มีการเรียนทางออนไลน์กันมากขึ้น มีคลิปวิดีโอสร้างขึ้นมาให้ดูกันเยอะแยะไปหมด