วิธีหาแบบพิเศษ F5 > Special

F5 เอฟห้า แปลว่า หา

เวลาเจอแฟ้มแปลกหน้า ถ้าอยากจะรู้ว่าแต่ละส่วนของตาราง อะไรอยู่ตรงไหน ให้กดปุ่ม F5 > Special

F5 เป็นคำสั่งง่ายๆที่ต้องรีบสอนให้กับทุกคนที่เพิ่งเข้าทำงาน พอได้รับแฟ้มมรดกที่คนอื่นสร้างไว้ จะได้รู้ว่าต้องกรอกอะไรที่ตรงไหน
พอหาเจอแล้วให้เปลี่ยนสีเซลล์ต่างสีกัน จะได้แยกตารางออกเป็นส่วนๆได้ชัดเจน

ถ้าเลือกเซลล์เดียวไว้ จะเป็นการหาทั้งชีท แต่ถ้าเลือกเป็นพื้นที่ตั้งแต่ 2 เซลล์ขึ้นไปจะหาภายในขอบเขตนั้น

  • Constants เพื่อหาเซลล์ที่กรอกค่าคงที่เอาไว้
  • Formulas เพื่อหาเซลล์ที่เป็นสูตร
    โดย 2 ตัวเลือกนี้ใช้ร่วมกับการกาเลือกช่องสี่เหลี่ยมว่าจะหาเฉพาะ Numbers Text Logicals (True/False) หรือหา Errors
  • Blanks หาเซลล์ที่เป็นช่องว่างจริงๆ คือไม่มีอะไรในเซลล์เลย
  • Current region หาพื้นที่ของเซลล์ไม่ว่าง ที่ต่อเนื่องกับเซลล์ที่เลือก เทียบเท่ากับการกดปุ่ม Ctrl+Shift+*
  • Current array หาพื้นที่ตารางที่สร้างสูตรอาเรย์แบบหลายเซลล์ติดต่อกัน
  • Objects หารูปภาพหรืออะไรที่ลอยๆอยู่เหนือตาราง
  • Row differences ต้องเลือกตามแนวนอนไว้ก่อน จะหาเซลล์ที่มีสูตรต่างกันในแนวนอน
  • Column differences ต้องเลือกตามแนวตั้งไว้ก่อน จะหาเซลล์ที่มีสูตรต่างกันในแนวตั้ง
  • Precedents หาเซลล์ต้นทางที่มาของสูตรที่เซลล์ที่เลือกอยู่
  • Dependents หาเซลล์ปลายทางที่รับค่าต่อไปจากเซลล์ที่เลือกอยู่
    โดย 2 คำสั่งนี้จะหาเซลล์ต่อเซลล์หรือหาทุกเซลล์ที่ลิงก์กันทั้งหมดแล้วแต่จะเลือก Direct หรือ All…
  • Last cell หาเซลล์ขวาล่าสุดในตารางว่าจบตรงไหน
  • Visible cells only หาเซลล์ที่ยังไม่ได้ถูกซ่อน กรณีที่ถูกสั่ง hidden เอาไว้
  • Conditional formats / Data validation หาว่าใช้คำสั่งนี้ที่เซลล์ไหนบ้าง แล้วแต่จะเลือกทั้งตารางหรือเซลล์ที่ใช้คำสั่งแบบเดียวกันที่ติดกันก็เลือก All หรือ Same

ข้อดีข้อเสียของการใช้คำสั่ง Insert > Table

Table ที่ควรใช้คู่กับ Pivot Table

ถ้ามีรายการเพิ่มในตารางฐานข้อมูล

  • เมื่อสั่ง Refresh แล้ว Pivot Table จะหายอดใหม่รวมถึงรายการที่เพิ่มให้ทันที
  • ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรที่อ้างอิงกับ Table ไว้ก็จะขยายพื้นที่ตามให้เอง
    แต่ทราบไหมว่าเมื่อ Copy สูตรที่อ้างอิงไปใช้ จะได้ค่าแตกต่างกันไประหว่างการใช้เมาส์ลากเพื่อ Copy กับการใช้ Copy-Paste

สิ่งที่ต้องระวังเมื่อใช้ Table

  1. เมื่อสร้างสูตรอ้างอิงกับ Table จะได้ตำแหน่งอ้างอิงที่ยาว เนื่องจาก Excel ใช้ตำแหน่งอ้างอิงที่เป็น Table Name ตามข้อความบนหัวตาราง เช่น
    =H3 จะกลายเป็น =Table2[@ACTUAL]
    =SUM(H3:H27) จะกลายเป็น =SUM(Table2[ACTUAL])
  2. เมื่อ Convert to Normal Range จะส่งผลทำให้ชื่อที่อ้างอิงไว้ในสูตรหายไป กลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงตามปกติ
  3. เมื่อสร้าง Table ใหม่ จะไม่ช่วยทำให้ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรเปลี่ยนกลับไปใช้ Table Name

ถ้าอยากจะใช้ Table ควรศึกษาการอ้างอิงในสูตรให้เข้าใจ

Overview of Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/overview-of-excel-tables-7ab0bb7d-3a9e-4b56-a3c9-6c94334e492c?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Using structured references with Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/using-structured-references-with-excel-tables-f5ed2452-2337-4f71-bed3-c8ae6d2b276e?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Use calculated columns in an Excel table
https://support.microsoft.com/en-us/office/use-calculated-columns-in-an-excel-table-873fbac6-7110-4300-8f6f-aafa2ea11ce8?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Everything You Need to Know About Excel Tables
https://www.howtoexcel.org/tutorials/everything-you-need-to-know-about-excel-tables/

ข้อดีข้อเสียของการใช้คำสั่ง Insert > Table

Table เป็นคำสั่งที่สร้างขึ้นมาเพื่อช่วยทำให้เมื่อมีการเพิ่มรายการข้อมูล ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรหรือใน Pivot Table จะขยายพื้นที่ตามให้โดยอัตโนมัติ และจะเกิดชื่อ Table Name พร้อมกับชื่อของแต่ละ column ในตาราง Table

เมื่อสร้างสูตรในแนวคู่ขนานกับตารางที่เป็น Table ก็จะได้ตำแหน่งอ้างอิงที่ใส่ชื่อ Table Name พร้อมกับชื่อของแต่ละหัวข้อมาใช้ในสูตร

แม้ Table จะมีประโยชน์แต่ก็มีหลายเรื่องที่ต้องระมัดระวังในการใช้งาน เช่น

  1. Table เหมาะกับตารางที่มีการเพิ่มรายการ แต่หากมีการลดจำนวนรายการลงจะไม่ปรับขนาดของ Table Name ลดขนาดตาม
  2. สูตรที่อ้างอิงถึง Table Name จะยาวขึ้นและมีวิธีการใช้งานที่ซับซ้อน ทำให้ต้องศึกษาวิธีการใช้สูตรแบบใหม่นี้ให้เข้าใจเป็นอย่างดีจึงจะไม่ผิดพลาด ต่างจากการใช้เครื่องหมาย $ ซึ่งเข้าใจได้ง่ายกว่า
  3. เมื่อมีการสั่ง Convert to Normal Range จะทำให้ชื่อ Table Name ที่ใช้ในสูตรกลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงแบบปกติที่ใส่ $ เอาไว้
  4. หากก่อนหน้ามีการสร้างสูตรที่อ้างถึงพื้นที่ตารางไว้แบบ $ แล้วต่อมามีการสร้าง Table ขึ้นในภายหลัง Excel จะไม่ตามไปแก้ตำแหน่งอ้างอิงที่มีมาก่อนแล้วให้ใช้ Table Name ตาม ถ้าไม่ได้คอยระวังตรวจสอบสูตร อาจได้ค่าที่ลิงก์มาต่างไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว
  5. Table Name เป็นชื่อที่ใช้กับตารางตามแนวตั้ง ไม่สามารถเลือกให้ใช้ชื่อเฉพาะกับบางคอลัมภ์ และไม่เหมาะกับการอ้างอิงถึงข้อมูลตามแนวนอน
  6. ผู้ที่ไม่เคยรู้จักกับ Table มาก่อนจะไม่รู้ตัวเลยว่าต้องระมัดระวังอะไรบ้าง ดังนั้นจึงควรใช้กับแฟ้มที่สร้างขึ้นมาเพื่อใช้เองเท่านั้น

แนะนำวิธีการใช้ Table

หลักการใช้ Excel ที่ดี ควรสร้างสูตรที่ถูกต้อง 100% และมั่นใจว่าจะถูกต้องตลอดไปไม่ว่าใครจะเป็นผู้ใช้แฟ้มก็ตาม จึงขอแนะนไให้ใช้ประโยชน์ของ Table เพียงเพื่อทำให้การอ้างอิงต่างๆขยายตามจำนวนรายการข้อมูลที่เพิ่มขึ้นเท่านั้น และหลีกเลี่ยงการใช้ชื่อ Table Name โดยมีขั้นตอนที่ควรนำมาใช้ดังนี้

  1. ใช้คำสั่ง Excel Options > Formulas ตัดกาช่อง Use table names in formulas เพื่อเลิกใช้การอ้างอิงกับชื่อ Table Name
  2. ก่อนจะใช้ Table ให้ตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่ตารางเฉพาะส่วนที่ต้องการ
  3. เลือกใช้ Table กับตารางฐานข้อมูลที่จำนวนรายการเพิ่มขึ้น และใช้เมื่อจะเพิ่มรายการเท่านั้น
  4. เมื่อเพิ่มรายการเสร็จแล้ว ให้สั่ง Convert to normal range

เรื่องเงินๆทองๆคู่กับสูตรอะไร

ถ้าเจอคำถามแบบนี้ตอนสอบสัมภาษณ์จะตอบว่าสูตรอะไรครับ

วันนี้ในไลน์กลุ่ม Excel Expert Group มีคำถามเกี่ยวกับการคำนวณเงินผ่อน ซึ่งต้องคำนวณแยกส่วนของการคืนเงินต้นกับดอกเบี้ยในแต่ละงวด

สมมติว่ายืมเงินมา 100 บาท ต้องผ่อน 36 เดือนเท่าๆกัน จะหายอดเงินผ่อนได้เท่าไร เอาง่ายๆว่าไม่คิดดอกเบี้ย

ถ้าใช้สูตร =100/36 ได้ยอดเงินผ่อนเดือนละ 2.77777777777778 บาท จะส่งใบทวงหนี้บอกให้ลูกค้าคืนเงินกี่บาท

2.77777777777778
2.78 ต้องใช้สูตร Round(ตัวเลข,2)
2.77 ต้องใช้สูตร Trunc(ตัวเลข,2)
2.75 ต้องใช้สูตร Floor(ตัวเลข,0.25)
2.50 ต้องใช้สูตร Floor(ตัวเลข,0.50)
2.00 ต้องใช้สูตร Floor(ตัวเลข,1.0)

จะเลือกใช้สูตรอะไรนั้นก็ต้องใช้ไปตลอด ไม่ใช่ว่าแล้วแต่วันนี้จะปัดหรือตัดเศษแบบไหนก็เปลี่ยนใจไปเรื่อยๆ

สมมติว่าเลือกใช้ 2.77 ดังนั้นสูตรคำนวณยอดเงินต้นคงเหลือในงวดแรก =100-2.77 แล้วทะยอดลดลงไปงวดละ 2.77 ไปเรื่อยๆแบบนี้ใช่ไหม … อาจจะผิดได้ครับ เพราะในกรณีอื่น Excel อาจคำนวณได้เศษเกินกว่า 2 หลักก็ได้

ทางที่ดีกว่าควรสร้างสูตร =Round(ยอดเงินต้นคงเหลือ – ยอดคืนเงินต้น, 2) เพื่อทำให้ยอดคงเหลือเป็นทศนิยม 2 หลักจริงๆ ในการคำนวณงวดแรกจนถึงงวดก่อนสุดท้าย

ส่วนในการคืนเงินต้นงวดสุดท้าย ต้องคำนวณพิเศษหน่อย โดยต้องหายอดรวมของการคืนเงินต้นทั้ง 35 เดือนว่าเป็นเท่าไร จากนั้นส่วนที่เหลือจึงเป็นการจ่ายคืนงวดสุดท้าย 3.05 บาท

ส่วนที่สำคัญที่สุดคือตอนจ่ายคืนครบทุกงวดแล้ว ต้องคำนวณว่าเงินต้นเหลือ =0 ด้วย อย่าคิดง่ายๆแค่เอา 100 – ยอดรวมของการจ่ายคืนเงินต้น เพราะอาจเห็นตัวเลขคงเหลือ =0 แต่ Excel ยังถือว่าไม่เท่ากับ 0 ก็ได้ เพราะติดเศษทศนิยมมานิดๆ

ต้องใช้สูตร =Round(Abs(เงินต้น-ยอดรวมการจ่ายคืนทุกงวด),2) จึงจะมั่นใจว่า =0 จริงๆ ลูกหนี้จะได้หมดหนี้จริงๆ

Abs(เงินต้น-ยอดรวมการจ่ายคืนทุกงวด) ใช้เพื่อปรับค่าให้เป็นบวก เพราะบางกรณียอดรวมอาจมากกว่าเงินต้น ทำให้มียอดติดลบ จากนั้นจึงใช้สูตร Round เพื่อตัดเศษให้เหลือแค่ 2 หลัก (ซึ่งถ้าพบว่ายังไม่เท่ากับ 0 ย่อมแสดงว่าการคำนวณที่ผ่านมาต้องผิดที่ใดที่หนึ่ง)

ในกรณีที่คิดดอกเบี้ยก็ต้องใช้หลักคิดแบบเดียวกันว่าจะปัดหรือตัดเศษแบบไหน ซึ่งหลักที่ดีคือปัดลงหรือตัดเศษทิ้งจะได้ไม่เอาเปรียบลูกค้า

ที่แย่ที่สุดคือไม่ได้ใช้สูตรอะไรมาช่วยจัดการกับเศษทศนิยมเลย แต่หันไปใช้ Format แสดงทศนิยม 2 หลัก

เรื่องนี้เคยเขียนถึงมาหลายครั้งแล้ว เศษเงินไม่กี่สตางค์เนี่ย ห้ามผิดพลาดนะครับ ลูกค้าเอาใบเสร็จมาบวกกันแล้วได้ยอดเกิน ถูกเอาไปประจานหรือแจ้งความให้เห็นบ่อยๆ

บนเส้นทางสู่ความเป็นเลิศในการใช้ Excel

มีเรื่องเล่าถึงเหตุการณ์ในงานแสดงโปรแกรมตารางคำนวณ (Spreadsheet) ครั้งแรกๆในโลก สมัยนั้นยังไม่มีโปรแกรมยี่ห้อเอ็กเซลนี่หรอก พอมีนักบัญชีคนหนึ่งเดินเข้ามาชมงานแล้วเห็นว่าโปรแกรมตารางคำนวณทำงานยังไง เขาเห็นเข้าก็มือไม้สั่นไปหมด ค่อยๆใช้มืออันสั่นเทาล้วงกระเป๋าเงิน ดึงบัตรเครดิตขึ้นมาเพื่อขอซื้อโปรแกรมนี้กลับไปใช้ พร้อมกับชี้มาที่หน้าจอคอมพิวเตอร์แล้วบอกว่า งานของเขาต้องใช้เวลาสร้างแก้ไขกันหลายอาทิตย์ทีเดียว แต่นี่พอเราพิมพ์ตัวเลขใหม่ลงไป ตารางคำนวณจะให้ผลลัพธ์ใหม่ในพริบตา

ถ้านักบัญชีคนนั้นกลับมามองวิธีใช้คอมพิวเตอร์ของพวกเรา บางทีจะถูกเขาหัวเราะเยาะก็เป็นได้ เพราะเราใช้เอ็กเซลไม่คุ้มค่า ไม่ใช่ไม่คุ้มค่าเพียงในแง่ของราคาค่าตัวของโปรแกรมเอ็กเซลหรือค่าเครื่องคอมพิวเตอร์ราคานับหมื่น แต่ยังไม่คุ้มค่าในแง่ค่าตัวของผู้ใช้เอ็กเซลเอง ซึ่งแต่ละคนรับเงินเดือนหลายหมื่นหลายแสนบาท แต่กลับใช้เครื่องมือสูตรคำสั่งที่เอ็กเซลมีอยู่ได้แค่อย่างเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด แทนที่จะใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง กลับกลายเป็นว่าเราต้องทุ่มทั้งแรงกาย แรงใจ และแรงเงินเข้าไป โดยได้ผลงานกลับออกมานิดเดียว ไม่ได้สร้างผลงานแตกต่างจากสมัยก่อนที่จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เท่าไรนัก

บนเส้นทางสู่การใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง

นับวันเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ถูกพัฒนาให้มีความสามารถในการทำงานเหนือกว่าเครื่องรุ่นก่อนๆมาก และในเวลาเพียงไม่กี่เดือน เราจะพบเครื่องรุ่นใหม่กว่าเดิม เร็วกว่าเดิม และถูกกว่าเดิม กลายเป็นว่าเครื่องคอมพิวเตอร์กลับมีราคาถูกกว่าราคาค่างวดของโปรแกรมเอ็กเซลที่จัดหามาใช้กันเสียอีก ทำให้บริษัททั้งเล็กและใหญ่พากันละทิ้งเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด แล้วหันมาใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องทุ่นแรงแทน โดยมุ่งหวังว่าจะช่วยสร้างเสริมประสิทธิภาพในการทำงานได้ดีขึ้น แต่ใช่ว่าทุกบริษัทจะประสบผลสำเร็จดังที่หวังไว้จากการนำเครื่องคอมพิวเตอร์มาใช้เสมอไป เนื่องจากยังต้องพึ่งองค์ประกอบซึ่งจะช่วยสนับสนุนอีกหลายประการกล่าวคือ

ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์

ผู้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต้องหาทางสร้างงานให้ได้ผลงานมากกว่า เร็วกว่า สะดวกกว่า ยืดหยุ่นกว่า และถูกต้องกว่าแต่ก่อนซึ่งใช้เครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด อย่านึกหวังแต่ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ได้มาจะช่วยทำให้ใช้ชีวิตในการทำงานได้สะดวกสบายมากขึ้นกว่าแต่ก่อนเท่านั้น หากจะต้องเพิ่มผลงานทั้งปริมาณและคุณภาพของงานซึ่งเกิดขึ้นจากการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์อีกด้วย

ผู้ใช้เอ็กเซลส่วนมากมักนึกว่าตนใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างแบบคอมพิวเตอร์แล้วล่ะ เนื่องจากเข้าใจว่าตนใช้เอ็กเซลซึ่งเป็นโปรแกรมทำงานบนเครื่องคอมพิวเตอร์ ดังนั้นตนก็ย่อมใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นแล้ว เพราะถ้าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมเอ็กเซลรุ่นใหม่ขึ้นเรื่อยๆก็จะช่วยให้เราทำงานเร็วขึ้น บางคนคิดไกลเกินไปถึงการใช้ VBA (Visual Basic for Applications) ว่าต้องใช้เป็นอย่างนี้จึงจะถือว่าเป็นการใช้เอ็กเซลแบบคอมพิวเตอร์อย่างแท้จริง เพราะมุ่งวัดแต่เวลาที่เอ็กเซลใช้ในการคำนวณ แต่ไม่ได้สนใจวัดเวลาที่มนุษย์เสียไปในการใช้เอ็กเซลสร้างงานกันเลย

เวลาที่มนุษย์เสียไปในการใช้เอ็กเซลสร้างงานนี่แหละซึ่งจะช่วยชี้ว่าเราใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรงได้ดีเพียงไร แทนที่จะเสียเวลานั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์เป็นวันเป็นชั่วโมง แล้วพอเวลาผ่านไปสักเดือนสองเดือนแล้วยังต้องกลับมาเสียเวลาแกะสูตรเก่าเพื่อแก้เป็นสูตรใหม่ซ้ำแล้วซ้ำอีก เราจะต้องพยายามลดเวลาใช้เอ็กเซลสร้างงานลงให้เหลือน้อยที่สุด หาทางให้ใช้เวลานั่งทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์ให้เหลือนิดเดียว โดยไม่ต้องเปรียบเทียบว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมเอ็กเซลรุ่นใด

หากตั้งคำถามว่า คุณมีความคิดเห็นอย่างไรต่อเอ็กเซล น่าสังเกตว่าผู้ที่ใช้เอ็กเซลไม่ค่อยเก่งมักจะตอบว่า เอ็กเซลรุ่นใหม่ดีขึ้นอย่างนั้นอย่างนี้ มี Pivot Table หรือเครื่องมือใช้ทำงานได้สะดวกขึ้น ส่วนผู้ที่เก่งเอ็กเซล จะไม่ตอบในแง่ตัวโปรแกรมเอ็กเซลว่าดีขึ้นกว่าเดิมหรอก เขาจะตอบว่า แค่เครื่องมือและสูตรที่มีอยู่แล้วยังใช้งานได้ไม่ครบเลย เหมือนจะบอกให้ทราบว่า ยิ่งใช้เอ็กเซลมากขึ้นเท่าใด ก็จะยิ่งรู้สึกว่าตนเองรู้จักเอ็กเซลน้อยลงไปเรื่อยๆ

ระบบขั้นตอนการทำงาน

ระบบขั้นตอนการทำงานเกี่ยวข้องกับงานที่ทำจะต้องปรับเปลี่ยนให้เร่งลัดเสร็จเร็วขึ้นกว่าเดิม โดยลดจำนวนขั้นตอน บุคคล เอกสาร และอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ให้เหลือเท่าที่จำเป็น งานบางอย่างอาจต้องกลับลำดับงานเสียใหม่ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อก่อนใช้คนทำงาน 5 คน จัดทำเอกสารใบสั่งซื้อ พอพิมพ์เสร็จก็จะนำข้อมูลลอกมาใส่ในตารางเอ็กเซล อาจปรับเปลี่ยนระบบงานเสียใหม่ให้ใช้คนทำงานเพียง 2 คน เริ่มจากจัดทำข้อมูลสรุปลงไปในตารางเอ็กเซลให้หมดทุกรายการก่อน จากนั้นจึงใช้เอ็กเซลพิมพ์ใบสั่งซื้อออกไป

ระบบงานส่วนใหญ่มักใช้เอ็กเซลสำหรับจัดสร้างรายงาน จึงจัดลำดับงานให้ใช้เอ็กเซลอยู่ลำดับหลังสุด ทำให้เกิดการซ้ำซ้อนของข้อมูลเพราะต้องเก็บข้อมูลชุดเดียวกันที่ใช้กรอกลงในใบสั่งซื้อกับข้อมูลที่จะจัดทำรายงาน แต่ถ้าเราเริ่มใช้เอ็กเซลเป็นฐานเก็บข้อมูลทั้งหมดก่อน แล้วจึงค่อยหาทางนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้พิมพ์ใบสั่งซื้อแล้วออกเป็นรายงาน จะช่วยลดขั้นตอนการบันทึกข้อมูลลงไปได้มาก และแน่นอนที่สุดว่าระบบงานจะต้องปรับเปลี่ยนไปให้สอดคล้องกับวิธีใช้เอ็กเซลต่อไปด้วย

หากนำเครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมกับเอ็กเซลมาใช้ แต่ลำดับงานยังคงสภาพเดิม ใช้คนทำงานเท่าเดิม เอกสารหน้าตาเหมือนเดิม ด้วยมีความหวังว่า เพื่อดูผลงานก่อนในอนาคตว่าจะลดคนลงไปได้กี่คน จะกลายเป็นว่าในที่สุดผู้ใช้งานจะหันกลับไปทำงานตามแบบเดิมที่ตนคุ้นเคยและไม่สามารถปรับเปลี่ยนระบบงานให้มีประสิทธิภาพ จึงขอเสนอให้ริเริ่มปรับระบบงานทั้งขั้นตอนการทำงาน จำนวนคน รูปแบบเอกสาร และจัดหาเครื่องมือเครื่องใช้ให้เหมาะสมพร้อมกันไปเลยตั้งแต่ต้น อย่างน้อยที่สุดก็เพื่อสร้างเงื่อนไขการทำงานแบบใหม่ ทำให้ผู้ใช้เอ็กเซลเกิดความรู้สึกว่าจำเป็นต้องปรับตัวและปรับวิธีการทำงานของตนเสียใหม่

โครงสร้างองค์กร

เนื่องจากความก้าวหน้าของระบบข้อมูลช่วยให้เราได้รับข้อมูลได้ถูกต้อง รวดเร็ว และทันเหตุการณ์ขึ้น จึงช่วยให้กระจายอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบลงไปตามสายบังคับบัญชาได้มากขึ้น แต่ละหน่วยงานจึงเริ่มมีอำนาจครบเบ็ดเสร็จในตัวเอง สามารถให้บริการแบบครบวงจรได้มากขึ้น และผู้บริหารสามารถตรวจสอบติดตามการทำงานได้ตลอดเวลา

โครงสร้างขององค์กรซึ่งมีความสามารถในการจัดการข้อมูลได้ดี จะมีโครงสร้างองค์กรที่แบนราบลง ลดจำนวนระดับชั้นในการบังคับบัญชาและสั่งงาน ส่วนผู้บริหารแต่ละคนจะสามารถรับผิดชอบงานได้หลายประเภทมากขึ้น

อย่างไรก็ตามองค์กรในสายงานระบบเทคโนโลยีสารสนเทศจะมีโครงสร้างที่ซับซ้อนมากขึ้น เนื่องจากความก้าวหน้าด้านเทคโนโลยีก้าวไกลไปอย่างมาก เกินกว่าที่บุคคลใดบุคคลหนึ่งจะรอบรู้และรู้ลึกไปหมดทุกด้าน แค่วิธีประยุกต์ใช้เอ็กเซลด้านเดียวก็ยังหาจุดจบไม่ได้เลย นับวันจะยิ่งมีแนวทางใหม่ๆดีกว่าแนวทางเดิมให้เลือกใช้กันเสมอ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องพึ่งพาบุคลากรที่เป็นผู้ชำนาญการแต่ละด้าน และปรับโครงสร้างองค์กรให้สอดคล้องกับความเข้ากันได้ของเทคโนโลยีแต่ละสาย

นอกจากนี้ ยังมีความเข้าใจผิดและส่งผลให้ใช้งานหน่วยงานฝ่ายคอมพิวเตอร์กันอย่างไม่ถูกต้อง กล่าวคือ มักเข้าใจว่าเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์เป็นผู้ที่เก่งเอ็กเซลมากที่สุด และมอบหมายให้เป็นผู้ติดตามแก้ปัญหาการใช้เอ็กเซล จึงกลายเป็นว่า ปัญหาเอ็กเซลที่คิดกันไม่ออก มักแก้กันโดยใช้ VBA มาช่วยเสมอ เนื่องจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายคอมพิวเตอร์คุ้นเคยกับการเขียนโปรแกรมอยู่แล้ว จึงมักหาทางออกให้โดยใช้ VBA แทนที่จะใช้สูตรคำสั่งที่เอ็กเซลมีอยู่แต่ตนเองไม่ชำนาญการใช้สูตร

ทางออกที่เหมาะสมกว่า คือ สร้างหน่วยงานใหม่ รวบรวมผู้ชำนาญมาจากหน่วยงานผู้ใช้เอ็กเซลหรือโปรแกรม Office แต่ละตัว ให้ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยพัฒนาและแก้ไขปัญหาให้กับผู้ใช้โปรแกรมเอ็กเซล โดยประสานงานกับฝ่ายคอมพิวเตอร์ซึ่งทำหน้าที่ดูแลระบบเครือข่าย

เครื่องมือเครื่องใช้

เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด ควรยังคงมีอยู่ให้เลือกใช้กับงานที่เหมาะสม เช่น ใช้กับงานที่ทำครั้งเดียวแล้วทิ้ง ไม่จำเป็นต้องนำมาใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ให้เสียเวลา และไม่จำเป็นต้องจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์ให้กับงานที่ทำครั้งเดียวเลยเสียด้วยซ้ำไป

บริษัทที่จัดหาโปรแกรมซึ่งมีลิขสิทธิ์การใช้งานที่ถูกต้องจะเลือกใช้เครื่องมือเครื่องใช้ต่างๆได้ดีกว่าบริษัทซึ่งแอบเอาโปรแกรมมาใช้ฟรีๆ เพราะต้องตีค่าโปรแกรมเป็นเงินทองจำนวนไม่น้อย เมื่อจะใช้เอ็กเซลก็ต้องเลือกใช้กับงานให้คุ้มค่า

ด้วยนิสัยใช้โปรแกรมฟรีมานานนี่เอง ทำให้ไม่รู้ค่าของเอ็กเซลว่าสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้มากมายขนาดไหน พอถึงยุคที่หน่วยงานรัฐเข้ามากวดขันจับกุมผู้ที่ละเมิดลิขสิทธิ์โปรแกรม ก็พากันหันไปใช้โปรแกรมฟรีตัวอื่นเพราะอยากจะใช้ของฟรีต่อไป โดยหารู้ไม่ว่าโปรแกรมเอ็กเซลที่มองดูว่าแพงเมื่อนำไปเทียบกับของฟรีนั้น สามารถสร้างงานสร้างกำไรให้มากมายอย่างเทียบกันไม่ติด ขอให้รู้จักวิธีใช้เอ็กเซลแค่ 5 เปอร์เซ็นต์ของคำสั่งเครื่องมือที่เอ็กเซลมีอยู่ แล้วใช้คำสั่งเครื่องมือเหล่านั้นให้เต็มที่

เริ่มจากลดจำนวนเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้กับงานที่ไม่เหมาะสมออกไป แล้วแทนที่กลับมาใช้เครื่องคิดเลขบ้าง เครื่องพิมพ์ดีดบ้าง เลือกใช้เครื่องคอมพิวเตอร์กับงานที่จำเป็น จะช่วยลดค่าใช้จ่ายลงทุนในด้านนี้ลงไปเยอะทีเดียว ช่วยให้ไม่ต้องเลิกใช้เอ็กเซลแล้วหันไปใช้โปรแกรมฟรีแม้แต่น้อย

การพัฒนาความรู้ความสามารถ

ถ้าอยากจะใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุ่นแรง ต้องถือตัวเองให้เป็นแก้วน้ำที่เติมน้ำไม่รู้จักเต็ม จะได้เปิดทางให้เรียนรู้ต่อไปได้ไม่หยุดยั้ง แต่ถ้าคิดว่าตนเองเก่งแล้ว เป็นเซียนเอ็กเซล กลายเป็นแก้วที่น้ำเต็มแล้ว อย่างนี้จะไม่มีใครเขาอยากจะถ่ายทอดความรู้ให้ต่อไป

วิธีพัฒนาความรู้ความสามารถในการใช้เอ็กเซลมีหลายทาง เช่น ส่งไปฝึกอบรมทั้งภายในและภายนอกบริษัท จัดเตรียมหนังสือคู่มือไว้สำหรับค้นคว้า จัดหาอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ให้ได้ฝึกทดลอง ถ้างบประมาณจำกัดก็อาจต้องพึ่งเพื่อนร่วมงานให้ความรู้กันแบบ On-the-job-training

แม้บริษัทจะพยายามให้ความสนใจต่อการพัฒนาความรู้ความสามารถในการใช้เอ็กเซลให้แก่พนักงานในบริษัทมากอย่างไรก็ตาม มักพบว่าเมื่อพนักงานถูกเลื่อนชั้นได้ตำแหน่งงานที่ใหญ่โตขึ้น มักจะใช้เอ็กเซลน้อยลงแล้วหันไปสั่งลูกน้องให้ใช้เอ็กเซลแทน ทำให้ในที่สุดการเรียนรู้เอ็กเซลเกิดการขาดตอน เมื่อรับพนักงานเข้ามาใหม่ก็ต้องเริ่มต้นฝึกอบรมกันใหม่อีก

ทัศนคติของผู้บริหาร

องค์ประกอบทั้งหลายข้างต้น จะไม่สามารถช่วยให้ใช้เอ็กเซลเป็นเครื่องทุนแรงได้เลย หากขาดการสนับสนุนของผู้บริหาร ซึ่งต้องเริ่มจากการเห็นคุณค่าและประโยชน์ที่จะได้รับจากการใช้เอ็กเซลให้เต็มที่เสียก่อน ถ้าผู้บริหารไม่เคยใช้เอ็กเซลก็ไม่เป็นไร แต่ควรผ่านหูผ่านตาเคยเห็นตัวอย่างงานที่ใช้เอ็กเซลสร้างขึ้นอย่างมืออาชีพมาก่อนบ้าง แล้วให้เกียรติให้คุณค่ากับผลงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชาสร้างขึ้น

ประโยชน์ที่ควรมุ่งหวังจากการอบรม Excel

เพิ่มผลงาน ลดค่าใช้จ่ายเงินลงทุน เพิ่มความสุขในชีวิตการทำงาน เพิ่มเวลาว่างให้ชีวิต

เพิ่มงาน

Excel ใช้ทำงานได้แทบทุกด้าน ไม่จำกัดแค่ งานบัญชี งานการเงิน หรืองานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข ขอเพียงรู้วิธีใช้ Excel เลียนแบบงานฐานข้อมูล รู้จักการออกแบบ File ออกแบบตารางเก็บข้อมูล แล้วตีปัญหาในงานให้แตก จะพบว่า เราใช้ Excel กับงานได้หลากหลายประเภท

แทนที่จะต้องหันไปใช้โปรแกรมอื่น หรือจ้างโปรแกรมเมอร์ ผู้ใช้ Excel จะมองเห็นแนวทางปรับเปลี่ยนกลับมาใช้ Excel ต่อไปได้แทบไร้ขีดจำกัด

ยังมีงานอีกมากมายหลายอย่างในธุรกิจของท่าน ซึ่งยังคงต้องทำด้วยมือ หรือใช้เครื่องคิดเลข เพียงเพราะมองไม่เห็นจุดเริ่มต้น ว่าจะหันไปใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร

เมื่อรู้จุดเริ่มต้นนี้แล้ว จะเกิดแนวการพัฒนางาน และวางระบบงานใหม่ๆอีกมากมาย หลายๆงานจำต้องแก้ไข ดัดแปลง ให้สอดคล้องกับ Excel ซึ่งเป็นเสมือนเครื่องมือในการทำงาน

เพิ่มผลงาน

ลองเปรียบเทียบผลงาน สมัยที่ยังใช้เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด กับผลงานซึ่งใช้คอมพิวเตอร์สร้างขึ้น

หลายๆบริษัทจะพบว่า ผลงานไม่ได้เพิ่มขึ้นอย่างที่ควร เมื่อก่อนใช้เวลาทำงานนานเท่าใด เดี๋ยวนี้ยุคนี้แม้จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว กลับลดเวลาที่ใช้ทำงานในงานแต่ละเรื่องได้นิดเดียว

ส่งคนไปอบรมวิธีใช้ Excel ก็แล้ว ทำไมจึงยังไม่เห็นผลงานเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจนเสียที

ต้องมุ่งอบรมให้ใช้คอมพิวเตอร์อย่างคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่ใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด

ประเด็นซึ่งช่วยทำให้ใช้ Excel ได้แบบคอมพิวเตอร์นั้น ไม่ได้อยู่ที่ ต้องรู้ว่า Excel มีอะไรไว้ให้ใช้งานบ้าง แต่กลับอยู่ที่วิธีคิด วิธีทำงานของมนุษย์

ผู้ใช้ Excel จะได้เรียนรู้วิธีใช้สมอง ใช้ความคิดของตน ฉลาดใช้ Excel สร้างงานโดยใช้ Excel และแน่นอนที่สุด คือ ใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์ ช่วยสร้างผลงานมากขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

ลดค่าใช้จ่ายเงินลงทุน

คอมพิวเตอร์ยุคนี้แม้ราคาจะถูกลงมาก แต่ยังคงแพงเป็นหมื่นๆ บริษัทอุตส่าห์หาซื้อคอมพิวเตอร์มาให้ใช้กันแล้ว ส่งไปฝึกอบรม Excel ก้อทำแล้ว โยนเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีดทิ้งไปแล้ว แต่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ยังคงทำงานแบบเดิมๆ

พอเวลาผ่านไปสักครึ่งปี เอาอีกแล้ว ผู้ใช้คอมพิวเตอร์เสนอมาอีกแล้วว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่ล้าสมัย คำนวณไม่ทันใจ ไม่สามารถรองรับข้อมูลที่มากขึ้น ขอซื้อเครื่องใหม่ รุ่นใหม่ซึ่งดีกว่า เร็วกว่า และแน่นอนก็คือ บริษัทต้องจ่ายเงินอีกแล้ว

แทนการจ่ายเงินเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ หันมาเปลี่ยนวิธีคิดของคนที่ขอซื้อเครื่องใหม่กันดีกว่า ให้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตัวเดิมนั่นแหละ หาทางเอาชนะปัญหานี้โดยปรับวิธีใช้ Excel เสียใหม่ ไม่ต้องจ่ายเงินลงทุนซื้อเครื่องใหม่ ไม่ต้องแม้แต่จะจ่ายเงินเพื่อ upgrade เครื่องเก่า

เพิ่มความสุขในชีวิตการทำงาน

ผู้บริหารหลายๆคน ยังแอบเก็บเครื่องคิดเลขไว้ในลิ้นชัก ไม่ใช่เพราะตนเองใช้ Excel ไม่เป็นหรอก แต่เพราะยังไม่ไว้ใจว่า งานที่ลูกน้องส่งมาให้นั้น ถูกต้องหรือไม่ พอลูกน้องส่งงานมา ก็ต้องใช้เครื่องคิดเลข กดเลขบวกลบตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง

ตัวผู้สร้างงานเอง บางทีคิดสูตร Excel ไม่ออก แต่กลับคิดเลขในใจออกมาได้ เลยผูกสูตรค้างไว้เท่าที่คิดออกเท่านั้นแหละ แล้วต่อด้วยเลขที่ตนคิดได้ในใจ ใส่ตัวเลขต่อเข้าไป พอเวลาผ่านไปหกเดือน ลืมเสียแล้วว่า ตนเอาตัวแปรตัวนั้นไปใส่ไว้ที่ไหน

การอบรมที่ดีต้องช่วยหาวิธีคิด วิธีแก้ปัญหา แม้ปัญหาจะยากเย็นแสนเข็ญ จนนึกว่า Excel ทำไม่ได้หรอก ถ้าแก้ไขไม่ได้ตรงๆ ยังมีทางอ้อมแก้ไขได้อีก ปัญหาแสนยากที่ว่าใช้ Excel ไม่ได้ ต้องพูดเสียใหม่ว่า ที่ทำยังไม่ได้ เป็นเพราะตนเองต่างหากที่ยังคิดไม่ออก ไม่ใช่ Excel ทำให้ไม่ได้

เพิ่มเวลาว่างให้ชีวิต

จากประโยชน์ข้างต้น
คงเห็นแล้วว่า ชีวิตการทำงานจะดีขึ้น
งานที่ไม่เคยทำ จะได้ทำ
งานที่คิดว่า ไม่น่าใช้ Excel ทำได้
จะทำได้
งานซึ่งใช้เวลาสร้างกว่าจะแล้วเสร็จ
เคยเสียเวลาเป็นวันๆ
จะลดเวลาเหลือไม่กี่ชั่วโมง
บางงานอาจแล้วเสร็จในพริบตา

ชีวิตจะมีเวลาว่างมากขึ้น

อยากสอน Excel จะเริ่มต้นยังไงดี

เป็นครูอาจารย์นั้น เป็นง่าย แต่จะสอนให้ได้ดีนั้น ทำได้ยาก..อย่างยิ่ง

มีหลายๆคนถามมาบ่อยทีเดียวว่า กำลังอยากจะสอน Excel ต้องเตรียมอะไรยังไง บางคนบอกเสียอีกว่า อยากจะสอน Excel ขั้น advance เลยแหละ จะต้องไปค้นคว้า เตรียมตัวอย่างกันยังไง

แค่ขึ้นสอนครั้งสองครั้ง เราก็ได้ชื่อว่าเป็นครูอาจารย์แล้ว แต่จะสอนได้นานแค่ไหนนี่ซิ เป็นผลจากการสอน เราต้องสอนได้ดี เตรียมตัวมาดี ค้นคว้าศึกษามาดี พอเจอคำถามยากๆของลูกศิษย์ เราต้องรู้ว่าจะตอบอย่างไร แต่ถ้าสอนไม่ดี จะสอนได้เพียงครั้งสองครั้ง แล้วไม่มีใครมาเรียนกับเราอีก

👉 แหล่งค้นคว้า

10 กว่าปีที่ผ่านมา Excel พัฒนาต่างไปจากเดิมมากทีเดียว ทำให้หนังสือ Excel รุ่นใหม่หนากว่าหนังสือรุ่นก่อนๆมาก นับว่าเป็นความโชคดีของผม เพราะเริ่มต้นทำงานแล้วใช้ Excel มาตั้งแต่ Excel version แรกๆ เริ่มจาก Excel version 2 มีคู่มือหนาไม่กี่หน้า พอเกิด version รุ่นใหม่ๆ มีคำสั่งเมนูเพิ่มเข้ามา ก็ศึกษาเฉพาะวิธีการใช้งานส่วนเพิ่มนั้นก็พอ ไม่ได้เหนื่อยยากอะไรนัก น่าสงสารคนรุ่นใหม่ที่เพิ่งหันมาสนใจ Excel อยากสอน Excel นี่มากๆนะครับ ต้องอ่านตำราหนาเป็นพันๆหน้า

แค่ตำราที่มีอยู่ พอจับมาตั้งกองกันจะสูงท่วมหัวทีเดียว แต่ยุคนี้โชคดีกว่ายุดสิบกว่าปีนั้นมาก เราสามารถศึกษาค้นคว้าวิธีใช้ Excel ได้จาก internet ให้ความรู้แปลกๆที่ไม่มีในตำราเยอะแยะ แถมมีตัวอย่างให้นำไปศึกษา และยังมี link นับร้อยแห่ง พาไปดูวิธีใช้ Excel ต่างๆนานารอบโลก

ความรู้แปลกใหม่ที่พบเห็นเป็นครั้งแรก บางคนถือเป็นความลับไม่บอกใคร กลัวว่าคนอื่นจะตามทัน สมัยผมยังเด็กก็หวงความรู้ไม่บอกใครเหมือนกัน แต่พอมาเป็นวิทยากร ตั้งหลักกับตัวเองว่า นี่เราเป็นครูอาจารย์แล้วนะ ลูกศิษย์ต้องเก่งกว่าครูให้ได้ ตั้งใจว่าตนจะไม่มีความลับอะไรอีกแล้ว ความรู้ใดๆที่มีอยู่จะเปิดเผย ถ่ายทอดให้อย่างไม่ปิดบัง

สิ่งไม่น่าเชื่อก็บังเกิดขึ้น นั่นคือมีความรู้อีกมากมายหลั่งไหลมาให้ผมศึกษา มากเสียจนต้องเก็บรอไว้ใช้ทีหลัง ปัญหาเก่าๆที่คิดไม่ออกกลับได้คำตอบ ได้แนวทางแก้ เกิดแนวทางใหม่ๆซึ่งไม่มีในตำรา นี่กระมังเป็นผลมาจากการให้ หากเราได้ให้ความรู้แค่ผู้อื่นอย่างไม่ปิดบัง เราไม่ต้องรอเรียกร้องขอสิ่งตอบแทนหรอก เราจะได้รับผลจากการให้นั้นทันที

👉 ประเภทของหลักสูตร

อย่างคำเรียกหลักสูตรว่า advance หรือขั้นสูงนี่ก็เหมือนกัน ไม่ควรจะกำหนดเพดานความรู้ไว้กับคำว่าขั้นสูงหรอกครับ Excel มีขั้นสูง และมีขั้นสูงขึ้นไปอีกไม่รู้จบ สักแต่ว่ามนุษย์จะหาทางดัดแปลงประยุกต์ใช้ Excel ในงานของตนได้เพียงใด ถ้ากำหนดหลักสูตรไว้เป็นขั้นต้น ขั้นกลาง ขั้นสูง แล้วต่อๆไปเมื่อมีเนื้อหาที่ใหม่และลึกซึ้งกว่าเดิมจะทำยังไง ไม่เหมาะหรอกที่จะจำกัดขีดขั้นของหลักสูตรไว้แบบนี้

ยังมีวิธีแบ่งความรู้ใน Excel อีกแบบ คือแบ่งเป็น ศาสตร์ กับ ศิลป์

ถ้าอยากจะสอนศาสตร์ของ Excel ก็ไม่ค่อยยากนัก ให้เรียนรู้วิธีใช้เมนู คำสั่ง สูตร และรู้จักองค์ประกอบหน้าตาของ Excel ให้ดี รู้ว่าอะไรคืออะไร เรียกใช้ได้จากตรงไหน และใช้ยังไง ไม่จำเป็นต้องรู้ให้หมดทุกคำสั่งหรอกครับ ขอให้รู้จักใช้เฉพาะสิ่งซึ่งใช้งานเป็นประจำ หากจะจัดอบรมเพียงแค่แนะนำศาสตร์ของ Excel จะจัดสอนได้ 3 วัน 7 วันยังไม่จบเลยครับ หลักสูตรอบรม Excel ทั่วไป ถือว่าจัดอยู่ในกลุ่มนี้ บางแห่งจะจัดแบ่งการอบรมไล่จากเมนู File ถึง เมนู Format ว่าเป็นขั้นต้นขั้นกลาง พอถึงเมนู Tools และ Data จะเป็นหลักสูตรขั้นสูง

ส่วนการอบรมในกลุ่มที่เป็นศิลปะการประยุกต์ใช้ Excel จะยากกว่ามาก เพราะต้องช่ำชองกับศาสตร์มาก่อน แล้วสามารถนำศาสตร์ต่างๆมาใช้งานร่วมกัน ต้องรู้ในสิ่งที่ไม่ควรสอน ซึ่งคนอื่นๆเขาชอบสอนกัน เพราะหลายๆคำสั่งของ Excel สามารถให้ทั้งคุณและโทษ ต้องรู้จักเลือกใช้ รู้ความแตกต่าง สามารถจัดลำดับการนำเครื่องมือต่างๆมาใช้เป็นขั้นเป็นตอน ส่วนที่ยากที่สุด คือ การมองปัญหาของงานให้ออก แล้วประยุกต์ใช้ Excel ให้เป็น Excel ไม่ได้มีแค่การสร้างสูตรบวกลบคูณหารเพื่อนำมาใช้สร้างงาน แต่ Excel มีอะไรต่ออะไรซึ่งนำมาใช้งานร่วมกันได้อีกมาก

👉 อย่าใจร้อน อยาก..

เมื่อเตรียมตัวเป็นวิทยากรต้องอย่าใจร้อนนะครับ ไม่ได้ห่วงว่าเราจะใจร้อนเวลาสอนหรอก แต่ใจร้อนอยากสอนต่างหาก อย่าข้ามขั้นไปสอนในสิ่งที่ตนไม่เชี่ยวชาญเป็นอันขาด ถ้าเจอคำถามที่ตนเองไม่รู้ ต้องตอบว่าไม่รู้ ห้ามเดา ห้ามทำเป็นรู้แล้วตอบอ้อมไปอ้อมมา แค่มองตาฟังน้ำเสียงก็จับผิดได้แล้วว่าไม่รู้จริง

อยากจะจัดอบรมเรื่องอะไร ขั้นใด ขอให้มองดูที่ตนเองก่อน ดูว่าเรารู้อะไรบ้าง ที่ว่ารู้นั้น รู้จริงๆแค่ไหน รู้มาจากการอ่านตำราหรือไม่ เวลาตอบต้องเปิดตำราตอบด้วยหรือ

อยากจะสอนอะไรก็ตาม ขอให้สอนในสิ่งที่ตนรู้จริง รู้แค่ไหนก็สอนแค่นั้น พอสอนไปเรื่อยๆ เราจะมีเวลาศึกษาค้นคว้าเพิ่มเติม บางทีลูกศิษย์นั่นแหละจะเป็นครู ชี้ประเด็นให้เรากลับไปคิด พอเกิดแนวทางใหม่ๆ ได้ความรู้ลึกซึ้งขึ้น จึงค่อยนำความรู้เหล่านั้นมาสอน มาจัดอบรมเป็นขั้นที่ยากขึ้นไปเรื่อยๆ ขออย่าใจร้อนอยากสอนนะครับ ต้องใช้เวลาพอควร สร้างสมความรู้และประสบการณ์ ถือทางสายกลางแล้วเราจะสุขใจ ไม่ได้ทำอะไรที่เกินตน หรือเป็นภาระทำให้กินไม่ได้นอนไม่หลับ ว่าจะสอนอย่างไรดี

สิ่งที่น่าห่วงเหลือเกินก็คือ ตัวอาจารย์กับลูกศิษย์รู้จัก Excel พอๆกัน อาจารย์บางคนใช้เวลาอ่านหนังสือ Excel เพียงแค่ไม่กี่เดือน บางคนเข้าอบรม Excel แค่ไม่กี่ครั้ง ก็กลับมาเปิดหลักสูตรเปิดสอนเสียแล้ว ถ้าเป็นอย่างนี้เราต้องฝึกฝนด้วยตนเองเยอะๆ ลองสร้างงานเอง ฝึกให้รู้จักว่าพลาดยังไงได้บ้าง อย่าเชื่อตำรามากไปเพราะตำราบางเล่มก็ลอกผิดๆมาเหมือนกัน ขอให้ลองทำเอง คิดเอง หาเหตุผลมาประกอบการใช้งานของตน ถ้าเรามีประสบการณ์ใช้ Excel ไม่กี่เดือน ขอแนะนำให้เริ่มสอนหลักสูตรง่ายๆ สอนวิธีใช้ให้กับคนที่ไม่เป็น อย่าริข้ามไปหลักสูตรยากๆเป็นอันขาด

👉 เอกสารประกอบการอบรม

เอกสารและตัวอย่างประกอบการสอนก็เช่นกัน พยายามสร้างขึ้นเองกับมือ อย่าลอก อย่าแปลคำต่อคำ อย่าตัดโน่นมาต่อนี่ อย่าทำสำเนาเอาของคนอื่นไปแจกแล้วบอกว่านี่เป็นของตนเอง จริงอยู่ที่ใครๆก็ใช้ Excel ตัวเดียวกัน มีวิธีใช้งานเหมือนๆกัน ความรู้ที่เล่าเรียน ศึกษา อ่าน แปล จะเหมือนกันก็เหมือนได้ แต่วิธีการถ่ายทอด วิธีการจับประเด็น วิธีการลำดับเนื้อหานั้น เป็นแนวทางเฉพาะตัวของวิทยากรแต่ละคน ขืนลอกเลียนคนอื่นเขาแล้วถูกจับได้..หมดกันเลยนะครับ

ขอให้ใช้เวลาทีละเล็กทีละน้อย สร้างตำรับตำราตัวอย่างของตนเอง ขอให้ทำทีละขั้น ความพยายามทุกอย่างของตนจะสร้างความภาคภูมิใจในที่สุด ช้าๆหน่อยดีกว่า

ถ้าจนแล้วจนรอดคิดไม่ออก จะต้องเอาตัวอย่างเอาเนื้อหาของคนอื่นไปใช้ ขอให้เอ่ยปากขอ คนอื่นที่เขาอยากจะให้ความรู้นั้น เขาไม่หวงกันหรอกครับ เราต่างหากที่ปากแข็งมือแข็งไม่ยอมขอ แถมบางทีแอบว่าคนอื่นๆว่าหวงเสียอีก นี่แหละแปลกเพราะ ตนเองน่าจะลองขอก่อน ส่วนเนื้อหาบางแห่งที่เปิดเผยสู่สาธารณะอยู่แล้ว มักจะกำหนดว่าให้นำไปใช้ได้ แต่ต้องนำไปทั้งหน้า ห้ามเปลี่ยนแปลงส่วนใดส่วนหนึ่ง และเมื่อนำไปใช้ต้องบอกด้วยว่านำมาจากแหล่งใด เราก็ทำตามข้อกำหนดนั้น

คิดถึงใจเขาใจเรา หนังสือของเขา อุตส่าห์เขียนขึ้นมาขาย กลับถูกลอก ถูกตัดต่อ ที่แย่ที่สุดคือเอาไปอัดสำเนาทั้งเล่มแจกฟรี อย่างนี้เขาก็ขายของไม่ได้ หนังสือเขาทำมาไว้ขาย ก็ต้องซื้อของเขา สิ่งที่เราทำนั้น ไม่ควรส่งผลร้ายต่อคนอื่น หากจำเป็นจริงๆ เช่น เราเองก็ไม่มีเงินซื้อ ถ้าเอาของเขามาใช้ ก็ควรช่วยโฆษณาให้เขาด้วย พยายามหาทางทดแทนให้ไม่ทางตรงก็ทางอ้อม

👉 โปรแกรมตัวอย่าง

นอกจากเอกสารตำราประกอบการอบรมแล้ว ยังมีตัวอย่างโปรแกรมซึ่งใช้คู่กับตำรา เราควรสร้างตัวอย่างให้ตรงกับเนื้อหาที่จะสอน ไม่จำเป็นต้องสร้างให้ถูกต้องก็ได้ แต่เมื่ออบรมจะให้ผู้เข้าอบรมช่วยกันแก้ไขอย่างนี้ก็มี ตัวอย่างง่ายๆอาจใช้สำหรับหัวข้อเดียว ตัวอย่างยากขึ้นหน่อยใช้อธิบายหลากหลายหัวข้อ

เราต้องจัดเตรียมตัวอย่างพร้อมให้ใช้งานได้เลย อย่าใช้เวลาอบรมซึ่งมีจำกัดเพียงไม่กี่ชั่วโมง ไปกับการให้ผู้เข้าอบรมฝึกบันทึกค่าลงไปในเซลล์ หรือฝึกตีกรอบจัดรูปแบบ ถ้าโจทย์ยากๆยาวๆแล้วทั้งห้องต้องลอกตามอาจารย์ไปเรื่อยๆ จะมีคนพลาด คนตามไม่ทัน แล้วต้องเสียเวลารอกันอีก

ควรจัดแบ่งตัวอย่างเป็นเรื่องสั้นๆ sheet หนึ่งเรื่องหนึ่ง และเห็นชัดได้ครบบนหน้าจอ แม้เนื้อหาเป็นเรื่องยากๆยาวๆก็ตาม จะต้องหาทางแบ่งเนื้อหาเป็นส่วนๆ เผื่อไว้ว่า ถ้าผู้เข้าอบรมทำตัวอย่างผิดพลาดไม่สมบูรณ์ แทนที่จะปล่อยให้ผิดเป็นดินพอกหางหมู เราสามารถตัดตอนนำหัวข้อต่อไปมาเริ่มต้นได้ทันที จะช่วยให้ใช้เวลาอบรมต่อเนื่องไปดีขึ้น ไม่ต้องคอยรอแก้ตัวอย่างให้เสร็จทุกคน

👉 ทำสัญญากับผู้เข้าอบรม

เวลาเริ่มอบรมแต่ละหัวข้อ ต้องเตือนผู้เข้าอบรมก่อนว่า อย่ารีบจด แต่ให้ลองทำตามวิทยากรไปก่อน อยากให้ทดลองทำกับมือหลายๆรอบ พอตนเองเข้าใจแล้วจึงค่อยเรียบเรียงจดตามความเข้าใจ หากในเอกสารประกอบการอบรมมีเนื้อหาอธิบายอยู่แล้ว ไม่ต้องจดก็ได้ วิธีการบางอย่างเราจะสอนให้ใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกจนจำได้ติดตา กลืนเข้าไปในสายเลือดเลย อย่างนี้ไม่ต้องเสียเวลาจดหรอก

ผู้เข้าอบรมมักชอบจด แต่ไม่ชอบอ่านที่ตนเองจดเท่าใดนัก ส่วนใหญ่จดไปอย่างนั้นแหละครับ พออบรมเสร็จแล้วก็แล้วไป เอาตำรากลับไปหนุนนอน!!

ผู้เข้าอบรมเองยังมีหลายระดับ บางคนนั่งเฉยไม่ยอมหยิบ mouse จับแป้นพิมพ์ เอาแต่ดูวิทยากรไป ยิ้มไป พอเข้าไปถามว่า ติดปัญหาอะไรหรือครับ จึงทราบว่าเป็นผู้บริหารระดับสูง แอบมาเรียน แล้วชี้ซ้ายชี้ขวาว่า น้องๆที่บริษัทมาเรียน ส่วนตนขอดูเฉยๆ

บางคนนั่งนิ่งไม่ยอมทำแบบฝึกหัดตาม แต่ทำหน้าเบ้ เพราะไม่รู้จะทำตามยังไง บางคนเอาแต่ก้มหน้าก้มตาดูหน้าจอของตน เพราะกำลังแกะโปรแกรมของอาจารย์ นานๆทีจะเงยหน้ามามองดูเสียทีว่า กำลังอบรมถึงเรื่องใด

เพื่อให้ความช่วยเหลือกับผู้เข้าอบรมได้ถูกต้องตรงตามความต้องการ ควรทำความตกลงกันก่อนว่า ขอให้ยกมือเมื่อต้องการความช่วยเหลือ ถ้าติดอะไร ขอให้ยกมือทันทีนะครับ เราจะได้หาทางแก้ไขกัน อย่ารอ อย่าเกรงใจรอให้สอนจบหัวข้อก่อน เพราะถ้ายกมือทีหลังเมื่อสอนผ่านไปแล้ว จะต้องเสียเวลาทวนกันตัวต่อตัว ทำให้ผู้เข้าอบรมคนอื่นต้องรอ

เรื่องรอนี่เป็นประเด็นสำคัญมากๆในการฝึกใช้ตัวอย่างโปรแกรม เพราะถ้าเรียงเนื้อหาไว้จากง่ายไปยาก หากผู้เข้าอบรมมาสายตอนเช้า หรือพักแล้วหายตัวไปไม่เข้าห้องตามกำหนดเวลา หากจัดอบรมต่อไปแล้วเข้ามาทีหลัง จะปะติดปะต่อเรื่องราวไม่ได้เลย ดังนั้นในการอบรมทุกครั้งต้องขอให้ผู้เข้าอบรมทุกท่านตรงต่อเวลาเป็นอย่างมาก โดยเฉพาะเช้าวันแรกอาจมีคนสายบ้าง เราก็ควรจัดเตรียมเนื้อหาช่วงเช้าวันแรกนั้น เผื่อไว้สำหรับกรณีเจอคนมาสายไว้ด้วย

👉 รีบให้พื้นฐาน Excel

ช่วงแรกสุดของการอบรม ต้องหาทางสร้างพื้นฐานให้ผู้เข้าอบรม สามารถใช้ Excel ได้พอๆกัน ให้ได้เร็วที่สุด ถ้ามีเวลาพอควรหาทางทดสอบแต่ละคน เพื่อรู้ความสามารถก่อนว่า พอจะไปด้วยกันได้ไหม ถ้าบางคนขาดพื้นฐานต่ำกว่าที่กำหนด ควรรีบเอ่ยปากชี้แจงให้ทุกคนเตรียมตัวเตรียมใจไว้ก่อนว่า กลุ่มนี้ต้องอบรมกันไปช้าๆเสียแล้ว อาจไม่สามารถสอนได้ครบตามหมายกำหนดการที่วางไว้

เครื่องมือซึ่งน่าสอนให้ใช้ให้เป็นให้ได้ในเวลา 15-30 นาทีแรก เช่น วิธี Pointing, Range Name, วิธีใช้ปุ่ม F2 F3 F4 F5 F9, และชี้แจงคำศัพท์พื้นฐานที่วิทยากรชอบใช้ ทุกคนฟังแล้วจะได้เข้าใจตรงกันว่าหมายถึงอะไร ให้ทำยังไงต่อไป

เมนู Excel ที่ใช้งานควรใช้เมนูอังกฤษเหมือนกันทุกเครื่อง เมื่อพูดถึงเมนูใด หรือใช้ภาษาอังกฤษเมื่อใด ขอให้พูดให้ชัดเจนถูกต้อง โดยเฉพาะคำที่ต้องใช้พูดกันเป็นประจำ เช่น คลิก เป็นต้น อย่าเผลอพูดออกมาเป็น “คิก” นะครับ และอย่าใช้ภาษาไทยที่ต้องแปลเป็นไทยอีกรอบสองรอบ ภาษาพูดก็ขอให้ใช้ภาษาพูด ไม่ควรติดนิสัยเอาภาษาเขียนมาพูด เพราะฟังแล้วเยิ่นเย้อ ฟังตั้งนานกว่าจะได้ใจความ

👉 ทำใจไว้หน่อย

เวลาไปสอนแต่ละครั้ง ตั้งใจว่าจะไปให้ความรู้ ทำให้ดีที่สุดเท่าที่ตนทำได้ ไม่ต้องห่วงว่า ผู้เข้าอบรมจะประเมินผลออกมาแย่หรือไม่ เพราะเราตั้งใจทำดีที่สุดแล้ว ย่อมเป็นเรื่องยากที่ทุกคนในห้องฝึกอบรมจะมีความเห็นเหมือนๆกัน เราไม่สามารถตอบสนองต่อความต้องการของทุกคน บางคนอยากให้สอนช้าลง บางคนเป็นอยู่แล้วก็บอกว่าเราสอนช้าไป อยากให้เร่งสอน ข้ามไปเรื่องที่ตนอยากรู้

ก่อนจะปิดการอบรมแต่ละครั้ง ลองหาทางให้ผู้เข้าอบรมคิดดูซิว่า ที่ว่าสอนเร็วไปนั้น ถ้าเปลี่ยนเป็นสอนช้าๆ แต่ไม่ได้เรียนหลายๆอย่าง จะเสียดายไหม บางคนอยากให้จัดอบรมหลายวันขึ้น เพื่อมีเวลาทดลองทำเองได้นานขึ้น เราก็น่าจะขอให้แนะด้วยว่า จะยืดระยะเวลาเป็นกี่วันดี ยืดไปแล้วราคาค่าอบรมห้ามเพิ่มตาม ยืดไปแล้วหัวหน้าที่ที่ทำงานจะยอมส่งมาเรียนหรือไม่ จะได้ประเมินผลรอบคอบยิ่งขึ้น

ตอนช่วงแรกๆที่เริ่มเป็นวิทยากรได้อ่านใบประเมินผลแล้วพบว่า แทบทุกคนให้เกรดเราดีมาก จะดีใจมาก แต่พอพลิกไปอ่านใบสุดท้าย มีแค่คนหนึ่งให้เกรดการสอนต่ำ แถมให้ความเห็นเชิงต่อว่า ความดีใจเมื่อกี้จะหายลับไปเลย กลับรู้สึกตกใจและสงสัยว่า ทำอะไรผิดไปนะ เขาจึงไม่พอใจอย่างนี้.. พอสอนมากขึ้นๆจะพบว่า ในการอบรมแต่ละครั้ง ผู้เข้าอบรมบางคนจะมีนิสัยให้คะแนนลบตลอดเสมอเลยแหละ บางที 20 คนเขาประเมินออกมาให้เกรด A ดีมาก แต่มีเขาคนนี้แหละจะให้เกรด C แตกต่างจากคนส่วนมากเสมอ

ขอให้ใช้ใบประเมินผลสำหรับเป็นกระจกส่องดูตัวเราเองว่า สอนเป็นยังไง จะได้มุมมองแตกต่างไป และนำไปปรับปรุงการสอนครั้งต่อๆไป อย่าดีใจ อย่าเสียใจ ให้ทำใจเฉยๆไว้ดีกว่า

👉 อย่ารีบตอบว่า ทำไม่ได้

Excel มีทั้งสูตรและเมนูคำสั่งมากมายสารพัด เราต้องอย่าอวดตัวทีเดียวนะว่าเก่งไปหมดทุกเรื่อง แค่รู้พอเอาตัวรอด และใช้งานได้ไม่ติดขัดก็พอแล้ว ถ้าเจอคำถามที่ไม่รู้คำตอบ อย่าตอบว่า Excel ทำไม่ได้ทีเดียวล่ะครับ ขอให้ตอบว่าไม่ทราบไปก่อน แล้วจะพยายามหาคำตอบให้ทีหลัง หรือไม่ถ้าคิดว่าทำไม่ได้จริงๆ ให้ตอบว่า เท่าที่ทราบคิดว่า Excel ทำไม่ได้นะครับ อาจมีคนอื่นที่ทำได้ก็ได้

👉 อย่ารีบตอบว่า ทำได้

ผู้เข้าอบรมมักเตรียมปัญหามาถามไว้เป็นชุด บางคนถูกหัวหน้าส่งมาเข้าอบรมพร้อมกับฝากคำถามให้มาหาคำตอบนับสิบทีเดียว บางคนนำ file ตัวอย่าง ต้องการให้เราหาคำตอบแบบพร้อมเสร็จให้เลย

👉 ขอให้พึงระลึกว่า วิธีตอบสำคัญกว่าคำตอบ

พยายามหาทางให้ผู้ถามได้คิดตาม หาทางออกด้วยตัวเอง พยายามแนะแนวทางที่เขาจะพึ่งตัวเองได้ในอนาคต อย่าแก้ปัญหาเฉพาะหน้าแบบแล้วกันไป เพราะหากลูกศิษย์เจอปัญหาเดิมอีก แล้วต้องกลับมาพึ่งเราทุกครั้งไป อย่างนี้ไม่ใช่วิธีแก้ปัญหาอย่างถาวร

Excel Fast and Easy

เรื่องรีบรู้เพื่อพร้อมใช้ Excel ทำงานแบบ Fast and Easy

จะสมัครงาน ต้องถูกถามว่าใช้ Excel เป็นไหม ใช้สูตร VLookup กับสร้าง Pivot Table เป็นหรือเปล่า

พอเข้างาน ได้รับแฟ้มที่คนอื่นสร้างไว้มาใช้ต่อ ไม่มีใครมาสอนหรอกว่าจะใช้แฟ้มยังไง ต้องหาทางช่วยตัวเอง จะรู้ได้อย่างไรว่าต้องกรอกค่าใหม่ตรงไหน

ถึงเวลาแกะสูตร จะดูยังไงว่าสูตรลิงก์มาจากเซลล์ไหน สูตรใส่วงเล็บซ้อนกันยังไง

เวลาสร้างสูตร ต้องอ้างถึงพื้นที่ขนาดใหญ่ที่ใช้เมาส์เลือกยากแสนยาก จะดึงพื้นที่ตารางมาใส่ในสูตรให้ง่ายๆได้ยังไง

ปัญหาทั้งหมดนี้จะมลายหายไป ทำงานจะง่ายขึ้น เสร็จเร็วขึ้น มีเวลาว่างในชีวิตมากขึ้น

เรียนรู้วิธีที่จะทำให้คุณใช้ Excel ได้อย่างสบายใจขึ้น ทำงานได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น สะดวกขึ้น ช่วยประหยัดเวลาและลดขั้นตอนในการสร้างงาน ส่งผลให้สามารถสร้างผลงานได้มากขึ้นในเวลาน้อยกว่าเดิม แทนที่จะรอเรียน Excel ที่ละขั้นจากขั้นต้น ขั้นกลาง ขั้นสูง เรื่องอะไรที่ต้องนำมาใช้ทำงาน เราควรรีบเรียนรู้เพื่อใช้ให้เป็นโดยเร็วที่สุด

ทุกคนที่ใช้ Excel ในการทำงานจะได้รู้ตัวว่าอะไรบ้างที่ควรทำ อะไรบ้างที่ไม่ควรทำ อะไรบ้างที่ห้ามทำเป็นอันขาด ต่อไปจะได้ใช้ Excel ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้อย่างราบรื่น เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานมาให้ก็สามารถสร้างงานได้อย่างรวดเร็ว ให้ผลลัพธ์ถูกต้อง แม่นยำ และยืดหยุ่นต่อความต้องการของผู้บริหาร

หลักสูตรนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทุกคน ไม่ว่ากำลังจะเริ่มทำงาน กำลังคิดย้ายงานและต้องการเตรียมความพร้อม หรือแม้แต่ทำงานมาแล้วหลายปีแต่รู้สึกเบื่อหน่ายกับการใช้ Excel ก็เหมาะที่จะมาเรียนอย่างยิ่ง คุณจะพบว่าสาเหตุที่ทำให้รู้สึกว่า Excel ยากนั้นเป็นเพราะยังมีเรื่องที่ต้องรีบรู้ก่อนอยู่อีกแล้วจะช่วยให้คุณรัก Excel มากขึ้น

หลักสูตรนี้ถือเป็นความรู้พื้นฐาน ช่วยเตรียมความพร้อม ทำให้คุณสามารถเข้าอบรมหลักสูตรอื่นได้อย่างมั่นใจอีกด้วย

เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 1 วัน

  1. เรียนรู้วิธีปรับระบบ Excel ให้สะดวกรวดเร็วในการใช้งานมากขึ้น
  2. เมื่อตัวโปรแกรม Excel พร้อมใช้งานแล้ว ผู้ใช้ Excel จะได้เรียนรู้วิธีใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ร่วมกันเพื่อช่วยในการบันทึกแก้ไขข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
  3. เรียนรู้วิธีใช้เครื่องหมาย $ เพื่อสร้างสูตรที่ฉลาดในตัวของมันเอง (Smart Formula)
  4. เรียนรู้วิธีสร้างสูตรที่ฉลาดได้ถูกต้องแล้วยังไม่พอ ที่สำคัญต้องเป็นสูตรที่ดีด้วย
  5. สามารถสร้างสูตรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม และตัดสินใจได้ว่าเมื่อใดควรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มดีกว่ากัน
  6. เลิกวิธีใช้เมาส์เลือกพื้นที่ตารางแล้วหันมาใช้ Range Name จะได้ช่วยในการลิงก์ได้โดยไม่ต้องคลิกหาไปเรื่อยๆ เสียเวลานานกว่าจะเจอ ไม่ว่าจะลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มจะทำได้ในพริบตา
  7. เรียนรู้เคล็ดลับในการใช้ Formula Name และ Constant Name ซึ่งช่วยทำให้สูตรยาวๆกลับสั้นลงเหลือเพียงชื่อสูตรสั้นๆ
  8. ฝึกใช้เครื่องมือที่เรียนไปกับสูตร IF แบบธรรมดาหรือแบบซ้อน IF สูตร And/OR และสูตร VLookup ร่วมกับ Conditional Formatting และ Data Validation
  9. วิธีใช้ Dynamic Range โดยใช้คำสั่ง Insert Table ร่วมกับ Range Name ซึ่งปลอดภัยกว่าการใช้ Table เพียงอย่างเดียว เพื่อทำให้ขนาดตารางขยายขอบเขตอย่างอัตโนมัติตามจำนวนรายการที่เพิ่มขึ้น
  10. สามารถแกะสูตรเพื่อตรวจสอบความถูกต้องในการคำนวณและสามารถค้นหาที่ไปที่มาของการลิงก์ 
  11. ได้รับความรู้พื้นฐานพร้อมสำหรับใช้ทำงานหรือเข้าเรียนหลักสูตรอบรมอื่นได้อย่างมั่นใจ
  12. ได้เรียนเรื่องอื่นๆอีกหากมีเวลาเหลือพอ

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • เปิดรับสมัครผู้เข้าอบรมทุกคนที่สนใจจะสมัครเพียงคนเดียวก็ได้
  • ขอให้มาเข้าอบรมตรงเวลาเพราะต้องใช้เวลาเตรียมเครื่องให้พร้อมก่อนการอบรม และการอบรมมีเนื้อหาจากง่ายไปยากต่อเนื่องกัน
  • ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานการใช้ Excel มากนัก ขอเพียงต้องคุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์มาก่อน 

Creative Excel Pivot Table + Interactive Dashboards

บนเส้นทางลัด Pivot Table สู่การสร้าง Dashboards

Pivot Table เป็นเครื่องมือมหัศจรรย์ที่ขาดไม่ได้ของผู้ใช้ Excel ทุกคน เพียงแค่ไม่กี่คลิก จะแปลงตารางข้อมูลขนาดใหญ่ให้กลายเป็นตารางรายงานที่สรุปรายรับรายจ่าย จำนวนการผลิต จัดกลุ่มยอดขายตามรายสินค้าหรือสาขาได้ทันที แต่ใช่ว่า Pivot Table จะจบเพียงแค่นั้น ไมโครซอฟท์ยังได้พัฒนาเครื่องมือใหม่อีกหลายอย่าง ซึ่งเมื่อนำมาใช้ร่วมกับ Pivot Table แล้วจะทำให้สร้าง Pivot Table ได้ง่ายขึ้นอีกและช่วยนำเสนอผลงานเป็น Dashboards แสดงกราฟที่เปลี่ยนแปลงตามประเภทรายการที่ต้องการได้ในพริบตา

สิ่งที่คุณจะได้เรียนรู้

  1. พื้นฐานการสร้างและวิธีใช้ Pivot Table แบบทั่วไป
  2. วิธีสร้างและวิธีใช้ Pivot Table แบบพิเศษ
  3. วิธีสร้าง Dashboards จาก Pivot Table 

หลักสูตรนี้เหมาะสำหรับ

  1. ทุกคนที่อยากเรียนรู้ เพิ่งเริ่มใช้ Pivot Table ขอเพียงเคยใช้ Excel มาก่อนบ้าง เคยใช้แป้นพิมพ์และเมาส์
  2. ผู้บริหารที่ลืมวิธีสร้างสูตร ห่างเหินกับการใช้ Excel มานาน ต้องการใช้ Pivot Table หายอดต่างๆโดยอัตโนมัติ
  3. ผู้ที่ใช้ Pivot Table เป็นแล้ว นอกเหนือจากวิธีพลิกแพลงการใช้งานที่นึกไม่ถึงมาก่อน ยังได้เรียนรู้แนวทางและหลักการใช้งานที่ถูกต้อง

เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 1 วัน

  1. แนะนำตัว Pivot Table คืออะไร
  2. แนะนำวิธีการอบรมและเรียนรู้ไปด้วยกัน
  3. Pivot Table ไม่ได้มีแต่ข้อดี ควรระวังข้อเสียอะไรไว้บ้าง
  4. แนะนำหลักสูตรเพื่อเตรียมความพร้อม
  5. แนะนำขั้นตอนทั้งหมดในภาพรวม จาก Pivot Table สู่ Dashboards 
  6. คู่มิตรคู่ศัตรูของ Pivot Table
  7. วิธีเตรียมปรับปรุงฐานข้อมูลให้ใช้กับ Pivot Table ได้สบายมาก
  8. พื้นฐานระบบการคำนวณของ Pivot Table
  9. เลิกใช้ Refresh กันเถอะถ้าไม่แน่จริง
  10. วิธีแกะ Pivot Table ของคนอื่นว่าสร้างมาจากไหน
  11. วิธีสร้าง Pivot Table ที่มั่นใจว่าได้ข้อมูลมาครบถ้วน
    โดยไม่จำเป็นต้องจิ้มลงไปในตารางฐานข้อมูลให้เสียเวลา
  12. วิธีจัดการกับ Pivot Table เมื่อจำนวนรายการขยายตัวเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
  13. วิธีงมเข็มขึ้นมาจากมหาสมุทรเมื่อ Pivot Table เจอกับข้อมูลจำนวนมหาศาล
  14. วิธีจัดกลุ่มย่อยให้เป็นกลุ่มใหญ่เพื่อดูยอดได้ง่ายขึ้น
  15. วิธีจัดกลุ่มข้อมูลตามระยะเวลาโดยอัตโนมัติ
  16. วิธีใช้ Pivot Table ย้อนกลับไปสร้างตารางฐานข้อมูลกันบ้าง
  17. ก่อนจะส่งตาราง Pivot Table ให้บุคคลภายนอกต้องจัดแบบนี้
  18. เมื่อสูตร VLookup Match Index ดึงค่าจาก Pivot Table ไม่ได้แล้วจะทำยังไง
  19. วิธีกระจายตาราง Pivot Table ไปเป็นแฟ้มเฉพาะเรื่อง
    อยากจะดูเรื่องไหนก็เปิดแฟ้มนั้นขึ้นมา
  20. วิธีใช้ไฟเขียวไฟแดง เร่งความเร็ว Pivot Table
  21. วิธีแต่งหน้าเสริมสวยให้ Pivot Table
  22. วิธีใช้ Pivot Chart เพื่อช่วยมองภาพทางธุรกิจ
  23. วิธีแต่งหน้าเสริมสวยให้ Pivot Chart
    (แนะนิดๆเพราะไม่อยากเสียเวลาสอนมากไป)
  24. ถ้าไม่สนเรื่องรูปร่างหน้าตา ต้องใช้ Pivot Table กันแบบนี้
  25. วิธีสร้าง Slicer ซึ่งช่วยในการเลือกข้อมูลได้สะดวกกว่า Filter
  26. ทวนขั้นตอนอีกรอบก่อนจะสร้าง Dashboards
  27. วิธีสร้าง Pivot Table + Slicer + Chart =  Dashboards
  28. แนะนำเครื่องมือที่ใช้ล้ม Pivot Table
    เพื่อหาคำตอบได้สะดวกกว่าสำหรับผู้บริหาร

Managing Data with Excel Expert

หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

ก่อนโน้นใครที่มีข้อมูลคือผู้มีอำนาจ แต่ยุคนี้ข้อมูลมีมากมายมหาศาล ผู้ที่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นสร้างประโยชน์ได้เร็วกว่าต่างหากจึงจะเป็นผู้มีอำนาจเหนือกว่าคนอื่น

โปรแกรม Microsoft Excel ยอดเยี่ยมมากในเรื่องความยืดหยุ่น สามารถนำมาดัดแปลงประยุกต์ใช้กับงานคำนวณได้สารพัด อีกทั้งยังสามารถนำ Excel มาใช้จัดการฐานข้อมูลคล้ายกับที่ Access ทำได้เช่นกัน เมื่อผนวกจุดเด่นในเรื่องความยืดหยุ่น ความง่ายในการคำนวณ รวมกับความสามารถในการจัดการฐานข้อมูลเข้าด้วยกันแล้ว Excel จะช่วยให้คุณนำข้อมูลที่มีอยู่มาใช้ประโยชน์ เพิ่มค่าเป็นเงินเป็นทองได้เต็มที่อย่างนึกไม่ถึงทีเดียว

รายงานที่สร้างขึ้นด้วย Excel ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารได้ทันที ไม่ใช่รายงานที่เป็นได้แค่หน้ากระดาษที่ตายตัวซึ่งพอหัวหน้าอยากได้คำตอบอะไรใหม่ก็ต้องรอลูกน้องทำมาให้ใหม่ หลักสูตรนี้จะชี้ทางเลือกใหม่ที่ง่ายกว่า รวดเร็วกว่า และยืดหยุ่นต่อความต้องการมากกว่าให้กับคุณ ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจ SME หรือธุรกิจขนาดใหญ่ ให้หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า

วัตถุประสงค์

  1. ทราบประเด็นสำคัญในการตัดสินใจเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมจัดเก็บข้อมูล หรือนำมาใช้งานต่อเนื่องกัน เพื่อให้เหมาะกับงาน เงื่อนไข และจังหวะเวลาทางธุรกิจ
  2. สามารถใช้ Excel ช่วยจัดการฐานข้อมูลในทุกขั้นตอน เริ่มตั้งแต่จัดเก็บ ค้นหา เปลี่ยนแปลง แก้ไข แยกแยะข้อมูล แล้วสร้างรายงานที่ยืดหยุ่นต่อความต้องการของผู้บริหาร
  3. สามารถลดความซับซ้อนของระบบข้อมูล ลดขั้นตอนการเรียนรู้ ลดจำนวนคนและขั้นตอนการสร้างงาน สามารถประหยัดเงินลงทุน ในขณะที่สามารถสร้างผลงานได้มากขึ้น เร็วขึ้น และง่ายขึ้นต่อการปรับตัวทางธุรกิจ
  4. ก่อนที่จะตัดสินใจใช้ Power BI หรือ Tableau ควรรู้จัก Excel ว่าสามารถทำอะไรที่ยืดหยุ่นกว่าได้บ้าง จะได้เลือกใช้โปรแกรมให้เหมาะกับงานได้อย่างถูกต้อง

เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2-3 วัน

  • ข้อพิจารณา ข้อดีและข้อเสีย เพื่อเลือกใช้ Excel หรือโปรแกรมจัดเก็บข้อมูล หรือใช้งานต่อเนื่องกัน
  • วิธีออกแบบฐานข้อมูลแบบ Flat vs Relational Database วิธีแบ่ง file และ link file แล้วใช้รหัสเชื่อมโยง
  • วิธีสร้าง User Interface ช่วยในการบันทึกและตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
    • การจัดเตรียมเซลล์สำหรับบันทึกค่าใหม่ในตำแหน่งเซลล์ที่ยอมเท่านั้น
    • Data Validation เพื่อควบคุมการบันทึกข้อมูลแบบตำแหน่งคงที่หรือย้ายตำแหน่งที่ยอมให้บันทึกได้ตามเงื่อนไข
    • Input Form เพื่อช่วยทำให้ใช้เมาส์คลิกเลือกข้อมูลได้สะดวกกว่าการพิมพ์เอง
  • วิธีใช้สูตรค้นหาและจัดการฐานข้อมูล
    • วิธีตรวจสอบแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง เช่น มีช่องว่างตามกำหนด จำนวนตัวอักษรตามกำหนด
    • วิธีใช้สีแสดงตำแหน่งข้อมูลที่ต้องการค้นหาโดยใช้ Conditional Formatting
    • วิธีใช้สูตร IF, And, OR, Choose, Vlookup, Match, Index เพื่อดึงข้อมูล
    • วิธีใช้สูตรเพื่อแยกข้อความหรือตัวอักษรออกมาใช้งาน
    • วิธีใช้สูตร Dynamic Range เพื่อกำหนดขนาดตารางฐานข้อมูลเท่าที่จำเป็นต้องใช้งาน ช่วยทำให้สูตรคำนวณเร็วขึ้น
  • วิธีใช้คำสั่งจากเมนู Data เพื่อจัดกลุ่ม จัดเรียง แยกรวมประเภทรายการหรือข้อความ และ Consolidate
    • Data Sort เรียงข้อมูลและข้อห้ามที่ต้องระวัง
    • Data Filter เพื่อจัดกลุ่มข้อมูลตามเงื่อนไขที่ซับซ้อนเกินกว่าที่คำสั่งบนเมนูจะทำได้
    • Data Consolidate เพื่อรวมตัวเลขจากหลายตารางเข้าด้วยกัน
    • Data Advanced Filter หรือ Remove Duplicate เพื่อแยกข้อมูลตามเงื่อนไขและสรุปรายการที่มีค่าแบบ Unique ไม่ซ้ำ
    • Data Text to Columns และ Flash Fill เพื่อแยกแต่ละส่วนของข้อมูลออกจากกัน
    • Data SubTotal เพื่อแบ่งกลุ่มรายการและแสดงรายละเอียดแต่ละรายการพร้อมยอดรวมแต่ละกลุ่ม ต่างจาก Pivot Table ซึ่งได้แค่ยอดรวมเท่านั้น
  • วิธีใช้สูตรหายอดรวมและเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียระหว่างการใช้สูตรบวก สูตร SUM และ SubTotal
  • วิธีปรับหน้ารายงานในชีทเดียวให้เปลี่ยนโครงสร้างได้ตามต้องการโดยอัตโนมัติ โดยใช้ SubTotal ร่วมกับ Custom View และ Outline
  • วิธีใช้สูตร Sum Array และ SumProduct เพื่อหายอดรวมแยกตามประเภทรายการ แบบทั่วไปและแบบหลายเงื่อนไข
  • วิธีดึงข้อมูลจากตารางที่มีโครงสร้างฐานข้อมูลขาดมาตรฐาน
  • วิธีสร้าง Invoice แสดงรายการสินค้า โดยใช้สูตร Multiple Match เพื่อค้นหาและเรียกดูข้อมูลซ้ำ ซึ่งตามปกติ VLookup จะหาพบแค่รายการเดียว
  • วิธีใช้ Pivot Table หรือใช้ Data Table ร่วมกับสูตร Array เพื่อเอาชนะข้อจำกัดของ Pivot Table
  • วิธีนำรูปภาพมาแสดงประกอบรายการ
  • วิธีใช้คำสั่ง HyperLink และสูตร HyperLink ช่วยนำไปสู่แต่ละส่วนในรายงานที่ต้องการโดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • เหมาะสำหรับผู้ซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูล เช่น งานขายและการตลาด งานบุคคลและธุรการ งานบัญชีการเงิน งานผลิต งานบริหารทรัพย์สิน งานระบบข้อมูลสารสนเทศ หรือผู้ที่ใช้โปรแกรม Power BI หรือ Tableau
  • คุ้นเคยกับการใช้เมาส์ แป้นพิมพ์ เข้าใจวิธีการใส่เครื่องหมาย $ เคยสร้างสูตร มาก่อน

Fun and Easy Astrology with Excel

ดูดวงให้สนุกด้วย Excel

หลักสูตรดูดวงให้สนุกด้วย Excel จะช่วยทำให้คุณเป็นหมอดูสม้ครเล่นได้ในทันที สามารถทำนาย ดูพื้นดวง พยากรณ์ คาดการณ์ เห็นแนวโน้มจากอดีตสู่อนาคตได้ง่าย เพียงเปิดแฟ้ม 4ZSuriya ขึ้นมาแล้วกรอกวันเดือนปีเวลาลงไป แฟ้ม 4ZSuriya นี้จะกลายเป็นโปรแกรมคำนวณทางโหราศาสตร์ นอกเหนือจากตำแหน่งดาวในจักรวาลมาแสดงให้เห็นกับตาแล้ว ยังผูกดวง วางลัคนา นำความสัมพันธ์ระหว่างดาวที่โคจรใน 12 ราศีและภพต่างๆมาสร้างเป็นรูปภาพกราฟที่ตีความไม่ยาก แถมมีคำทำนายจากตำแหน่งดาวกว่า 1,000 กรณีแสดงออกมาด้วย

“4ZSuriya” ย่อมาจากคำว่า Foresee Suriya
หมายถึง การมองอนาคตจากดวงดาวในสุริยจักรวาล 

การเรียนรู้โหราศาสตร์ไทยจะกลายเป็นเรื่องสนุก ลดความเหนื่อยยากในการท่องจำหลักเกณฑ์ ช่วยทำให้เข้าใจโหราศาสตร์ได้ง่ายขึ้น เพิ่มความมั่นใจในการให้คำทำนาย คุณสามารถดูผลการวิเคราะห์ตำแหน่งดาว เพื่อทราบเหตุผลว่าทำไม เพราะอะไร หลายเรื่องที่สงสัยจะได้ชัดเจนขึ้น เลิกงมงาย ช่วยให้ก้าวหน้าในวิชาโหราศาสตร์อย่างมีเหตุผล

คุณจะได้รับแจกแฟลชไดรฟ์บรรจุแฟ้มโปรแกรม 4ZSuriya2020.xlsb version Professional รุ่นล่าสุดพร้อมแฟ้มคำนวณทางโหราศาสตร์อื่นๆด้วย Excel อีกเพียบ (แฟ้มเหล่านี้ต้องใช้เวลาพัฒนาเกือบสามสิบปีและใช้ฝีมือด้าน Excel ระดับสูงซึ่งน้อยคนนักที่จะทำได้)

UI
DowRadar

ในการอบรมนี้ขอให้นำเครื่องโน๊ตบุ้คที่ติดตั้งโปรแกรม Excel ตั้งแต่รุ่น 2010, 2013, 2016, 2019 หรือ 365 ที่สามารถใช้ช่อง USB เพื่อเสียบแฟลชไดรฟ์มาด้วย (จะให้ดีที่สุด แนะนำให้ใช้กับ Excel 2016, 2019 หรือ 365)

โปรดทดสอบเครื่องของคุณโดย download โปรแกรมชุดทดสอบจากลิงก์นี้ไปใช้ 
https://www.excelexperttraining.com/download/test4zr.xlsb

พอเปิดแฟ้มขึ้นมาให้คลิก Enable บนแถบเหลืองบนจอ เพื่อยอมให้ Macro ทำงานได้ แฟ้มจะเปิดชีทแรกขึ้นมาแล้วจัดขนาดให้ฟิตพอดีกับหน้าจอให้เอง ถ้าเห็นภาพได้เต็มจอและกราฟแสดงเส้นกราฟได้ นั่นแสดงว่าคุณมีเครื่องที่พร้อมจะนำมาใช้ในการอบรม 

เนื้อหาวันแรก

  1. วิธีปรับโปรแกรม Excel โดยเฉพาะข้อกำหนดเกี่ยวกับวันที่ให้พร้อมต่อการใช้โปรแกรม 4ZSuriya
  2. พื้นฐานวิธีใช้โปรแกรม 4ZSuriya นับตั้งแต่การเปิด บันทึกข้อมูล สั่งพิมพ์ และจัดเก็บแฟ้ม
  3. ทดลองใช้โปรแกรมในการพยากรณ์พื้นฐานดวงของตนเองและคนรู้จัก (โปรดนำวันเดือนปีและเวลาเกิด หรือวันที่เกิดเหตุการณ์พิเศษในชีวิตมาด้วย)
  4. พื้นฐานของดวงดาว ราศี ลัคนา ภพ และตำแหน่งให้คุณให้โทษ
  5. ที่มาที่ไปของการคำนวณตำแหน่งดาว
  6. ที่มาที่ไปของหลักการพยากรณ์
  7. เรื่องที่ควรเชื่อ ไม่ควรเชื่อ ไม่ควรทำนาย จะเชื่อดวงหรือกฏแห่งกรรม 

เนื้อหาวันที่ 2

“ไม้หลักปักไว้แน่นบนหิน เขย่ากี่ทีก็ไม่หลุด ต่างจากไม้หลักปักไว้ในโคลน จับนิดเดียวก็หลุดแล้ว
ดวงที่ว่าแน่ ถ้าถูกพายุที่เป็นพลังแห่งดวงดาวโคจรมาโหมกระหน่ำก็แย่ได้เหมือนกัน”

4ZSuriyaVioCycle
  1. วิธีพยากรณ์จรแบบพิสดาร โดยใช้กราฟ VioCycle ซึ่งไม่มีใครที่ไหนใช้กันมาก่อน เพื่อใช้วางแผนกำหนดการณ์หรือดูว่าผลจากการตัดสินใจจะออกหัวหรือออกก้อย
  2. วิธีปรับแต่งโปรแกรม 4ZSuriya ให้ทำงานเหนือกว่าที่คิด
  3. วิธีโยกย้ายตำแหน่งลัคนาเพื่อให้ตรงกับการพยากรณ์ ไม่ใช่พยากรณ์จากตำแหน่งลัคนาแต่เชื่อถือไม่ได้
  4. วิธีสร้างฐานข้อมูลที่ใช้ในการพยากรณ์ และกำหนดเงื่อนไขที่ใช้ทำนายหรือเปลี่ยนข้อความทำนายใหม่เป็นคำทำนายในแบบของตัวเอง ซึ่งจะทำให้โปรแกรม 4ZSuriya ที่คุณใช้มีเอกลักษณ์ต่างจากคนอื่น
  5. วิธีสร้างปฏิทินตำแหน่งดาวเพื่อนำไปใช้ในงานอื่น
  6. แนวทางในอนาคตของการพยากรณ์โดยใช้ Excel หรือคอมพิวเตอร์ยุคใหม่
  7. พื้นฐาน Excel อื่นๆที่ควรทราบ เพื่อใช้ช่วยในการสร้างแฟ้มพยากรณ์ในแนวทางของตนเอง

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานความรู้ทางโหราศาสตร์
  • ทุกท่านที่สนใจ เพียงใช้ Excel 2010/2013/2016/2019/365 ขึ้นไปเป็นมาก่อนบ้าง สามารถเปิดแฟ้ม คลิกเมาส์ กรอกค่าเป็นก็พอแล้ว
  • มีความตั้งใจอยากจะเรียนรู้โหราศาสตร์ เป็นคนมีเหตุผล ไม่งมงายเชื่ออะไรง่ายๆ

คำแนะนำสำหรับผู้เข้าอบรม Excel Expert Training

  1. โปรดนำเครื่องโน้ตบุ้คพร้อมสายชาร์ตไฟ และเมาส์มาด้วยเพื่อสะดวกในการใช้ Excel
  2. ในโน้ตบุ้คควรติดตั้ง Excel 2010/2013/2016/2019/365 รุ่นใดก็ได้ และใช้เมนูภาษาอังกฤษ
  3. เชิญมาตั้งแต่เช้า 8.00 น. อยากถามหรือพูดคุยกันได้ตามสบาย อย่างช้าที่สุดขอให้มาถึงก่อนการอบรม 9.00 น.อย่างน้อย 15 นาทีเพื่อเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์โน้ตบุ้คและติดตั้งตัวอย่างที่จะใช้อบรม ขอให้เผื่อเวลาเดินทางไว้เสมอ
  4. หากขับรถมาเอง ให้จอดที่ลานจอดรถของโรงแรมตรงข้ามหน้าบ้านผม แจ้งรปภว่ามาหาอาจารย์สมเกียรติ จอดฟรีครับ

*** เนื่องจากหัวข้อที่อบรมมีเนื้อหาต่อเนื่องกัน หากมาสายจะไม่สามารถเรียนตามคนอื่นได้ทันและยังเป็นการรบกวนการเรียนของผู้อื่น จึงขออย่ามาสายเป็นอันขาด ***

Excel Dynamic and Automatic Solutions

Excel Dynamic and Automatic Solutions

XLDynamicUI

Dashboards ที่สร้างจาก Pivot Table แม้สร้างได้ง่ายแต่ยังไม่ช่วยตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริหาร เพราะกว่าจะทำให้ตารางหรือกราฟแสดงยอดตัวเลขที่ต้องการ ยังต้องเสียเวลามองหาข้อมูลที่ไม่ได้ใช้ใน Slicer เพื่อตัดทิ้งไป ซึ่งหากมีรายการนับสิบนับร้อยประเภท Slicer ไม่ใช่ทางออกที่เหมาะสมแม้แต่น้อย พอผู้บริหารอยากจะดูยอดอื่นบ้างก็ต้องรอลูกน้องสร้าง Pivot Table ขึ้นมาใหม่

แทนที่จะเรียนรู้วิธีสร้าง Pivot Table Dashboards แค่อย่างเดียว หลักสูตร Excel Dynamic and Automatic Solutions จะพาคุณไปไกลกว่านั้น เมื่อรู้จักวิธีนำเครื่องมือต่างๆที่ Excel มีอยู่มาใช้สร้างงานร่วมกัน จะช่วยทำให้ Dashboards ที่คุณสร้างขึ้นสามารถนำเสนอตัวเลขและกราฟได้โดยอัตโนมัติ (Automatic) และยืดหยุ่นตามความต้องการของผู้บริหาร (Dynamic)

คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคการสร้างปุ่มให้กด ทำช่องให้คลิก สร้างแถบเลื่อนแสดงรายการ พอเลือกเสร็จปั้บ กราฟที่ทำไว้ก็จะยืดได้หดได้ พร้อมกับเปลี่ยนสีเพื่อ highlight ยอดผลลัพธ์ที่คำนวณได้ให้ทันทีโดยใช้สูตร SumProduct แบบพิเศษ (ในขณะที่สูตร SumIF หรือ SumIFS ทำไม่ได้) 

หมายเหตุ หลักสูตรนี้ไม่ได้เน้นความสวย เพราะกว่าจะแก้แล้วแก้อีกเพื่อแต่งให้สวย ต้องเสียเวลาอบรมไปอย่างมาก

XLDynamicTools
คลิกที่ภาพเพื่อดูภาพขนาดใหญ่

 

รายละเอียดเนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2 วัน

  • วิธีใช้เครื่องหมาย $, Range Name, สูตร IF, VLookup, Match, Index, SUMIF, SumProduct, คำสั่ง Data Validation, Conditional Formatting, Pivot Table 
  • วิธีสร้างปุ่มหรือช่องให้คลิกที่มีความลึกแบบสามมิติ เพื่อควบคุมการแสดงผลและทำให้กราฟปรับตัวตามโดยอัตโนมัติ
  • วิธีปรับขนาดรูปภาพที่วาดขึ้นหรือจัดขนาดของกราฟให้มีขนาดและได้แนวตรงกันตามที่ต้องการ 
  • วิธีทำให้เส้นกราฟกราฟบนหน้า Dashboard แทนที่จะเป็นแค่ภาพนิ่ง สามารถเปลี่ยนแปลงการแสดงเส้นกราฟแบบยืดได้หดได้
  • วิธีทำให้ทุกข้อความที่เห็นบนกราฟเปลี่ยนไปตามคำที่อยากได้หรือตามผลลัพธ์จากการคำนวณที่เปลี่ยนไป
  • วิธีลิงก์ตารางในชีทไปแสดงบนกราฟ ซึ่งโดยทั่วไปจะสร้างกราฟไปแสดงบนชีท
  • วิธีกลับแกนของกราฟจาก X-Y ให้เป็น Y-X เพื่อช่วยทำให้แสดงรายละเอียดบนแกนของกราฟได้ชัดขึ้น ไม่เบียดกันหรือต้องตะแคงหน้าเพื่อมอง
  • วิธีเลือกแสดงเฉพาะเส้นกราฟที่ต้องการ หรือควบคุมค่าต่ำสุดสูงสุดของเส้นกราฟ เพื่อแสดงกราฟในช่วงค่าที่ต้องการเห็นชัดเจนโดยอัตโนมัติ
  • วิธีทำให้แฟ้ม Excel ที่คุณใช้อยู่เปิดปุ้บติดปั้บ พอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วหรือคลิกเข้าสู่ชีทใดๆแล้ว Excel ทำงานของมันเองทันที
  • วิธีทำให้ขนาดตารางหรือกราฟปรับขนาดให้พอดีกับหน้าจอไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ได้เอง (Responsivity)
  • วิธีสร้าง Dashboard ที่ลิงก์ข้อมูลจาก Pivot Table แล้วใช้ Slicer ปรับมุมมองของกราฟ
  • วิธีสร้าง Dashboard จากตารางสูตร SumProduct และทำให้สามารถปรับมุมมองของกราฟได้คล่องตัวกว่า Slicer 
  • เรื่องอื่นๆแล้วแต่เวลาจะอำนวย วิทยากรสงวนสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยนเพิ่มลดเนื้อหาให้เหมาะกับการอบรม

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • เปิดรับสมัครผู้เข้าอบรมทุกคนที่สนใจจะสมัครเพียงคนเดียวก็ได้
  • ขอให้มาเข้าอบรมตรงเวลาเพราะต้องใช้เวลาเตรียมเครื่องให้พร้อมก่อนการอบรม และการอบรมมีเนื้อหาจากง่ายไปยากต่อเนื่องกัน
  • ควรผ่านการใช้ Excel มาพอสมควร รู้จักวิธีการใช้เมนู และคุ้นเคยกับการสร้างสูตรมาก่อน สามารถใช้เมาส์คลิกหรือใช้แป้นพิมพ์ได้อย่างชำนาญ

Excel Dynamic Charts

Excel Dynamic Charts

Dynamic Charts HL

เรียนรู้วิธีทำให้กราฟนำเสนอภาพที่มีความหมายตามที่ผู้บริหารต้องการ เส้นกราฟยืดได้หดได้ตามจำนวนข้อมูลที่เพิ่มหรือลด ดัดแปลงกราฟให้ทำงานได้เหนือกว่ากราฟที่สร้างแบบอัตโนมัติ มุ่งสร้างกราฟที่สื่อความหมายให้สมกับประโยคที่ว่า “One picture is worth more than a thousand words”

กราฟที่ดีมีคุณค่าต้องไม่ใช่ภาพนิ่งที่เหมือนภาพที่พิมพ์ลงบนหน้ากระดาษ แต่ต้องเป็นภาพที่มีชีวิต สามารถปรับเปลี่ยนแทบทุกอย่างบนตัวกราฟตามผลการคำนวณหรือแสดงข้อความตามค่าใหม่ที่เปลี่ยนไปได้เสมอ โดยใช้วิธีการง่ายๆที่ทุกคนทำได้ เพียงแค่นึกไม่ถึง และไม่ต้องพึ่ง VBA แม้แต่น้อย

แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็เลือกนำข้อมูลเฉพาะรายการที่อยากดูไปแสดงบนกราฟได้แล้ว หน้ากราฟดูสบายตา จับประเด็นที่ต้องการแสดงให้เห็นได้ชัดเจน เส้นกราฟต้องสามารถยืดได้หดได้ อยากดูกราฟเฉพาะช่วงเวลาไหนก็เลือกได้ นี่แหละจึงจะขึ้นชื่อว่า Dynamic Charts สุดยอดกราฟของ Excel

คุณสมบัติของของผู้เข้าอบรม

  • เคยสร้างสูตร รู้จักการใช้ $ และใช้คำสั่งบนเมนู คุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์

กราฟในภาพนี้เป็นตัวอย่างที่ใช้ในหลักสูตรนี้ทั้งหมด แม้บางกราฟยากเกินไปที่จะสอน แต่ขอยกมาให้ชมกัน Excel ทำได้และมีแนวทางการสร้างอย่างไร หวังว่าจะเป็นแรงบันดาลใจให้พยายามสร้างกราฟที่ทั้งสวย ทั้งดี และยืดหยุ่นต่อการใช้งานต่อไป

รายละเอียดเนื้อหา ระยะเวลาอบรม 1 วัน

  • คำว่ากราฟต่างจากคำว่า Chart ที่ตรงไหน
  • ก่อนจะสร้างกราฟต้องคิดถึงอะไรบ้าง
  • จะเลือกใช้กราฟยอดนิยม 3 แบบเมื่อไหร่ดี
  • วิธีทำให้ Excel รู้จักว่าจะเอาข้อมูลตรงไหนไปใช้สร้างส่วนไหนบนกราฟ
  • มารู้จักกับสูตร Series ซึ่งเป็นหัวใจของกราฟ
  • วิธีใช้กราฟช่วยในการพยากรณ์อนาคต โดยไม่ต้องเรียนวิชาสถิติ
  • วิธีปรับ เปลี่ยน ดัดแปลง ซ่อนเร้น แต่ละส่วนบนกราฟ
  • วิธีทำให้ข้อความทั้งตัวอักษรและตัวเลขบนกราฟเปลี่ยนตามค่าหรือแม้แต่สีที่เปลี่ยนไปได้ตามต้องการ
  • วิธีทำให้กราฟเลือกแสดงเฉพาะบางส่วนของข้อมูลทั้งหมดได้ตามใจ
  • วิธีทำให้เส้นกราฟยืดได้ หดได้ ขยับได้ หมุนได้ เด้งได้
  • เคล็ดการสร้างสูตร Offset ที่จะ error ทุกครั้งเพื่อนำไปใช้งานร่วมกับสูตร Series
  • ประโยชน์ของสูตร Choose Index Rand ที่มีต่อการนำเสนอภาพกราฟ
  • วิธีใช้รูปภาพแทนแต่ละส่วนบนกราฟ
  • วิธีแยกกราฟออกจากตัวชีท แล้วนำตารางข้อมูลไปแสดงบนหน้ากราฟ
  • วิธีทำให้หน้ากราฟที่แสดงตามแนวนอนกลับข้างเป็นแนวตั้ง
  • วิธีกลับแกนของหน้ากราฟจากแกนนอนไปเป็นแกนตั้ง
  • วิธีเปลี่ยนสีตารางให้กระพริบได้เมื่อกดปุ่ม F9
  • วิธีสร้างปุ่มบนกราฟเพื่อใช้ควบคุมการแสดงผล
  • คลิกเดียวบนกราฟต่างจาก 2 คลิกตรงไหน มีประโยชน์อย่างไร
  • เคล็ดการใช้ Circular reference กับการแสดงกราฟ
  • วิธียึดแต่ละส่วนที่แปะเพิ่มบนกราฟให้ย้ายติดไปด้วยกัน
  • วิธีสร้างเส้นชี้บนกราฟที่สั่งให้เลื่อนไปมาได้และบอกค่าตรงตำแหน่งนั้นได้
  • วิธีแกะกราฟว่าสร้างมาได้ยังไง
  • วิธีสร้างกราฟระฆังคว่ำ ซึ่งสามารถปรับเส้น Upper/Lower Limit ได้ตามสบาย
  • วิธีสร้างกราฟแสดงกระบอกเงินเดือน ซึ่งนำหลักสร้างภาพลวงตามาใช้
  • ขออวดและแนะนำวิธีสร้างกราฟแสดงภาพสามมิติ แสดงภาพดาวเทียมที่หมุนได้กำลังโคจรรอบโลก และกราฟแสดงรูปเรขาคณิต ซึ่งไม่น่าเชื่อว่าจะทำได้
  • เปิดเผยเบื้องหลังการสร้างกราฟเพื่อใช้แสดงตำแหน่งดาวในโหราศาสตร์ ซึ่งยังไม่เคยเห็นใครที่ไหนสร้างได้แบบนี้มาก่อน

Excel User Interface

ดูก็ดี ใช้งานก็ง่าย ด้วย Excel User Interface

ExcelUserInterfaceHL

“นี่โปรแกรมอะไร Excel เหรอนี่”

เมื่อถึงเวลานำแฟ้มไปอวดโฉมส่งต่อให้คนอื่นเห็น ต้องทำให้แว้บแรกที่เปิดแฟ้มขึ้นมาสร้างความประทับใจ หาทางทำให้ทุกคนที่เห็นและได้นำไปใช้งาน ถึงกับตาโตพร้อมอุทานประโยคนี้ออกมา ยิ่งมีคำชมจากหัวหน้าของคุณได้ล่ะก้อ รับรองว่าคุณจะเป็นคนโปรดอย่างแน่นอน 

คุณสมบัติของของผู้เข้าอบรม

  • เคยสร้างสูตร รู้จักการใช้ $ และใช้คำสั่งบนเมนู คุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์

รายละเอียดเนื้อหา ระยะเวลาอบรม 1 วัน

ภาคที่ 1 วิธีแปลงโฉม Excel ทำให้ดูดี ใช้งานง่ายขึ้น

  • วิธีปรับระบบ Excel ให้พร้อมก่อนนำเสนอผลงาน
  • วิธีควบคุมความเร็วในการคำนวณให้แสดงผลลัพธ์เมื่อต้องการเท่านั้น
  • วิธีปรับระบบ Windows ให้แสดงนามสกุลของแฟ้ม
  • วิธีปรับแต่งเพิ่มพื้นที่การนำเสนอบนหน้าจอ
  • วิธีเปลี่ยนสีพื้นตารางทุกชีทในพริบตา
  • วิธีปรับโทนสีให้มีสีสวยที่โทนเข้ากัน สามารเลือกใช้หลากหลายสีมากขึ้น
  • วิธีจัดการกับขนาดและตำแหน่งของรูปภาพ
  • วิธีจัดระดับรูปภาพให้ซ้อนกันหลายชั้นและจัดกลุ่มภาพให้ติดไปด้วยกัน
  • วิธีปรับแต่งรูปภาพแบบง่าย
  • วิธีปรับแต่งตัวอักษรแบบง่าย 
  • วิธีทำให้ข้อความบนรูปปรับเปลี่ยนตามข้อความในเซลล์
  • วิธีสร้างตารางให้ดูเหมือนเป็นภาพ 3 มิติและมีรอยสลักบนหน้าจอ
  • วิธีสร้างปุ่ม เพื่ออำนวยความสะดวกในการใช้งานได้ง่ายขึ้น
  • วิธีใช้สูตร IF Choose Index เพื่อแสดงหรือนำค่าที่สั่งงานมาจากปุ่มไปใช้ต่อ
  • วิธีปรับ Format ตัวเลขเพื่อแสดงรูปแบบตามเงื่อนไข
  • วิธีควบคุมให้ Excel แสดงรายได้ให้คงที่เสมอแม้ว่าจะขาดทุน
  • วิธีใช้ Conditional Formatting เพื่อไฮไลท์ยอดที่ต้องการ
  • วิธีใช้ Data Validation เพื่อช่วยลดความเสี่ยงในการกรอกค่าผิด
  • เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียระหว่างการเลือกใช้สูตร VLookup Match Index
  • วิธีสร้างตาราง Unique List แสดงรายการที่ไม่ซ้ำ เพื่อนำไปใช้กับ Validation
  • เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียระหว่างการเลือกใช้สูตร SumIFs vs Sumproduct
  • วิธีจัดเตรียมแฟ้มและชีทเพื่อทำให้ปลอดภัยในการใช้งานและเพื่อนำเสนอเป็น Management Reports

ภาคที่ 2 วิธีปรับแต่งรูปภาพด้วย Excel โดยไม่ต้องซื้อหาโปรแกรมอื่น

  • วิธีนำรูปภาพเข้ามาแสดงในแฟ้มและวิธีแยกรูปภาพที่แสดงในแฟ้มกลับออกไป
  • วิธีเลือกรูปภาพทั้งหมดอย่างรวดเร็วเพื่อนำไปใช้งานหรือลบทิ้งพร้อมกัน
  • วิธีเปลี่ยนพื้นตารางให้แสดงเป็นภาพสวยๆแต่ไม่พิมพ์รูปให้เห็นบนหน้ากระดาษ
  • วิธีทำให้มีภาพสวยๆแสดงในหน้ากระดาษที่พิมพ์แต่ไม่แสดงภาพให้เห็นบนจอ
  • วิธีซ่อนข้อมูลโดยทำให้เห็นเป็นแค่ตารางเปล่าๆ
  • วิธีทำรูปภาพตารางที่หลอกให้กรอกค่าตรงเซลล์ที่เตรียมไว้ ส่วนอื่นถึงจะซนก็ไม่ว่า
  • วิธีปรับการแสดงหน้าตาและสีสรรค์รูปภาพโดยไม่ต้องอาศัยโปรแกรม PhotoShop
  • วิธีเลือกตัดภาพเฉพาะบางส่วนในรูปแบบที่นึกไม่ถึงว่า Excel จะทำได้
  • วิธีตัดภาพบนหน้าจอมาเก็บไว้ใน Excel โดยไม่ต้องใช้วิธี Print Screen
  • วิธีตัดภาพบนหน้าจอออกมาเป็นแฟ้มรูปภาพเพื่อเก็บไว้ใช้ในงานอื่น
  • วิธีปรับรูปภาพให้มีคำอธิบายประกอบโดยอัตโนมัติ
  • วิธีปรับภาพให้บางสีโปร่งแสง สามารถนำไปซ้อนเห็นตารางข้อมูลที่อยู่ข้างใต้
  • วิธีลดขนาดแฟ้มที่เก็บรูปภาพให้มีขนาดเล็กลง
  • วิธีสร้างแบนเนอร์ที่มีรูปภาพสวยซ้อนในตัวอักษร

Work Simplification with Excel VBA – Macro

เคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA – Macro
Work Simplification with Excel VBA – Macro

หลักสูตรนี้จะทำให้เรื่องยากกลายเป็นง่าย ทำงานที่นึกไม่ถึงว่าจะทำได้ ช่วยปรับปรุงคุณภาพชีวิตของคุณให้สะดวกสบายขึ้น สร้างผลงานจาก Excel ได้มากขึ้น แถมลดเวลาที่คุณเสียไประหว่างนั่งทำงานอยู่หน้าเครื่องคอมพิวเตอร์

ไม่ต้องห่วงเวลาเปิด File นั้น File นี้ ไม่ต้องคอยควบคุมลำดับการทำงานด้วยตนเอง ไม่ต้องสั่งคำนวณ ค้นหา ตรวจสอบ แก้ไขข้อมูล แล้วสั่งพิมพ์ด้วยตนเองซ้ำแล้วซ้ำอีก เพียงแค่กดปุ่มเดียว Excel ของคุณจะทำงานให้เองทุกขั้นตอน งานทั้งหมดจะเสร็จเรียบร้อยในพริบตา

ปรับปรุงเนื้อหาใหม่ เปิดเผยเคล็ดการใช้ Excel VBA ซึ่งวิทยากรเพิ่งค้นพบไม่นานนี้เอง เป็นเคล็ดลับซึ่งไม่มีในตำราเล่มใด สามารถใช้รหัสคำสั่ง VBA ธรรมดาๆให้ทำงานได้เกินกว่าที่เราทราบกันทั่วไป จะทำให้ผู้ใช้ Excel ทุกระดับและแม้แต่โปรแกรมเมอร์ผู้ช่ำชอง นึกไม่ถึงว่าจะมีเคล็ดการใช้ Macro Recorder กับงานซึ่งยากเกินกว่าจะเป็นไปได้

เรียนรู้วิธีการที่ควรนำมาใช้ในการสร้างงานให้ผู้อื่นใช้แฟ้มต่อไปได้ตลอดโดยแทบไม่จำเป็นต้องแก้ไขรหัส VBA อีกเลยไม่ว่าจะมีการแก้ไขตำแหน่งเซลล์ให้ต่างไปจากเดิม (VBA ที่ใช้กันทั่วไปมักเสี่ยงต่อการเกิดปัญหาในการใช้งานเมื่อผู้สร้างแฟ้มลาออกไปแล้วแฟ้มทำงานผิดพลาด เพราะจะไม่มีใครมาช่วยแก้ไข VBA )

เคล็ดลับนี้จะทำให้การใช้ Excel VBA ง่ายจนแทบไม่น่าเชื่อขึ้นไปอีกชั้นหนึ่งทีเดียว ลดรหัสคำสั่งนับสิบนับร้อยคำสั่งให้เหลือเพียง 2 – 4 คำสั่ง คุณไม่ต้องกลัวการเขียนรหัสคำสั่ง VBA อีกแล้ว เพราะแทบไม่จำเป็นต้องเขียนรหัสเองอีกเลย

เหมาะสำหรับผู้ใช้ Excel ทุกระดับทุกสาขาอาชีพ ไม่จำกัดว่าคุณจะเป็นโปรแกรมเมอร์หรือไม่ หลักสูตรนี้จึงเป็นหลักสูตรเดียวในท้องตลาด ซึ่งแตกต่างจากหลักสูตร Excel VBA อื่นๆ 

วัตถุประสงค์

  1. สามารถใช้ Macro Recorder บันทึกขั้นตอนการทำงาน และแปลงเป็นรหัสคำสั่งภาษา Visual Basic โดยอัตโนมัติ แล้วใช้ Visual Basic Editor ดัดแปลงแก้ไขรหัสเมื่อจำเป็น
  2. สามารถสั่งการให้ Excel ทำงานเองโดยอัตโนมัติ และหลีกเลี่ยงการใช้ VBA ที่ไม่เหมาะสม
  3. นำเคล็ดลับมาใช้ร่วมกับ Macro Recorder ในงานจัดการฐานข้อมูล สามารถใช้ VBA จัดการงานแทบทุกประเภทตั้งแต่เปิด File คำนวณ ค้นหา ตรวจสอบ แก้ไขข้อมูล และจัดพิมพ์โดยอัตโนมัติ

เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2 – 3 วัน

  • การใช้ Macro Recorder และ VBA Editor แบบยืดหยุ่น เพื่อบันทึก แก้ไข และลบรหัสคำสั่ง
  • การสร้างปุ่มกด เพื่อสั่งให้ VBA ทำงานหลายขั้นตอนจากการกดปุ่มเพียงครั้งเดียว
  • การสร้าง Message Box ใช้เป็นคำอธิบาย ช่วยแนะนำขณะทำงานแต่ละขั้นตอน
  • การดัดแปลง Message Box ใช้ร่วมกับคำสั่ง IF เพื่อทำงานเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ
  • การสร้าง Input Box เป็นหน้าจอรอรับข้อมูล เพื่อช่วยให้ไม่ต้องบันทึกค่าลงไปในเซลล์เอง
  • การเชื่อมโยงรหัสคำสั่งเป็นชุด เพื่อใช้ทำงานที่ยากขึ้นและซับซ้อนขึ้น
  • การสั่งให้ทำงานทวนซ้ำเป็น Loop เพื่อลดภาระงานซึ่งต้องทำซ้ำเป็นประจำ
  • การสร้างสูตรคำนวณลับเฉพาะของคุณเอง และเป็นสูตรซึ่งไม่มีใน Excel มาก่อน
  • พื้นฐานการใช้สูตรประเภทจัดการฐานข้อมูล เพื่อช่วยในการค้นหา แก้ไข ตรวจสอบข้อมูล
  • เคล็ดลับการใช้สูตรร่วมกับ Macro Recorder เพื่อทำงานซึ่งไม่น่าจะเป็นไปได้
  • เคล็ดการสร้างรหัสคำสั่ง ซึ่งสามารถใช้ทำงานได้ไม่จำกัดพื้นที่
  • เคล็ดการเลือกเซลล์ข้อมูลที่ต้องการ ทั้งแบบถาวรและแบบเลือกได้โดยอิสระ
  • เคล็ดการปรับปรุงแก้ไขข้อมูลพร้อมกันทีเดียวทั้งตาราง
  • เคล็ดการส่งค่าลงไปในเซลล์เฉพาะตำแหน่งที่ต้องการ
  • เคล็ดการจัดการกับตารางเก็บข้อมูลซึ่งมีขนาดไม่แน่นอน
  • เคล็ดการบันทึกข้อมูลเพิ่มเติมต่อท้ายข้อมูลรายการสุดท้าย
  • เคล็ดการค้นหา บันทึก แก้ไขข้อมูลตามรหัสลูกค้าหรือรหัสสินค้า
  • เคล็ดการสั่งพิมพ์เป็นชุด เช่น พิมพ์ประวัติลูกค้ารายตัว ให้เสร็จทุกคนในคราวเดียว

ผู้เรียนสามารถปรับเปลี่ยน ตัดทอน หรือเพิ่มเติมเนื้อหาเคล็ดลับอื่นๆให้เหมาะสมกับเวลา ระดับความรู้ และความต้องการของผู้เข้าอบรม

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • ทุกท่านที่สนใจ ไม่จำกัดว่าทำงานด้านใด
  • คุ้นเคยกับการใช้ Excel มาก่อนบ้าง
  • ไม่จำกัดว่าเคยใช้ Excel VBA มาก่อนมากน้อยหรือไม่ แม้แต่โปรแกรมเมอร์ผู้ช่ำชอง เพราะคุณจะได้รับความรู้ใหม่ซึ่งไม่เคยมีใครทราบมาก่อน

Excel Expert Tips Tricks and Traps

สุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel
Excel Expert Tips Tricks and Traps

มาหาทางใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ให้เต็มที่ แล้วดัดแปลงใช้ Excel ในแบบที่ไม่น่าจะเป็นไปได้ หาทางสร้างสรรค์เครื่องมือชิ้นใหม่ ซึ่งไม่เคยมีมาก่อนใน Excel เพื่อนำมาใช้เร่งทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลในการทำงาน

มุ่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้คุ้ม และลดเวลาอันมีค่า ซึ่งคุณเสียไปกับการนั่งทำงานอยู่หน้าจอกันดีกว่า ไหนๆได้ลงทุนซื้อ PC มาทั้งที คุณควรทำงานได้มากขึ้นและสบายใจขึ้น ถ้าใช้ PC รุ่นใหม่ แต่กลับช่วยลดเวลาทำงานได้นิดเดียว แสดงว่าคราวนี้ถึงตาคุณเองแล้ว ที่จะต้องปรับวิธีคิด และวิธีใช้ Excel ของตัวคุณเองให้เร็วขึ้นบ้าง

หลักสูตรนี้เปิดเผยสุดยอดเคล็ดลับที่จำเป็น “ต้องหาทางนำมาใช้ร่วมกันให้ได้” อย่างหมดเปลือก ชี้นำประเด็นสำคัญและลูกเล่นสารพัน เพื่อช่วยให้คุณใช้ Excel เพิ่มผลงานได้อีกหลายเท่าตัว ใช้ได้ตลอดไม่ว่าจะเป็น Excel รุ่นใด เป็นความรู้พื้นฐานที่ต้องมี ช่วยทำให้ใช้กับงานได้หลากหลายประเภทยิ่งขึ้น เป็นหนทางลดต้นทุนโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มขึ้นอีก

เคล็ดลับบางอย่างแม้ต่างชาติก็ยังไม่มีความรู้เช่นนี้ อีกทั้งวิทยากรใช้ Excel นานนับสิบปี เคยเป็นทั้งระดับผู้ใช้งานเองและผู้บริหาร จึงสามารถถ่ายทอดประสบการณ์แบบเจาะลึก และให้มุมมองได้อย่างกว้างขวาง คุณจะได้รับโอกาสเรียนรู้และสอบถามวิทยากรอย่างใกล้ชิดแบบหาไม่ได้จากที่ใด

วัตถุประสงค์

  1. คุณได้เรียนรู้เคล็ดลับซึ่งเป็นพื้นฐานที่จำเป็นในการใช้ Excel
  2. คุณสามารถใช้เคล็ดลับเพื่อลัดขั้นตอนในการใช้ Excel ได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น และถูกต้องยิ่งขึ้น
  3. คุณสามารถใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์ได้เต็มกำลัง ทั้งของตัวคุณเอง และเต็มพิกัดของ Excel หรือแม้แต่ทำให้เกินกว่าขีดจำกัดที่ไม่น่าจะเป็นไปได้
  4. คุณจะได้รับประโยชน์คุ้มค่ากับเวลาและค่าอบรมที่เสียไป เหมาะสมกับภาวะเศรษฐกิจไทยยุคนี้ และเป็นทางเลือกดีกว่าการอบรมทั่วไปซึ่งแข่งกันเน้นราคาประหยัด ให้ชั่วโมงเรียนนาน ให้เคล็ดลับที่ไม่จำเป็นต้องใช้ ซึ่งด้อยคุณภาพกว่ามาก

เนื้อหา ระยะเวลาอบรม 2 – 3 วัน

เนื้อหาภาคแรก เพื่อเตรียมความพร้อม

  • สาธิตตัวอย่างแฟ้มที่สร้างขึ้นมาอย่างมืออาชีพ ซึ่งสามารถทำงานได้เหนือกว่าการใช้ Pivot Table หรือ VBA
  • วิธีปรับระบบการทำงานของ Excel ให้พร้อมต่อการใช้งานและช่วยทำให้ผู้ใช้ Excel ทำงานได้เร็วขึ้น
  • หลักการเลือกใช้เครื่องมือของ Excel ให้เหมาะกับผู้ใช้
  • วิธีสร้างสูตรและแก้ไขสูตรโดยไม่ต้องพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงเอง เพื่อมุ่งลดความผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด
  • วิธีแกะสูตรและไล่ที่ไปที่มาเพื่อตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณ
  • วิธีใช้เครื่องหมาย $ เพื่อสร้างสูตร Smart Formula สูตรเดียวแต่ใช้งานได้สารพัด
  • ความผิดพลาดที่นึกไม่ถึงเมื่อ copy หรือ cut เซลล์สูตรที่ใช้เครื่องหมาย $ ไปใช้ที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น
  • วิธีใช้คำสั่งลัดจากการใช้เมาส์หรือแป้นพิมพ์เพื่อจัดการกับเซลล์สูตรหรือข้อมูลในพื้นที่ตารางขนาดใหญ่ ซึ่งจะช่วยลดระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานลงอย่างมาก
  • สิ่งใดควรเก็บไว้โดยแยกชีทหรือแยกแฟ้ม และสิ่งใดที่ห้ามแยกเก็บไว้ในต่างแฟ้มอย่างเด็ดขาด
  • วิธีสร้างสูตรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มที่จะทำให้ไม่จำเป็นต้องเสียเวลาสร้างสูตรลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มอีกต่อไป
  • วิธีออกแบบโครงสร้างตารางในแฟ้มที่ลิงก์กัน
  • ข้อควรระวังในการใช้และแก้ไขใดๆในแฟ้มที่ลิงก์ข้อมูลระหว่างกัน
  • วิธีเปลี่ยนการเชื่อมโยงในสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มไปยังแฟ้มใหม่ ไม่ว่าจะแฟ้มใหม่นั้นมีชื่อต่างไปหรือเก็บแฟ้มไว้ในโฟลเดอร์อื่นก็ตาม
  • เปรียบเทียบความยากง่ายระหว่างการใช้สูตรลิงก์ข้ามแฟ้มกับสูตรลิงก์ข้ามชีท
  • วิธีเปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ลิงก์กันขึ้นมาพร้อมกันทีเดียวโดยไม่ต้องไล่เปิดทีละแฟ้ม
  • วิธีช่วยทำให้การลิงก์ไม่ว่าจะข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มทำได้ง่ายมาก
  • วิธีประยุกต์ใช้เครื่องหมาย $ ร่วมกับการตั้งชื่อพื้นที่ตารางเพื่อทำให้ไม่ต้องเสียเวลาปรับขนาดพื้นที่ตามปริมาณข้อมูลอีกต่อไป
  • วิธีย่อสูตรยากๆยาวๆหรือข้อความยาวๆให้สั้นและสะดวกต่อการเรียกใช้
  • วิธีลิงก์ชื่อข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม

เนื้อหาภาคที่ 2 เพื่อคิดสร้างสูตร

  • วิธีใช้ประโยชน์จากสูตรที่ลิงก์กลับไปกลับมาแบบวงกลม (Circular Reference)
  • วิธีจัดการกับสูตรแบบ Circular และวิธีอื่นที่ปลอดภัยกว่าการสร้างสูตร Circular
  • เงื่อนไขสำคัญที่ต้องทำให้ชัดเจนก่อน มิฉะนั้นสูตรที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ เช่น IF หรือ VLookup อาจให้คำตอบผิดพลาด
  • คำสั่งบนเมนูที่ห้ามใช้แต่มักแนะนำให้ใช้กันอย่างรู้เท่าไม่ถึงการ หรือต้องเลือกใช้อย่างระมัดระวังเพราะอาจทำให้แฟ้มคำนวณผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว
  • วิธีเพิ่มความเร็วในการคำนวณโดยใช้สูตร IF ให้เหมาะสมกับเงื่อนไขจากการคำนวณ เงื่อนไขจากปริมาณงาน หรือเงื่อนไขจากตัวผู้สร้างเอง
  • วิธีแต่งสูตรให้แกะและตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย
  • วิธีสร้างสูตร IF ซ้อนกันหลายชั้นแบบแตกต่อกรณีที่เป็นเท็จ หรือเปลี่ยนไปใช้ VLookup หรือวิธีอื่นแทน
  • วิธีแก้ไขสูตรที่คำนวณผิดพลาดให้กลายเป็นช่องว่างหรือเปลี่ยนเป็นข้อความเตือน โดยใช้สูตร IF หรือใช้วิธีการอื่นซึ่งไม่จำเป็นต้องใช้สูตร IF มาช่วย
  • หลักการออกแบบตารางฐานข้อมูล เพื่อให้พร้อมสำหรับการใช้คำสั่งบนเมนูหรือใช้สูตรในการคำนวณต่อไป
  • วิธีสร้างสูตรหายอดรวมแยกประเภท Array SumIF ให้เหนือกว่าการใช้ Pivot Table หรือใช้สูตร SumIF หรือ SumIFS ของ Excel ซึ่งใช้งานได้ใน Excel รุ่นใหม่เท่านั้น
  • วิธี Cloning สูตรเดียวที่มีอยู่ให้ทำงานเหมือนกับสูตรเดิมโดยไม่จำเป็นต้องสร้างสูตรใหม่
  • หลักการบันทึกวันที่และเวลา และวิธีสร้างสูตรคำนวณวันที่และเวลา
  • วิธีทำให้สูตรเลือกใช้ตัวแปรที่เหมาะสมมาคำนวณเมื่อถึงเวลาที่กำหนดหรือหยุดทำงานเมื่อเลยกำหนดเวลา
  • วิธีปรับแต่งหน้าตาตารางให้น่าใช้งาน ซ่อนข้อมูลหรือซ่อนชีทที่ไม่จำเป็นโดยใช้วิธีซ่อนที่เหนือกว่าวิธีปกติ

เนื้อหาภาคที่ 3 เพื่อสร้างงาน

  • วิธีสร้างสูตร IF ซ้อนกันหลายชั้นแบบแตกต่อกรณีที่เป็นจริง หรือเปลี่ยนมาใช้สูตร And หรือ Or ซึ่งช่วยทำให้ไม่ต้องซ้อน IF
  • วิธีกำหนดรูปแบบ Format เพื่อแสดงค่าบวก ค่าลบ ค่าศูนย์ หรือค่าที่เป็นตัวอักษรให้แสดงผลต่างกัน หรือใช้ซ่อนค่าที่ไม่ต้องการ
  • วิธีใช้ Excel สร้างงานเพื่อเอาใจผู้บริหาร และมีประโยชน์ในการศึกษา Sensitivity Study ต่อไป
  • วิธีเลือกใช้สูตร Choose หรือสูตร Index ให้เหมาะกับความต้องการของผู้บริหาร
  • วิธีจัดผลคำนวณคู่กับตัวอักษร วิธีแทรกตัวอักษรในตัวเลข เพื่อนำตัวเลขผลคำนวณมาประกอบเป็นรายงาน
  • หลักการออกแบบตาราง Input, Calculate, และ Output
  • วิธีเตรียมพื้นที่ตารางเพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นและปลอดภัยต่อการใช้งาน
  • วิธีใช้ Data Validation ร่วมกับ Conditional Formatting เพื่อควบคุมการบันทึกข้อมูลและเปลี่ยนสีเซลล์ตามเงื่อนไข
  • สาเหตุที่ Conditional Formatting ทำงานสู้ Format ธรรมดาไม่ได้
  • วิธีใช้สูตร Index เพื่อทำให้ Data Table รับตัวแปรได้ไม่จำกัด
  • สาธิตการนำเคล็ดลับทุกอย่างมาใช้ร่วมกันในการสร้างงาน

ผู้เรียนสามารถปรับเปลี่ยน ตัดทอน หรือเพิ่มเติมเนื้อหาเคล็ดลับอื่นๆ  ให้เหมาะสมกับเวลา ระดับความรู้ และความต้องการของผู้เข้าอบรม

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

  • ทุกท่านที่สนใจ ต้องเคยใช้ Excel 2007/2010/2013/2016/2019/365 ขึ้นไป สามารถเรียกใช้เมนู สร้างสูตร และสั่งพิมพ์
  • ต้องการเตรียมตัวเพื่อเข้าอบรมหลักสูตรขั้นสูงซึ่งเจาะลึกหรือประยุกต์ใช้ Excel ในงานเฉพาะด้านต่อไป

มหัศจรรย์ ตาราง Excel

ประโยคที่ว่า “ประยุกต์ใช้ Excel” ต้องเป็นการนำ Excel ไปใช้กับการทำงาน ซึ่งจะนำไปประยุกต์ใช้ได้มากหรือน้อย ไม่ได้ขึ้นกับตัว Excel อย่างเดียว แต่ยังขึ้นกับประสบการณ์ของคนสร้างงานอีกด้วย เป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ ไม่มีหลักแน่นอนตายตัว

ตัวอย่างที่ใช้ในการคำนวณหาค่าแรงนี้ สามารถนำไปดัดแปลงใช้ในการซื้อขายสินค้า กำหนดวันส่ง วันเริ่มต้นจัดหา หรือวางแผนการผลิตของเครื่องจักรแต่ละตัว เมื่อคำนวณหาระยะเวลาในแต่ละกะได้แล้วนำไปคูณกับกำลังการผลิตต่อชั่วโมงจะได้จำนวนผลิต

ในการวางแผนเกี่ยวข้องกับวันที่และเวลา ต้องสามารถวางแผนไปข้างหน้า (Push) วางแผนย้อนหลัง (Pull) หรือหาระยะเวลาในช่วงนั้นได้ด้วย

➡️ วางแผนไปข้างหน้า เช่น มาสั่งสินค้าวันนี้ ต้องใช้เวลาเตรียมสินค้าเท่านั้นวัน จะเสร็จวันไหน

➡️ วางแผนย้อนหลัง เช่น ต้องการมารับสินค้าวันที่นั้น โดยสินค้าต้องใช้เวลาเตรียม จะต้องเริ่มต้นจัดหาของตั้งแต่วันไหน

➡️ หาระยะเวลาจากวันเริ่มต้นถึงวันสุดท้ายว่าเป็นกี่วัน โดยอาจมีวันหยุดพักแทรก

👉 ตารางที่ใช้วางแผนที่ดีควรสามารถใช้หาคำตอบได้ทั้ง 3 แบบ

ตัวอย่างนี้เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรเรียนออนไลน์
📚 ฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ

เรียนสูตรไปถ้าออกแบบตารางไม่เป็นก็แค่นั้นแหละ

หลักสูตรนี้พาคุณไป”ไกล”ยิ่งกว่าเรียน”จบ”แค่สูตร

ดูเนื้อหาและสมัครเรียนในราคา Super Save ได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/online/promotion-1250/

วิธีใช้ตาราง Excel เพื่อคำนวณอย่างสร้างสรรค์

ในโปรแกรม Microsoft Excel มีองค์ประกอบอยู่สองอย่างแทบไม่เปลี่ยนแปลงเลยในหลายยุคหลายสมัยที่ผ่านไป ไม่ว่าจะเป็น Excel รุ่นใดก็ตามยังคงมีสิ่งนี้ใช้กันเรื่อยมา สิ่งที่ว่านี้ก็คือ ตารางที่ประกอบด้วยเซลล์มีหลาย row หลาย column และสูตรสำเร็จรูปอีกหลายร้อยสูตรติดมาพร้อมกับตัวโปรแกรม ซึ่งผู้ใดสามารถนำตารางและสูตรมาใช้ร่วมกันได้เป็นอย่างดี จะทำให้ใช้โปรแกรม Excel ที่มีราคาไม่กี่หมื่นบาททำงานได้ยืดหยุ่นกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงเป็นแสนเป็นล้านบาททีเดียว

บทความนี้จะแนะนำคุณให้หาทางใช้ตาราง Excel อย่างสร้างสรรค์ เพื่อใช้คำนวณหาผลลัพธ์ในปัญหาต่างๆได้สารพัด เพียงแค่นำตารางและสูตรสำเร็จรูปของ Excel มาใช้ร่วมกันอย่างมีหลักการ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน และอย่างมีเหตุผล จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้นกว่าแต่ก่อน เช่น

  1. สามารถคำนวณหาคำตอบในปัญหาที่ไม่เคยคิดว่า Excel จะทำได้มาก่อน
  2. สูตรสั้นลงและสามารถแก้ไขสูตรได้ง่ายและรวดเร็ว
  3. สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณในทุกขั้นตอน
  4. สามารถขยายขนาดหรือเคลื่อนย้ายตำแหน่งเซลล์ เพื่อนำตารางไปใช้ซ้ำในเซลล์อื่น ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันที
  5. สามารถนำตารางไปใช้ในงานคำนวณอื่นที่ใช้หลักการเดียวกันได้ทันที หรือหลังจากผ่านการปรับปรุงเพียงเล็กน้อย
  6. สามารถนำตารางไปใช้งานร่วมกับเมนูคำสั่งของ Excel ได้ทุกเมื่อ แม้แต่การนำข้อมูลไปแสดงผลต่อในรูปกราฟ
  7. แฟ้มคำนวณเร็วและมีขนาดแฟ้มเล็กลง แม้จะมีตารางขนาดใหญ่ก็ตาม

.

ตารางคำนวณคืออะไร

.

เพื่อทำให้เข้าใจตรงกัน จึงขอให้คำจำกัดความในความหมายของตารางคำนวณก่อนว่า ตารางคำนวณในบทความนี้มิได้หมายถึงพื้นที่ตารางว่างๆที่คุณจะเห็นทันทีบนจอเมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใช้งาน แต่ตารางคำนวณในที่นี้มีความหมายถึงตารางซึ่งคุณสร้างขึ้นมาเองโดยมีข้อมูลบันทึกไว้แล้ว อาจเป็นข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตรใดๆก็ได้ ทั้งนี้มีเจตนาเพื่อใช้พื้นที่เซลล์หรือตารางนั้นในการคำนวณหาคำตอบที่คุณต้องการโดยเฉพาะ เช่น ตารางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ ตารางคำนวณยอดต้นทุนขายแบบ Fist-in First-out ตารางคำนวณหาจำนวนสินค้าที่ต้องวางแผนสั่งผลิต (Material Requirements Planning) หรือตารางคำนวณเพื่อวางแผนการลงทุน (Feasibility Study) เป็นต้น

ตารางที่ไม่ถือว่าเป็นตารางคำนวณในบทความนี้ ได้แก่ ตารางฐานข้อมูลซึ่งใช้บันทึกข้อมูลดิบ(ไม่มีสูตร) ตารางรายงานที่จัดโครงสร้างเพื่อพิมพ์ในกระดาษหรือแสดงผลให้เห็นบนจอ หรือตารางที่ Excel จัดโครงสร้างให้เองอัตโนมัติจากการใช้คำสั่งบนเมนู SubTotals หรือ Pivot Table

ตารางคำนวณโดยทั่วไปประกอบด้วยพื้นที่ตารางย่อย 2 ส่วน ส่วนแรกเป็นพื้นที่ตารางสำหรับเก็บค่าตัวแปรที่ใช้ในการคำนวณ และพื้นที่ตารางอีกส่วนหนึ่งใช้สำหรับสร้างสูตรคำนวณซึ่งรับค่ามาจากค่าตัวแปรในพื้นที่ส่วนแรกนั่นเอง โดยผู้ใช้งานจะใช้พื้นที่ส่วนแรกในการพิมพ์ค่าตัวแปรตัวใหม่ลงไป จากนั้นจะแสดงคำตอบจากการคำนวณให้เห็นในตารางส่วนที่เป็นสูตรคำนวณ

.

ข้อควรพิจารณาก่อนเริ่มสร้างตารางคำนวณ

.

.

สมมติว่าคุณกำลังหาทางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ จะต้องคิดพิจารณาอะไรบ้าง

  1. กำหนดขอบเขตของความต้องการของคุณที่เป็นไปได้ว่ามีอะไรบ้าง เช่นต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในวันหนึ่ง หรือต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือต้องการคำนวณค่าแรงของพนักงานทุกคนในวันหนึ่งๆ หรือต้องการคำนวณค่าแรงให้กับพนักงานทุกคนในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือมีความต้องการอื่นๆอีกบ้างไหม ทั้งนี้เพื่อหาทางสร้างตารางคำนวณเพียงตารางเดียวแต่ต้องมีความยืดหยุ่นสามารถนำไปใช้คำนวณได้ทุกกรณีตามที่คุณต้องการ(ทั้งที่เคยต้องการในอดีตและอาจจะมีมากขึ้นในอนาคต)
    .
  2. ค้นหาเงื่อนไขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในการคำนวณ ซึ่งโดยทั่วไปผู้ที่คลุกคลีกับการบริหารการจ้างแรงงานย่อมต้องมีเงื่อนไขที่ตนนำไปใช้ในงานอยู่แล้ว เช่น เงื่อนไขเกี่ยวกับช่วงเวลาหรือกะที่กำหนดให้ทำงานในแต่ละวันแบ่งเป็นกี่ช่วง แต่ละช่วงใช้เวลาทำงานมากน้อยเพียงไร แบ่งเป็นช่วงเวลาหยุดพักกี่ครั้ง แต่ละครั้งให้หยุดพักได้นานเท่าใด ลูกจ้างต้องตอกบัตรหรือบันทึกการเข้าทำงานไว้อย่างไร บริษัทมีเงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้างแรงงานเป็นอย่างไร ซึ่งเงื่อนไขเหล่านี้จะต้องหาทางนำมาใช้ในการคำนวณ
    .
  3. ในอดีตจนถึงปัจจุบันใช้วิธีการคำนวณค่าแรงอย่างไร มีขั้นตอนการคำนวณที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานที่ใช้กันได้ตลอดมาหรือไม่ หรือมีกรณีพิเศษใดบ้างที่ทำให้ต้องคำนวณวิธีอื่นต่างจากที่เป็นมาตรฐานนั้น ให้เก็บรวบรวมตัวเลขที่ใช้ในแต่ละช่วงแต่ละกรณีเอาไว้เพื่อนำมาใช้เป็นตัวอย่างสร้างตารางคำนวณใน Excel และเพื่อใช้เปรียบเทียบผลคำนวณที่เกิดขึ้นว่าตรงกันหรือไม่
    .
  4. ค้นหาความเป็นไปได้ทุกทางที่ลูกจ้างคนหนึ่งจะเข้างานในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งในกรณีปัญหาการเข้างานนี้พบว่ามีโอกาสความเป็นไปได้ที่จะมีช่วงเวลาทำงานซึ่งสัมพันธ์กับช่วงเวลาที่กำหนดหรือกะหนึ่งๆถึง 7 กรณี เช่น ถ้าสมมติว่ากำหนดให้กะทำงานจาก 8:00 ถึง 10:00 น. ลูกจ้างสามารถมีช่วงทำงานตรงกับกะ(8:00-10:00) อยู่ภายในกะ(8:30-9:00) คร่อมกะทั้งก่อนและหลัง(7:00-12:00) คร่อมกะเพียงช่วงเริ่มงาน(7:00-9:00) คร่อมกะเพียงช่วงเลิกงาน(9:00-12:00) นอกกะช่วงก่อนกะ(6:00-7:00) และนอกกะช่วงหลังกะ(11:00-12:00) ซึ่งคุณจะต้องหาทางคิดสูตรเพียงสูตรเดียวให้สามารถคำนวณได้ครบทั้ง 7 กรณี
    .
  5. ขอให้ยึดหลักว่า อย่าพยายามคิดหาสูตรลัดเพื่อคำนวณหาคำตอบให้แล้วเสร็จโดยใช้เซลล์สูตรเพียงเซลล์เดียว เพราะนอกจากสูตรจะต้องยาวเหยียดซ้อนสูตรกันหลายชั้นจนแกะแทบไม่ออกแล้ว ยังอาจเป็นไปไม่ได้เลยที่จะคิดหาสูตรขึ้นมาใช้ได้ และคุณอาจป่วยเป็นโรคกระเพาะเพราะมัวแต่คิดสูตรอยู่ทั้งวันทั้งคืน
    .
  6. แทนที่จะคิดสูตรลัดสูตรเดียวเซลล์เดียว ขอให้แบ่งการคำนวณออกเป็นขั้นๆ แล้วหาทางใช้สูตรสำเร็จรูปที่ Excel มีอยู่ให้ได้ก่อน แต่หากไม่มีสูตรสำเร็จรูปที่หาคำตอบได้โดยตรง คุณต้องหาทางนำสูตรสำเร็จรูปที่มีมาใช้ร่วมกันโดยอาจนำมาซ้อนสูตรกันในเซลล์เดียว หรือใช้เซลล์แยกคำนวณทีละขั้น แล้วจึงนำผลลัพธ์ที่ได้จากเซลล์หนึ่งส่งไปคำนวณต่อในสูตรของอีกเซลล์หนึ่ง กลายเป็นที่มาของตารางคำนวณนั่นเอง
    .
  7. ลองค้นหาวิธีการคำนวณจากอินเตอร์เน็ต เช่น ค้นหาจาก Google เพื่อเรียนรู้จากตัวอย่างของคนอื่น คุณอาจโชคดีได้ตัวอย่างที่ตรงตามที่คุณต้องการ สามารถนำไปใช้ต่อได้เลย หรือแค่นำไปดัดแปลงเพียงเล็กน้อยก่อนก็ใช้กับงานของคุณได้แล้ว ซึ่งแม้ว่าจะได้ตัวอย่างไม่ตรงกับสิ่งที่ต้องการก็ตาม แต่ตัวอย่างเหล่านั้นน่าจะเป็นแนวทางให้คุณได้คิดพิจารณาและเกิดมุมมองที่กว้างขวางและชัดเจนกว่าเดิม

บทความที่แล้ว

วิธีประยุกต์ใช้สูตร Max Min จ่ายค่าแรง
https://www.excelexperttraining.com/online/min-max-wage-payment/

อยากก้าวหน้าด้วย Excel ต้องคิดแบบ Excel เป็น
https://www.excelexperttraining.com/online/growth-with-excel/

:::

เนื้อหานี้เป็นส่วนหนึ่งของ หลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ

ถึงเวลาแล้วหรือยังที่จะต้องใช้จอย้าว-ยาว สำหรับ ZOO-OOM

หลายคนโทรมาถามผมว่าอาจารย์มีสอนสดไหม จะได้เรียนไปถามไปได้ด้วย ผมตอบไปว่า ขอให้รออีกหน่อย เพราะตอนนี้ถึงจะใช้โปรแกรม ZOOM ส่งภาพหน้าตารางตาราง Excel ที่ผมทำไปให้ผู้ชมได้ดูเพื่อทำตามกันไป แต่จอของผู้ชมก็หมดสิทธิ์ที่จะใช้เปิดโปรแกรม Excel ของตัวเองให้เห็นเต็มจอ

ต้องแบ่งหน้าจอให้ข้างหนึ่งเป็น ZOOM กับอีกข้างหนึ่งเป็น Excel ไปๆมาๆพื้นที่จอสำหรับแต่ละโปรแกรมก็เหลือเล็กลงไป ต้องเพ่งมองกัน หรือไม่ก็ต้อง Minimize หน้าจอนึงลง ซึ่งอดมองเพื่อทำตามผมพร้อมกันเสียอีก

ทางออกก็คือ หาอีกจอมาเพิ่ม (Dual Screen) หรือใช้จอยาวๆๆที่เรียกว่า Ultra-wide screen มาใช้ ซึ่งมีคำแนะนำวิธีใช้จอกับการ setup โปรแกรม ZOOM ค้นหาได้จากกูเกิล เช่น

How to set up Zoom video for dual monitors and screen sharing with PowerPoint
https://www.pcworld.com/article/3532337/how-to-set-up-zoom-video-for-dual-monitors-and-screen-sharing-with-powerpoint.html

Using Dual Monitors in Zoom
https://csuf.screenstepslive.com/s/12867/m/59146/l/1305335-using-dual-monitors-in-zoom

หรือคำแนะนำจาก ZOOM โดยตรง

Using dual monitors with the Zoom desktop client
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/201362583-Using-dual-monitors-with-the-Zoom-desktop-client

Sharing multiple screens simultaneously
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/115000424286-Sharing-multiple-screens-simultaneously

Sharing multiple screens in a Zoom Room
https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360017767812-Sharing-multiple-screens-in-a-Zoom-Room

เท่าที่ศึกษาดู ต้องเรียนรู้วิธีการ setup กันพอสมควรทีเดียวทั้งฝ่ายอาจารย์กับผู้ชม แต่น่าจะอีกไม่นานที่วิธีการใช้โปรแกรมจะง่ายขึ้น สามารถแบ่งพื้นที่บนจอย้าวยาวเพื่อแสดง Excel ของผมกับ Excel ของคุณแบบเห็นกันได้เต็มๆ พร้อมกับมีพื้นที่ให้เห็นหน้าตาพร้อมกันไป แบบ Triple Screen

หรือสามารถทำได้แล้วก็ไม่รู้ครับ ใครมีประสบการณ์ช่วยแนะนำด้วย

ที่แน่ๆตอนนี้อยากจะหาจอ Ultra-wide Screen มาใช้แล้วล่ะ

อยากก้าวหน้าด้วย Excel ต้องคิดแบบ Excel เป็น

เมื่อหัวหน้ามอบหมายงานให้ใช้ Excel คำนวณหาคำตอบที่ต้องการ อย่าเพิ่งรีบไปทำตามหัวหน้านะครับ … ทำไมน่ะเหรอ

เพราะหัวหน้าส่วนใหญ่ใช้ Excel ไม่ค่อยเป็น บางคนไม่เป็นเลย หรือสามารถใช้เป็นนิดๆหน่อยๆเท่านั้นแหละ ดังนั้นสิ่งที่หัวหน้าต้องการนั้นส่วนใหญ่ก็คือตัวเลขคำตอบที่คุณต้องทำออกมาให้ได้ ซึ่งคนเรามักยึดติดกับวิธีคิดคำนวณตามแบบที่ร่ำเรียนกันมาโดยใช้เครื่องคิดเลขว่า ต้องจับค่านั้นมาคูณกับค่านี้แล้วเอาไปบวกค่าโน้นได้ออกมาเป็นคำตอบ

คนที่คิดแบบ Excel ไม่เป็น แม้จะใช้ Excel ก็ยังใช้วิธีคิดหาทางนำ Excel คำนวณแบบเครื่องคิดเลขอยู่ดี โดยสร้างสูตรลงไปในเซลล์ =ค่านั้น*ค่านี้*ค่าโน้น ซึ่งแม้ว่าจะได้คำตอบได้ก็ตามแต่ถ้าค่าเปลี่ยนไปจากเดิมก็ต้องแก้สูตรใหม่ทุกครั้ง

ถ้าเป็นคนที่คิดแบบ Excel เป็นล่ะ จะกระจายค่าที่เป็นตัวแปรแยกลงไปในเซลล์แล้วลิงก์มาคำนวณ อีกหน่อยพอค่าเปลี่ยนไปก็แค่ไปกรอกค่าใหม่ทับลงไปในเซลล์รับตัวแปร สูตรที่สร้างไว้ก็จะหาคำตอบใหม่ให้ทันที ยิ่งกว่านั้นถ้าใช้ Data Table เป็นจะสามารถคำนวณหาคำตอบได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกรอกค่าใหม่ทับลงไปในเซลล์รับตัวแปรแม้แต่น้อย

แค่โจทย์ที่ว่าให้นำค่านั้นมาคูณกับค่านี้แล้วเอาไปบวกค่าโน้น ถ้ามีหลายกรณีมีตัวเลขที่ต้องเปลี่ยนไปตามรายเดือนรายปีอีกล่ะ สำหรับคนที่ใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขก็จะออกแบบตารางแยกไปตามรายเดือนรายปี หรือถึงกับแยกชีทแยกแฟ้มไปคำนวณแต่ละเดือนแต่ละปีเสียอีก พอวันหนึ่งหัวหน้าสั่งเปลี่ยนวิธีคำนวณก็ต้องเสียเวลาไปไล่แก้สูตรใหม่ให้ครบทุกตาราง ทุกชีท ทุกแฟ้ม

ถ้าคิดแบบ Excel เป็น แม้ว่าจะใช้ Data Table หรือไม่รู้จักสูตร SumIF หรือ SumProduct มาก่อน แค่สร้างตารางคำนวณไว้ในชีทเดียวแล้วใช้คำสั่งบนเมนู Data เพื่อ Filter หรือ SubTotal หรือใช้ Pivot Table ก็จะหาคำตอบที่ต้องการได้ในพริบตา แต่ถ้าแยกตารางกันก็หมดสิทธิ์ใช้คำสั่งบนเมนู

คราวนี้มาดูโจทย์ที่ยากขึ้นหน่อย หัวหน้ามอบหมายให้คำนวณหาเงินค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับลูกจ้างที่เข้าทำงานในแต่ละวันว่าต้องจ่ายเงินให้กับแต่ละคนเท่ากับเท่าไร (เนื้อหานี้ต่อเนื่องมาจาก วิธีประยุกต์ใช้สูตร Max Min จ่ายค่าแรง)

https://www.excelexperttraining.com/online/min-max-wage-payment/

ตามปกติหัวหน้ามักสั่งมาแค่นี้แหละ ไม่ได้ให้รายละเอียดอะไรมากกว่านี้

เริ่มต้นจากคิดสูตรคำนวณหาระยะเวลาที่ทำงานในกะ = Min ปลาย – Max ต้น สามารถใช้กับเงื่อนไขการทำงานได้ทุกกรณีตามนี้

  1. ทำงานตรงกับช่วงกะ
  2. ทำงานในช่วงกะ
  3. ทำงานคร่อมช่วงกะทั้งหมด
  4. ทำงานคร่อมช่วงเริ่มกะ
  5. ทำงานคร่อมช่วงท้ายกะ
  6. ทำงานก่อนเริ่มกะ
  7. ทำงานหลังช่วงกะ

แต่ถ้าพยายามใช้สูตรนี้ไปหาคำตอบด้วยสูตรลัดสูตรเดียวว่าต้องจ่ายค่าจ้างเท่าไร แม้จะหาคำตอบได้แต่สูตรนั้นต้องยากและยาวมาก และที่สำคัญจะไม่สามารถนำสูตรที่คิดขึ้นนั้นไปใช้ได้เมื่อมีตัวแปรเปลี่ยนไปจากเดิม

แทนที่จะคิดสูตรลัด ถ้าคิดแบบ Excel เป็นต้องออกแบบตารางคำนวณเป็นด้วย

ตารางคำนวณนี่แหละสำคัญกว่าสูตรลัดเสียอีก โปรดติดตามตอนต่อไป

หมายเหตุ

ตัวอย่างนี้เป็นบทเรียนในหลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ

Download เนื้อหา

สูตรอ่านตัวเลขเงินเป็นภาษาอังกฤษ (Spelling Number Add-in)

ยกมือขึ้น ใครบ้างไม่เคยใช้สูตรชื่อ BahtEng BahtOnly Money เพื่ออ่านตัวเลขออกมาเป็นภาษาอังกฤษ

ผมสร้างแจกมานานหลายสิบปีแล้วครับ ได้แฟ้มรุ่นใหม่นี้กันหรือยัง แก้ไขชื่อหน่วยเงินไม่ต้องเติม s ต่อท้าย

แฟ้มรวมสูตรอ่านตัวเลขเงินเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ

คนไทยมีสูตร BahtText เพื่ออ่านตัวเลขเงินเป็นภาษาไทย แต่ถ้าต้องการอ่านเป็นภาษาอังกฤษต้องใช้ Add-in เพิ่มสูตรพิเศษขึ้นมาใช้งาน เช่น

สมมติว่าเซลล์ A1 มีตัวเลข 12345.67

=BahtEng(A1)
จะแสดงคำอ่าน
Twelve Thousand Three Hundred Forty Five Baht and Sixty Seven Satang

=BahtOnly(A1)
จะแสดงคำอ่าน
Twelve Thousand Three Hundred Forty Five Baht and Sixty Seven Satang

=Money(A1,”Baht”,”Satang”)
จะแสดงคำอ่าน
Twelve Thousand Three Hundred Forty Five Baht and Sixty Seven Satang

นอกจากนี้ยังมีสูตรอื่นๆที่พร้อมใช้งานที่ติดมากับ Add-in ตัวนี้ เช่น

=FML(Cell) แสดงสูตรในเซลล์

=FMT(Cell) แสดง Format ของเซลล์

และสูตรอื่นตามภาพนี้

Download แฟ้ม Addin ได้จาก
http://excelexperttraining.com/download/ExcelExpertTrainingAddins.zip

แตกแฟ้ม zip จะได้แฟ้ม add-in ชื่อ ExcelExpertTrainingAddins.xla มาเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องที่ใช้งานในโฟลเดอร์ใดก็ได้ (แนะนำให้เป็นโฟลเดอร์ที่สร้างใหม่ในไดรฟ์อื่นที่ไม่ใช่ C:)

เปิดโปรแกรม Excel สั่ง File > Options > Add-ins แล้วกดปุ่ม Go ด้านล่างของจอ จะเห็นรายชื่อ Add-ins available แสดงขึ้นมาให้เห็นบนจอ

คลิกปุ่ม Browse ไปหาแฟ้ม ExcelExpertTraining.xla ที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ตามข้อ 2 แล้วกดปุ่ม OK

จะพบรายชื่อ Add-ins available กาชื่อ Excel Expert Training Spelling Number ซึ่งแสดงว่าคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นสามารถเลือกใช้สูตรพิเศษนี้ได้แล้ว

วิธีประยุกต์ใช้สูตร Max Min จ่ายค่าแรง

พอทราบว่า สูตร Min ปลาย – Max ต้น ใช้สำหรับคำนวณหาระยะเวลาทำงานระหว่างช่วงกะที่ต้องการได้แล้ว ลองมาช่วยกันคิดตอบคำถามต่อไปนี้กันครับ จึงจะเรียกว่า ใช้ Excel ขั้นประยุกต์ใช้ในการทำงานจริงๆ
.
คำถาม
.
ต้องการคำนวณหาเงินค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับลูกจ้างที่เข้าทำงานในแต่ละวันว่าต้องจ่ายเงินให้กับแต่ละคนเท่ากับเท่าไร โดยแบ่งจ่ายเป็นรายวัน หรือรายสัปดาห์ทุก 7 วัน หรือทุกสิ้นเดือนก็ได้
.
กำหนดการเข้างาน แบ่งเป็นกะในแต่ละวัน ดังนี้
.

  1. ช่วง 6:00-8:00, 12:00-13:00, 17:00-20:00 เป็นช่วงหยุดพัก
  2. ช่วง 8:00-12:00, 13:00-17:00 เป็นช่วงเวลาทำงานปกติ
    .
    ถ้าลูกจ้างเข้าทำงานในช่วงหยุดพัก จะได้รับค่าจ้างชั่วโมงละ 200 บาท
    ถ้าลูกจ้างเข้าทำงานในช่วงทำงานปกติ จะได้รับค่าจ้างชั่วโมงละ 100 บาท
    .
    ลูกจ้างแต่ละคนสามารถเลือกเข้างานตั้งแต่ช่วงเวลาใดก็ได้ในแต่ละวัน ซึ่งเริ่มเปิดให้ทำงานได้ตั้งแต่ 6:00-20:00 เช่น เข้างานตั้งแต่ 9:00-17:00 โดยไม่หยุดพัก หรือเข้างาน 7:00-11:00 แล้วไปเข้างานอีกครั้ง 14:00-19:00
    .
    ในแต่ละวันมีจำนวนลูกจ้างเข้างานไม่เท่ากัน
    .
    นอกจากจะต้องการคำนวณหาเงินค่าจ้างที่ต้องจ่ายให้กับลูกจ้างแต่ละคน ยังต้องสามารถสรุปจำนวนเงินรวมทั้งหมดที่บริษัทต้องจ่ายให้กับลูกจ้างแต่ละวัน แต่ละสัปดาห์ แต่ละเดือนได้ด้วย
    .
    นอกจากนี้ยังสามารถคำนวณหาระยะเวลารวมที่ลูกจ้างทั้งหมดเข้างานในแต่ละกะได้ด้วยว่าใช้เวลานานมากน้อยแค่ไหน จะได้ใช้ในการกำหนดแผนการบริหารเงินที่จ้างงานได้ดีขึ้น
    .
    .
    คำถามแบบนี้จึงเรียกว่าเป็นการประยุกต์ใช้ Excel ในงานธุรกิจครับ พอคิดสูตรได้แล้วต้องหาทางนำไปใช้ได้แบบนี้
    .
    ตัวอย่างนี้มาจากหลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ
    .
    หลักสูตรนี้ไปไกลกว่าแค่รู้จักกับสูตร แต่ต้องฉลาดนำสูตรไปตอบคำถามแบบนี้ แม้ตัวอย่างนี้อาจจะไม่ตรงกับงานที่คุณทำอยู่ แต่จะได้วิธีที่นำไปดัดแปลงกับปัญหาอื่นได้สารพัด
    .
    Download เนื้อหาได้จาก
    https://www.excelexperttraining.com/online/download/formula.pdf