วิธีใช้ตาราง Excel เพื่อคำนวณอย่างสร้างสรรค์

ในโปรแกรม Microsoft Excel มีองค์ประกอบอยู่สองอย่างแทบไม่เปลี่ยนแปลงเลยในหลายยุคหลายสมัยที่ผ่านไป ไม่ว่าจะเป็น Excel รุ่นใดก็ตามยังคงมีสิ่งนี้ใช้กันเรื่อยมา สิ่งที่ว่านี้ก็คือ ตารางที่ประกอบด้วยเซลล์มีหลาย row หลาย column และสูตรสำเร็จรูปอีกหลายร้อยสูตรติดมาพร้อมกับตัวโปรแกรม ซึ่งผู้ใดสามารถนำตารางและสูตรมาใช้ร่วมกันได้เป็นอย่างดี จะทำให้ใช้โปรแกรม Excel ที่มีราคาไม่กี่หมื่นบาททำงานได้ยืดหยุ่นกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงเป็นแสนเป็นล้านบาททีเดียว

บทความนี้จะแนะนำคุณให้หาทางใช้ตาราง Excel อย่างสร้างสรรค์ เพื่อใช้คำนวณหาผลลัพธ์ในปัญหาต่างๆได้สารพัด เพียงแค่นำตารางและสูตรสำเร็จรูปของ Excel มาใช้ร่วมกันอย่างมีหลักการ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน และอย่างมีเหตุผล จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์มากขึ้นกว่าแต่ก่อน เช่น

1. สามารถคำนวณหาคำตอบในปัญหาที่ไม่เคยคิดว่า Excel จะทำได้มาก่อน
2. สูตรสั้นลงและสามารถแก้ไขสูตรได้ง่ายและรวดเร็ว
3. สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณในทุกขั้นตอน
4. สามารถขยายขนาดหรือเคลื่อนย้ายตำแหน่งเซลล์ เพื่อนำตารางไปใช้ซ้ำในเซลล์อื่น ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นได้ทันที
5. สามารถนำตารางไปใช้ในงานคำนวณอื่นที่ใช้หลักการเดียวกันได้ทันที หรือหลังจากผ่านการปรับปรุงเพียงเล็กน้อย
6. สามารถนำตารางไปใช้งานร่วมกับเมนูคำสั่งของ Excel ได้ทุกเมื่อ แม้แต่การนำข้อมูลไปแสดงผลต่อในรูปกราฟ
7. แฟ้มคำนวณเร็วและมีขนาดแฟ้มเล็กลง แม้จะมีตารางขนาดใหญ่ก็ตาม

.

ตารางคำนวณคืออะไร

.

เพื่อทำให้เข้าใจตรงกัน จึงขอให้คำจำกัดความในความหมายของตารางคำนวณก่อนว่า ตารางคำนวณในบทความนี้มิได้หมายถึงพื้นที่ตารางว่างๆที่คุณจะเห็นทันทีบนจอเมื่อเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาใช้งาน แต่ตารางคำนวณในที่นี้มีความหมายถึงตารางซึ่งคุณสร้างขึ้นมาเองโดยมีข้อมูลบันทึกไว้แล้ว อาจเป็นข้อมูลตัวเลข ตัวอักษร หรือสูตรใดๆก็ได้ ทั้งนี้มีเจตนาเพื่อใช้พื้นที่เซลล์หรือตารางนั้นในการคำนวณหาคำตอบที่คุณต้องการโดยเฉพาะ เช่น ตารางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ ตารางคำนวณยอดต้นทุนขายแบบ Fist-in First-out ตารางคำนวณหาจำนวนสินค้าที่ต้องวางแผนสั่งผลิต (Material Requirements Planning) หรือตารางคำนวณเพื่อวางแผนการลงทุน (Feasibility Study) เป็นต้น

ตารางที่ไม่ถือว่าเป็นตารางคำนวณในบทความนี้ ได้แก่ ตารางฐานข้อมูลซึ่งใช้บันทึกข้อมูลดิบ(ไม่มีสูตร) ตารางรายงานที่จัดโครงสร้างเพื่อพิมพ์ในกระดาษหรือแสดงผลให้เห็นบนจอ หรือตารางที่ Excel จัดโครงสร้างให้เองอัตโนมัติจากการใช้คำสั่งบนเมนู SubTotals หรือ Pivot Table

ตารางคำนวณโดยทั่วไปประกอบด้วยพื้นที่ตารางย่อย 2 ส่วน ส่วนแรกเป็นพื้นที่ตารางสำหรับเก็บค่าตัวแปรที่ใช้ในการคำนวณ และพื้นที่ตารางอีกส่วนหนึ่งใช้สำหรับสร้างสูตรคำนวณซึ่งรับค่ามาจากค่าตัวแปรในพื้นที่ส่วนแรกนั่นเอง โดยผู้ใช้งานจะใช้พื้นที่ส่วนแรกในการพิมพ์ค่าตัวแปรตัวใหม่ลงไป จากนั้นจะแสดงคำตอบจากการคำนวณให้เห็นในตารางส่วนที่เป็นสูตรคำนวณ

.

ข้อควรพิจารณาก่อนเริ่มสร้างตารางคำนวณ

.

.

สมมติว่าคุณกำลังหาทางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ จะต้องคิดพิจารณาอะไรบ้าง

1. กำหนดขอบเขตของความต้องการของคุณที่เป็นไปได้ว่ามีอะไรบ้าง เช่นต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในวันหนึ่ง หรือต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือต้องการคำนวณค่าแรงของพนักงานทุกคนในวันหนึ่งๆ หรือต้องการคำนวณค่าแรงให้กับพนักงานทุกคนในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือมีความต้องการอื่นๆอีกบ้างไหม ทั้งนี้เพื่อหาทางสร้างตารางคำนวณเพียงตารางเดียวแต่ต้องมีความยืดหยุ่นสามารถนำไปใช้คำนวณได้ทุกกรณีตามที่คุณต้องการ(ทั้งที่เคยต้องการในอดีตและอาจจะมีมากขึ้นในอนาคต)
   .
2. ค้นหาเงื่อนไขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในการคำนวณ ซึ่งโดยทั่วไปผู้ที่คลุกคลีกับการบริหารการจ้างแรงงานย่อมต้องมีเงื่อนไขที่ตนนำไปใช้ในงานอยู่แล้ว เช่น เงื่อนไขเกี่ยวกับช่วงเวลาหรือกะที่กำหนดให้ทำงานในแต่ละวันแบ่งเป็นกี่ช่วง แต่ละช่วงใช้เวลาทำงานมากน้อยเพียงไร แบ่งเป็นช่วงเวลาหยุดพักกี่ครั้ง แต่ละครั้งให้หยุดพักได้นานเท่าใด ลูกจ้างต้องตอกบัตรหรือบันทึกการเข้าทำงานไว้อย่างไร บริษัทมีเงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้างแรงงานเป็นอย่างไร ซึ่งเงื่อนไขเหล่านี้จะต้องหาทางนำมาใช้ในการคำนวณ
   .
3. ในอดีตจนถึงปัจจุบันใช้วิธีการคำนวณค่าแรงอย่างไร มีขั้นตอนการคำนวณที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานที่ใช้กันได้ตลอดมาหรือไม่ หรือมีกรณีพิเศษใดบ้างที่ทำให้ต้องคำนวณวิธีอื่นต่างจากที่เป็นมาตรฐานนั้น ให้เก็บรวบรวมตัวเลขที่ใช้ในแต่ละช่วงแต่ละกรณีเอาไว้เพื่อนำมาใช้เป็นตัวอย่างสร้างตารางคำนวณใน Excel และเพื่อใช้เปรียบเทียบผลคำนวณที่เกิดขึ้นว่าตรงกันหรือไม่
   .
4. ค้นหาความเป็นไปได้ทุกทางที่ลูกจ้างคนหนึ่งจะเข้างานในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งในกรณีปัญหาการเข้างานนี้พบว่ามีโอกาสความเป็นไปได้ที่จะมีช่วงเวลาทำงานซึ่งสัมพันธ์กับช่วงเวลาที่กำหนดหรือกะหนึ่งๆถึง 7 กรณี เช่น ถ้าสมมติว่ากำหนดให้กะทำงานจาก 8:00 ถึง 10:00 น. ลูกจ้างสามารถมีช่วงทำงานตรงกับกะ(8:00-10:00) อยู่ภายในกะ(8:30-9:00) คร่อมกะทั้งก่อนและหลัง(7:00-12:00) คร่อมกะเพียงช่วงเริ่มงาน(7:00-9:00) คร่อมกะเพียงช่วงเลิกงาน(9:00-12:00) นอกกะช่วงก่อนกะ(6:00-7:00) และนอกกะช่วงหลังกะ(11:00-12:00) ซึ่งคุณจะต้องหาทางคิดสูตรเพียงสูตรเดียวให้สามารถคำนวณได้ครบทั้ง 7 กรณี
   .
5. ขอให้ยึดหลักว่า อย่าพยายามคิดหาสูตรลัดเพื่อคำนวณหาคำตอบให้แล้วเสร็จโดยใช้เซลล์สูตรเพียงเซลล์เดียว เพราะนอกจากสูตรจะต้องยาวเหยียดซ้อนสูตรกันหลายชั้นจนแกะแทบไม่ออกแล้ว ยังอาจเป็นไปไม่ได้เลยที่จะคิดหาสูตรขึ้นมาใช้ได้ และคุณอาจป่วยเป็นโรคกระเพาะเพราะมัวแต่คิดสูตรอยู่ทั้งวันทั้งคืน
   .
6. แทนที่จะคิดสูตรลัดสูตรเดียวเซลล์เดียว ขอให้แบ่งการคำนวณออกเป็นขั้นๆ แล้วหาทางใช้สูตรสำเร็จรูปที่ Excel มีอยู่ให้ได้ก่อน แต่หากไม่มีสูตรสำเร็จรูปที่หาคำตอบได้โดยตรง คุณต้องหาทางนำสูตรสำเร็จรูปที่มีมาใช้ร่วมกันโดยอาจนำมาซ้อนสูตรกันในเซลล์เดียว หรือใช้เซลล์แยกคำนวณทีละขั้น แล้วจึงนำผลลัพธ์ที่ได้จากเซลล์หนึ่งส่งไปคำนวณต่อในสูตรของอีกเซลล์หนึ่ง กลายเป็นที่มาของตารางคำนวณนั่นเอง
   .
7. ลองค้นหาวิธีการคำนวณจากอินเตอร์เน็ต เช่น ค้นหาจาก Google เพื่อเรียนรู้จากตัวอย่างของคนอื่น คุณอาจโชคดีได้ตัวอย่างที่ตรงตามที่คุณต้องการ สามารถนำไปใช้ต่อได้เลย หรือแค่นำไปดัดแปลงเพียงเล็กน้อยก่อนก็ใช้กับงานของคุณได้แล้ว ซึ่งแม้ว่าจะได้ตัวอย่างไม่ตรงกับสิ่งที่ต้องการก็ตาม แต่ตัวอย่างเหล่านั้นน่าจะเป็นแนวทางให้คุณได้คิดพิจารณาและเกิดมุมมองที่กว้างขวางและชัดเจนกว่าเดิม

บทความที่แล้ว

วิธีประยุกต์ใช้สูตร Max Min จ่ายค่าแรง
https://www.excelexperttraining.com/online/min-max-wage-payment/

อยากก้าวหน้าด้วย Excel ต้องคิดแบบ Excel เป็น
https://www.excelexperttraining.com/online/growth-with-excel/

:::

เนื้อหานี้เป็นส่วนหนึ่งของ หลักสูตรฉลาดใช้สารพัดสูตร Excel อย่างมืออาชีพ