ประโยชน์ที่ควรมุ่งหวังจากการอบรม Excel

เพิ่มผลงาน ลดค่าใช้จ่ายเงินลงทุน เพิ่มความสุขในชีวิตการทำงาน เพิ่มเวลาว่างให้ชีวิต

เพิ่มงาน

Excel ใช้ทำงานได้แทบทุกด้าน ไม่จำกัดแค่ งานบัญชี งานการเงิน หรืองานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข ขอเพียงรู้วิธีใช้ Excel เลียนแบบงานฐานข้อมูล รู้จักการออกแบบ File ออกแบบตารางเก็บข้อมูล แล้วตีปัญหาในงานให้แตก จะพบว่า เราใช้ Excel กับงานได้หลากหลายประเภท

แทนที่จะต้องหันไปใช้โปรแกรมอื่น หรือจ้างโปรแกรมเมอร์ ผู้ใช้ Excel จะมองเห็นแนวทางปรับเปลี่ยนกลับมาใช้ Excel ต่อไปได้แทบไร้ขีดจำกัด

ยังมีงานอีกมากมายหลายอย่างในธุรกิจของท่าน ซึ่งยังคงต้องทำด้วยมือ หรือใช้เครื่องคิดเลข เพียงเพราะมองไม่เห็นจุดเริ่มต้น ว่าจะหันไปใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ได้อย่างไร

เมื่อรู้จุดเริ่มต้นนี้แล้ว จะเกิดแนวการพัฒนางาน และวางระบบงานใหม่ๆอีกมากมาย หลายๆงานจำต้องแก้ไข ดัดแปลง ให้สอดคล้องกับ Excel ซึ่งเป็นเสมือนเครื่องมือในการทำงาน

เพิ่มผลงาน

ลองเปรียบเทียบผลงาน สมัยที่ยังใช้เครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด กับผลงานซึ่งใช้คอมพิวเตอร์สร้างขึ้น

หลายๆบริษัทจะพบว่า ผลงานไม่ได้เพิ่มขึ้นอย่างที่ควร เมื่อก่อนใช้เวลาทำงานนานเท่าใด เดี๋ยวนี้ยุคนี้แม้จะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แล้ว กลับลดเวลาที่ใช้ทำงานในงานแต่ละเรื่องได้นิดเดียว

ส่งคนไปอบรมวิธีใช้ Excel ก็แล้ว ทำไมจึงยังไม่เห็นผลงานเพิ่มขึ้นอย่างชัดเจนเสียที

ต้องมุ่งอบรมให้ใช้คอมพิวเตอร์อย่างคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่ใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด

ประเด็นซึ่งช่วยทำให้ใช้ Excel ได้แบบคอมพิวเตอร์นั้น ไม่ได้อยู่ที่ ต้องรู้ว่า Excel มีอะไรไว้ให้ใช้งานบ้าง แต่กลับอยู่ที่วิธีคิด วิธีทำงานของมนุษย์

ผู้ใช้ Excel จะได้เรียนรู้วิธีใช้สมอง ใช้ความคิดของตน ฉลาดใช้ Excel สร้างงานโดยใช้ Excel และแน่นอนที่สุด คือ ใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์ ช่วยสร้างผลงานมากขึ้นอย่างไม่น่าเชื่อ

ลดค่าใช้จ่ายเงินลงทุน

คอมพิวเตอร์ยุคนี้แม้ราคาจะถูกลงมาก แต่ยังคงแพงเป็นหมื่นๆ บริษัทอุตส่าห์หาซื้อคอมพิวเตอร์มาให้ใช้กันแล้ว ส่งไปฝึกอบรม Excel ก้อทำแล้ว โยนเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีดทิ้งไปแล้ว แต่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ยังคงทำงานแบบเดิมๆ

พอเวลาผ่านไปสักครึ่งปี เอาอีกแล้ว ผู้ใช้คอมพิวเตอร์เสนอมาอีกแล้วว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่ล้าสมัย คำนวณไม่ทันใจ ไม่สามารถรองรับข้อมูลที่มากขึ้น ขอซื้อเครื่องใหม่ รุ่นใหม่ซึ่งดีกว่า เร็วกว่า และแน่นอนก็คือ บริษัทต้องจ่ายเงินอีกแล้ว

แทนการจ่ายเงินเปลี่ยนเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ หันมาเปลี่ยนวิธีคิดของคนที่ขอซื้อเครื่องใหม่กันดีกว่า ให้ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ตัวเดิมนั่นแหละ หาทางเอาชนะปัญหานี้โดยปรับวิธีใช้ Excel เสียใหม่ ไม่ต้องจ่ายเงินลงทุนซื้อเครื่องใหม่ ไม่ต้องแม้แต่จะจ่ายเงินเพื่อ upgrade เครื่องเก่า

เพิ่มความสุขในชีวิตการทำงาน

ผู้บริหารหลายๆคน ยังแอบเก็บเครื่องคิดเลขไว้ในลิ้นชัก ไม่ใช่เพราะตนเองใช้ Excel ไม่เป็นหรอก แต่เพราะยังไม่ไว้ใจว่า งานที่ลูกน้องส่งมาให้นั้น ถูกต้องหรือไม่ พอลูกน้องส่งงานมา ก็ต้องใช้เครื่องคิดเลข กดเลขบวกลบตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง

ตัวผู้สร้างงานเอง บางทีคิดสูตร Excel ไม่ออก แต่กลับคิดเลขในใจออกมาได้ เลยผูกสูตรค้างไว้เท่าที่คิดออกเท่านั้นแหละ แล้วต่อด้วยเลขที่ตนคิดได้ในใจ ใส่ตัวเลขต่อเข้าไป พอเวลาผ่านไปหกเดือน ลืมเสียแล้วว่า ตนเอาตัวแปรตัวนั้นไปใส่ไว้ที่ไหน

การอบรมที่ดีต้องช่วยหาวิธีคิด วิธีแก้ปัญหา แม้ปัญหาจะยากเย็นแสนเข็ญ จนนึกว่า Excel ทำไม่ได้หรอก ถ้าแก้ไขไม่ได้ตรงๆ ยังมีทางอ้อมแก้ไขได้อีก ปัญหาแสนยากที่ว่าใช้ Excel ไม่ได้ ต้องพูดเสียใหม่ว่า ที่ทำยังไม่ได้ เป็นเพราะตนเองต่างหากที่ยังคิดไม่ออก ไม่ใช่ Excel ทำให้ไม่ได้

เพิ่มเวลาว่างให้ชีวิต

จากประโยชน์ข้างต้น
คงเห็นแล้วว่า ชีวิตการทำงานจะดีขึ้น
งานที่ไม่เคยทำ จะได้ทำ
งานที่คิดว่า ไม่น่าใช้ Excel ทำได้
จะทำได้
งานซึ่งใช้เวลาสร้างกว่าจะแล้วเสร็จ
เคยเสียเวลาเป็นวันๆ
จะลดเวลาเหลือไม่กี่ชั่วโมง
บางงานอาจแล้วเสร็จในพริบตา

ชีวิตจะมีเวลาว่างมากขึ้น