ภาพนี้แหละที่เป็นแรงกระตุ้นให้ผมอยากเก่ง Excel

ผมเคยร่วมงานกับที่ปรึกษาทางการเงินที่มาจากธนาคารกสิกรไทย ไทยพาณิชย์ กรุงเทพ กรุงไทย ซึ่งมาช่วยวิเคราะห์วางแผนโครงการโทรศัพท์ของซีพี ซึ่งก็คือบริษัททรูที่พวกเรารู้จักกันดีในทุกวันนี้

เจ้าหน้าที่ธนาคารหลายคนที่เข้ามาวางแผนให้กับซีพี มีนิสัยอย่างหนึ่งคล้ายกัน นั่น คือ อยากรู้อนาคต บางคนก็ชอบเสี่ยงทาย ดูดวง นั่งทางใน หรือแม้กระทั่งตอกไข่ ซึ่งผมเองก็อยากรู้เหมือนกัน พอคุณกวงจาก SCB บอกว่ามีตำราสุริยยาตราซึ่งใช้ผูกดวงหาตำแหน่งดาวซึ่งเป็นตำราลับที่หายากมาก ผมจึงไม่รอช้าขอมา นำสูตรมาสร้างลงไปใน Excel แล้วสร้างภาพออกมาเป็นกราฟตามภาพที่เห็นนี้

แทนที่จะใช้ฝีปากทำนายว่าจะเป็นอย่างนั้นอนาคตจะเป็นแบบนี้ แล้วใช้คำว่า อาจจะ น่าจะ เห็นที หรือควรจะ ซึ่งบ่งบอกว่าฉันเองก็ไม่แน่ใจเหมือนกัน พอใช้สูตรสร้างออกมาเป็นกราฟจะช่วยยืนยันได้ชัดขึ้นมาก

คลิกที่รูปเพื่อดูภาพขนาดใหญ่

กราฟที่เห็นนี้เป็นการวัดมุมระหว่างดวงดาวที่จรเคลื่อนที่ไปเรื่อยๆวัดมุมกับตำแหน่งดาวคงที่ ณ วันที่เกิด

ถ้ามุมดาวทำมุมกัน 60, 120 องศา ถือเป็นมุมดี ซึ่งผมใช้เส้นแนวตั้งสีน้ำเงินเข้ม มุม 30, 150 องศาดีน้อยหน่อย

ถ้ามุมดาวทำมุมกัน 45, 90, 135 องศา ถือเป็นมุมไม่ดี ซึ่งผมใช้เส้นแนวตั้งสีแดงเส้นประ มุม 90 องศาไม่ดีมากๆ

ถ้ามุมดาวทำมุมกัน 0, 180 องศา ถือว่าแรง

วิธีดูว่าช่วงไหนจะดีหรือร้าย ให้ดูว่าเส้นบนกราฟมารวมหัวกันตัดเส้นสีแดงหรือสีน้ำเงินที่วันไหน หรือถ้าไม่ตัดเส้นแนวตั้งก็ดูว่ามีเส้นกราฟมารวมหัวกันมากที่ตรงวันไหนบ้าง

ตรงวงกลมสีแดงที่ผมทำไว้นั่นแสดงวันที่ไม่ดี ส่วนรูปสี่เหลี่ยมสีเขียวแสดงวันที่ดี

ซึ่งจะเห็นว่าดวงนี้ในปีหน้าไม่ค่อยดีนัก พอถึงปี 2565 น่าห่วงเป็นอย่างยิ่ง

ในแง่ของ Excel ภาพนี้ประกอบด้วยกราฟ 3 รูปซ้อนกันในหน้าเดียว และเป็นกราฟที่ตะแคงสลับแกนนอนแกนตั้งซึ่งปกติ Excel ทำไม่ได้ ช่วยกระจายวันที่ให้เป็นแนวตั้ง จะได้ไม่ต้องมาเบียดกันบนแกนนอนจนอ่านวันที่ไม่ออก

คำอธิบายกำกับเส้นกราฟสามารถแปรตามข้อมูลในตารางได้ทุกจุดและปรับวันที่ให้กราฟเริ่มแสดงในช่วงวันไหนก็ได้ เช่น ข้อความว่า 5ล กำกับเส้นสีน้ำเงินที่โค้งไปมาและมีกล่องสี่เหลี่ยมเป็น marker นั้นคือมุมระหว่าง 5 ดาวพฤหัสที่โคจรทำมุมกับตำแหน่งลัคนา

ถ้าสนใจรายละเอียดการสร้างหรืออยากได้แฟ้มที่สร้างกราฟแบบนี้ เชิญ download ได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/home/about-excel-expert-training/your-success-is-our-achivement/212-4zsuriya

ถ้าอยากเรียนวิธีสร้างกราฟให้ได้แบบนี้ แนะนำหลักสูตร Excel Dynamic and Automatic Solutions คลิกเพื่อดูรายละเอียด

ปัจจุบันผมเลิกดูดวงแล้ว เชื่อเรื่องกรรมมากกว่า โหราศาสตร์เป็นเพียงคำทำนาย บอกเวลาว่าประตูจะเปิดเมื่อไหร่ ส่วนสิ่งที่จะผ่านประตูเข้ามานั้นขึ้นกับสิ่งที่ทำไว้

เมื่อทำดีต้องได้ดี ทำชั่วต้องได้ชั่ว ต่อให้ดวงตกแต่ไม่เคยทำชั่ว จะไปกลัวทำไม ถ้าดวงดีแต่ไม่เคยทำดีสร้างบุญกุศลอะไรไว้เลย โชคย่อมไม่ช่วยเหมือนกัน

โหราศาสตร์เป็นเพียงทางผ่านที่ทำให้ผมเป็นอย่างที่เป็นในวันนี้ พอดูดวงเยอะๆก็จะปลง คนเรามีดวงขึ้นย่อมมีดวงขาลงเป็นธรรมดา นำผมมาสนใจธรรมะในที่สุดครับ

รวมลิงก์ผลงานของ Excel Expert Training

ผลงานที่น่าภูมิใจในด้านของฝีไม้ลายมือการใช้โปรแกรม Excel จากความสามารถคิดสร้างสรรค์วิธีการใหม่ขึ้นก่อนคนอื่น เช่น

คิดหลักการออกแบบตารางคำนวณ ช่วยทำให้สามารถสร้างสูตรยากได้ง่ายขึ้น สามารถนำตารางไปใช้ต่อและแก้ไขได้ง่าย ต่อมาเว็บของบริษัทไมโครซอฟท์(ประเทศไทย)ได้นำบทความนี้ไปแสดง
สามารถนำหลักการออกแบบตารางคำนวณมาประยุกต์ใช้กับงาน Material Requirements Planning โดยไม่จำกัดจำนวนชั้นของโครงสร้าง Bill of Materials (BOM) ช่วยทำให้ประหยัดเงินไม่ต้องซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงมาใช้ ซึ่งโดยทั่วไปแนะนำกันว่าไม่สามารถใช้ Excel คำนวณได้หรือไม่ก็ใช้ Excel กับ BOM ได้เพียงชั้นเดียวเท่านั้น
สร้างแนวทางการใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล ทำให้ไม่ต้องพึ่งพาโปรแกรมอื่นที่ใช้งานยากกว่า
สร้าง Scheduling Add-in ช่วยวางแผนกำหนดกำหนดการ ซึ่งมีวันหยุดพักประจำสัปดาห์หรือวันหยุดพิเศษแทรก
สามารถใช้ Excel ช่วยในการวิเคราะห์ Sensitivity Analysis ได้อย่างไม่จำกัดตัวแปร ซึ่งโดยทั่วไป Excel จะรับตัวแปรได้สูงสุดไม่กี่ตัวเท่านั้น
คิดวิธีคำนวณต้นทุนขายแบบ FIFO โดยใช้คำสั่ง Data Table ช่วยทำให้หาคำตอบได้ง่าย ซึ่งที่ผ่านมาทราบกันแต่ว่าไม่สามารถใช้สูตรคำนวณใน Excel ได้ แต่ต้องใช้ VBA ช่วยคำนวณให้เท่านั้น
สร้างโปรแกรมโหราศาสตร์ไทยซึ่งคำนวณหาตำแหน่งดาวทุกดวงในสุริยจักรวาลตามหลักวิทยาศาสตร์สมัยใหม่
สามารถใช้ VBA แบบ Evaluate ช่วยทำให้เขียนรหัส VBA ได้ง่ายและยืดหยุ่นต่อการแก้ไขเปลี่ยนแปลง ไม่ต้องคอยตามแก้ไขรหัสใหม่ให้ยุ่งยาก
นำเสนอวิธีใช้ Excel ช่วยในการแสดงรายงานได้อย่างยืดหยุ่นและประทับใจกว่าการใช้ Pivot Table

เชิญคลิกที่นี่เพื่อดูเกียรติประวัติ

เคล็ดการจำสูตร Excel

สูตรชื่ออะไรก็จะทำงานตามนั้น เช่น
1.1. สูตร VLookup ย่อมาจาก Vertical Lookup ซึ่งใช้มองหาค่าตามแนวตั้ง
1.2. สูตร Choose แปลว่าเลือก ใช้เลือกค่าที่ใส่ไว้ในวงเล็บของสูตร
1.3. สูตร Index แปลว่านิ้วชี้ ใช้หาค่าตรงที่ชี้ลงไป
1.4. สูตร ABS ย่อมาจาก Absolute ใช้ปรับตัวเลขให้เป็นค่าบวกเสมอ
1.5. สูตร CountA ตัว A ต่อท้ายมาจากคำว่า All ใช้นับจำนวนเซลล์ ที่มีค่าทุกชนิดบันทึกไว้
ในวงเล็บของสูตร ถ้ามีการกำหนดตำแหน่งของ row กับ column จะเอาเลขที่ row ก่อนเลขที่ column เสมอ เช่น
2.1. สูตร Index(พื้นที่ตาราง, เลขที่ row, เลขที่ column)
2.2. สูตร Offset(เซลล์อ้างอิง, เลขที่ row, เลขที่ column, สูงกี่ row, กว้างกี่ column)
2.3. สูตร Address(เลขที่ row, เลขที่ column)
2.4. สูตร Table(เซลล์รับค่าจาก row input, เซลล์รับค่าจาก column input)
ในวงเล็บของสูตรพวก SumIF, CountIF, SumIFS, CountIFS, SumProduct หรือสูตรใดที่ใช้เทียบพื้นที่ตารางแบบเงื่อนไขและใช้เครื่องหมายคอมมาคั่น พื้นที่ซึ่งใช้เทียบต้องมีขนาดเท่ากันกับพื้นที่ตัวเลขที่นำมาหาคำตอบ (Same Dimension) เช่น SumIF(A1:A10, B1, C1:C10) ขนาดของ A1:A10 และ C1:C10 ต้องมีขนาดความสูงความกว้างเท่ากัน
ในวงเล็บของสูตร Array ที่ไม่ได้ใช้เครื่องหมายคอมมาคั่น พื้นที่ซึ่งใช้เทียบไม่จำเป็นต้องมีขนาดเท่ากันกับพื้นที่ตัวเลขที่นำมาหาคำตอบ
ในวงเล็บของสูตร VLookup ถ้ามีการกำหนด option ว่า True หรือ False สามารถละ Option ที่เป็น True ไปเลยไม่ต้องใส่ หรือใส่เลข 1 แทน ส่วน False ใส่เลข 0 แทนได้เลย หรือในสูตร Match มี Option เป็นเลข -1 ได้ด้วย
5.1. True หรือเลข 1 แปลว่าใช่เป็นไปตามธรรมชาติ ตารางต้องเรียงจากน้อยไปมาก
5.2. False หรือเลข 0 แปลว่าไม่ หมายถึงไม่ต้องเรียงลำดับ
5.3. ถ้าใส่เลข -1 หมายถึง ผิดธรรมชาติ ต้องเรียงกลับกันจากมากไปน้อย
ถ้า Option เป็นเลขลำดับ 1,2,3,4,5 เช่นในสูตร SubTotal จะมีความหมายถึงการหาคำตอบตามสูตรที่เรียงตัวอักษร A-Z จากน้อยไปมาก 1=Average, 2=Count, 3=CountA
สูตรคำนวณวันที่และเวลา ในวงเล็บจะไล่จากระยะเวลาที่เป็นเรื่องใหญ่มาเรื่องรอง เช่น
7.1. สูตร Date(ปี,เดือน,วัน) ปีใหญ่กว่าเดือน เดือนใหญ่กว่าวัน
7.2. สูตร Time(ชั่วโมง,นาที,วินาที) ชั่วโมงใหญ่กว่านาที นาทีใหญ่กว่าวินาที
ให้พิมพ์ชื่อสูตรด้วยตัวเล็กเสมอ พอกดปุ่ม Enter เพื่อรับสูตรลงไป ชื่อสูตรที่สะกดถูกต้องจะเปลี่ยนเป็นตัวใหญ่ ถ้าจำชื่อสูตรไม่ได้แล้วสะกดชื่อผิด สูตรจะยังคงเป็นตัวเล็กเหมือนเดิม

IF แบบคูณ แบบบวก

ถ้าเจอสูตร IF ซ้อน IF กันแบบนี้

=IF( เงื่อนไขที่ 1, IF( เงื่อนไขที่ 2, 111, 222 ), 222 )

หรือ แบบนี้

=IF( And( เงื่อนไขที่ 1, เงื่อนไขที่ 2 ), 111, 222 )

สามารถสร้างได้อีกแบบ

=IF( (เงื่อนไขที่ 1)*(เงื่อนไขที่ 2 ), 111, 222 )

การจับเงื่อนไขมาคูณกัน จะกระตุ้นให้ True มีค่าเท่ากับ 1 และ False มีค่าเท่ากับ 0

ดังนั้น True*True = 1 ซึ่งหมายความว่า True นั่นเองจึงได้คำตอบเป็น 111

แต่หากเงื่อนไขหนึ่งเป็น False เมื่อนำมาคูณกับ True หรือ False ย่อมได้ค่าเท่ากับ 0 ซึ่งหมายความว่า False และได้คำตอบเป็น 222

ถ้าเปลี่ยนคูณเป็นบวก ย่อมใช้แทนแบบ Or ได้ด้วย โดยนำผลบวกไปเทียบว่า > 0 หรือไม่

=IF( ((เงื่อนไขที่ 1)+(เงื่อนไขที่ 2 ))>0, 111, 222 )

Remove Duplicates ทำไม เมื่อไหร่ ระวังอะไรบ้าง

ยุคนี้มีข้อมูลมากมายที่เราสามารถรวบรวมมาจากหลายแหล่ง พอนำมาเก็บไว้ในตารางเดียวกันแล้วย่อมมีโอกาสที่จะเกิดรายการซ้ำกับรายการที่มีอยู่แล้ว

คนที่ใช้ Excel นี่แหละอาจเผลอ copy ตารางมาวางซ้ำหลายรอบ

ดังนั้นก่อนที่จะนำข้อมูลไปใช้ต่อควรทำให้ชัดเจนก่อนว่า ไม่มีรายการซ้ำติดมาด้วย พอใช้ PivotTable หรือสูตร SumIF จะได้หายอดรวมได้ถูกต้อง

ถ้าสังเกตให้ดี พอสั่ง Data > Remove Duplicates จะพบว่า Excel กาทุกช่องเลือกทุก column เอาไว้ให้ตั้งแต่ต้น ไม่ได้ปล่อยว่างไว้ให้เราคลิกเลือกเองว่าจะเอา column ไหนบ้าง นั่นเป็นเพราะต้องการตัดรายการทุก column ที่ซ้ำกัน ไม่ใช่ว่าซ้ำกันแค่บาง column ซึ่งย่อมไม่ใช่รายการที่ซ้ำกันจริง ดังนั้นควรปล่อยให้กาเลือกทุกช่องไว้เสมอ หากจะเลือกบางช่องต่อเมื่อคุณเข้าใจโครงสร้างข้อมูลที่ต้องการดีก่อน

การใช้คำสั่ง Remove Duplicates นี้ ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข Excel จะถือว่าซ้ำต่อเมื่อตัวเลขนั้นใช้ format แบบเดียวกันด้วย ถ้าตัวเลขเป็น 123.4 กับอีกรายการหนึ่งเป็น 123.40 จะไม่ถือว่าซ้ำกัน ดังนั้นก่อนที่จะใช้คำสั่งนี้ควรทำให้แต่ละ column ใช้ format แบบเดียวกันทั้งหมดด้วย

Filter อย่าทำค้างไว้

พอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วเห็นว่าตารางถูก Filter เอาไว้ตามภาพนี้ ควรทำอะไรเป็นอย่างแรก

เอา Filter ออกครับ

ทำไมน่ะหรือ

เพราะตารางข้อมูลบาง column อาจถูก Filter ซ่อนบางรายการเอาไว้ ไม่ได้แสดงข้อมูลทั้งหมดให้เห็นครบถ้วน

พอเอาออกแล้ว ถ้าอยากจะใช้ Filter ขอให้ทำใหม่ดีกว่า

แฟ้มเจ๊ง แฟ้มเสีย หาแฟ้มไม่เจอ บทเรียนราคาแพงแสนแพง

ใครไม่เคยทำแฟ้มเจ๊ง แฟ้มเสียบ้าง ยกมือขึ้น

ขนาดผมระวังแล้วระวังอีก คอยเตือนคนอื่นมาตลอด เมื่อ 2 – 3 เดือนก่อนเผลอลบแฟ้มที่ใช้สอนทิ้งไป โดยกดปุ่ม Shift พร้อมกับกดปุ่ม DEL พร้อมกันไป ทำให้ลบไปแล้วไม่มีเก็บไว้ใน Recycle Bin ให้กู้กลับมาได้อีก ยังดีที่ลูกศิษย์ช่วยหาแฟ้มที่ผมเคยแจกมาให้

แฟ้ม Excel ที่คุณใช้อยู่บางแฟ้มมีราคานับหมื่นนับแสนบาท ลองเอาเงินเดือนคูณกับระยะเวลาตั้งแต่เริ่มสร้างดูซิครับ เป็นต้นทุนที่มีราคาแพงมาก

เมื่อเปิดแฟ้มหน้าตาว่างๆขึ้นมา ควรจัดการตั้งชื่อแฟ้มให้สื่อถึงงานที่อยู่ในแฟ้มและจัดเก็บลงไปใน harddisk ทันที อย่ารอว่าให้สร้างไปสักพักแล้วจึงค่อยมาตั้งชื่อสั่ง save ทีหลัง
อย่าเปิดแฟ้มหรือจัดเก็บแฟ้มไปที่ Flashdrive โดยตรง เพราะเสี่ยงที่แฟ้มจะไม่สมบูรณ์หากเนื้อที่เหลือไม่พอ
ถ้าตั้งชื่อแฟ้มตามวันที่ ขอให้ตั้งชื่อแฟ้มตามเลขปีเลขเดือนเลขวัน เช่น 20191112 เพื่อทำให้สามารถจัดเรียงตามชื่อแฟ้มได้
ชื่อแฟ้มและชื่อชีทที่เป็นภาษาอังกฤษควรใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก จะได้ดูแตกต่างจากชื่อสูตร Excel และเห็นแตกต่างจากชื่อสูตร Excel ที่เป็นตัวใหญ่เสมอ
พยายามสั่ง save บ่อยๆโดยอย่า save ทับชื่อเดิม จะได้มีแฟ้มรุ่นก่อนแก้ไขมาใช้ต่อได้ด้วย
หลีกเลี่ยงการตั้งชื่อแฟ้มภาษาไทย เพราะพอส่งไปส่งมาทางอีเมลอาจเจอว่าระบบบางแห่งอาจไม่ยอมรับชื่อแฟ้มภาษาไทย
ใน Harddisk ควรแบ่ง partition เป็น drive สำหรับเก็บข้อมูลแยกต่างหากจาก drive C ที่ใช้เก็บตัวโปรแกรม สร้างโฟลเดอร์เป็นเรื่องๆสำหรับเก็บแฟ้มไว้ใน drive นี้
หา External harddisk มาใช้เพื่อทำการ copy เพื่อ backup ทั้ง drive ที่เป็น data ไว้เสมอ โดยผมจะทำสำเนา drive C ไว้ด้วยโดยใช้โปรแกรมชื่อ Acronis True Image เผื่อว่าวันหนึ่งเครื่องเจ๊งหรือถูกไวรัสบุก จะได้กู้ทั้งโปรแกรมและ data กลับมาได้
เมื่อมี drive สำหรับ data แล้ว เลิกเสียทีกับการจัดเก็บแฟ้มไว้ที่ Desktop

XFD1048576 รหัสลับป้องกันการ Insert Row หรือ Column

ถ้าอยากจะป้องกันไม่ให้มีการ Insert เพิ่ม Row หรือเพิ่ม Column ให้พิมพ์รหัส XFD1048576 ไปที่ช่อง Name Box ซึ่งเป็นช่องเล็กๆซ้ายมือของช่อง Formula Bar

XFD1048576 คือตำแหน่งเซลล์สุดท้ายในตาราง แค่พิมพ์อะไรก็ได้หรือแค่วรรคลงไปในเซลล์นี้ หลังจากนั้นจะไม่มีใครสามารถ Insert เพิ่ม Row หรือ Column ได้อีกเลย

ถ้าใคร Insert ได้ ไมโครซอฟท์ต้องเชิญไปสัมภาษณ์แน่นอนว่าทำได้ยังไง เพราะเขาสร้างตารางมาให้ใหญ่ที่สุดได้แค่นี้เท่านั้น

เมื่อสูตร And Or ทำงานแบบสสในสภา

ถ้าเจอสูตร IF ซ้อน IF ที่หน้าตาแบบนี้

=IF( เงื่อนไขที่ 1, IF( เงื่อนไขที่ 2, “Yes”, ”No” ), ”No” )

เราสามารถทำสูตรอีกแบบเป็น =IF( And( เงื่อนไขที่ 1, เงื่อนไขที่ 2 ), “Yes”, “No” ) ทำให้ใช้ IF เพียงชั้นเดียวโดยไม่จำเป็นต้องซ้อน IF หลาย IF เข้าไปก็ได้

แม้การสร้างสูตรทั้งสองแบบในแง่คณิตศาสตร์ได้คำตอบแบบเดียวกันก็ตาม แต่ถ้าต้องการให้สูตรทำงานอย่างสมเหตุผล ต้องทำให้ตรงกับเงื่อนไขตามความเป็นจริงด้วย

การใช้สูตร IF ซ้อน IF นั้น Excel จะทำการตรวจสอบเงื่อนไขแรกที่ 1 ก่อน เมื่อผ่านแล้วจึงตรวจสอบเงื่อนไขที่ 2
การใช้สูตร And Or นั้น Excel จะต้องเสียเวลาตรวจสอบทุกเงื่อนไขในวงเล็บก่อน จากนั้นจึงประมวลผลออกมาว่าเป็น True หรือ False

ถ้าเปรียบเทียบกับการยกมือลงคะแนน IF ซ้อน IF เป็นการลงคะแนนเสียงแบบให้ยกมือทีละคน ถ้าคนแรกประธานสภาไม่เห็นด้วย ตัดสินได้เลยโดยคนต่อไปไม่ต้องเสียเวลามายกมืออีก แต่ถ้าคนแรกยกมือเห็นด้วยจึงเปิดโอกาสให้คนถัดไปยกมือ

ส่วนการใช้สูตร And Or ต้องให้ทุกคนยกมือแล้วจึงค่อยดูคะแนนเสียง ซึ่งเสียเวลากว่าจะรวบรวมคะแนนเสร็จ

… แล้วจะสร้างสูตรแบบไหนดี

ขึ้นกับลำดับของเงื่อนไข ในแง่ของเวลาที่ใช้คำนวณ IF ซ้อน IF อาจทำงานเร็วกว่า เพราะไม่จำเป็นต้องเสียเวลาตรวจสอบทุกเงื่อนไข แต่สูตรจะยาว แกะยาก

สูตร And Or ช่วยทำให้สูตรดูง่ายขึ้น แต่จะเสียเวลาคำนวณทุกเงื่อนไข และต้องระวังมากหน่อยตรง error ถ้าเกิดขึ้นในบางเงื่อนไข ก็จะล้มทั้งสภา สูตร And Or จะคืนค่าเป็น error ออกมาแทน ต่างจาก IF ที่เงื่อนไขยังทำงานหากยังไม่พบ error

คิดจะใช้ IF ซ้อน IF ให้ดูที่ผลก่อน

ภาพที่แสดงเงื่อนไขในการตัดสินใจนี้ ต้องพิจารณาเรื่องแรก Income ว่าเป็นระดับใด จากนั้นระดับที่สองยังต้องดูที่ Age, Student, CR ซึ่งยังมีเงื่อนไขให้ตัดสินใจระดับที่สามต่อไปอีก ถ้านำไปสร้างสูตร IF หลายคนอาจคิดว่าต้องใช้ IF ซ้อน IF กันวุ่นวายหลายชั้น พอสร้างสูตรขึ้นมาไม่ง่ายเลยกว่ามั่นใจว่า IF ช่วยตัดสินใจได้ถูกต้อง

ก่อนจะสร้างสูตร IF ซ้อน IF ซ้อน IF ซ้อน IF ให้ดูดีๆที่ผลลัพธ์ที่ต้องการจากเงื่อนไขการตัดสินใจทุกตัวก่อนว่าต้องการหาผลลัพธ์อะไรบ้าง

• ถ้าผลของแต่ละเงื่อนไขต่างกันไป จำเป็นต้องใช้ IF ซ้อน IF
• ถ้าผลของแต่ละเงื่อนไขเหมือนกัน ไม่จำเป็นต้องใช้ IF ซ้อน IF

ตามภาพนี้ผลของ IF ทุก IF มีเพียง 2 แบบคือ ตอบว่า Yes หรือ No เท่านั้น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องใช้ IF หลาย IF โดยใช้สูตร IF เพียงตัวเดียวก็พอแบบนี้

=IF( เงื่อนไขเยอะแยะ, “Yes”, “No”)

ในส่วนของเงื่อนไขเยอะแยะ ให้เลือกใช้สูตร And หรือ Or ซ้อนเข้าไป ซึ่งตอนนี้แหละที่ยากหน่อย ต้องดูให้ดีๆว่าจะใช้ And ซ้อนใน Or หรือ Or ซ้อนใน And หรือต้องซ้อน And ใน And ใน Or

ถ้าผลมีมากกว่า Yes หรือ No ให้แยกผลเฉพาะส่วนที่ต่างออกไปนั้นเป็นสูตร IF แยกต่างหาก แต่รวบส่วนที่ให้ผลเหมือนกันไว้ในสูตร IF เดียวกัน

หวังว่าหลักการนี้จะช่วยเป็นแนวทางให้คิดสร้างสูตรที่สั้นลง ซึ่งอาจไม่ได้เป็นไปตามหลักนี้เสมอไปก็ตาม ได้คำแนะนำนี้ไปย่อมดีกว่าไม่มีใครแนะนำแนวทางอะไรให้เลยใช่ไหม

วิธีทำช่องคลิกเลือกชื่อเขตแล้วได้ชื่อแขวงมาให้เลือกตาม

อยากคลิกเลือกชื่อเขตในช่องหนึ่งแล้วทำให้อีกช่องหนึ่งสามารถคลิกเลือกชื่อแขวงของเขตนั้น

อยากคลิกเลือกชื่อทวีปแล้วอีกช่องหนึ่งแสดงชื่อประเทศในทวีปนั้นมาให้คลิกเลือก

อยากคลิกเลือกกลุ่มสินค้าแล้วอีกช่องหนึ่งมีรายชื่อสินค้าของกลุ่มนั้นมามาให้คลิกเลือก

ปัญหานี้ถามกันบ่อยมาก ซึ่งทำได้หลายวิธี ก่อนโน้นผมใช้สูตร Offset บ้าง Index บ้าง แต่ซับซ้อนพอสมควร ขนาดตัวผมเองยังแกะสูตรในวิธีการของตัวเองไม่ออกเลย คราวนี้ขอแนะนำวิธีใหม่ใช้ Range Name มาช่วย โดยมีขั้นตอนการสร้าง ดังนี้

ตั้งชื่อ Range Name ชื่อ District ให้กับชื่อเขตทั้งหมด
ตั้งชื่อ Range Name ชื่อ DistrictNum ให้กับชื่อแขวงของแต่ละเขต โดย Num เป็นเลขที่เขตตามลำดับ
ตั้งชื่อ Range Name ชื่อ Data ให้กับตารางชื่อเขตและชื่อเขตที่มีเลขที่เขตกำกับ
หาชื่อเขต โดยสร้าง Data Validation แบบ List =District
เมื่อคลิกเลือกชื่อเขตแล้ว ให้ใช้สูตร Vlookup ค้นหาชื่อ DistrictNum
หาชื่อแขวง โดยสร้าง Data Validation แบบ List =Indirect(DistrictNum)

Download แฟ้มตัวอย่างได้จาก

https://drive.google.com/open?id=11Ya0kkaNuoOIcjo4K03Qn8t2b-ygr4f9

วิดีโอแสดงขั้นตอนการสร้าง

https://youtu.be/WV-pjZX_rvE
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/posts/2465351560401314

วิธีนี้ง่ายดี ใช้สูตร VLookup ที่เราคุ้นเคย แต่มีข้อแม้ว่าต้องใช้กับชื่อที่เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ

วิธีอื่นมีอีกหลายแบบ ผมทำวิดีโอพร้อมตัวอย่างไว้ที่ https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/managing-excel-articles/576-list-in-list

Excel Speed ความเร็วที่คุณเลือกได้ (ตอน 2)

ตามปกติสูตรจะคำนวณใหม่ให้ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงตัวแปรที่เกี่ยวข้องหรือเซลล์ที่ใช้อ้างอิงในสูตรมีการเปลี่ยนแปลงต่างไปจากเดิม แต่ Excel ยังมีสูตรประเภทหนึ่งเรียกว่า Volatile Function ที่ชอบคำนวณใหม่อยู่เรื่อยแม้ว่าตัวสูตรเองจะไม่ได้เกี่ยวข้องสัมพันธ์กับเซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลงก็ตาม ทำให้แฟ้มนั้นต้องเสียเวลาคำนวณบ่อยขึ้นกว่าเดิมโดยไม่จำเป็น

สูตรที่เป็น Volatile Function ที่เราใช้กันอยู่เสมอ เช่น Now Today แฟ้มที่ใช้สูตรนี้พอเปิดขึ้นมาแม้ว่ายังไม่ได้มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงใดๆก็ตามในแฟ้มนั้น พอสั่งปิดแฟ้มก็จะถูกถามบนหน้าจอว่า ต้องการจัดเก็บแฟ้มก่อนหรือไม่ (Do you want to save change before close?) นั่นเป็นเพราะการเปิดแฟ้มจะกระตุ้นให้สูตรคำนวณเป็นค่าใหม่ให้แล้วนั่นเอง

สูตรอื่นที่เป็น Volatile Function ได้แก่ Rand Offset Indirect Cell Info

นอกจากนี้ยังมีลักษณะการใช้สูตรที่จะทำให้สูตร”ทุกสูตร”คำนวณใหม่โดยไม่จำเป็นคล้ายๆกับ Volatile เหมือนกัน เช่น VLookup, Sum, Max, Min เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงค่าในเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในพื้นที่ซึ่งอ้างอิงไว้ในสูตรก็จะกระตุ้นให้คำนวณใหม่

ที่ผ่านมามักพบคำแนะนำว่าถ้าไม่จำเป็นแล้วควรหลีกเลี่ยงสูตร Volatile เหล่านี้ แทนที่จะใช้ Offset ให้เปลี่ยนไปใช้ Index แทนเป็นต้น และควรกำหนดขอบเขตที่นำไปใช้อ้างอิงในตัวสูตรให้ใช้พื้นที่เท่าที่จำเป็น อย่าไปใช้พื้นที่แบบไม่จำกัดทั้ง row หรือ column ซึ่งผมเองก็แนะนำแบบเดียวกันนี้เหมือนกัน

แทนที่จะหลีกเลี่ยงไม่ใช้สูตร Volatile อย่าไปห่วงนักเลยถ้าแฟ้มนั้นมีขนาดเล็ก มีสูตรไม่มากนัก ไม่เสียเวลาคำนวณในตอนที่เปิดแฟ้มทำให้เปิดช้า หรือไม่เห็นเสียเวลารอตอนที่กดปุ่ม Enter บันทึกค่าใหม่ลงไปในแฟ้ม ขอให้ใช้ไปเถอะครับ

ถ้าวันหนึ่งแฟ้มนั้นมีจำนวนสูตรมากขึ้น จนทำให้เปิดแฟ้มช้าลงหรือเสียเวลารอทุกครั้งที่กดปุ่ม Enter แค่ปรับระบบการคำนวณจาก Automatic Calculation เป็น Manual Calculation ก็จัดการทำให้สูตร Volatile ทำการคำนวณพร้อมกับสูตรอื่นครั้งเดียวเมื่อกดปุ่ม F9

แนะนำให้อ่าน Excel Speed ความเร็วที่คุณเลือกได้ (ตอนที่ 1) ได้จาก

https://www.excelexperttraining.com/365/index.php/xl-blog/excel-expert-tricks/544-excel-speed

Manual Calculation นี่แหละที่จัดการควบคุม Volatile Function ให้คำนวณได้ดังใจ

ห่างไกลโรคกระเพาะ หยุดแก่เกินวัย

กดปุ่ม Enter หรือยัง บางคนกว่าจะกดปุ่ม Enter ได้ ต้องย้ำคิดย้ำทำอยู่หลายรอบว่าตัวเองทำซ้ำจนจำได้หรือยัง บางคนวางมือแตะปุ่ม Enter ไว้แล้วแต่ยังยั้งไว้ไม่ยอมกดลงไปเสียที กลัวว่าสูตรจะผิด … ระหว่างที่กำลังยัง ย้ำ ยั้ง อยู่นั่นเองที่น้ำย่อยจะหลั่งออกมากัดกระเพาะ

อย่ารอช้า อย่ากลัว อย่าคิดมากเลยครับ ขอให้กดปุ่ม Enter ลงไปเลย จะได้ผลลัพธ์อย่างไร จะถูกหรือผิดก็จะเห็นผลออกมาเอง ถ้าได้ผลถูกต้องตามที่ต้องการหรือทำผิดก็ขอให้แกะสูตรดูว่า Excel คิดคำตอบนั้นมาได้ยังไง ใช้ Excel เป็นเครื่องมือทดลองทางวิทยาศาสตร์

ถ้าทำผิด ไม่ได้คำตอบตรงกับที่ต้องการ อย่ารีบร้อนลบทิ้ง ขอให้วิเคราะห์ดูว่าที่ได้คำตอบแบบนั้นมาหมายถึงเป็นคำตอบของอะไร บางทีจะได้สูตรใหม่ที่หาค่าแปลกๆที่คิดไม่ถึง

ผมเคยคิดโจทย์การวางแผนการผลิตในใจ ตอนนั้นเดินทางไปยะลาบ้านแฟน ไม่ได้นำเครื่องคอมติดตัวไปด้วย เดินไปก็คิด นั่งก็คิด นอนก็คิด แม้จะคิดสูตรออกมาได้เป็นสูตรซ้อนกันย้าวยาวได้สำเร็จก็ตาม แต่ต้องกลับมากรุงเทพพร้อมกับโรคกระเพาะพร้อมผมหงอกอีกหลายเส้น

บทเรียนนี้สอนให้ผมเลิกใช้สมองคิดอะไรยากๆอีกแล้ว ถ้าไม่มีเครื่องคอมจะไม่ใช้สมองคิด เมื่อจะคิดต้องใช้ Excel ใส่ค่าใส่สูตรลงไปเลย เลิกใช้สูตรยาว พยายามใช้อะไรที่ simple ง่ายๆ ตรงไปตรงมา พอกดปุ่ม Enter ลงไปแล้วเป็นอันเสร็จ

ใครที่กำลังใช้ Excel สร้างงานพร้อมตัวเลขเก้าหลักสิบหลักหรือใช้ตารางขนาดใหญ่ พอสร้างสูตรหาค่าจับมาคำนวณแล้วดูไม่ออกทันทีว่าที่ได้คำตอบมานั้นถูกหรือผิด ขอให้เปลี่ยนพฤติกรรมมาสร้างงานด้วยตารางเล็กๆลองทำให้ผ่านก่อนจนมั่นใจว่าเข้าใจ ใช้เลขตัวกลมที่คิดในใจได้กับตาว่าถูก จากนั้นจึงนำตัวเลขของจริงบันทึกทับลงไป สูตรก็ย่อมคำนวณถูกต้องใช่ไหม

2*3 = 6 คิดในใจง่ายกว่า 2.34*3.45

ปีใหม่ ซื้อเครื่องใหม่ อยากได้จอใหญ่

“อ้าว ทำไมเปลี่ยนเครื่องโน้ตบุ้คใหม่อีกแล้ว เพิ่งซื้อมาเร็วๆนี้เองไม่ใช่เหรอ” ผมถามน้อง

ได้รับคำตอบกลับมาว่าเพราะเครื่องเก่าตัวหนังสือบนจอดูเล็กมาก ไม่อยากเสียสายตาเพ่งดูหนังสือบนจอ แม้จะปรับฟอนต์ให้ใหญ่ขึ้นแต่หัวตารางที่บอกชื่อ row/column ก็ยังตัวเล็กอยู่ดี

ก่อนจะซื้อคอมเครื่องใหม่หรือเปลี่ยนจอใหม่ให้ใหญ่ขึ้น แนะนำให้ปรับขนาด default font ใน Excel Options > General ให้มีขนาดใหญ่ขึ้น

ตัวผมเองจะชอบใช้ Tahoma ขนาด 14 พอปิดแล้วเปิด Excel ขึ้นมาใหม่จะเห็น Excel สบายตาขึ้นเยอะ

ระวังไวรัส โรคที่อาจติดต่อหรือไม่ก็ได้ใน Excel

เคยไหมอยู่ดีๆแฟ้ม Excel ที่เปิดขึ้นมาหยุดคำนวณเสียเฉยๆ ต้องเสียเวลามาคลิกลงไปในเซลล์สูตรแล้ว Enter ลงไปใหม่ทุกเซลล์หรือกดปุ่ม F9 นั่นเป็นเพราะติดเชื้อการคำนวณแบบ Manual มาจากแฟ้มอื่นที่เปิดขึ้นก่อน ยาแก้ก็ง่ายนิดเดียวแค่สั่ง Formulas > Calculation Options > Automatic แฟ้มนั้นก็จะกลับมาคำนวณทันทีให้ตามเดิม

ถ้า copy เซลล์ที่มีสูตรลิงก์ข้ามชีทไปวางที่แฟ้มอื่น เซลล์สูตรนั้นจะกลายเป็นสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มทันที ทำให้เมื่อเปิดแฟ้มขึ้นมาจะถูกถามว่าจะ Update Links ไหม เจอแบบนี้ต้องค้นหาให้เจอว่ามีเซลล์ใดบ้างที่ในสูตรมีชื่อแฟ้มอื่นติดมาในสูตรบ้าง พอพบแล้วจึงสร้างสูตรใหม่ทับลงไป

แฟ้มใดที่สร้างขึ้นมาเพื่อคำนวณแบบวงกลมซึ่งต้องกาช่อง Enable iterative calculations ใน Excel Options > Formulas เอาไว้ ถ้าถูกเปิดขึ้นมาเป็นแฟ้มแรก แฟ้มอื่นที่เปิดตามก็จะถือว่าใช้ Options นี้ตามไปด้วย ทำให้เมื่อสร้างสูตรผิดกลายเป็นการอ้างอิงแบบวงกลมขึ้นมา Excel ก็จะไม่เตือนให้ทราบเลยว่าเกิดการอ้างอิงแบบวงกลมขึ้นมาแล้ว

บางชีทหรือบางแฟ้มที่ใช้คำสั่ง Excel Options แบบ Advanced ซึ่งมีช่องระบุว่าให้มีผลกับชีทชื่อใดหรือแฟ้มชื่อใดตามภาพนี้ ก็จะทำให้เฉพาะชีทชื่อนั้นหรือแฟ้มชื่อนั้นมีอาการต่างไปจากที่เราคุ้นเคย ซึ่งอาการแบบที่ผ่าน Advanced แบบนี้จะไม่เป็นโรคติดต่อ แต่ผู้ใช้แฟ้มจะไม่รู้ตัวเลยเว้นแต่จะเข้าไปตรวจสอบใน Excel Options

ยังมีไวรัสอีกหลายตัวที่จะติดต่อหรือไม่ก็ได้ ทางที่ดีที่สุดถ้าใช้อะไรที่ผิดปกติต่างจากคนทั่วไปใช้กันก็ควรมีหมายเหตุแจ้งไว้ในชีทนั้นหรือแฟ้มนั้นไว้เสมอ อาจตั้งชื่อชีทหรือชื่อแฟ้มให้ยาวๆเขียนระบุไว้ในชื่อนั้นเลยก็ดีเหมือนกัน หรือไม่ก็ควรเก็บแฟ้มนั้นไว้ใช้คนเดียว

สูตรย้าวยาวดีจริงหรือ จะแก้เต่าให้เป็นกระต่ายได้ยังไง

ขอยกตัวอย่างที่ทุกคนเห็นแล้วจับประเด็นได้ง่ายหน่อยมาให้ดูกัน

=1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11+12+13+14+15+16+17+18+19+20
+21+22+23+24+25+26+27+28+29+30+31+32+33+34+35+36+37+38+39+40+111

ตัวเลขแต่ละตัวในสูตรนี้ถือว่าเป็นตัวเลขที่ลิงก์มาจากเซลล์หรือคิดได้จากสูตรอื่นที่ซ้อนอยู่ในสูตรนี้อีกต่อหนึ่ง เห็นแค่นี้ก็แกะยากแล้วใช่ไหมว่า บวกเลขจาก 1 ถึง 40 ครบทุกตัวหรือยัง พอบวกเสร็จก็เอามาบวกต่อด้วยเลข 111

สูตรย้าวยาวที่ซ้อนกันไปซ้อนกันมามีชื่อเรียกว่า Mega Formula เราสามารถสร้างสูตรในเซลล์หนึ่งได้ยาวที่สุด 32,767 ตัวอักษร ถ้าอยากสร้างสูตรที่ยาวมากกว่าที่ Excel รับได้ ก็ต้องเอาเซลล์หลายๆเซลล์มาคิดต่อกัน ซึ่งผมเรียกวิธีการนั้นว่า สูตรแบบดาวกระจาย หมายถึง ใช้เซลล์หลายเซลล์กระจายสูตรคำนวณแต่ละขั้นไว้แล้วจึงนำผลมาคำนวณร่วมกัน

สูตรย้าวยาวดีกว่าสูตรแบบดาวกระจายตรงที่ใช้เซลล์เพียงเซลล์เดียวก็หาคำตอบได้แล้ว ใครสร้างสูตรย้าวยาวได้ต้องขึ้นชื่อว่าเก่ง ใครเห็นก็ต้องชม ทึ่งว่าคิดสร้างสูตรยาวๆมาได้ยังไงกัน

แต่ถ้าในแฟ้มมีสูตรย้าวยาวหน้าตาแบบเดียวกันตามนี้เยอะแยะไปหมด แฟ้มนั้นจะคำนวณช้าลงอย่างมาก คนที่ไม่ได้สร้างสูตรจะแกะสูตรหรือทำความเข้าใจที่ไปที่มาแทบไม่ได้เลย

=1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11+12+13+14+15+16+17+18+19+20
+21+22+23+24+25+26+27+28+29+30+31+32+33+34+35+36+37+38+39+40+111

=1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11+12+13+14+15+16+17+18+19+20
+21+22+23+24+25+26+27+28+29+30+31+32+33+34+35+36+37+38+39+40+222

=1+2+3+4+5+6+7+8+9+10+11+12+13+14+15+16+17+18+19+20
+21+22+23+24+25+26+27+28+29+30+31+32+33+34+35+36+37+38+39+40+333

วิธีที่ดีกว่า แก้ไขโดยแยกสูตรที่คำนวณส่วนที่ซ้ำกันให้ Excel คิดเพียงครั้งเดียวแล้วจึงนำผลลัพธ์ที่ได้ไปบวกกับ 111, 222, 333 แทน Excel จะทำงานเร็วขึ้นมากเพราะไม่ต้องคิดสูตรย้าวยาวซ้ำ

ศึกษาเบื้องหลังการสร้างสูตรย้าวยาวได้จาก https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/excel-formulas-articles/611

ที่สำคัญ สูตรย้าวยาวมักเกิดขึ้นจากการออกแบบตารางไว้แบบตามใจฉัน อยากได้คำตอบที่ฉันอยากได้เสียอย่างลูกน้องต้องหาทางทำมาให้ สูตรย้าวยาวที่เกิดขึ้นจึงเป็นผล ไม่ได้แก้ที่ต้นเหตุ

ทางที่ดีที่สุดต้องเริ่มจากออกแบบตารางให้เหมาะแล้วสูตรจะง่ายลงอย่างมาก

เลิกท่องจำโครงสร้างสูตร VLookup

ก่อนจะท่องจำสูตรควรหันมาทำความเข้าใจกับที่มาของสูตรก่อนว่า ทำไมสูตรจึงชื่อนั้น ทำไมในวงเล็บจึงเรียงลำดับของอะไรไว้ตรงนี้ ซึ่งจะช่วยให้คุณไม่ต้องท่องจำสูตร Excel อีกต่อไป

จากภาพนี้ถ้าสอบได้ 75 คะแนน ทำไมจึงตอบว่าได้เกรด B

ลองใช้ ตาของคุณ มองดู ตาของคุณ ว่าคุณมองตรงไหนก่อนหลังเพื่อหาคำตอบว่า B

ขั้นที่ 1 : คุณจะมองที่เซลล์ E3 ที่มีเลข 75 ก่อนใช่ไหม
ขั้นที่ 2 : แล้วจึงเหลือบตาไปมองที่ตารางด้านซ้าย B3:C5
ขั้นที่ 3 : แล้วเทียบเลข 75 กับเลขใน column ซ้ายซึ่งเป็นแนวตั้ง (Vertical)
พบว่าไม่มีเลข 75 จึงมอง (Look) เลยไปที่เลข 90 ซึ่งพบว่าเกินกว่า 75 ไปแล้วเลยมองขึ้นไป (Up) ที่คะแนน 70
กระเถิบไป column ที่ 2 ในพื้นที่ตารางนั้น ได้เกรด B เป็นคำตอบ

นี่คือที่มาของชื่อสูตร มองตามแนวตั้ง ถ้าไม่เจอให้มองเลยไปแล้วมองขึ้นไป นั่นคือ VLookup จากนั้นในวงเล็บจะอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ตามลำดับที่คุณมอง (E3,B3:B5,2)

หมายเหตุ

(E3,B3:B5,2) เป็นการใช้แบบย่อ ถ้าใช้แบบเต็มจะเป็น (E3,B3:B5,2,TRUE) หรือ (E3,B3:B5,2,1) ซึ่ง True หรือเลข 1 แปลว่า ใช่ เพื่อระบุว่าใช้กับค่าที่เรียงจากน้อยไปมาก

ถ้าเปลี่ยนเป็นคำว่า FALSE หรือเลข 0 แปลว่า ไม่ใช่ คือไม่ต้องเรียงลำดับก็ได้ ซึ่งใช้หาค่าแบบ Exact Match ที่ต้องมีค่าตรงกันเท่านั้นจึงจะหาคำตอบพบ

เมื่อต้องแยกข้อมูลเป็นหลายชีท

มาคิดหาวิธีที่จะแยกข้อมูลตามภาพตารางสีเขียวด้านซ้ายมือตามรายชื่อ color ใน column D ออกเป็นชีทละสี เช่น แยกสินค้าที่มีสีดำออกมาเป็นรายงานชีทหนึ่งตามตารางสีน้ำเงินด้านขวา สินค้าสีอื่นๆก็ต้องทำแบบเดียวกัน ชีทหนึ่งสินค้าสีหนึ่ง จะทำยังไงดี

เชื่อว่าหลายคนต้องคิดถึงวิธีใช้ Filter เพื่อเลือกให้แสดงรายการเฉพาะสีที่ต้องการแล้ว copy ตารางที่ได้ออกไปวางที่ชีทใหม่ ส่วนสีอื่นๆก็ต้องทวนซ้ำใช้ขั้นตอนเดียวกันไปเรื่อยๆใช่ไหม บางคนอาจคิดเลยไปว่าต้องพึ่ง VBA มาช่วย … ไม่จำเป็นเลย Pivot Table ช่วยได้

คนที่เคยสร้าง Pivot Table เคยดับเบิลคลิกลงไปในตัวเลขในตาราง Pivot กันบ้างไหม จะพบว่า Excel จะสร้างชีทใหม่ที่มีรายการที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขที่ดับเบิลคลิกให้ทันที วิธีนี้เรียกว่าการ Drill Down ซึ่งปกติเป็นคำสั่งที่ทำให้เป็นปกติอยู่แล้วใน Pivot Table Options > Data ซึ่งจะพบช่อง Enable show details กาไว้อยู่แล้ว

แทนที่จะใช้ Filter ไปเองหรือหันไปใช้ VBA ให้เริ่มจากสร้างตาราง Pivot เพื่อหายอดรวมของแต่ละสี จากนั้นแค่ดับเบิลคลิกไปที่ยอดรวมด้างล่างสุดของแต่ละสีก็จะได้ชีทใหม่แยกข้อมูลของสีนั้นให้ทันที หรือถ้าอยากจะแยกตารางตามรายการประเภทอื่น เพียงสร้างตาราง Pivot ให้หายอดรวมของรายการเรื่องนั้นๆไว้แล้วดับเบิลคลิกยอดในตาราง Pivot ก็จะได้ชีทใหม่แสดงรายละเอียดของเรื่องนั้นๆนั่นเอง

ส่วนสำคัญที่สุดของสูตร Excel

“ทุกเรื่องที่มนุษย์อยากได้เกี่ยวข้องกับการคำนวณนั้นใน Excel มีสูตรเตรียมไว้ให้ครบอยู่แล้ว”

ถ้าอยากจะเก่งสูตร Excel ไม่จำเป็นต้องรู้จักสูตรที่ Excel มีทั้งหมดหรอก ขอเพียงคิดแบบนี้ไว้ก่อนจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปท่องสูตร จากนั้นเวลาเจอปัญหาขึ้นมาจึงค่อยค้นหาว่า สูตรอะไรบ้างที่จะช่วยแก้ปัญหานั้นได้ดีที่สุด บางทีต้องใช้สูตรหลายสูตรมาซ้อนกัน

ในการใช้สูตรไม่ได้ขึ้นกับว่าสูตรหาคำตอบที่ต้องการได้หรือไม่เท่านั้น แต่ต้องเข้าใจให้ดีด้วยว่าจะได้คำตอบนั้นเท่าเดิมเสมอไปตลอดเวลาหรือเปล่า มีเงื่อนไขอะไรที่ต้องระมัดระวังบ้าง นอกจากสูตรนั้นแล้วยังมีสูตรอื่นอะไรอีกบ้างที่หาคำตอบได้แบบเดียวกัน

ก่อนจะตัดสินใจใช้สูตรอะไร ขอให้ทำความเข้าใจกับส่วนที่เป็นข้อสังเกตหรือ Remarks ให้ดี

คำอธิบายในส่วนของ Remarks นี่แหละเป็นส่วนสำคัญที่สุด ใครที่คิดอยากจะเป็นคนเก่งของบริษัทหรืออยากจะเป็นอาจารย์สอน Excel ที่ไม่อยากหน้าแตกเสียชื่อในภายหลัง ห้ามพลาดในส่วน Remarks นี้เด็ดขาด ไม่งั้นแล้วสูตรที่ว่าทำงานได้อาจทำงานไม่ได้ขึ้นมาเพราะอะไรก็ไม่รู้

หนังสือเล่มนี้ผมได้มาตั้งแต่ปี 1992 “Microsoft Excel Function Reference” ว่าด้วย สูตร Excel (Excel Function) เป็นเล่มที่ห้ามทิ้งเด็ดขาด

ปัจจุบันค้นหาจากอินเตอร์เน็ตได้อยู่แล้ว อย่าลืมอ่านตรง Remarks ให้เข้าใจ

https://support.office.com/en-us/article/now-function-3337fd29-145a-4347-b2e6-20c904739c46