ยุคนี้มีข้อมูลมากมายที่เราสามารถรวบรวมมาจากหลายแหล่ง พอนำมาเก็บไว้ในตารางเดียวกันแล้วย่อมมีโอกาสที่จะเกิดรายการซ้ำกับรายการที่มีอยู่แล้ว
คนที่ใช้ Excel นี่แหละอาจเผลอ copy ตารางมาวางซ้ำหลายรอบ
ดังนั้นก่อนที่จะนำข้อมูลไปใช้ต่อควรทำให้ชัดเจนก่อนว่า ไม่มีรายการซ้ำติดมาด้วย พอใช้ PivotTable หรือสูตร SumIF จะได้หายอดรวมได้ถูกต้อง
ถ้าสังเกตให้ดี พอสั่ง Data > Remove Duplicates จะพบว่า Excel กาทุกช่องเลือกทุก column เอาไว้ให้ตั้งแต่ต้น ไม่ได้ปล่อยว่างไว้ให้เราคลิกเลือกเองว่าจะเอา column ไหนบ้าง นั่นเป็นเพราะต้องการตัดรายการทุก column ที่ซ้ำกัน ไม่ใช่ว่าซ้ำกันแค่บาง column ซึ่งย่อมไม่ใช่รายการที่ซ้ำกันจริง ดังนั้นควรปล่อยให้กาเลือกทุกช่องไว้เสมอ หากจะเลือกบางช่องต่อเมื่อคุณเข้าใจโครงสร้างข้อมูลที่ต้องการดีก่อน
การใช้คำสั่ง Remove Duplicates นี้ ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข Excel จะถือว่าซ้ำต่อเมื่อตัวเลขนั้นใช้ format แบบเดียวกันด้วย ถ้าตัวเลขเป็น 123.4 กับอีกรายการหนึ่งเป็น 123.40 จะไม่ถือว่าซ้ำกัน ดังนั้นก่อนที่จะใช้คำสั่งนี้ควรทำให้แต่ละ column ใช้ format แบบเดียวกันทั้งหมดด้วย