ทุกวันนี้คำว่า Automatic คำนี้หมายความว่า อัตโนมัติที่ต้องให้คำตอบที่ต้องการได้ทันที หรืออย่างช้าที่สุดต้องไม่เกิน 3 วินาที ถ้าตอนที่เปิดแฟ้ม ต้องนั่งรอตั้งนานกว่าจะเห็นหน้าตาตารางแสดงขึ้นมาให้เห็นบนจอ หรือทุกครั้งที่กด Enter เพื่อกรอกค่าใหม่ลงไปในตาราง กว่า Dashboards จะปรับกราฟหน้าตาล่าสุดให้เห็นหรือกว่า Excel จะยอมให้ขยับไปบันทึกค่าถัดไปก็ต้องรอ เหตุการณ์แบบนี้ทุกคนเคยเจอกันทั้งนั้นใช่ไหม เป็นเพราะระบบการคำนวณของ Excel ที่ใช้เป็นแบบ Automatic Calculation นั่นแหละทำ “เสีย”เอง
หากแฟ้มที่ใช้อยู่นั้นเต็มไปด้วยสูตรคำนวณ แทนที่จะปล่อยให้ Excel คำนวณแบบ Automatic ซึ่ง Excel จะทำหน้าที่คำนวณหาค่าใหม่ให้เสมอในตอนเปิดแฟ้มหรือมีการเปลี่ยนแปลงค่าที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณ แต่เพราะแฟ้มนั้นมีสูตรจำนวนมากจึงทำให้คำนวณช้า แนะนำให้เปลี่ยนไปใช้การคำนวณแบบ Manual Calculation ดีกว่า โดยเลือกจากเมนู Formulas > Calculation Options
แฟ้มใดที่ใช้ระบบการคำนวณแบบ Manual แล้ว พอเปิดแฟ้มขึ้นมาจะเห็นตารางได้ทันที การบันทึกค่าใหม่ลงไปก็จะทำได้ต่อเนื่องกันโดยไม่ต้องรออีกต่อไป โดยจะเห็นคำว่า Calculate แสดงขึ้นตรงมุมซ้ายล่างสุดของจอใกล้คำว่า Ready เป็นคำเตือนว่า แฟ้มยังไม่ได้คำนวณ พอบันทึกหรือเปลี่ยนแปลงตัวแปรใหม่ทั้งหมดเสร็จแล้ว ให้คลิกที่คำว่า Calculate หรือกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งให้ Excel คำนวณทีเดียว (ซึ่งคำว่า Calculate ก็จะหายไป) แล้ว Dashboards หรือรายงานก็จะแสดงคำตอบที่คำนวณเสร็จแล้วให้เห็น
ระบบการคำนวณไม่ว่าเป็น Automatic หรือ Manual ก็ตามจะเปลี่ยนตามระบบการคำนวณของแฟ้มแรกที่เปิดขึ้นก่อนเสมอ ดังนั้นหากต้องการทำให้เปิดแฟ้มแล้วเห็นตารางได้ทันที แค่จัดระบบการคำนวณของแฟ้มที่เปิดอยู่แล้วให้เป็น Manual พอเปิดแฟ้มอื่นตามทีหลังก็จะใช้ระบบ Manual ตามแฟ้มก่อนหน้านั้นให้ทันที
นอกจากระบบการคำนวณแบบ Automatic หรือ Manual ซึ่งมีผลกับแต่ละแฟ้มเท่านั้นแล้ว ถ้าเป็นคนที่ใช้สูตร Excel เป็นประจำ ใช้แล้วใช้อีกทั้งวันจนจำโครงสร้างสูตรได้ขึ้นใจ แนะนำให้สั่ง Excel Options > Formulas ตัดกาช่อง Formula AutoComplete เพื่อหยุด Excel ในคอมเครื่องที่ใช้อยู่ ไม่ต้องมาเปิดรายชื่อสูตรที่กำลังพิมพ์อยู่มาเลือกให้เสียเวลา และตัดกาช่อง Show function ScreenTips ในส่วนของ Advanced ออกไปด้วย จะช่วยให้เห็นเซลล์ที่กำลังใช้งานอยู่และคลิกเลือกเซลล์ใกล้ๆกันมาใส่ในสูตรได้คล่องตัวขึ้น
เมื่อระบบคำนวณของ Excel ก็พร้อมและปรับปรุงวิธีใช้ Excel ของมนุษย์ให้พร้อมด้วยแล้ว คุณก็จะควบคุม Excel Speed ให้เร็วขึ้นได้ดังใจ