กาลอวสานของ Pivot Table

Pivot Table จะถึงจุดจบได้ง่ายๆหากเจอคนที่ชอบจับผิดว่าที่จริงแล้ว PivotTable ต้องสะกดโดยไม่มีวรรค แต่อย่างไรเสียถึงจะมีวรรคหรือไม่มีวรรค เราก็ยังเข้าใจกันได้อยู่ดีว่ากำลังกล่าวถึงเรื่องอะไรใช่ไหม

ความเข้าใจในการใช้ Pivot Table มีหลายระดับ นักทฤษฎีที่เอาแต่อ่านตำราหรือนักบัญชีมักจะติดอกติดใจ Pivot Table กันเหลือเกิน แต่ในโลกของความเป็นจริง เมื่อนำโปรแกรม Excel มาใช้งานทางธุรกิจ ประโยชน์ของ Pivot Table มักมีต่องานระดับปฏิบัติการประเภทสรุปรายงานประจำเดือนหรือตามรอบระยะเวลาเสียมากกว่า พอเป็นงานวางแผนที่ผู้บริหารระดับสูงต้องใช้ข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ หาได้ใช้ข้อมูลที่ได้จาก Pivot Table เพราะผู้บริหารมักขอรายงานที่มีรูปแบบตามใจท่านซึ่งไม่สามารถสร้างได้โดย Pivot Table แม้แต่น้อย

ในแง่ของการวางแผนเพื่อตัดสินใจทางด้านธุรกิจนั้น Pivot Table จะช่วยสรุปข้อมูลในอดีตให้เห็นภาพในปัจจุบันได้อย่างชัดเจนและรวดเร็ว แต่หลังจากนั้นยังต้องคาดการณ์ไปในอนาคตต่อไปอีกซึ่งต้องอาศัยฝีมือของคนใช้ Excel ล้วนๆว่าจะหยิบยกข้อมูลใดมาใช้ในการวางแผน

หลายต่อหลายครั้งที่ข้อมูลถูกส่งต่อมาในรูปแบบที่ต่างกันไป หาใช่ข้อมูลที่มีรูปแบบฐานข้อมูลโครงสร้างมาตรฐานซึ่งไม่สามารถใช้ Pivot Table ได้อีกแล้ว ผู้ใช้ Excel ต้องใช้สูตรคำนวณเพื่อหาค่าที่ต้องการมาให้ได้ โดยใช้สูตร VLookup, Match, Index, หรือสูตร Array

คนที่เอาแต่พึ่ง Pivot Table จนติดใจมักไม่อยากคิดสร้างสูตรขึ้นมาใช้เองให้เสียแรงเสียเวลาอีกต่อไป แต่ทราบไหมว่าตัวเลขรวม ตัวเลขนับ หรือตัวเลขเฉลี่ยที่ Pivot Table หามาให้โดยอัตโนมัตินั้นมีหลักการคิดคำนวณที่เหมือนหรือมีข้อยกเว้นที่แตกต่างจากการนำเซลล์มาบวกกัน หรือต่างจากการใช้สูตร Sum, Count, CountA, SumProduct, หรือ Average อย่างใดบ้าง

วิธีคำนวณของ Pivot Table จัดการกับเซลล์ที่มีตัวเลขที่ไม่ใช่ตัวเลขที่แท้จริงเช่น ‘00123 อย่างไร หรือมีหลักการคำนวณเซลล์ที่เป็นช่องว่างจริงที่ไม่มีค่าอะไรเลย หรือดูว่าว่างแต่กลับมีข้อมูลที่เป็น space หรือ “” ใส่ไว้อย่างไร ค่าเฉลี่ยที่ได้จาก Pivot Table หามาจากยอดรวมที่หารด้วยจำนวนนับที่นับรวมถึงเซลล์ที่มีช่องว่างหรือเลข 0 ด้วยหรือไม่ ถ้าคุณอ่านมาถึงตอนนี้แล้วยังสงสัยอยู่แสดงว่าที่ผ่านมาได้ใช้ Pivot Table แบบเชื่อมั่นไม่เต็มร้อยว่าถูกต้องตามที่ต้องการใช่หรือไม่

Bill Gates ได้เขียนหนังสือชื่อ Business @ the Speed of Thought มีใจความตอนหนึ่งว่า สมัยก่อนโน้นคนที่มีข้อมูลคือคนที่มีอำนาจ แต่ยุคนี้ข้อมูลมีมากมายมหาศาลเสียจนหาอะไรที่ต้องการไม่เจอ ใครก็ตามที่สามารถนำข้อมูลมาใช้ได้เร็วที่สุดต่างหากจึงจะเป็นคนที่มีอำนาจ ซึ่งในบริษัทของเขายอมให้พนักงานสามารถนำข้อมูลมาใช้ได้อย่างอิสระ เมื่อต้องประชุมกันก็จะใช้ Pivot Table หาความสัมพันธ์ของตัวเลขว่าปัจจัยใดบ้างที่ส่งผลต่อการขายให้สูงขึ้น เช่น ราคา สีของกล่อง เพศ อายุลูกค้า มีผลต่อการขายอย่างไรบ้าง แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็สามารถปรับโครงสร้างรายงานตามปัจจัยที่ต้องการดูผลได้ทันที หากเอาแต่สร้างสูตรก็ไม่ทันกาลแล้ว

เมื่อขึ้นชื่อว่าต้องการสรุปข้อมูลอย่างรวดเร็วก็จำเป็นต้องใช้ Pivot Table แต่จะถูกหรือผิดนั่นเป็นอีกประเด็นหนึ่ง