วิถีซ้ายขวาบนล่างของ Excel (Excel -Not- New Normal)
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 6)
“จะแยกชีทหรือจะแยกแฟ้มดีกว่ากัน” พอข้อมูลมากขึ้น ทุกคนต้องคิดถึงปัญหานี้ แต่ก่อนจะไปไกลถึงขั้นนั้น ทราบไหมว่าแค่ในชีทเดียวกันก็มีวิถีซ้ายขวาบนล่างที่ไม่ควรย้อนศร
ประเด็นนี้จะช่วยทำให้แฟ้มที่มีข้อมูลขนาดใหญ่และมีสูตรเยอะคำนวณได้เร็วขึ้น แม้วันนี้แฟ้มเล็กนิดเดียวก็ควรเริ่มต้นให้ดีแล้วอีกหน่อยจะไปได้ไกล ไม่ใช่แค่แฟ้มงานนั้นจะคำนวณเร็วเท่านั้น แต่ตัวคุณเองก็จะแกะไล่ที่ไปที่มาได้สะดวกด้วย
ในชีทเดียวกัน หากไม่จำเป็นแล้วไม่ควรกระจายแยกเซลล์ที่ต้องนำมาใช้คำนวณพร้อมกัน แต่ควรนำเซลล์เหล่านั้นมาไว้ใกล้ๆกัน และเมื่อจะสร้างสูตรลิงก์นำค่าไปใช้คำนวณทีละขั้น ควรลิงก์ส่งค่าจากเซลล์ที่อยู่ด้านบนลงไปใช้ที่เซลล์ด้านล่างและส่งค่าจากซ้ายไปทางขวา
ทางที่ดีที่สุด ควรใช้แค่ชีทเดียวเพราะเมื่อข้อมูลอยู่ในชีทเดียวกันจะสามารถใช้คำสั่งบนเมนูช่วยทำงานให้ได้ทันที ครั้นจะสร้างสูตรก็ทำได้ง่าย ดังนั้นเมื่อจะคิดแยกชีท ต้องคิดให้ดีก่อนว่า หากวันหนึ่งต้องการหาค่าที่เกี่ยวข้องกับหลายชีทจะยุ่งยากขนาดไหน
เมื่อต้องแยกชีทก็ควรลิงก์ข้อมูลจากชีทที่อยู่ซ้ายมือไปใช้ที่ชีทขวามือ ควรตั้งชื่อชีทที่เรียงชื่อชีทตามลำดับจากน้อยไปมากด้วย เพราะ Excel สร้างระบบการไล่ลำดับเซลล์สูตรที่คำนวณต่อเนื่องกันไว้แบบนี้ หากเราตั้งชื่อชีทหรือสลับชีทตามใจ Excel จะทำงานช้าลง (หลักการนี้เคยอ่านพบนานมาแล้ว หาที่มาตอนนี้ไม่ได้อีก)
ส่วนการแยกแฟ้มต้องเข้าใจก่อนว่าแฟ้มที่เปิดขึ้นมาเท่านั้นที่ Excel จะทำการคำนวณ จึงควรสร้างสูตรหรือลิงก์เซลล์ที่ต้องคำนวณพร้อมกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ ถ้าสร้างสูตรลิงก์ข้ามแฟ้มไว้ก็ต้องเสียเวลาเปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่เกี่ยวข้องกันขั้นมาคำนวณพร้อมกัน
ดังนั้นหากจำเป็นต้องสร้างสูตรลิงก์ข้ามแฟ้ม ควรลิงก์เฉพาะเซลล์ผลลัพธ์ที่คำนวณเสร็จแล้วในแฟ้มต้นทางไปใช้ต่อในแฟ้มปลายทาง และให้แยกเซลล์สูตรที่ลิงก์ข้ามแฟ้มทดค่าไว้ต่างหาก อย่าสร้างสูตรที่ลิงก์ข้ามแฟ้มไปผสมกับสูตรคำนวณอื่นไว้ในเซลล์เดียวกัน
หลักการแยกเซลล์ที่ลิงก์มาทดค่าไว้ก่อนนี้สำคัญมาก ควรใช้กับการลิงก์ทั้งในชีทเดียวกันหรือลิงก์ข้ามชีทด้วย แม้ทำให้ในแฟ้มมีจำนวนเซลล์สูตรมากขึ้น แฟ้มใหญ่ขึ้น แต่การคำนวณไม่จำเป็นว่าจะช้าลง แถมอาจจะคำนวณเร็วกว่าแฟ้มขนาดที่เล็กกว่าเสียด้วยซ้ำ และในอนาคตจะสามารถนำเซลล์ที่ทดไว้นี้ไปใช้ต่อในการคำนวณอื่นได้อีก ยืดหยุ่นกว่าการสร้างสูตรยาวๆไว้ในเซลล์เดียวกัน
พื้นที่สีเหลืองในภาพนี้ คือ เซลล์ที่ลิงก์ค่าจากที่อื่นมาทดไว้
ปล เรื่องแบบนี้เรียนรู้ได้จาก Excel Expert Training เท่านั้น ช่วยกันแชร์เพื่อช่วยให้คนอื่นทราบเรื่องนี้กันด้วยครับ