โปรแกรมแจกฟรี ช่วยลดความสวยแบบอ้วนอุ้ยอ้าย
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 5)
คุณเคยเจอคำเตือนแบบนี้บ้างไหม ไม่น่าเชื่อว่าเป็นปัญหาที่เกิดขึ้นจากการอยากสวย พอเกิดขึ้นจะจัดเก็บ save แฟ้มไม่ได้เลยจนกว่าจะจัดการลด ละ เลิกใช้ แก้ให้หมดไปก่อน จะทำเองก็ได้ หรือจะใช้ Add-in ซึ่ง Microsoft มีโปรแกรมพิเศษแจกฟรีช่วยทำงานให้โดยอัตโนมัติ
เมื่อเกิดคำเตือนนี้ขึ้น ต้องหาทางลดจำนวนเซลล์ที่ใช้ Format ให้เหลือใช้กับพื้นที่ตารางเท่าที่จำเป็นเท่านั้น
ทดสอบได้จากการกดปุ่ม CTRL+END พร้อมกัน Excel จะกระโดดไปแสดงเซลล์ที่อยู่ด้านขวาล่างสุดที่ถูกใช้งาน ถ้าเซลล์นี้อยู่ไกลจากพื้นที่ตารางที่ใช้งานและเห็นพื้นที่เซลล์ว่างๆอยู่ด้านบนหรือด้านซ้าย แสดงว่าเซลล์ที่เห็นว่าว่างเหล่านั้นไม่ได้ว่างอย่างแท้จริง แต่ถูกกำหนด Format บางอย่างเอาไว้
สาเหตุเกิดขึ้นจากการกำหนด Format ทั้ง row หรือ column เอาไว้ หรือกำหนดพื้นที่ตารางที่ใช้ Format ไว้ใหญ่เกินไป ก่อนที่จะเห็นคำเตือนนี้แสดงขึ้น อาการแรกเริ่มดูได้จากแฟ้มมีขนาดใหญ่แบบผิดสังเกต
วิธีการแก้ไข ให้เลือกพื้นที่ตารางส่วนที่เห็นว่าว่างเหล่านั้นแล้วสั่ง delete ทิ้งไปทั้งหมด หรือจะสั่งลบเฉพาะ format ทิ้งเอง โดยใช้คำสั่งที่เมนู Home > Clear > Clear Formats หรือใช้ add-in เพื่อ Clean excess cell formatting on a worksheet ได้ตามคำแนะนำที่ลิงก์นี้ อยู่ในหัวข้อ Method 1: Eliminate excessive formatting
Add-in ตัวนี้มีอยู่แล้วในเครื่อง แค่หาทางนำมาใช้ให้เป็น และมีคำสั่งอื่นที่น่าสนใจตามมาให้ด้วย
วิธีการเปิดใช้ Add-in
1. ไปที่คำสั่ง File > Options > Add-Ins.
2. ในช่อง Manage เลือก COM Add-ins แล้วคลิก Go
3. ในรายชื่อ COM Add-Ins กาช่อง Inquire แล้ว OK.
จะพบเมนู Inquire tab แสดงขึ้นมาให้เห็น
แนะนำให้อ่านคำแนะนำบทความในลิงก์นี้ด้วย ซึ่งจะได้นำมาอธิบายต่อไป โปรดติดตาม…