ไอม่ายช่ายคนไทยนะ
ริจะใช้ Excel อย่าขัดขา Excel (ตอนที่ 2)
วันที่เป็นข้อมูลประเภทหนึ่งที่หนีไม่พ้นต้องถูกบันทึกไว้ในแฟ้ม Excel เพื่อบอกว่าเป็นรายงานเมื่อไหร่ รายการเกิดขึ้นที่วันไหน ซึ่งผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่จะกรอกวันที่ซึ่งตามด้วยปีพ.ศ.อยู่เสมอ เช่น 30/8/2563 หรือ 30 สิงหาคม 2563 เพราะเราเป็นคนไทยก็ต้องใช้ปีพ.ศ.
ในการอบรมครั้งหนึ่ง ลูกศิษย์สารภาพออกมาว่าบันทึกโดยใช้ปีพ.ศ.มาตลอด ไม่เป็นไรได้ไหมเพราะตัวเองรู้ว่าผิด ผมจึงต้องไล่เรียงให้ทราบว่า ผลที่เกิดขึ้นตามมาเมื่อวันเดือนปีที่บันทึกใช้ปีพ.ศ.มีดังนี้
- สมมติตัวอย่างง่ายๆว่า บันทึกวันที่ไว้เป็น 29/2/2563 เลขปี 2563 ที่บันทึกลงไปนั้น Excel ไม่ได้รับรู้ว่าเป็นปีพ.ศ. 2563 แต่จะถือว่าเป็นค.ศ.2563 ซึ่งในปีค.ศ.2563 เดือนกุมภาพันธ์ไม่ได้มี 29 วัน จึงไม่มีทางที่จะมีวันที่ 29/2/2563 ในโลกนี้หรือไม่ว่าโลกไหนในจักรวาล ดังนั้น Excel ก็จะแสดงอาการออกมาให้เห็นโดยชิดซ้ายเซลล์เตือนให้ทราบว่า “ฉานม่ายรู้จักวันที่นี้น้ะ”
- พอค่าชิดซ้ายของเซลล์ย่อมแสดงว่า Excel ถือว่ามีค่าเป็น Text ซึ่งไม่สามารถนำไปคำนวณต่อได้
- ถ้าบันทึกวันที่อื่นเช่น 1/1/2563 ลงไป แม้จะเห็นว่าชิดขวาของเซลล์ก็ตาม แต่เมื่อนำค่าไปใช้หาว่าเป็นวันอะไรในสัปดาห์ด้วยสูตร Weekday จะได้วันเสาร์ (7) ทั้งๆที่ของจริงต้องเป็นวันพุธ (4)
วิธีที่ถูกต้อง ให้บันทึกปีค.ศ.เท่านั้นแล้วปรับให้แสดงผลเป็นพ.ศ.ด้วย Format ตามภาพนี้
Download ตัวอย่างได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1pyIMwWaqI7FKmfhGa4vFx-k8Q4a_OkBc/view?usp=sharing
อย่างไรก็ตามเรื่องการบันทึกวันที่ ทางที่ดีที่สุดคือให้ใช้ปีค.ศ.ตลอดสำหรับข้อมูลภายในองค์กร ส่วนข้อมูลที่ส่งให้บุคคลภายนอกแล้วแต่จะใช้กัน พยายามใช้ปีค.ศ.ให้มากที่สุดโดยไม่ต้องปรับการแสดงผลด้วย Format ให้เป็นพ.ศ.
เพื่อทำให้ข้อมูลที่ลอกต่อกันภายในบริษัท ลดข้อผิดพลาดให้มากที่สุด ป้องกันเด็กใหม่เห็นปีพ.ศ.อาจลอกผิดๆตามกันไปอีก
…โปรดติดตามตอนต่อไป