คุณใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์เป็นกันหรือยัง ไม่ใช่ว่าใช้คอมพิวเตอร์แล้ว Excel จะทำงานแบบคอมพิวเตอร์ ที่แย่กว่านั้นกลับไปขัดขา Excel เสียอีก แค่คุณสร้างสูตร =2*3 ลงไป ทำให้คอมพิวเตอร์แสนแพงที่มีชิปทำงานรวดเร็วสุดๆ กลายเป็นเครื่องพิมพ์ดีดเครื่องคิดเลขไปแล้ว
สาเหตุหลักที่ทำให้ Excel ของคุณทำงานได้ไม่เต็มที่ เกิดจากความไม่รู้รอบว่า Excel มีอะไรไว้ใช้บ้างและจะนำมาใช้ร่วมกันอย่างไร บางอย่างมีให้ใช้แบบนี้กลับนำไปใช้แบบนั้น ใช้ผิดประเภทไปเสียอีก
ในแฟ้มหนึ่งๆสามารถเพิ่มชีทได้เยอะมากเท่าที่หน่วยความจำในเครื่องจะรับได้ ผู้ใช้ Excel ก็เลยเพิ่มชีทกันเป็นว่าเล่น ต่างจากยุคแรกๆของ Excel ที่สมัยนั้นมีแค่ชีทเดียวเพิ่มอีกไม่ได้ ทำให้ต้องหาทางใช้ตารางเดียว ชีทเดียวหน้าเดียวทำให้ใช้งานได้เต็มที่ จนคนทั่วไปนึกไม่ถึงว่าจะทำได้
อย่างสูตร =2*3 ที่สร้างลงไปนี่แหละ ถ้าเข้าใช้วิธีที่ Excel ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อตอบสนองต่อความต้องการของมนุษย์ จะเป็นความเข้าใจแบบเดียวกันกับการใช้ชีทได้เช่นเดียวกัน
นอกจากสูตร =2*3 แล้ว ถ้าต้องการหาคำตอบของการคูณเลขอื่นๆเข้าด้วยกัน จะทำอย่างไร เทียบกับถ้ามีชีทที่ใช้คำนวณสูตรเยอะแยะไปหมดแล้วต้องการหาผลลัพธ์ของการคำนวณจากตัวเลขที่เปลี่ยนไปจะทำอย่างไร
คุณคิดจะสร้างสูตร =2*3 หรือ =3*4 หรือ =1234567*7654321 หรือเลขอื่นๆมาคูณกันไว้ หรือจะต้องสร้างชีทใหม่ที่มีหน้าตาตารางสูตรคำนวณแบบเดียวกันแต่ตัวเลขต่างกันไว้อีกหลายชีท
แทนที่จะต้องสร้างสูตรคูณกันซ้ำๆเยอะแยะไปหมด หรือเพิ่มชีทที่มีหน้าตาแบบเดียวกันหลายๆชีท แค่เปลี่ยนจาก =2*3 เป็น =A1*A2 แล้วไปกรอกตัวเลขที่เป็นตัวแปรที่ต้องการนำไปคำนวณใหม่ลงไปในเซลล์ A1 กับ A2 สูตรเดียวที่สร้างไว้ก็จะคำนวณหาค่าใหม่ได้ในพริบตา
แทนที่จะต้องสร้างชีทใหม่ที่มีหน้าตาซ้ำกันเต็มไปหมด แค่ใช้ชีทเดียวแล้วเปลี่ยนตัวเลขตัวแปรใหม่ หรือหากต้องการทำชีทเดียวให้แสดงโครงสร้างที่เปลี่ยนไปหลายๆแบบ ก็สามารถใช้คำสั่งบนเมนูมาช่วยปรับโครงสร้าง โดยเฉพาะจากการใช้เมนูคำสั่ง View > Custom View ร่วมกับ Filter + Data Table เข้าไปอีกนิด
….. โปรดติดตามตอนต่อไป