อยากสวย อยากดูดี อยากดูง่าย ... อย่าทำแบบนี้เชียวนะ

Table Convert to Normal Range

หลายคนถามหาวิธีใส่สีตารางให้เป็นลายสลับกันบรรทัดเว้นบรรทัด
บางคนถามหาวิธีขยายตำแหน่งอ้างอิงในสูตรเมื่อมีรายการเพิ่มโดยอัตโนมัติ

คำแนะนำที่มักจะให้กันก็คือ ให้คลิกเซลล์ใดก็ได้ในตารางแล้วสั่ง Insert > Table หรือคลิกไปที่ Home > Format as Table จะมีรูปตารางสีสวยๆหลากหลายสีมาให้เลือก

นอกจากความสวยที่ดูดีแล้ว ผลที่ตามมาก็คือ สูตรที่อ้างอิงกับพื้นที่ในตารางที่เป็น Table สวยๆนี้ จะใช้ตำแหน่งอ้างอิงเป็นชื่อ Table ให้ด้วย เช่น ตามภาพนี้ =COUNTA(Table2[BUDGET]) โดย Table2 เป็นชื่อตารางนี้ที่ Excel ตั้งชื่อให้อัตโนมัติ และ [BUDGET] เป็นชื่อตามหัวตาราง

สูตรนี้จะนับจำนวนตัวเลขจากพื้นที่ใต้หัวตารางชื่อ BUDGET ทั้งหมดในตารางฐานข้อมูลชื่อ Table2 ให้

แถมเมื่อมีการบันทึกข้อมูลเพิ่มรายการต่อท้ายลงไป จะทำให้สูตรรับรู้ถึงการขยายตำแหน่งอ้างอิงให้เองทันที เยี่ยมสุดๆไปเลยครับ

นี่ยังดีนะที่มีแค่สูตรเดียว ถ้าสร้างสูตรอื่นๆไว้อีกนับร้อยสูตร แถมเอาตารางนี้ไปใช้ต่อกับ Pivot Table ด้วย ... อย่าทำแบบต่อไปนี้เชียวนะ

🖐 ห้ามไปคลิกที่เมนู Convert to Range ตามภาพนี้นะครับ

พอคลิกลงไปจะเกิดคำเตือนถามขึ้นมาบนจอว่าอยากจะ Convert to Normal Range ไหม

ถ้ากดปุ่ม Yes ต่อล่ะก้อ จะส่งผลทำให้ชื่อ Table2 หายไป และตำแหน่งอ้างอิงในสูตรก็จะเปลี่ยนจากชื่อ Table กลับมาเป็นการอ้างอิงแบบปกติที่เราคุ้นกัน

จากเดิม
=COUNTA(Table2[BUDGET])


จะเปลี่ยนไปเป็น
=COUNTA(GroupData2!$G$3:$G$27) โดย GroupData2 คือชื่อชีท

😟 ทุกสูตรที่เคยทำไว้ทั้งหมดกับ Pivot Table ที่เคยอ้างถึงตารางนี้ไว้ จะกลายเป็นตำแหน่งอ้างอิงตามปกติไปทั้งหมด

😟😟😟 ที่แย่ที่สุดหลังจากนั้นก็คือ ต่อให้ไปสร้าง Table ให้กับตารางนี้อีกครั้ง Excel จะไม่ตามไปใส่ชื่อตาราง Table ตัวใหม่ให้กับการอ้างอิงในสูตรหรือ Pivot Table ให้หรอกครับ

พอกรอกข้อมูลใหม่ต่อท้ายลงไป สูตรหรือ Pivot Table จะไม่รับรู้ถึงพื้นที่ซึ่งขยาย แต่จะเป็นตำแหน่งอ้างอิงแบบคงที่ไปตลอด โดย Excel ไม่มีคำเตือนใดๆมาบอกให้ทราบ

ถ้าโชคดีหน่อย เมื่อผู้ใช้งานตรวจพบว่าสูตรถูกแก้ไขไปแล้วจะต้องตามแก้ทุกสูตรเองใหม่ทั้งหมดให้กลับไปอ้างอิงกับ Table

👉 วิธีใช้งานที่ดีกว่าให้ทำแบบนี้

ให้สร้างชื่อ Range Name ขึ้นมาใช้แทนในสูตรหรือใช้กับ Pivot Table อย่าไปใช้ชื่อ Table นะครับ

ถ้าอยากจะใช้ชื่อ Table ต้องมั่นใจ 100% ว่าจะไม่เผลอไปสั่ง Convert to Range เด็ดขาด

++++++++++++++++++++++++++++++++

ถ้าอยากจะใช้ Table ควรศึกษาการอ้างอิงในสูตรให้เข้าใจ

Overview of Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/overview-of-excel-tables-7ab0bb7d-3a9e-4b56-a3c9-6c94334e492c?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Using structured references with Excel tables
https://support.microsoft.com/en-us/office/using-structured-references-with-excel-tables-f5ed2452-2337-4f71-bed3-c8ae6d2b276e?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Use calculated columns in an Excel table
https://support.microsoft.com/en-us/office/use-calculated-columns-in-an-excel-table-873fbac6-7110-4300-8f6f-aafa2ea11ce8?WT.mc_id=M365-MVP-4000499

Everything You Need to Know About Excel Tables
https://www.howtoexcel.org/tutorials/everything-you-need-to-know-about-excel-tables/

Related Articles

© Copyright 1999

สงวนลิขสิทธิ์ตามกฎหมาย

ห้ามนำข้อความหรือส่วนหนึ่งส่วนใดของบทความหรือวิดีโอหรือรูปภาพไปใช้เพื่อการค้าขาย หรือเพื่อประโยชน์ส่วนตัว

อนญาตให้นำไปใช้เพื่อสาธารณประโยชน์โดยขอให้ระบุที่มาและชื่อผู้เขียนกำกับไว้ด้วยเสมอ

ลิงก์เว็บ Excel Expert Training

เว็บสำหรับ เรียนออนไลน์

เว็บสำหรับ เรียนแบบกลุ่ม-ส่วนตัว

ติดตามข่าวสารได้จาก facebook

ถามปัญหาได้ที่ กลุ่มคนรัก Excel

และไลน์กลุ่ม Excel Expert Group

หรือ Excel Expert Forum

ที่อยู่และการติดต่อ

สมเกียรติ ฟุ้งเกียรติ 7/1 รามคำแหง ซอย 35 หัวหมาก บางกะปิ กทม 10240 โทร 097-140-5555, 02-718-9331

Excel@ExcelExpertTraining.com

SFK MVPLogoH60