ความซื่อสัตย์เป็นคุณสมบัติสำคัญที่สุดของนักบัญชี ถ้าไม่ซื่อสัตย์เสียแล้วก็อาจลงตัวเลขปลอม แอบมุบมิบเอาเงินบริษัทไปใช้ ถ้านักบัญชีมีนิสัยโกงชอบหลอกลวงมาตั้งแต่กำเนิด จะตรวจสอบยากมากเพราะพวกนี้มีลูกเล่นแพรวพราว ยิ่งเก่ง Excel ด้วยแล้ว ยิ่งน่ากลัวมากขึ้น เพราะอาจทำให้ตัวเลขลดลงไปโดยคนอื่นยังเห็นตัวเลขค้างไว้คงเดิม ดังนั้นหากจะรับนักบัญชีที่เก่ง Excel ต้องตรวจสอบให้ดีด้วยว่าเป็นนักบัญชีที่เป็นคนดีด้วยหรือเปล่า
แค่ใช้ Format ควบคุมการแสดงค่าออกมาให้เห็นตามที่ต้องการ ค่าบวกสามารถทำให้แสดงเป็นค่าลบ ค่าลบเห็นเป็นค่าบวก ตัวเลขของจริง 123.45 ยังทำให้เห็นเป็นเลข 555.55 ได้เลย
นักบัญชีที่ดีซึ่งอยากจะเก่ง Excel ต้องบันทึกหรือใช้ตัวเลขที่แสดงค่าให้เห็นอย่างตรงไปตรงมา แต่ Excel นี่แหละที่อาจทำให้นักบัญชีหัวหมุนว่า ทำไมยอดเครดิตที่เห็นว่าเท่ากับยอดเดบิทนั้น เมื่อนำมาลบกันหรือสร้างสูตรตรวจสอบว่าเท่ากัน จึงลบกันแล้วไม่เท่ากับศูนย์หรือ Excel ยังตอบออกมาว่า FALSE ไม่เท่ากัน
นักบัญชี ต้องเข้าใจให้ดีว่า
- ตัวเลขที่ได้จากการคำนวณอาจให้คำตอบไม่ตรงกับที่คิดไว้ เช่น สูตร =2.3-2.2 นั้น Excel ไม่ได้ให้คำตอบเป็น 0.1 แต่ได้คำตอบเท่ากับ 0.0999999999999996
- ลำดับของการคำนวณ =A+A-A หรือ =A+B-C อาจไม่ได้คำตอบเท่ากับสูตร =A-A+A หรือ =-C+B+A ก็ได้
- การปรับค่าจากการคำนวณให้ตรงกับความต้องการของนักบัญชีหรือก่อนจะนำตัวเลขไปใช้ตรวจสอบกับสูตร IF, Choose, Match, Vlookup ต้องใช้สูตร =Round(เซลล์สูตรคำนวณ,2) หรือ =Round(ABS(เซลล์สูตรคำนวณ),2) โดยสูตร ABS ย่อมาจาก Absolute ปรับค่าที่คำนวณมาให้เป็นบวกก่อนแล้วจึงใช้ Round เพื่อปัดตัวเลขจากการคำนวณให้มีทศนิยม 2 หลัก
- หลังจากใช้สูตร Round ปรับตัวเลขที่คำนวณได้แล้ว จึงค่อยใช้ Format ตามทีหลัง โดย Format ไม่ได้ทำให้ค่าตัวเลขที่แท้จริงเปลี่ยนไป แต่ Format ทำหน้าที่เพียงแค่ปรับการแสดงผลให้เห็นตามต้องการเท่านั้น
ว่าไปแล้ว เรื่องนี้ไม่จำกัดเฉพาะนักบัญชีเท่านั้น ผู้ใช้ Excel ทุกคนควรมีพื้นฐานความรู้เหล่านี้ด้วย
Download ตัวอย่างที่สร้างความงุนงงได้จาก
https://drive.google.com/file/d/1FBjHZxNQnArJq0d4oYAe5f2voyB0Y5GC/view?usp=sharing
