Pivot Table ไปไกลให้สุดขอบฟ้าได้จริงหรือ

Pivot Table เป็นเครื่องมือที่หลายคนถามหาอยากให้ผมสอนอยู่เสมอ น่าจะเป็นเพราะเสียงเล่าลือที่หลายคนออกปากว่าต้องใช้ Pivot Table ให้เป็น มันเป็นเครื่องมือที่มหัศจรรย์มาก แค่คลิกไม่กี่ครั้งก็สร้างรายงานได้แล้ว แต่ทราบไหมว่า Pivot Table จะไปไกลให้ถึงสุดขอบฟ้าได้นั้นยากเย็นเหลือเกิน

1. Row บนสุดต้องมีหัวตาราง
2. รายการต้องติดต่อกันไป ห้ามเว้นช่องว่างไว้จนขาดช่วง
3. ตารางข้อมูลต้องเว้นช่องว่างไว้รอบข้าง ห้ามติดกับเซลล์อื่น

นี่คือกฎ 3 ข้อที่จะชี้เป็นชี้ตายของ Pivot Table ว่าจะนำไปใช้ได้ไหม

แค่กฎข้อแรก ตารางที่จะนำไปใช้สร้าง Pivot Table ใน row บนสุดต้องมีหัวตาราง ซึ่งหลายคนอาจแย้งว่าแก้ไม่ยาก แค่พิมพ์หัวตารางลงไปก็นำฐานข้อมูลนั้นไปใช้กับ Pivot Table ได้แล้ว ซึ่งจะทำได้แต่เมื่อมีเซลล์ตรง Row บนสุดให้พิมพ์หัวตารางลงไป

ตารางแบบไหนล่ะที่จะมีพื้นที่ว่างให้ใส่หัวตารางลงไปได้ มีแต่ตารางที่เป็นฐานข้อมูลเท่านั้น ถ้าเป็นตารางที่หัวหน้ากำหนดแบบมาให้ หรือเป็นรายงานที่สร้างขึ้นมาก่อนแล้ว จะไม่มีทางให้ใส่หัวตารางลงไปเลย ไม่ต้องมองไปที่ฟากฟ้าหรอก เพราะ Pivot Table เครื่องดับตั้งแต่แรกแล้ว

ในระดับของผู้บริหาร ไม่มีใครหรอกที่จะมาเสียเวลาดูข้อมูลดิบ ผู้บริหารต้องการรายงานที่ผ่านการย่อยหรือหายอดเฉพาะเรื่องที่ต้องการมาให้แล้วใช่ไหม ถึงลูกน้องจะสร้างตารางสรุปที่เป็น Pivot Table มาให้ก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามยากที่จะตรงใจผู้บริหาร พออยากจะได้ค่าเฉลี่ยหรือยอดรวมสะสมก็ต้องรอลูกน้องทำมาให้ ซึ่งใช่ว่าจะทำได้จาก Pivot Table ได้ง่ายๆ

ดูจากหัวตารางนี่แหละครับ ไม่ต้องมองไกลไปมากกว่านั้นหรอกว่าจะใช้ Pivot Table ได้หรือไม่