🤔
ขอให้หลักจำง่ายๆไว้ก่อน
- ถ้าเป็นเรื่องของข้อมูล ให้แยกแฟ้ม
- ถ้าเป็นเรื่องของสูตรคำนวณ ให้แยกชีท
แต่ถ้าข้อมูลไม่เยอะ Excel ยังคำนวณเร็วอยู่ก็ไม่ต้องแยก ให้เก็บไว้ในชีทเดียวกันแต่แยกพื้นที่เป็นส่วนๆ เพื่อความสะดวกของผู้ใช้แฟ้ม
ทำไม ??? มาดูเหตุผลกันครับ🧐
ถ้าเก็บข้อมูลไล่ลงไปเรื่อยๆจนเต็มทุก row แล้วหรือเห็นว่าเก็บไว้เยอะมากแล้ว ระหว่างนำรายการถัดไปขึ้นชีทใหม่กับแยกไว้ในแฟ้มใหม่ แบบไหนดีกว่ากัน
☝️ ประเด็นอยู่ที่คุณต้องใช้ทุกรายการที่เก็บไว้ทุกรายการพร้อมกันหรือไม่
ในชีทหนึ่งๆมีกว่า 1 ล้านกว่า row คุณเคยต้องใช้ทั้งล้านกว่ารายการนี้พร้อมกันหรือไม่ โอกาสใช้ทุกรายการพร้อมกันนั้นมีน้อยมากใช่ไหม ดังนั้นหากเอาแต่เก็บข้อมูลไว้เรื่อยๆ แน่นอนว่าเมื่อรายการเพิ่มขึ้นย่อมทำให้แฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้น และเมื่อนำไปใช้ในการคำนวณ ย่อมทำให้เสียเวลานานกว่าจะคำนวณเสร็จ
ถ้าคิดว่าเก็บข้อมูลไว้ในชีทหนึ่งเยอะมากแล้ว หากแยกเก็บรายการถัดไปในชีทใหม่ ก็ย่อมทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้นอยู่ดี กลายเป็นแฟ้มที่อ้วนอุ้ยอ้าย มีชีทเยอะแยะเต็มไปหมด
🧐 ดังนั้นหากข้อมูลที่เก็บไว้นั้น ไม่จำเป็นต้องนำมาใช้พร้อมกันทุกรายการ แนะนำให้แยกเก็บเป็นแฟ้มใหม่ดีกว่า ทำให้แต่ละแฟ้มมีจำนวนรายการไม่เยอะเกินไป จากนั้นเมื่อลิงก์ข้อมูลข้ามแฟ้มไปใช้ สูตรไม่เสียเวลาคำนวณโดยไม่จำเป็น และเมื่อต้องการดึงข้อมูลจากแฟ้มอื่นมาใช้ก็เพียงใช้คำสั่ง Data > Edit Links > Change Source เปลี่ยนลิงก์จากชื่อแฟ้มต้นทางเดิมไปเป็นแฟ้มใหม่ที่ต้องการ
🖐 แล้วเรื่องอะไรล่ะที่ไม่ควรแยกแฟ้ม ถ้าแยกแฟ้มไม่ฉลาดเลย
เรื่องสูตรคำนวณครับ ถ้าการคำนวณใดที่ต้องคำนวณพร้อมกัน ขอให้เก็บไว้ในแฟ้มเดียวกัน จะแยกชีทให้คำนวณแต่ละเรื่องแต่ละขั้นตอนก็ได้
พอเปิดแฟ้มขึ้นมาก็จะคำนวณพร้อมกัน แต่ถ้าแยกขั้นตอนการคำนวณที่ต่อเนื่องกันเป็นหลายแฟ้ม เวลาจะสั่งให้ Excel คำนวณก็ต้องเปิดทุกแฟ้มขึ้นมาใช่ไหม เพราะแฟ้มใดที่ไม่ได้เปิดก็จะไม่คำนวณ ดังนั้นเพื่อช่วยให้เราไม่ต้องเสียเวลาไปจำว่าต้องเปิดแฟ้มใดบ้างเพื่อให้คำนวณพร้อมกัน สู้เก็บไว้ในแฟ้มเดียว พอเปิดแฟ้มก็จะคำนวณพร้อมกันเสร็จไปเลยดีกว่า
😍 ประเด็นเหล่านี้แหละครับที่ขึ้นกับคนสร้างแฟ้ม จะเร็วหรือช้า จะทำงานแบบง่ายหรือยาก ขึ้นกับฝีมือของคน อย่าไปโทษ Excel ว่าสูตร VLookup หรือสูตรคำนวณช้า แล้วต้องหันไปใช้ Power Query มาช่วย
