เวลาที่ใช้ Excel ทำงานที่ว่านี้ ไม่ใช่เวลาที่ Excel ใช้ในการคำนวณ แต่เป็นเวลาที่คุณนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์กำลังใช้โปรแกรม Excel โดยเฉพาะในยุคโควิดนี้ ภาวะเศรษฐกิจย่ำแย่ ธุรกิจที่จะอยู่รอดได้ต้องหาทางลดค่าใช้จ่าย ต้องลดคน เพิ่มงาน ซึ่งถ้าคุณสามารถสร้างงานได้มากขึ้น แถมใช้ระยะเวลาทำงานลดลง คุณย่อมเป็นความหวัง เป็นที่พึ่งของบริษัท … ไม่ต้องตกงาน
ทำอย่างไรจึงจะลดเวลาที่คุณใช้ Excel
1. ฝึกใช้แป้นพิมพ์ลัด
เรื่องนี้สำหรับผมแล้วแนะนำให้ใช้เป็นแค่ Ctrl+c Copy, Ctrl+x Cut, Ctrl+Shift+* Current Region เพื่อเลือกพื้นที่ตาราง และไม่แนะนำให้ใช้ปุ่มลัดมากนักเพราะถ้าเผลอกดผิดปุ่มแล้ว Excel ทำงานอื่นผิดๆให้โดยไม่รู้ว่าตัวเองเผลอไปกดปุ่มไหนแล้วจะต้องเสียเวลาแก้นานกว่าเดิมเสียอีก
2. ฝึกคลิกขวาแทนการใช้แป้นลัดหรือคลิกที่เมนู
การใช้เมาส์คลิกขวาลงไปตรงไหน Excel จะเปิดจอเล็กๆเตรียมคำสั่งที่พร้อมใช้กับสิ่งที่คลิกลงไปให้เอง เช่น พอคลิกขวาลงไปในเซลล์ก็จะมีคำสั่งเกี่ยวข้องกับเซลล์เปิดขึ้นมาให้เลือก พอคลิกขวาลงไปที่ชื่อชีทก็จะมีคำสั่งเกี่ยวข้องการการใช้ชีทเปิดขึ้นมาให้เลือกใช้
3. กดปุ่ม Enter เพื่อสั่ง Paste หรือใช้แทนการคลิกปุ่ม OK
เมื่อสั่ง Copy หรือ Cut ไปแล้วเมื่อต้องการ Paste ให้เลือกเซลล์ที่ต้องการแล้วกด Enter ลงไปจะทำหน้าที่ Paste ให้ทันที หรือเมื่อคลิกเมนูคำสั่งอะไรก็ตามถ้าใช้มือกรอกลงไปในช่องเสร็จแล้วให้กด Enter แทนจะได้ไม่ต้องเสียเวลาเปลี่ยนไปจับเมาส์แล้วคลิกปุ่ม OK
4. กดปุ่ม Enter เพื่อดูว่าสร้างสูตรถูกหรือผิด
ในการสร้างสูตรนั้น มักพบว่าไม่ค่อยกล้ากดปุ่ม Enter กันเพราะไม่มั่นใจว่าสูตรที่สร้างขึ้นนั้นถูกต้องไหม แนะนำว่าอย่ารอข้าที่จะกดปุ่ม Enter จะได้เห็นกับตาว่าได้ผลลัพธ์ตามต้องการไหม
5. ใช้ปุ่ม F3 F4 F5 ให้คล่อง
F3 ใช้สำหรับนำชื่อ Range Name มาใส่ลงไปในสูตรจะได้ลดเวลาไม่ต้องคลิกหาพื้นที่ตารางเอง
F4 ใช้สำหรับทวนคำสั่งสุดท้ายซ้ำ และใช้ใส่เครื่องหมาย $ ลงไปกำกับในตำแหน่งอ้างอิง
F5 ใช้หาว่าอะไรอยู่ตรงไหน
ถ้าบริษัทกำลังคิดตัดสินใจเลือกพนักงานอยู่ล่ะก้อ ขอให้เลือกคนที่สามารถใช้ Excel ทำงานได้อย่างรวดเร็ว ลองให้สร้างสูตร Sum คำนวณหาคำตอบจากตารางที่มีขนาดใหญ่ๆๆๆๆๆๆๆดูว่าใช้เวลาสร้างสูตรนานมากไหม
อย่าไปมองที่เวลาที่ Excel ใช้ในการคำนวณ เพราะเรื่องนี้แก้ได้ง่ายนิดเดียวโดยหาซื้อคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่หรือใช้ Excel รุ่นใหม่ แต่เวลาของลูกน้อง แก้ยากกว่ามาก
เชิญชมวิดีโอแสดงวิธีการลดเวลาที่ใช้งาน เรียนเรื่องเหล่านี้ได้จากหลักสูตรเรื่องรีบรู้เพื่อพร้อมใช้ Excel ทำงานแบบ Fast and Easy