เมื่อได้รับมอบหมายงาน อย่ารีบร้อนเปิดคอมแล้วใช้ Excel เลยล่ะ ต้องคิด คิด คิด ให้รอบคอบก่อน
- ใครจะเป็นผู้ใช้แฟ้ม มีความสามารถในการใช้ Excel มากน้อยแค่ไหน
- จะใช้แฟ้มเพียงครั้งเดียวหรือต้องนำกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก
- เร่งด่วนขนาดไหน
- รายงานที่ต้องการเป็นเรื่องอะไร มีหน้าตาอย่างไร แสดงข้อมูลอะไรบ้าง
- โครงสร้างตารางรายงานตายตัวแล้วหรือยัง
- ต้องหาข้อมูลอะไรบ้างมาใช้เพื่อสร้างรายงานนั้น
- ข้อมูลนั้นมีอยู่แล้ว ลิงก์มาใช้เลยได้ไหม หรือต้องทำขึ้นมาใหม่ ปรับแก้ใหม่ก่อน
- จำนวนรายการคงที่หรือมีรายการใหม่เพิ่มขึ้นอีกในอนาคต
- จำนวนข้อมูลมากน้อยแค่ไหน มีรายการซ้ำหรือไม่
จากนั้นจึงคิดถึงวิธีสร้างงาน
- จะแยกชีทหรือแยกแฟ้มดีกว่ากัน
- การคำนวณเรื่องใดบ้างที่นำไปใช้ต่อที่อื่นอีกหลายแห่ง
- จะเลือกใช้สูตรหรือใช้คำสั่งบนเมนูเพื่อหาผลลัพธ์ดีกว่ากัน
- มีตัวแปรอะไรบ้างที่ต้องเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา
- ตัวแปรกระจายอยู่หลายที่ หรือเป็นตารางที่ติดกัน
- จะสร้างสูตรลัดสูตรเดียว หรือจะใช้หลายสูตรมาคำนวณแยกทีละขั้น
- ต้องเตรียมข้อมูลเพื่อใช้สร้างกราฟอะไรบ้าง
- จำเป็นไหมที่จะต้องใช้ VBA