เก่งอยู่แล้ว ขอเรียนข้ามขั้นเลยดีไหม?
ส่วนใหญ่ผู้ที่สนใจอยากมาเรียนกับผมมักต้องการเรียนข้ามขั้นกันทั้งนั้น หัวข้อยอดนิยมหนีไม่พ้นสูตร VLookup กับวิธีใช้ Pivot Table บางคนกำหนดหัวข้ออบรมมากว้างแสนกว้างว่า อยากอบรม Excel ขั้น Intermediate เพราะมีพื้นการใช้ Excel มาก่อนและกำหนดระยะเวลาอบรมเพียงครึ่งวันบ้าง วันเดียวบ้าง บางครั้งขอให้ผมช่วยหาวิทยากรที่สอนได้ทั้ง Excel, Word, PowerPoint แต่มีเวลาให้อบรมแค่วันเดียว
ความต้องการเหล่านี้แสดงว่าผู้ถามยังไม่รู้จัก Excel ดีพอ นึกกันไปเองว่าเมื่อได้เรียนรู้แค่หัวข้อที่กำหนดมาก็นำไปใช้ทำงานได้แล้ว พอใจแล้ว
สาเหตุที่มีความเข้าใจแบบนี้เนื่องจากไม่เคยเห็นตัวอย่างการใช้ Excel สร้างแฟ้มที่ทำงานแบบคอมพิวเตอร์มาก่อน หัวหน้ามักมีความต้องการเพียงแค่ขอให้ลูกน้องใช้ Excel หาตัวเลขมาจัดทำรายงานตามรูปแบบหน้าตาที่ต้องการได้ก็พอ ตัวหัวหน้าเองก็แทบใช้ Excel ไม่เป็นหรือเคยใช้เป็นมาบ้างก็มีความรู้เท่าที่ลูกน้องเคยรู้นั่นแหละ ทั้งหัวหน้าและลูกน้องต่างคุ้นเคยกับวิธีใช้ Excel แบบเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด
อย่านึกว่าอะไรก็ตามที่นำมาใช้บนเครื่องคอมพิวเตอร์จะถือว่าทำงานแบบคอมพิวเตอร์ได้แล้ว การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้เกิดประโยชน์อย่างแท้จริงต้องสามารถช่วยลดเวลาการทำงานให้กลับบ้านได้ตรงเวลา ไม่ต้องทำโอที วันเสาร์อาทิตย์ได้หยุดพักผ่อนเพื่อใช้ชีวิตส่วนตัวกับครอบครัว
- งานใดที่เคยเสียเวลาเป็นวันๆ ต้องเสร็จเร็วขึ้นในไม่กี่ชั่วโมง ไม่กี่นาที หรือเสร็จในทันที
- งานใดที่ซับซ้อนต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีก ต้องทำได้ง่ายขึ้น เร็วขึ้น สะดวกขึ้น
- ในขณะที่ใช้เวลาน้อยลง ต้องสามารถสร้างงานได้มากขึ้นหลายเท่าตัว
นี่เป็นประโยชน์เพียงบางส่วนจากการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งสามารถทำได้โดยไม่จำเป็นต้องนำ VBA ที่เป็นโปรแกรมช่วยควบคุมให้ Excel ทำงานเองอัตโนมัติมาช่วยแม้แต่น้อย
ก่อนจะเรียน VLookup หรือ Pivot Table หรือยกตัวเองว่ามีพื้นการใช้ Excel ดีพอ คุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้แล้วหรือยัง
- สมมติว่าเมื่อเก็บรายการข้อมูลต่อๆกันไว้ในชีทจนเต็มพื้นที่ทุก row ที่มีแล้ว จะนำข้อมูลรายการต่อไปไปเก็บไว้ที่ไหน จะเก็บไว้ในชีทใหม่หรือเปิดแฟ้มขึ้นมาใหม่
- ข้อมูลประเภทใดที่ต้องเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ ห้ามแยกแฟ้มเด็ดขาด
- จะสร้างสูตรอย่างไรดีเพื่อลิงก์ข้อมูลในชีทเดียวกัน ต่างชีทกัน หรือลิงก์ข้ามแฟ้ม จึงจะสร้างได้ง่ายและสูตรยังทำงานต่อไปได้ตลอดแม้จะมีรายการข้อมูลเพิ่มขึ้นหรือชื่อแฟ้มต่างไปก็ตาม
- จะทำอย่างไรให้ใช้ตารางเดียว หรือชีทเดียว หรือแฟ้มเดียวในการแสดงรายงานตามที่หัวหน้าต้องการ ซึ่งแสดงรายงานของวันไหน เดือนไหน ปีไหน ของลูกค้าคนใดก็ได้
นอกจากคำถามเหล่านี้แล้วยังมีอีกหลายประเด็นซึ่งผู้ใช้ Excel ต้องมีพื้นฐานมาก่อน ลองนึกดูซิว่าถ้าข้ามมาเรียน VLookup แต่ยังสร้างลิงก์แบบง่ายๆไม่เป็น ไม่รู้ว่าเครื่องหมาย $ คืออะไร ใช้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร ตารางเก็บข้อมูลที่ใช้ค้นหายังขาดรูปแบบมาตรฐาน ยังมีข้อมูลกระจัดกระจายกันทำให้มีจำนวนชีทหรือจำนวนแฟ้มมากมายเต็มฮาร์ดดิสก์ไปหมด สูตร VLookup ที่เพิ่งเรียนไปจะใช้ในการทำงานจริงไม่ได้หรอก
แทนที่จะคิดกันเอาเองง่ายๆว่าจะเริ่มเรียนอะไรก่อนหลัง ขอให้โทรมาคุยหรืออีเมล์ติดต่อมาก็ได้ จะได้วินิจฉัยอาการดูพื้นความรู้กันก่อนเพื่อกำหนดเนื้อหาที่เหมาะสมกับคุณที่สุด ซึ่งโดยทั่วไปควรเข้าอบรมหลักสูตรตามลำดับต่อไปนี้
- สุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel
เพื่อมองเห็นภาพรวมว่า ในการสร้างแฟ้มขึ้นมาใช้งานนั้นต้องใช้เครื่องมืออะไรร่วมกันบ้าง โดยเฉพาะวิธีลัดๆที่ทำให้ใช้ Excel สะดวกขึ้น ง่ายขึ้น เร็วขึ้น ในบางงานสามารถลดจำนวนชีทและแฟ้มให้เหลือแค่ชีทเดียวหรือแฟ้มเดียว - หันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
เพื่อเรียนรู้การจัดการฐานข้อมูลทั้งวิธีบันทึก ค้นหา และแก้ไข โดยสามารถเลือกใช้สูตรหรือคำสั่งบนเมนูให้เหมาะกับสถานการณ์ - เคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA
เมื่อรู้จัก Excel ดีพอและมั่นใจว่าไม่มีวิธีอื่นที่จะใช้ Excel ทำได้แล้ว จึงค่อยหันมาคิดใช้ VBA ช่วย
ความรู้ที่ได้จากหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel จะช่วยทำให้เรียนหลักสูตรอื่นได้ง่ายขึ้นโดยไม่จำเป็นต้องใช้เวลาอบรมนานถึง 3 วัน ถ้ามีพื้นฐานดีและใช้เคล็ดลับคล่องแคล่วจะสามารถเรียนรู้หลักสูตรอื่นๆจบได้ในเวลาไม่กี่ชั่วโมง
(สาเหตุที่กำหนดระยะเวลาอบรมไว้ 3 วันเพราะต้องเผื่อเวลาสำหรับปูพื้นฐานย้อนหลังให้กับผู้เข้าอบรมบางคนที่เรียนข้ามขั้น เผื่อเวลาไว้รอคอยให้เพื่อนๆทำตัวอย่างจนเสร็จพร้อมกัน เผื่อเวลาไว้สำหรับการอธิบายซ้ำหลายๆครั้งหรือได้ซักถามจนกว่าจะเข้าใจ)