ก่อนจะคุยว่าเก่ง VLookup หรือ Pivot Table หรือยกตัวเองว่ามีพื้นการใช้ Excel ดีพออยู่แล้ว คุณสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ได้หรือยัง
1. สมมติว่าเมื่อเก็บรายการข้อมูลต่อๆกันไว้ในชีทจนเต็มพื้นที่ทุก row ที่มีแล้ว จะนำข้อมูลรายการต่อไปไปเก็บไว้ที่ไหน จะเก็บไว้ในชีทใหม่หรือเปิดแฟ้มขึ้นมาใหม่
2. ข้อมูลประเภทใดที่ต้องเก็บไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ ห้ามแยกแฟ้มเด็ดขาด
3. ระหว่างการลิงก์ข้อมูลข้ามชีทกับข้ามแฟ้ม วิธีไหนดีกว่ากัน เพราะอะไร
นอกจากคำถามเหล่านี้แล้วยังมีอีกหลายประเด็นซึ่งผู้ใช้ Excel ต้องมีพื้นฐานมาก่อน ลองนึกดูซิว่าถ้าอยากจะใช้ VLookup แต่ยังสร้างลิงก์แบบง่ายๆไม่เป็น ไม่รู้ว่าเครื่องหมาย $ คืออะไร ใช้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร ตารางเก็บข้อมูลที่ใช้ค้นหายังขาดรูปแบบมาตรฐาน ยังมีข้อมูลกระจัดกระจายกันทำให้มีจำนวนชีทหรือจำนวนแฟ้มมากมายเต็มฮาร์ดดิสก์ไปหมด สูตร VLookup ที่ว่าใช้เป็นแล้วจะใช้ในการทำงานจริงไม่ได้หรอก
3 ข้อนี้คือหลักที่ต้องเข้าใจและตอบให้ได้ ยิ่งข้อมูลมีมากขึ้นแต่ขาดความเข้าใจยิ่งสร้างปัญหาที่แก้ยากขึ้นในอนาคต ข้อมูลแค่หลักพันรายการแต่จัดการไม่เป็นก็แย่ไม่ต่างกันครับ