ผู้บริหารระดับสูงของธนาคาร SME ซึ่งเป็นเพื่อนบัญชีธรรมศาสตร์รุ่นเดียวกัน เคยเอ่ยปากชวนให้ผมไปช่วย หวังกันว่า Excel จะช่วยธุรกิจขนาดเล็กที่เพิ่งเริ่มก่อตั้งให้ทำงานได้ง่ายขึ้น ผู้จัดการสมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) มาปรึกษาว่าจะใช้ Excel กันทั้งองค์กรเลยดีไหม ให้ใช้ Excel ผ่านระบบอินเตอร์เน็ตกันไปเลย และยังมีคนอื่นอีกเยอะที่คิดแบบเดียวกันนี้ เราจึงเห็นเรื่องราวมากมายถึงการนำ Excel มาประยุกต์ใช้ในงานบัญชี งานขาย งานบุคคล หรืองานอื่น
ทุกวันนี้ Excel กลายเป็นโปรแกรมที่ถูกคิดถึงว่าจะนำมาใช้กับงานทุกประเภท คนเรานี่แหละที่พยายามหาทางประยุกต์ใช้มัน พอเห็นว่า Excel ใช้งานได้ง่าย จะจัดแต่งปรับเปลี่ยนโครงสร้างตารางก็สามารถทำได้ทันที ดีกว่าโปรแกรมสำเร็จรูปที่กว่าจะใช้งานเป็นต้องเสียเวลาอ่านคู่มือกันนาน และที่สำคัญไม่อยากจ่ายเงินซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ใช่ไหม ไม่อยากเสียเงินเสียเวลาจ้างโปรแกรมเมอร์มาสร้างโปรแกรมให้
ด้านบริษัทไมโครซอฟท์เองก็ไม่ได้สร้าง Excel ขึ้นมาให้เป็นโปรแกรมที่ทำงานได้สมบูรณ์แบบโปรแกรมสำเร็จรูป พอสร้างแฟ้มเสร็จแล้ว แฟ้มที่สร้างขึ้นด้วยโปรแกรม Excel ยังต้องเปิดด้วยโปรแกรม Excel เท่านั้น เราไม่สามารถใช้ Excel สร้างแฟ้มขึ้นมาแล้วให้แฟ้มนั้นทำงานได้โดยตัวของมันเองโดยปราศจากโปรแกรมที่มีชื่อว่า Microsoft Excel (ถ้าทำได้คงทำให้ยอดขายโปรแกรม Excel เติบโตมากกว่านี้อีกหลายเท่า)
จุดอ่อนที่มีมาตลอดของ Excel อยู่ตรงที่ทุกอย่างที่ทำไว้ในแฟ้มยังสามารถแก้ไขได้อีก ต่อให้ใส่รหัสป้องกันไว้ก็ยังถอดรหัสได้ง่าย ยามแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรก็ไม่มีระบบติดตามว่าใครเป็นคนแก้ไข แก้ไขเซลล์ใดบ้าง แก้ไขเมื่อไหร่ แก้ไขให้ต่างไปจากเดิมอย่างไร แก้ไขถูกต้องหรือไม่ ดังนั้น Excel จึงเหมาะกับงานที่อยู่ในความรับผิดชอบที่ต้องทำตั้งแต่ต้นจนจบด้วยคนๆเดียวเท่านั้น ไม่เหมาะที่จะแชร์แฟ้มให้ใช้งานร่วมกันแบบทุกคนมีสิทธิ์แก้ไขได้ และไม่เหมาะที่จะนำมาประยุกต์ใช้กับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เพราะถ้าใช้ Excel เป็นแหล่งผลิตข้อมูลต้นทางแล้วเกิดข้อมูลผิดพลาดขึ้นมา ย่อมส่งผลให้ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) ผิดพลาดตามไปด้วยโดยไม่รู้ตัว
ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ผู้ใช้หรือหน่วยงานที่ใช้เป็นผู้ทำการเก็บข้อมูลด้วยตนเอง ข้อมูลปฐมภูมิเป็นข้อมูลที่มีรายละเอียดตรงตามที่ผู้ใช้ต้องการ แต่มักจะเสียเวลาในการจัดหาและมีค่าใช้จ่ายสูง
การบันทึกข้อมูลต้นทางที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินมีค่า รายรับ รายจ่าย ยอดขาย ยอดผลิต หรือข้อมูลตัวเลขอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับการทำธุรกิจแต่ละวัน ขอแนะนำให้หาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ดีกว่า ส่วน Excel ให้นำมาประยุกต์ใช้ต่อยอดจากข้อมูลที่ได้จากโปรแกรมสำเร็จรูป โดยมุ่งใช้ในการบริหารงานจะเหมาะกว่ามาก
ทุกวันนี้คนเรามีโอกาสเปิดให้ขยันเก็บข้อมูลกันเยอะกว่าแต่ก่อนหลายเท่า นอกจากโปรแกรม Excel ยังมีโปรแกรมอื่นอีกมากมายที่เปิดให้ใช้ฟรี เช่น Line หรือ Google Sheet ถ้าเก็บข้อมูลเอาไว้แล้วสามารถดึงกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกย่อมเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง แต่ถ้าอยู่มาวันหนึ่งโปรแกรมเล่านี้ปิดตัวเลิกให้บริการไป หรือกลับคิดเงินขึ้นมาแพงๆ นี่ก็เป็นอีกแนวโน้มหนึ่งที่พึงระวัง ควรคิดให้ไกลไปในอนาคตและตัดสินใจเลือกอย่างรอบคอบว่าจะเลือกใช้โปรแกรมอะไรดีมาประยุกต์ใช้กับงานของคุณ