Excel เป็นโปรแกรมที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลาย ต่อให้ซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้อยู่แล้วก็ตาม ยังหนีไม่พ้นยังต้องเรียกใช้ Excel เพราะความยืดหยุ่นในการดัดแปลงแก้ไขตารางที่ง่ายแสนง่าย แต่ด้วยความง่ายในการดัดแปลงแก้ไขนี่แหละ หากใช้ Excel โดยไม่ได้คิดวางแผนให้ดี จะทำให้เรื่องง่ายกลายเป็นเรื่องยากในภายหลัง แทนที่จะใช้ Excel ให้ได้แบบคอมพิวเตอร์มักกลายเป็นการใช้ Excel ได้แค่แบบเครื่องคิดเลขหรือแบบเครื่องพิมพ์ดีดเท่านั้น
ก่อนจะรีบร้อนกรอกอะไรลงไปในตาราง ต้องตั้งหลักไว้ว่า “สิ่งใดที่ทำลงไปในตารางจะทำไว้เพียงครั้งแรกครั้งเดียวเท่านั้น ห้ามกรอกข้อมูลซ้ำอย่างเด็ดขาด” โดยเฉพาะข้อมูลที่เป็นชื่อ เช่น ชื่อลูกค้า ชื่อสินค้า ชื่อพนักงานขาย หรือแม้แต่ชื่อที่อยู่ของบริษัทตัวเองที่พิมพ์ไว้บนหัวรายงาน เมื่อใดที่ต้องการนำชื่อเหล่านี้มาใช้แสดงในตาราง อย่าพิมพ์ซ้ำอีก แต่ให้สร้างสูตรลิงก์ดึงข้อมูลมาใช้ ซึ่งหนีไม่พ้นสูตร IF Choose And Or VLookup Match Index หรือใช้คำสั่ง Data > Validation โดยอาศัยการตั้งชื่อ Range Name ซึ่งจะทำให้สามารถดึงข้อมูลที่กรอกไว้มาใช้ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มได้สะดวกขึ้นมาก
นอกจากตัวข้อมูลที่ห้ามกรอกซ้ำแล้ว ตัวหน้าตาของตารางก็ต้องไม่ทำซ้ำหลายตารางอีกด้วย แทนที่จะสร้างแบบฟอร์ม Invoice หรือแบบพิมพ์ใดก็ตามซ้ำแล้วซ้ำอีก โดยสร้างชีทหรือแฟ้มเพื่อเตรียมแบบฟอร์มสำหรับพิมพ์ส่งให้กับลูกค้าแต่ละราย หรือสร้างรายงานแยกตามรายเดือน ให้เปลี่ยนวิธีการมาสร้างตารางที่เรียกว่าตารางแบบ Template ขึ้นมาตารางเดียวเท่านั้น จากนั้นเมื่อต้องการให้ข้อมูลในตารางเป็นของลูกค้ารายใดหรือเป็นรายงานของเดือนใด ก็ให้ใช้สูตรดึงข้อมูลที่ต้องการมาแสดงในตารางหน้าเดียวนั้นแทน
แบบพิมพ์หรือรายงานตามที่อธิบายไว้นั้นเรียกว่า ตาราง Output กับตารางคำนวณที่เรียกว่า ตาราง Calculation ยามใดที่ต้องการแก้ไขเปลี่ยนแปลงหน้าตาตารางหรือแก้ไขสูตรก็สามารถทำได้ง่ายในจุดเดียว ดีกว่าจะต้องเสียแรงเสียเวลาตามไปไล่แก้ไขในตารางนั้นตารางนี้ในชีทนั้นแฟ้มนี้ให้มีหน้าตาหรือสูตรเหมือนกัน หากเผลอลืมแก้ไขบางเซลล์ไปก็ย่อมทำให้สิ่งที่นำเสนอออกไปผิดบ้างถูกบ้าง
ส่วนตัวข้อมูลที่ต้องนำมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกให้บันทึกไว้ในตารางฐานข้อมูล หรือตาราง Input ซึ่งแยกออกมาเป็นหลายตารางตามประเภทของข้อมูล เช่น
- ตารางข้อมูลสินค้า ประกอบด้วย รหัสสินค้า ชื่อสินค้า หน่วยที่ใช้นับ รายละเอียดของสินค้า ราคาต้นทุน ราคาขาย
- ตารางข้อมูลลูกค้า ประกอบด้วย รหัสลูกค้า ชื่อนามสกุล ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์
- ตารางข้อมูลพนักงานขาย ประกอบด้วย รหัสพนักงาน ชื่อนามสกุล
- ตารางข้อมูลประเภทการส่งสินค้า ประกอบด้วย รหัสผู้ส่งสินค้า ชื่อผู้ส่ง วิธีการส่งสินค้า ระยะเวลาที่ใช้ในการส่งสินค้า
- ตารางบันทึกการขายรายวัน ประกอบด้วย เลขที่ Invoice หรือเลขที่ใบเสร็จ วันที่และเวลาที่ขาย รหัสลูกค้า วันที่และเวลาที่จะส่งสินค้า
- ตารางรายละเอียดของสินค้าที่ขายใน Invoice แต่ละใบ ประกอบด้วย เลขที่ Invoice รหัสสินค้า จำนวนสินค้า
สูตรที่ยากหน่อยในการดึงข้อมูลว่าเลขที่ Invoice แต่ละใบประกอบด้วยการขายสินค้าอะไรบ้าง ต้องพึงพาสูตรที่เรียกว่า สูตร Multiple Match แนะนำให้ Download นำตัวอย่างนี้ไปแกะกัน
https://drive.google.com/open?id=1rEJNzml3BXbbffCHcjFUDX4ymtS6oMIe
ตัวอย่างนี้เป็นตัวอย่างในโปรแกรม Microsoft Access ซึ่งผมลอกนำมาแสดงให้ดูว่า หากจะนำ Excel มาประยุกต์ใช้ก็ทำได้เช่นกัน ใช้เป็นตัวอย่างประกอบหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลแทน Access กันดีกว่า
ชมวิดีโอได้จาก