“อ้าว ลอกอีกแล้ว ทำไมคนเก่งขนาดนี้แล้ว ยังคิดหาไอเดียของตัวเองเองไม่เป็นหรือยังไง”
“ถ้าไม่อายคนอื่น ก้อไม่รู้สึกเสียศักดิ์ศรีของตัวเองบ้างหรือ”
ผมบอกตัวเองแบบนี้ทุกครั้งที่เจอคนลอกบทความหรือความคิดใหม่ของผม ทำไมหนอเขาจึงคิดเองหาทางเองไม่ออก แม้วิธีการใช้ Excel จะเหมือนๆกัน แต่หนทางที่จะนำวิธีนั้นๆไปใช้นั่นมันหลากหลายเหลือเกิน ไม่เห็นจะต้องมาทำตัวอย่างให้เหมือนกับที่ผมทำไว้ก็ได้ บางคนถึงกับลอกตัวอย่างจาก Help ที่ติดมากับโปรแกรม Excel หรือตัวอย่างของบริษัทไมโครซอฟท์มาใช้เขียนบทความต่อเสียด้วยซ้ำ น่าจะคิดว่าน้อยคนที่จะเปิดพบกระมัง
พวกชอบลอกเนี่ยจะตกม้าตายไปเอง พอเจออะไรใหม่ๆของผมก็มักรีบลอกนำไปใช้โฆษณาหาเสียงให้ตัวเอง แต่มักจะจบแบบดื้อๆเพราะเขาไม่รู้ว่าผมจะจบเรื่องนั้นๆอย่างไร เช่น
ผมเคยนำเสนอเนื้อหาหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดภาคสอง แพล้บเดียวก็ถูกสถาบันฝึกอบรมแห่งหนึ่งลอกเนื้อหาไปใช้โฆษณาประกาศตามเลยทีเดียวว่าเขาก็มีเนื้อหาแบบนี้เหมือนกัน แต่ทำได้ไม่นานก็ต้องเสียหน้าเมื่อผมปรับไปใช้หลักสูตรใหม่แทน
ตัวอย่างการคำนวณใน facebook ของผมถูกลอกไปใช้ใน fb ของคนอื่น เลียนแบบทำทีเป็นว่าเขาสามารถหาคำตอบได้เหนือกว่าที่ผมทำได้ แต่พอผมทำถึงตอนจบให้ดู ก็หน้าแตกไป เมื่อสิ่งที่เขาทำได้นั้นเป็นแค่เศษเสี้ยวของสิ่งที่ผมต้องการอธิบาย
คนที่ติดนิสัยชอบลอกมักไม่เข็ด ยังหาทางลอกอยู่อีกเสมอๆ ตราบใดที่ยังมีคนให้ความสนใจ สนับสนุน หรือยังสมัครเป็นเพื่อนกับเขาอยู่ ซึ่งสังคมจะดีขึ้นหากเราช่วยกันปฏิเสธไม่เกี่ยวข้องกับคนชอบลอก อย่าไปกด Like ให้กับเขา ถ้าให้ไปแล้วก็ช่วยกันไปถอน Like ออกเสีย
====================================
หยุดดู หยุดค้นหา หรือจะค้นคว้าให้แหลกไปเลย
หยุดดู เลิกค้นหาข้อมูลของคนอื่น เป็นวิธีที่ชัดเจนที่สุดที่จะหยุดการลอกเลียน เมื่อไม่เคยเห็นวิธีการใช้ Excel ของคนอื่นก็ย่อมต้องคิดขึ้นมาเอง ซึ่งพบตัวอย่างได้จากบริษัทผลิตซอฟแวร์ที่จะสัมภาษณ์พนักงานว่าเคยเห็นโปรแกรมตัวนั้นตัวนี้ของคนอื่นมาก่อนหรือไม่ ถ้าไม่เคยเห็นมาก่อนจึงจะรับเข้ามาเป็นพนักงาน ทำให้หมดข้อครหาที่อาจเกิดขึ้นว่าไปลอกเลียนคนอื่นเขา แต่วิธีนี้ต้องเสี่ยงว่าสิ่งที่คิดขึ้นมาอาจล้าสมัยไปแล้ว หรือด้อยกว่าวิธีการของคนอื่น
ถ้าใครบอกว่าวิธีการที่เขาใช้นั้นคิดขึ้นมาเองก็คงไม่น่าเชื่อสักเท่าไร จะมีใครบ้างที่เก่งขึ้นมาได้เอง อย่างน้อยทุกคนที่จะเก่งขึ้นมาได้ก็ต้องเคยอ่าน เคยได้ยินได้ฟัง หรือเป็นศิษย์ที่มีครูกันมาก่อนทั้งนั้น เพียงแต่เขาอาจจับโน่นมาผสมนี่แล้วกลายเป็นวิธีการแบบใหม่ที่ไม่เหมือนใครขึ้นมา
ยกตัวอย่างเช่น วิธีใช้ Macro Recorder บันทึกการกดปุ่ม F5 เพื่อไปที่ชื่อ Range Name ที่ผมใช้อยู่เป็นวิธีการที่ไม่มีใครลองใช้กันมาก่อน ทั้งที่วิธีการใช้ Macro Recorder หรือการกดปุ่ม F5 หรือการใช้ Range Name ถือเป็นวิธีการที่ใช้กันอยู่ทั่วไป แต่ไม่มีใครเคยใช้ร่วมกันบ้างเลย
อย่างไรก็ตามจะมั่นใจได้ว่าไม่เหมือนใครและไม่มีใครเหมือน ก่อนจะอวดอ้างว่า”ข้าแน่” ก็ต้องค้นหาข้อมูลโดยเฉพาะจาก Google หรือสอบถามจากคนเก่ง Excel คนอื่นให้ได้ความชัดเจนว่า ไม่เคยมีใครทำแบบนี้มาก่อน
ผมเจออยู่บ่อยๆที่เจอวิธีการที่ไม่ได้ลอก แต่ดูยังไงๆก็พบว่าเลียนแบบกันมาอยู่ดี พบบ่อยครั้งกับวิธีการที่ต่างชาติเขารู้จักกันดีหรือใช้กันดีอยู่แล้วแต่คนไทยยังไม่เคยเห็นกัน ซึ่งถือว่ายังดีกว่าการลอกตัวอย่างพร้อมวิธีการของเขามาทั้งดุ้น ซึ่งควรเขียนอธิบายอ้างอิงที่มาไว้เสมอด้วย
ถ้าเรื่องใดวิธีการใดที่ถือว่าเป็นวิธีมาตรฐานที่คนทั่วโลกเขาใช้กัน ไม่ว่าใครๆก็คิดได้ซึ่งมีวิธีการเดียวกันและมีขั้นตอนเหมือนกันเป๊ะ กรณีแบบนี้ก็ลอกเขามาใช้กันได้เลย เพียงแต่อย่ามาอวดอ้างว่าเป็นวิธีที่คิดขึ้นมาเองก็แล้วกัน
====================================
ความคิดสร้างสรรค์ต้องเริ่มที่ตัวเอง
ความคิดสร้างสรรค์ที่ดีต้องเป็นความคิดที่สร้างประโยชน์ ไม่ใช่ว่าคิดอะไรขึ้นมาแล้วแปลกกว่าหรือพิสดารกว่าคนอื่น ไม่มีใครคิดเหมือน ทำได้เหมือนก็จริง แต่กลับเป็นความคิดที่ไร้ค่าเพราะคนอื่นไม่อยากนำไปใช้งาน อาจเป็นเพราะมีขั้นตอนที่ยุ่งยาก ใช้สูตรคำนวณที่ยาวเกินไป หรือมีคนอื่นคิดวิธีการที่ง่ายกว่า ดีกว่า และใช้งานได้สะดวกกว่าอยู่แล้ว ดังนั้นเพื่อช่วยให้ไม่เสียเวลาคิด ก็ควรค้นคว้าจากแหล่งต่างๆก่อนว่ามีใครที่เขาคิดอะไรแบบที่ตัวเองกำลังคิดอยู่บ้าง ถ้าหลายคนมีแนวทางความคิดคล้ายๆกัน แต่ยังอยากจะนำมาปรับแต่งต่อ ก็ต้องมั่นใจว่าวิธีการที่ตนทำขึ้นนั้นใช้งานได้ดีกว่า
ความคิดจะแปลกใหม่ได้ต้องเริ่มต้นจากตัวเองพยายามทำสิ่งที่ต่างจากเดิมไว้เสมอ หาทางฉีกกฎเกณฑ์วิธีการเดิมที่ตัวเองทำจนติดเป็นนิสัย เช่น เวลาผมคิดตั้งชื่อหลักสูตรสอน Excel ก็จะหาชื่อที่แปลกใหม่ ไม่ซ้ำหรือคล้ายกับชื่อหลักสูตรเก่าที่มีอยู่ เนื้อหาแม้จะเหมือนกัน คล้ายกันแต่ใช้ตัวอย่างใหม่และเน้นประเด็นที่ต่างจากไป หรือใช้เทคนิคลัดๆที่คิดขึ้นมาเอง
หลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลแทน Access กันดีกว่า เมื่อก่อนไม่ได้รับความนิยมมากเหมือนตอนนี้เพราะแต่เดิมใช้ชื่อหลักสูตรว่า การประยุกต์ใช้ Excel จัดการฐานข้อมูล พอนำมาเทียบท้าชนกับ Access เท่านั้นเองก็กระตุ้นให้คนสนใจมาอบรมเพิ่มขึ้น
หลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA สามารถอบรมจบในเวลาเพียง 3 วันหรือ 18 ชั่วโมง เพราะผมใช้วิธีการที่คิดขึ้นมาเองทำให้ใช้รหัส VBA เพียง 2 บรรทัดก็สามารถใช้ VBA ช่วยจัดการฐานข้อมูลได้แล้ว ในขณะที่หากเป็นหลักสูตรของคนอื่นที่สอนโดยใช้วิธีการทั่วไปตามตำรา ถ้ามุ่งจะทำให้ได้ผลงานแบบเดียวกันกับที่ผมสอนก็ต้องใช้เวลาสอนนานกว่ามากๆ
====================================
ใครหนอเป็นคนคิด … คนแรก
หลักสูตร Excel VBA ของผมถูกลอกแนวความคิดไปใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะแต่เดิมหากใครจะสร้างหลักสูตรแนะนำการใช้ VBA ก็จะไม่คิดถึงการใช้ VBA กับการจัดการฐานข้อมูลหรอก ไม่เคยมีใครคิดแนวทางการใช้ให้เป็นเรื่องเป็นราวตั้งแต่การจัดเก็บข้อมูล นำข้อมูลที่กรอกไปเก็บต่อท้ายรายการเดิม หรือวิธีใช้ VBA เพื่อแก้ไขรายการเก่าๆได้ด้วย
ลองใช้ประโยคนี้ “Managing Data with Excel VBA” ค้นหาจาก Google แล้วจะพบว่าในต่างประเทศเขาไม่มีใครคิดวิธีใช้งานตามแนวทางแบบที่ผมทำ ที่เขาแนะนำกันจะทำแบบยากๆและเขียนรหัส VBA ยากๆยาวๆกันทั้งนั้น ส่วนใหญ่จะแนะนำให้สร้าง UserForm ซึ่งเป็นหน้าแบบฟอร์มสวยๆเปิดขึ้นมาเพื่อกรอกข้อมูลลงไปแล้วใช้รหัส VBA ส่งข้อมูลไปเก็บในอีกตารางหนึ่ง ส่วนผมจะแนะนำให้นำข้อมูลมากรอกลงไปในเซลล์ที่ตั้งชื่อ Range Name เอาไว้แล้วใช้ VBA ส่งข้อมูลไปเก็บต่อโดยไม่ต้องแต่ UserForm แม้แต่น้อย
แต่ถ้าค้นหาโดยใช้ประโยคว่า “จัดการข้อมูลด้วย Excel VBA” จะพบว่าแนวทางที่คนไทยใช้ต่างจากที่ฝรั่งเขาใช้กัน คนไทยเราไม่ได้ลอกวิธีการของฝรั่งเขา สาเหตุส่วนหนึ่งน่าจะเป็นเพราะมีคนไทยแนะนำแนวทางที่ต่างจากที่ฝรั่งเขาใช้กันเอาไว้ หรือได้แนวทางจากลูกศิษย์ที่มาเข้าอบรมกับผมในช่วงสิบกว่าปีหรืออ่านจากเว็บ ExcelExpertTraining.com ซึ่งแจกทั้งคู่มือและตัวอย่างแฟ้มให้คนไทยนำไปใช้กันมานานเช่นกันก็ได้
เมื่อลอกวิธีการที่ผมแนะนำไปใช้กันถือเป็นความมุ่งหมายของผมอยู่แล้ว ยิ่งลอกไปใช้กันมากเท่าไรยิ่งทำให้ผมภูมิใจมากขึ้นเท่านั้น บางคนอาจนำแนวทางของผมไปใช้โดยไม่รู้ตัวจากการแนะนำแบบปากต่อปากต่อๆกันไปเรื่อยๆหรือได้เห็นตัวอย่างจากลูกศิษย์ของผมที่ส่งต่อกันไปมา พอปะติดปะต่อเรื่องราวจากหลายๆแหล่งได้ก็นำมาใช้โดยไม่ทราบมาก่อนว่ามีที่มาจากแหล่งเดียวกัน ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจหากใครจะเข้าใจไปเองว่าเป็นวิธีการที่เขาเองคิดขึ้นมา (ที่จริงไม่ได้คิดเอง แต่เพราะทราบมาจากหลายแหล่ง จึงบอกไม่ถูกว่าลอกใครมา)
ถ้าคิดเองไม่ออกแล้วอยากจะลอก แค่เอ่ยปากบอกหรือเขียนอธิบายที่มาเสียหน่อยว่า ลอกมาจากผม หรือใช้คำว่าได้รับแรงบันดาลใจมาจากผมจะถือเป็นเกียรติอย่างยิ่ง คนอื่นที่เขานำความรู้ไปใช้ต่อจะเกิดความมั่นใจเชื่อถือสิ่งลอกไปมากขึ้นด้วยซ้ำ ดีกว่าจะมาเสียหน้าภายหลังที่คนอื่นพบว่า ลอกคนอื่นมาอีกที
====================================
ที่ผ่านมาผมได้อนุญาตให้คุณพิชาติ ยาพันธ์ เจ้าของ facebook ชื่อ Learn Excel With Pichart นำบทความ หลักสูตรอบรม และตัวอย่างที่ผมใช้สอนไปใช้ได้ตามต้องการ (คุณพิชาติเป็นทั้งลูกศิษย์และเพื่อนที่ช่วยตอบปัญหา Excel ในฟอรัมมานาน เป็นคนถ่อมตัวที่เก่ง Excel มากๆ มีประสบการณ์หลากหลาย ทำงานเป็นผู้บริหารระดับกลางที่พร้อมเปิดรับการท้าทายต่าง ๆที่หลากหลายในงานตลอดเวลา จึงสามารถให้มุมมองในการแก้ปัญหาอย่างรอบคอบและรัดกุม) โดยคุณพิชาตได้อนุญาตให้ผมใช้เนื้อหาของคุณพิชาติได้ด้วยเช่นกัน
ดังนั้นหากเห็นผมลอกคุณพิชาติ หรือคุณพิชาติลอกผม แล้วต่างฝ่ายต่างไม่ว่าอะไรก็โปรดเข้าใจสาเหตุด้วย ใช่ว่าไม่เห็นว่าอะไรเลยคิดเข้าข้างตัวเองว่า จะลอกกับเขาด้วย
====================================
น่ายกย่องบางคนที่เคยเห็นวิธีการของผมหรือวิธีการของคนอื่นที่คิดไว้มาก่อน โดยเขาพยายามคิดวิธีการแบบใหม่ขึ้นมาเพื่อใช้ในงาน ซึ่งจะขึ้นชื่อว่าเป็นผู้คิดสร้างสรรค์ก็ต่อเมื่อวิธีการที่คิดขึ้นนั้นต่างจากวิธีการเดิมอย่างสิ้นเชิง อีกทั้งแนวทางความคิดก็ต้องต่างไปด้วย จึงจะอ้างได้สนิทใจว่า คิดขึ้นมาเอง
ถ้าในพื้นที่ตารางมีชื่อสินค้าบันทึกไว้ซ้ำกันเยอะแยะไปหมดแล้วเราอยากจะนับมาสินค้ามีกี่ชื่อ โดยนับชื่อที่ซ้ำๆกันให้เป็นชื่อเดียว ต้องใช้สูตรคำนวณหาจำนวน Unique Items ซึ่งต้องสร้างแบบ array โดยกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter พร้อมกันแล่วจะมีเครื่องหมายวงเล็บปีกกาให้เอง
{=Sum( 1 / CountIF( DataRange, DataRange ) )}
สูตรนี้เป็นสูตรลัดที่สร้างขึ้นมาได้ยอดเยี่ยมมาก มีการถามหาแต่ก็ยังไม่พบว่าใครหนอเป็นคนคิดขึ้นมาเป็นคนแรก ต่อมามีคนพัฒนาต่อเป็น =SumProduct( 1 / CountIF( DataRange, DataRange )) แม้จะใช้งานได้สะดวกขึ้นเพราะสามารถกดปุ่ม Enter สร้างแบบธรรมดาได้เลย แต่อย่างไรก็ตามคนที่พัฒนาต่อก็คือคนที่พัฒนาต่อ ไม่ใช่คนที่คิดสร้างสูตรนี้ขึ้นมา
ดังนั้นก่อนที่จะแนะนำวิธีการใช้ Excel ใดๆขึ้นมาแล้วอวดว่าเป็นฝีมือของคุณเอง แม้จะคิดวิธีการขึ้นมาได้เองก็ตาม ควรค้นหาจาก Google ก่อนเสมอว่า มีใครที่ไหนเขาคิดแบบเดียวกันนี้บ้างไหม ถ้าพบว่ามีคนใช้กันทั่วไปอยู่แล้วหรือแม้จะเหมือนหรือคล้ายกับวิธีการของคนอื่นแค่บางคนก็ตาม ก็ไม่ควรอวดอ้างว่าวิธีของคุณเป็นวิธีหนึ่งเดียวในโลก แต่ถ้าคุณลอกเขามา นำแนวทางของเขามาใช้ นำมาพัฒนาต่อ หรือนำวิธีการของคนอื่นๆมารวบรวมเอาไว้ ก็ควรให้เกียรติโดยการเอ่ยอ้างไว้ด้วยว่า ได้แนวความคิดเหล่านั้นมาจากที่ไหน ถ้าเขียนหนังสือขาย ท้ายเล่มก็ต้องมีหน้าบรรณานุกรมบอกแหล่งที่มาของข้อมูลไว้ด้วย
====================================
Make It Easy
ความคิดสร้างสรรค์ต้องง่ายที่จะอธิบาย ง่ายสำหรับคนอื่นที่จะเรียนรู้ ง่ายที่จะจำ ง่ายที่จะนำไปใช้งาน ง่ายต่อการแก้ไข ความคิดสร้างสรรค์นั้นจึงจะมีประโยชน์และได้รับความนิยม นำไปใช้ต่อๆกันไป
เมื่อคุณคิดจะใช้ Excel สร้างอะไรขึ้นมาต้องหวังว่าจะเกิดประโยชน์กับส่วนรวมให้มากที่สุดไว้เสมอ
แทนที่จะสร้างสูตรยากๆยาวเพื่อหาคำตอบให้ได้ตามต้องการ ให้คิดหาสาเหตุนึกย้อนไปถึงต้นตอของปัญหาเลยว่า ทำไมจึงยากนัก ทำไมจึงเกิดปัญหาขึ้นมา ถ้าปรับปรุงวิธีการบันทึกข้อมูลหรือแก้หน้าตาของตารางขึ้นใหม่ จะทำให้สูตรง่ายลงสั้นลงตามทันทีได้หรือไม่ ถ้าแก้ไขแล้วยังหาคำตอบไม่ได้อีก อาจเป็นเพราะผู้ใช้แฟ้มขาดพื้นฐาน Excel ไม่เก่งสูตรคำนวณ ก็ต้องแนะนำให้ใช้คำสั่งบนเมนูช่วยแก้ปัญหาให้แทน
วิธีการใหม่ๆที่คุณคิดขึ้นมาต้องสามารถนำไปอธิบายให้คนอื่นเข้าใจได้ง่ายๆ เริ่มแรกอาจยากหน่อยหากเรื่องนั้นเป็นของใหม่จนไม่รู้ว่าจะเรียกชื่อว่าอะไรดี ถ้าเป็นแบบนี้ก็ต้องใช้วิธีเทียบเคียงกับเรื่องอื่นที่คนทั่วไปเข้าใจดีอยู่แล้ว เช่น ชื่อหลักสูตรหันมาใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลแทน Access กันดีกว่า หรือหลักสูตรเคล็ดการเพิ่มผลงาน ลดความซับซ้อนของงานด้วย Excel VBA พอเห็นแค่ชื่อหลักสูตรก็พอจะเข้าใจแล้วว่าผู้ใช้ Excel จะได้ประโยชน์อย่างไร
====================================
จะทักทายกัน เริ่มจากแนะนำชื่อกันก่อน
ความคิดสร้างสรรค์ คิดขึ้นมาแล้วจะคุ้มค่าต่อเมื่อเป็นวิธีการที่ง่ายต่อความเข้าใจ แต่ก่อนจะเกิดความเข้าใจได้ต้องหาทางทำให้ผู้ใช้ Excel สนใจขึ้นมาให้ได้ก่อน โดยอาจตั้งชื่อวิธีให้แปลกสะดุดตา เช่น วิธีของมิสเตอร์คีดะ หรือวิธีของคุณคีดะซัง เห็นชื่อวิธีนี้แล้วเดาออกไหมว่าเป็นวิธีอะไร ไม่เกี่ยวข้องกับชาวญี่ปุ่นชื่อคีดะหรอกครับ แต่เป็นชื่อเรียกตามวิธีการบันทึกข้อมูล คำว่า คี มาจากคำว่า Key ที่เราพูดกันว่าคีข้อมูล ส่วนคำว่า ดะ แปลว่า ตลุยไป ไม่เว้น ดังนั้นคีดะ จึงหมายถึงวิธีการใช้ Excel ช่วยในการบันทึกข้อมูลแบบไม่ต้องมองแป้นพิมพ์ก็ได้ แค่พิมพ์ข้อความแล้วกดปุ่ม Enter ทำซ้ำแบบนี้ไปเรื่อยๆแล้ว Excel จะเลื่อนไปกรอกค่าตามเซลล์ที่กำหนดให้เอง ซึ่งต้องเขียนอธิบายเสียยาวเหยียดกว่าจะเข้าใจ สู้ใช้คำว่า คีดะ สั้นๆไม่ได้
ชื่อวิธีการคีดะนี้ เคยถูกลูกศิษย์ลอกไปใช้ในหนังสือที่เขาพิมพ์ขาย พอผมเตือนไปว่านี่เป็นชื่อเฉพาะที่ผมคิดขึ้นนะ เขาก็คิดคำอื่นขึ้นมาใช้แทน แต่ยังไงๆก็ดูออกว่าลอกเลียนแบบมาจากผมอยู่ดี
ชื่อหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ถือว่าเป็นชื่อเฉพาะที่ผมตั้งขึ้นเหมือนกัน ใครจะใช้คำว่าเคล็ดลับ Excel หรือทางลัดก็ไม่ว่ากัน แต่ถ้าเมื่อใครนำมาผสมกันทั้งคำว่า สุดยอด + เคล็ดลับ + ลัด ไปพร้อมกันแม้จะเป็นของเรื่องอื่นๆ นั่นก็แสดงว่า ลอกกันแล้วล่ะ เช่นเดียวกับคำว่า Excel Expert Training ที่ผมตั้งขึ้นและใช้ต่อมาจนกลายเป็นชื่อเฉพาะไปแล้ว
ปัจจุบันการค้นหาชื่อเฉพาะว่ามีใครนำไปใช้เหมือนๆกันบ้างทำได้ง่ายมาก โดยพิมพ์คำค้นลงใน Google ซึ่งจะพบว่ามีคนนำไปใช้ซ้ำกันอยู่เสมอ โดยเฉพาะบางคำที่หลีกเลี่ยงกันไม่ได้ แต่ถ้าหลีกเลี่ยงได้แต่ยังเอาไปใช้กันอยู่อีกก็น่าสงสัยว่า ทำไมจึงคิดคำใหม่ๆกันเองไม่เป็นหนอ
คำเด็ดๆที่ผมใช้เรียกวิธีใช้ Excel เช่น หัวใจ ของ Excel, ขยันทำงานซ้ำ, คำนวณเสร็จเร็วจี๋, กระต่าย กับ เต่า, ประหยัดเงินซื้อหนังสือ, ค้นหาขุมทรัพย์, แค่ ชี้ ก็เสร็จแล้ว, เมื่อ Excel รู้จักคุณ, กันไว้ก่อนจะสายเกินแก้, อยากเก่ง แต่หาเมนูตัวเก่งไม่เจอ, อยากใช้ Excel ทุ่นแรงหรือทุ่มแรง ฯลฯ ยังมีอีกเยอะ
====================================
ง่ายต่อการเรียนรู้
หลังจากตั้งชื่อเรียกเพื่อช่วยให้จำได้และสร้างความสนใจได้แล้ว วิธีการใช้ Excel ที่สร้างสรรค์ขึ้นต้องง่ายต่อการทำความเข้าใจ พยายามหลีกเลี่ยงวิธีการใช้งานที่ยากเกินไป หรือเป็นวิธีที่พิสดารกว่าการใช้งานทั่วไป เพราะมีโอกาสนำไปใช้น้อยมาก
ถ้ามีขั้นตอนหลายขั้นก็ควรแบ่งขั้นตอนเป็นส่วนย่อยๆหลายๆส่วนแล้วตั้งชื่อเรียกวิธีการแต่ละขั้นให้น่าสนใจ สูตรที่ซ้อนกันยาวๆก็ควรแยกแต่ละส่วนออกมาอธิบาย หรือใช้หลายๆเซลล์ให้คำนวนต่อกันทีละขั้นมา ซึ่งผมตั้งชื่อวิธีการแบบนี้ว่า สูตรแบบดาวกระจาย
พอกระจายแล้วคำตอบถูกต้อง ให้นำมาเปรียบเทียบกับสูตรที่ซ้อนกันยาวๆในเซลล์เดียว เพื่อชี้ให้เห็นว่าสูตรทำงานทีละขั้นอย่างไร ผู้สนใจจะได้เรียนรู้และเข้าใจได้ง่ายขึ้น
ข้อความที่ใช้อธิบายก็ไม่ควรลอกคำอธิบายของใครหรือลอกจากคู่มือของไมโครซอฟท์มาใช้ คุณควรเรียบเรียงคำอธิบายตามความเข้าใจและใช้คำพูดของตัวเองจะเหมาะกว่า หาทางเล่นคำคล้องจองเพื่อช่วยให้จำได้ง่ายขึ้น เช่น สูตร VLookup ในเว็บของไมโครซอฟท์อธิบายไว้ว่า
=VLOOKUP(ค่าที่คุณต้องการหา, ช่วงที่คุณต้องการหาค่าดังกล่าว, หมายเลขคอลัมน์ในช่วงที่มีค่าที่ส่งกลับ, ค่าที่ตรงกันพอดีหรือค่าที่ตรงกันโดยประมาณ – แสดงเป็น 0/FALSE หรือ 1/TRUE)
ผมจะอธิบายตัวโครงสร้างของสูตรว่า
=VLookup(ค่าที่ใช้หา, พื้นที่ตารางที่เก็บค่า, เลขที่ column ของคำตอบ, 0 หรือละไว้)
อธิบายโดยใช้คำสั้นๆแต่ได้ใจความ ช่วยให้จำได้ง่าย ขอให้คิดถึงใจคนที่ไม่เคยเห็นสูตรมาก่อนไว้เสมอ ถ้าเห็นคำอธิบายยาวๆก็ไม่อยากจะจำ ไม่อยากจะใช้เสียแล้ว
จากนั้นจึงอธิบายรายละเอียดแต่ละส่วนว่าอะไรคืออะไร ตัว V คืออะไร ทำไมไม่ใช้คำว่า look เฉยๆ ทำไมต้องมีคำว่า up ต่อท้ายด้วย ทำไมแต่ละส่วนในวงเล็บต้องจัดลำดับจากค่าที่ใช้หา ตามด้วยพื้นที่ ตามด้วยเลขที่ column ตามด้วยเลข 0 โดยหาเหตุผลตามความเข้าใจของตัวเองมาอธิบาย ผู้ที่เพิ่งเรียนรู้จะได้เข้าใจที่ไปที่มา ไม่ต้องท่องจำอีกต่อไป
====================================
คิดหาทางออกอย่างตรงไปตรงมา อย่าพิสดารเกินไป
คุณพิชาติ ยาพันธ์ เจ้าของ facebook ชื่อ Learn Excel With Pichart ให้คำแนะนำไว้ว่า “ทุกครั้งที่ได้รับคำแนะนำในการแก้ปัญหา Excel 1 อย่าง ต้องพยายามหา อีก 1 วิธีใหม่ที่ไม่เหมือนเดิม หรือดีกว่า รัดกุมกว่า”
ทุกวิธีที่ใช้ต้องเข้าใจได้ง่าย พยายามคิดหาทางที่ง่ายกว่าเดิม ยืดหยุ่นกว่าเดิม สามารถนำไปใช้งานได้โดยไม่ต้องกลัวว่าถ้าคนอื่นมาใช้แล้วเขาจะทำผิดพลาด เช่น แทนที่จะใช้สูตร IF ซ้อนกันหลายๆชั้นกลายเป็นสูตรยาวเหยียด ลองเปลี่ยนมาใช้สูตร Choose แทน หรือถ้าเซลล์ข้อมูลไม่ได้กระจายแต่มีโครงสร้างเป็นตาราง ลองปรับโครงสร้างตารางเสียใหม่เพื่อนำมาใช้กับสูตร VLookup ที่สั้นกว่าและตรวจสอบได้ง่ายกว่า เพราะมีตำแหน่งอ้างอิงอย่างตรงไปตรงมากับพื้นที่ตาราง แต่ถ้าโครงสร้างตารางไม่แน่นอนว่าอาจจะมีการแทรกแซงหรือแตกเป็นหลายพื้นที่ก็เปลี่ยนไปใช้สูตร Match หาตำแหน่งข้อมูลก่อนแล้วจึงหาคำตอบโดยใช้สูตร Index ตาม
หลีกเลี่ยงการไปลอกสูตรของคนอื่นหรือใช้คำตอบที่คนอื่นหาให้ นำมาใช้โดยปราศจากความเข้าใจ เพราะหากวันหนึ่งเงื่อนไขต่างไปจากเดิมแล้วปรับแก้สูตรเองไม่เป็นก็หน้าแตก ซ้ำร้ายกว่านั้นถ้ายังดันทุรังใช้สูตรนั้นต่อไป เพราะไม่รู้ตัวว่าต้องปรับสูตรใหม่ ผลการคำนวณคำตอบที่ได้ย่อมผิดไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว
Excel มีสูตรพิสดารเยอะมากและจะพิสดารมากขึ้นไปเรื่อยๆจากการที่ผู้ใช้พยายามพัฒนาสูตรให้ทำงานต่างแบบไปจากเดิม เช่น หาทางทำให้สามารถนำข้อมูลจากหลายที่มาต่อกันด้วยสูตร หรือหาค่าที่ซ้ำกันหลายๆค่าซึ่งตามปกติสูตร VLookup หรือสูตร Match จะหาค่าที่ซ้ำรายการแรกเจอเท่านั้น ซึ่งต้องนำสูตรหลายสูตรม่ซ้อนกันทำให้สูตรยาวมากขึ้น ซับซ้อนมากขึ้น และแน่นอนว่าแกะยากขึ้น
ถ้าสูตรพิสดารเหล่านั้นเป็นสูตรที่จำเป็นต่อการใช้งาน หลีกเลี่ยงไม่ได้ก็ต้องใช้กัน แต่ถ้าสามารถปรับโครงสร้างตารางหรือเพิ่มตารางคำนวณขึ้นมาช่วย สูตรก็จะสั้นลงและผู้ใช้งานก็จะสามารถไล่ที่ไปที่มาได้อย่างตรงไปตรงมานั่นเอง
ทุกวันนี้เราปล่อยให้ใช้ Excel กันแบบอิสระ อยากลองอะไร สร้างสูตรอะไรก็ทำกันได้ตามใจชอบ ทุกคนพยายามหาทางสร้างสูตรลัดที่ซ้อนกันไปซ้อนกันมาหรือถึงกับใช้ VBA ช่วยในการทำงานกันเลย เรียกว่า เปิดกว้างให้คิดสร้างสรรค์เหนือกว่าจินตนาการเสียด้วยซ้ำ คนที่สามารถทำได้แบบนี้มักถูกยกย่องว่าเป็นคนเก่ง มีคนกด Like ให้เยอะแยะ ทั้งๆที่วิธีการสุดพิสดารที่เขาใช้นั้นมีประโยชน์กับแค่บางงานกับแค่คนบางคนเท่านั้น !!!
====================================
ทุกอย่างที่มีคุณประโยชน์ ย่อมให้โทษได้เช่นกัน
อะไรเอ่ย คือ หัวใจของ Excel
ทุกครั้งก่อนที่จะเข้าเรื่องเนื้อหาอบรมที่ผมเตรียมไว้ ผมจะขอให้ผู้เข้าอบรมแนะนำตัวก่อน แนะนำตัวโดยไม่ต้องพูดแม้แต่น้อย แต่ให้สร้างตารางสูตรคูณให้ดูกัน ถ้าสามารถทำตารางสูตรคูณเสร็จอย่างรวดเร็ว รับรองว่าเขาคนนั้นต้องรู้จักการใช้หัวใจของ Excel แต่ถ้ารอแล้วรออีกก็ยังไม่เสร็จ อาการแบบนี้บ่งบอกได้ทันทีว่า การอบรมคราวนี้เหนื่อยแน่ๆ เพราะไม่รู้จักวิธีใช้ $
คุณพิชาติเล่าเรื่องนี้ให้ฟังกันว่า “ต้องคำนึงถึง $ sign ทุกครั้ง ในการเขียน Function แล้วจะรู้ว่า โลกของการใช้ Excel ของเราจะเปลี่ยนไป อย่างสร้างสรรค์
เคยมีคนถามผมว่า “แล้วอะไรถูก อะไรผิด ต้องมีหรือไม่มี $”
ผมตอบว่า “มีก็ถูก ไม่มีก็ถูกได้ แต่ที่ผิดคือ การไม่คิดถึง $ sign นี่ผิดทันที ชีวิตจะยุ่งยาก และเสียหายทันที ครับ”
เมื่อเข้าใจวิธีใช้และประโยชน์ของ $ แล้ว ความคิดสร้างสรรค์จะตามมาอีกเพียบ จะทำให้ชื่อ Range Name วิ่งได้ (หมายถึงเปลี่ยนตำแหน่งอ้างอิงไปเรื่อยๆ) จะทำให้ใช้ Conditional Formatting หาตำแหน่งข้อมูลโดยให้ Excel วิ่งหาค่าตามแนวพื้นที่ที่กำหนดก็ต้องอาศัยการกำหนดว่าจะใช้ตำแหน่งอ้างอิงแบบใด จะใส่ $ สองตัว ตัวเดียว หรือไม่ใส่ $ เลย
แต่เซลล์ใดที่มีสูตรที่ใส่เครื่องหมาย $ เอาไว้ พอถูก copy เซลล์ออกไปใช้ที่ชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น ตำแหน่งอ้างอิงอาจเพี้ยนได้ทันที เว้นแต่จะ paste ลงตามตำแหน่งเซลล์เดิมเหมือนชีทต้นแบบ
ผมก็มีความคิดสร้างสรรค์ที่เผยแพร่ไปนานแล้วว่า ถ้าอย่างนั้นเพื่อทำให้ไม่ต้องกังวลเรื่องตำแหน่งอ้างอิงเพี้ยน เมื่อสูตรที่ใส่เครื่องหมาย $ ไว้นั้นได้คำนวณให้คำตอบถูกต้องตามต้องการแล้ว ย่อมถือว่ามันได้ทำงานตามหน้าที่เสร็จเรียบร้อยไปแล้ว จากนั้นให้ใช้คำสั่ง Replace ลบ $ ทิ้งไปให้หมด เมื่อ copy ไปที่อื่น สูตรก็จะปรับตำแหน่งอ้างอิงให้ถูกตาม แต่ต้อง copy ทั้งเซลล์สูตรและเซลล์ข้อมูลที่ถูกอ้างอิงไปด้วยกัน
คำว่า “แต่” ในประโยคสุดท้ายนี่แหละครับสำคัญมาก ต้องทำวิดีโอให้ดูกับตาจึงจะเข้าใจ แค่จากการอ่านที่เขียนมาสามารถตีความได้ร้อยแปด คำแนะนำที่ควรสร้างคุณประโยชน์อาจกลับกลายเป็นโทษได้เช่นกัน
เรื่องเครื่องหมาย $ นี้เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งเท่านั้น ทุกอย่างของ Excel มีทั้งคุณและโทษ ถ้าเอาแต่ลอกไปใช้หรือเข้าใจแค่ข้อความบางส่วน ไม่ครบใจความสำคัญทั้งหมด แย่เลย
====================================
ก่อนจะลาจากกัน ขอบคุณครับ สวัสดีครับ
ฝรั่งต่างจากคนไทยตรงไหน
ฝรั่งเขาเรียกขานกันแค่ว่า You and I หรือ I and You ไม่ทราบเหมือนกันว่าแปลว่า คุณกับผม หรือ มึงกับกู กันแน่ ธรรมเนียมฝรั่งเขาจึงเขียนสื่อสารกันผ่านอินเตอร์เน็ตโดยไม่รู้สึกอะไร ไม่ว่าคุยกับผู้ใหญ่ เด็ก จะเป็นถึงท่านประธานาธิบดี หรือเป็นยาจก ก็ใช้คำว่า You and I
แม้ภาษาของเขาใช้คำว่า You and I ง่ายๆแบบนี้ก็ตาม แต่อาการแสดงออกของเขาให้เกียรติต่อกันและกันอย่างมาก สิ่งที่เขาสอนกันหรือทำตามเป็นแบบอย่างตามกันมา ล้วนสอนให้เคารพในสิทธิหน้าที่ของตนและไม่ไปละเมิดสิทธิหน้าที่ของผู้อื่น
สมัยที่ผมเรียนปริญญาโทที่อเมริกา อาจารย์บอกว่าไม่แจกชีทหรอกนะ ให้นักเรียนไป copy จากหนังสือในห้องสมุดกันเอง ส่วนเครื่อง Xerox ในห้องสมุดก็จะแปะป้ายไว้ว่า ขอให้ copy หนังสือออกไปใช้เพื่อประโยชน์ของตัวเองเท่านั้น นั่นแสดงว่าเขาเคารพในเรื่องลิขสิทธิ์และทรัพย์สินทางปัญญาอย่างมาก
ส่วนสังคมไทยซึ่งเน้นความเคารพให้เกียรติกัน เด็กควรเคารพผู้ใหญ่หรือคนที่มีอาวุโสกว่า เดี๋ยวนี้พอสื่อสารผ่าน facebook หรือสื่อออนไลน์ก็ไม่สนใจกันนักว่ากำลังสื่อสารอยู่กับใคร กลายเป็นเท่าเทียมกันไปหมด ผมเคยตักเตือนสมาชิกในฟอรัม แต่กลับถูกโต้กลับมาเรียกว่าเถียงแบบคอเป็นเอ็น ตอนแรกก็นึกว่าเขาเป็นผู้ใหญ่จึงกล้าเถียงกับผมแบบนั้น ตอนหลังจึงพบว่าเป็นแค่เด็กหนุ่มอายุต่างจากผมเป็นสิบปี สภาวะแบบนี้คงไม่ต้องพูดมากเพราะชาวไทยในสังคมออนไลน์น่าจะเจอแบบเดียวกันนี้อยู่แล้ว
ก่อนจะจบบทความนี้ขอนำคำแนะนำของคุณพิชาติ ดังนี้
“ต้องขอบคุณผู้ที่ให้ความรู้ทุกครั้ง มันทำให้เรารู้ตัวครับว่าเราได้เรียนรู้ (ไม่ใช่แอบขโมยสิ่งที่คนอื่นทำ / หรือขโมยคำที่คนอื่นพูดไปใช้ ครับ”