“ประยุกต์” แปลว่า การนำความรู้ในวิทยาการต่าง ๆ มาปรับใช้ให้เป็นประโยชน์
วิธีประยุกต์ใช้ Excel ในงานธุรกิจมีหลายระดับ บางคนตีความแค่การใช้ Excel บันทึกค่าลงไปก็เรียกว่าประยุกต์ใช้ หลักสูตรสอน Excel มักชอบตั้งชื่อให้น่าสนใจโดยมีคำว่าประยุกต์ไว้ด้วย ซึ่งพอเอาเข้าจริง อาจสอนแค่การใช้เมนูกับสูตร Excel บางสูตร ผู้สนใจเรียน Excel จึงไม่ควรหลงเชื่อดูแค่ชื่อหลักสูตร แต่ให้ดูที่เนื้อหาด้วยว่าประยุกต์ใช้กันแบบใด ถ้าต้องใช้ความคิดมาปรับแต่งมากขึ้น แบบนี้ต้องอาศัยฝีมือมากหน่อย ควรดูประสบการณ์การทำงานของวิทยากรที่สอน Excel ด้วยว่าผ่านงานอะไรมาบ้าง เพราะจุดเริ่มต้นของ Excel พอเปิดโปรแกรม Excel ขึ้นมาก็มีแค่ตารางว่างๆเท่านั้น ผู้ประยุกต์ใช้ต้องสร้างกันขึ้นมาเอง
วิธีประยุกต์ใช้ Excel แบ่งตามขั้นตอนการทำงาน
ก่อนจะเริ่มลงทุนทำธุรกิจต้องมีการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการลงทุน (Feasibility Study) เพื่อตัดสินใจว่าควรลงทุนตั้งบริษัทไหม จะเพิ่มสายการผลิตหรือไม่ โดยคำนวณหาผลตอบแทนจากการลงทุนที่เรียกว่า IRR (Internal Rate of Return) กับ NPV (Net Present Value)
พอเริ่มดำเนินธุรกิจ เมื่อลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้า ถ้าเป็นธุรกิจประเภทซื้อมาขายไป ต้องใช้ Excel ควบคุมจำนวนสินค้าคงคลังให้ให้พอดี จะได้มีสินค้าเพียงพอสำหรับขายได้เสมอ ส่วนธุรกิจที่ต้องจัดซื้อวัตถุดิบมาผลิตหรือประกอบกันขึ้นเป็นตัวสินค้า ต้องสามารถใช้ Excel วางแผนการสั่งซื้อวัตดุดิบ ตามตัวอย่างนี้
ตามภาพนี้เป็นโครงสร้างการผลิต (BOM – Bill of Materials) แสดงถึงการผลิตสินค้าชื่อ A จำนวน 1 ชิ้น ต้องใช้เวลาผลิต 1 วัน (Unit=1, Lead Time LT=1) โดยใช้วัตถุดิบชื่อ B และ C
ในการประกอบ A 1 ชิ้นต้องใช้วัตถุดิบชื่อ B จำนวน 2 ชิ้น แต่กว่าจะได้ B มาใช้ต้องเสียเวลาผลิต B 2 วัน (Unit=2, Lead Time LT=2) และในการประกอบ A 1 ชิ้นต้องใช้วัตถุดิบชื่อ C จำนวน 3 ชิ้น แต่กว่าจะได้ C มาใช้ต้องเสียเวลาผลิต C 1 วัน (Unit=3, Lead Time LT=1)
โครงสร้างยังมีลำดับย่อยต่อไปอีกของวัตถุดิบ D E F G
ผู้ใช้ Excel ต้องสามารถประยุกต์ใช้ Excel ในการหาว่า ถ้าต้องการสินค้า A จำนวน 50 ชิ้นในวันที่ 8 ว่าจะต้องเตรียมสั่งวัตถุดิบ B C D E F G ในวันที่เท่าใด และจำนวนกี่ชิ้นจึงจะผลิต A เสร็จพอดีตามจำนวนที่ต้องการ ซึ่งในความเป็นจริงยังต้องคำนึงถึงจำนวนสินค้าคงคลังและเงื่อนไขการซื้อวัตถุดิบอีกด้วย
เมื่อเกิดรายการผลิต ซื้อมา ขายไป ตลอดจนรายได้หรือค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ก็ต้องสามารถนำ Excel มาประยุกต์ใช้เพื่อจัดการงานของฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ฝ่ายธุรการ ฝ่ายบุคคล ฝ่ายขาย และฝ่ายผลิต โดยใช้ Excel ในการบันทึกข้อมูล และจัดทำรายงานตามความต้องการของผู้บริหาร แม้มีโปรแกรมสำเร็จรูปใช้อยู่แล้วก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามผู้บริหารมีความต้องการายงานต่างไปจากที่โปรแกรมสำเร็จรูปเตรียมไว้ จึงต้องใช้ Excel สร้างงานให้อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้