เมื่อลองค้นหาเรื่องวิธีการประยุกต์ใช้ Excel จากอินเตอร์เน็ต จะพบว่ามีคำแนะนำที่เขียนไว้ ทำวิดีโอไว้ หรือเปิดหลักสูตรสอนไว้มากมาย แต่เมื่อคลิกเปิดดูในรายละเอียด ส่วนใหญ่อธิบายแค่วิธีใช้สูตรนั้นสูตรนี้หรือการใช้คำสั่งบนเมนู ซึ่งน่าจะเรียกว่าเป็นแค่วิธีใช้ Excel เท่านั้น ยังไม่ถึงขั้นประยุกต์ใช้จริงเท่าใดนัก
คำอธิบายส่วนใหญ่แนะนำไว้คล้ายกันมาก ตรงที่ให้ออกแบบตารางเลียนแบบหน้าเอกสารที่ใช้งานอยู่แล้วบันทึกค่าลงไป เช่น งานบัญชีก็ลอกหน้าตาสมุดบัญชีรายวันที่แบ่งช่องเดบิทเครดิตลงไปเลย ถ้าเป็นงานขายก็ลอกใบสั่งซื้อหรือบิลใบเสร็จแต่ละใบทำเป็นตารางในแต่ละชีท ซึ่งยังเป็นการ Excel แทนเครื่องพิมพ์ดีดหรือเครื่องคิดเลขได้เท่านั้น ถ้าเครื่องคอมพิวเตอร์พูดฟ้องร้องได้เองคงอยากจะบอกว่า “ซื้อฉันมาทำไม ฉันเป็นเครื่องคอมพิวเตอร์นะจ้ะ ใช้งานฉันแบบนี้เสียศักดิ์ศรีหมด”
สาเหตุที่ทำให้ใช้คอมพิวเตอร์กันแบบเครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด ส่วนหนึ่งมีที่มาจากหนังสือตำราที่สอนกันตั้งแต่สมัยเด็กจนจบมหาวิทยาลัยล้วนใช้ตัวอย่างที่คิดคำนวณโดยใช้เครื่องคิดเลขกันทั้งนั้น ส่วนหนังสือคอมพิวเตอร์ก็ตั้งหลักใช้วิธีคำนวณตามกันไปอีก จะดีขึ้นหน่อยตรงสอนให้ใช้สูตร Excel แทน ซึ่งใช้ได้แค่แบบนี้ไม่น่าจะเรียกว่า ประยุกต์ใช้
สมัยที่ผมทำงานพัฒนาระบบในฝ่ายวิจัยและวางแผนที่ธนาคารไทยพาณิชย์ ช่วงนั้นเป็นยุคเปลี่ยนผ่านจากการใช้เครื่องคิดเลขมาเป็นคอมพิวเตอร์พอดี พบว่าพนักงานที่คุ้นเคยกับระบบงานที่ใช้วิธีการแบบเดิม จะนึกไม่ออกเลยว่าระบบงานแบบใหม่ที่ใช้คอมพิวเตอร์ควรเป็นอย่างไร
ผู้บริหารระดับสูงคนหนึ่งถึงกับต่อว่าเลขาที่ใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์จดหมาย ด้วยคิดว่างานแบบนี้ให้ใช้เครื่องพิมพ์ดีดก็ได้ ท่านไม่ได้นึกว่าหากต้องการแก้ไขข้อความหรือนำข้อความในจดหมายมาใช้ซ้ำอีก ข้อมูลที่เก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์จะช่วยให้ทำงานได้ง่ายขึ้นแค่ไหน