ตามปกติแฟ้ม Excel ที่ใช้กันอยู่จะถูกกำหนดให้คำนวณแบบ Automatic ซึ่งจะทำให้แฟ้มคำนวณใหม่ทุกครั้งทันทีเมื่อเปิดแฟ้มหรือเมื่อมีการบันทึกค่าใหม่ลงไปในเซลล์ซึ่งส่งค่าไปคำนวณต่อที่เซลล์อื่น ก็จะกระตุ้นให้ทุกเซลล์ที่อยู่ในวงจรของการลิงก์คำนวณตามให้ทันที
ถ้าแฟ้มมีสูตรไม่มาก การใช้ระบบการคำนวณแบบ Automatic ไม่มีปัญหาอะไร เปิดแฟ้มปุ๊บก็จะเห็นตารางแสดงปั้บ แต่ถ้าแฟ้มนั้นมีสูตรเยอะมากจะส่งผลทำให้ต้องเสียเวลารอตอนเปิดแฟ้มนานมาก ทุกครั้งที่กดปุ่ม Enter เพื่อบันทึกค่าลงไปก็ต้องเสียเวลารอนานกว่าจะเสร็จ ไม่ยอมให้คลิกหรือทำอะไรต่อไปสักพัก ต้องรอจนกว่าจะคำนวณเสร็จ
ถ้าไม่อยากรอนานตอนเปิดแฟ้มหรือทุกครั้งที่กด Enter แนะนำให้เปลี่ยนระบบการคำนวณเป็น Manual ซึ่ง Excel จะไม่คำนวณจนกว่าคนจะสั่งให้คำนวณ ซึ่งขอให้สังเกตที่มุมซ้ายล่างสุดของจอ จะพบคำว่า Calculate แสดงไว้เป็นคำเตือนว่า ยังไม่ได้คำนวณให้นะ
เมื่อต้องการให้คำนวณ ให้กดปุ่ม F9 หรือคลิกที่คำว่า Calculate นี้เป็นการสั่งให้ Excel คำนวณทุกแฟ้มทุกชีทที่เปิดอยู่ตอนนั้น พอคำนวณเสร็จจะพบว่าคำว่า Calculate หายไป
หรือกดปุ่ม Shift+F9 พร้อมกัน จะคำนวณเฉพาะชีทที่กำลังใช้งานอยู่เท่านั้น
สิ่งที่ต้องทราบก็คือ ไม่ว่าจะปรับระบบคำนวณของแต่ละแฟ้มไว้แบบใดก็ตาม พอเปิดแฟ้มขึ้นจะปรับระบบตามแฟ้มแรกที่เปิดไว้ก่อนเสมอ เช่นแฟ้มแรกเป็น Manual แล้วเปิดแฟ้มอื่นตามก็จะปรับระบบเป็น Manual ตามให้ทันที
ผมเองจะติดนิสัยใช้แบบ Manual เสมอเพราะปกติจะสร้างสูตรไว่เยอะ ซึ่งก่อนจะสั่งพิมพ์หรือใช้ผลลัพธ์ ต้องกดปุ่ม F9 ก่อนเสมอและคำว่า Calculate ต้องหายไป
หมายเหตุ
ถ้ากดปุ่ม F9 แล้วยังพบว่ามีคำว่า Calculate ค้างอยู่ ไม่หายไป นั่นแสดงว่าในแฟ้มนั้นไปสั่ง Enable iterative calculation ไว้ก็ได้
