เตรียมสัมภาษณ์งานวางแผน

สมัยผมทำงานก็ทำงานด้านวางแผนมาตลอด การที่ HR บอกว่าให้เตรียม IF กับ VLookup ไปสัมภาษณ์นั้นถูกต้องแล้วครับ เพราะเป็นสูตรที่ขาดไม่ได้ในงานวางแผนเลยทีเดียว ซึ่งแค่ฝึกใช้สูตร IF กับ VLookup ให้เป็นนั้นไม่ยากอะไร แต่ก่อนที่ 2 สูตรนี้จะทำงานหาคำตอบได้ถูกต้องยังต้องมีอีกหลายเรื่องที่ต้องเข้าใจ

ขึ้นชื่อว่างานวางแผนต้องเกี่ยวข้องกับวันที่และเวลาเสมอ หัวรายงานต้องเรียงตามวันที่ไปเรื่อยๆใช่ไหม เริ่มต้นต้องเรียนรู้ที่จะบันทึกวันที่และเวลาให้ถูกต้องก่อน ผมขออธิบายเท่าที่จำเป็นเพียงพอที่จะใช้ตอบสัมภาษณ์ เช่น

วันที่ 14 เดือนกุมภาพันธ์ ปีค.ศ.2019 ต้องพิมพ์ 14/2/2019 ห้ามพิมพ์ปีพ.ศ. 2562 ลงไปเด็ดขาด

พอบันทึกค่าเสร็จลงไปจะเห็นว่าชิดขวาของเซลล์ จากนั้นต้องการเปลี่ยนการแสดงผลให้เป็นปีพ.ศ. หรือจะให้แสดงเป็น 2/14/2019 ให้ใช้ Format ช่วย

แต่ถ้าพิมพ์ 14/2/2019 แล้วชิดซ้ายของเซลล์ นั่นแสดงว่าเครื่องคอมไม่ได้ตั้งระบบไว้เป็นประเทศไทย แต่เรื่องนี้คงไม่ถูกถามตอนสัมภาษณ์เพราะลึกไป

ส่วนเรื่องของเวลา ต้องพิมพ์เวลา 12 นาฬิกา 30 นาที แบบนี้ 12:30

พอหัวตารางแสดงวันที่ไว้ถูกต้องแล้ว ข้อมูลที่จะนำไปใช้กับสูตร IF หรือ VLookup ต้องมีค่าที่แท้จริงตามเงื่อนไขด้วย เช่น ตัวเลข 123 ก็ต้องเป็นตัวเลข 123 ไม่ใช้บันทึกไว้เป็น ‘123 ซึ่งมีสถานะเป็นตัวอักษร

ทั้งสองสูตรนี้จะตัดสินใจให้ตามค่าที่แท้จริงว่ามีสถานะตรงกับเงื่อนไขด้วย เช่น 123 ย่อมเท่ากับ 100+23 แต่ไม่เท่ากับ ‘123

ถ้าเป็นตัวเลขที่มีเศษทศนิยม สูตรทั้งสองนี้จะใช้ค่าที่แท้จริงทุกหลักของเศษทศนิยมไปใช้ในการตรวจสอบด้วย ไม่ใช่เอาตัวเลขตามที่เห็นว่ามีทศนิยมแค่ 2 หลักไปใช้ตรวจสอบ

ดังนั้นสูตรที่เป็นคู่มิตรกับสูตร IF ก็คือสูตร Round, Trunc, Int คุณควรฝึกใช้ให้เป็นด้วยเพื่อใช้ปรับตัวเลขให้มีค่าที่แท้จริงไว้ก่อน จากนั้นจึงนำไปใช้ตัดสินใจหรือใช้ในการค้นหาต่อไป

ถ้ามีเงื่อนไขซับซ้อนหลายเงื่อนไข ต้องฝึกใช้ IF ซ้อน IF ให้เป็นหรือใช้สูตร And, Or มาช่วยตัดสินใจแทน ซึ่งจะช่วยทำให้ไม่ต้องใช้หลาย IF มาซ้อนกัน

พอถึงการใช้ VLookup ต้องเข้าใจให้ดีว่าจะค้นหาค่าที่ต้องการแบบที่เจอก็ต้องหาคำตอบมา แต่ถ้าหาไม่เจอยังสามารถหาคำตอบที่น้อยกว่าหรือเท่ากับมาแทนได้ โดยให้ดูจากส่วนท้ายก่อนวงเล็บปิดของ VLookup ว่าใส่เลข 0 หรือ False ไว้หรือไม่ ลองหาตำราเรื่องนี้มาทำความเข้าใจให้ละเอียดครับ เพราะงานวางแผนต้องไม่ตัดสินใจผิดพลาด

ถ้าเป็นผมเป็นคนสอบสัมภาษณ์ ผมจะไม่ถามแค่นี้หรอกครับ เพราะการสร้างสูตรที่ดีไม่ใช่ว่าจะสร้างไว้แค่ที่เซลล์เดียว แต่ยังต้องรู้จักลอกสูตรไปใช้ต่อที่อื่นเป็นด้วย คนที่จะเข้าทำงานไม่ว่าตำแหน่งใดต้องรู้จักวิธีการใช้เครื่องหมาย $ ในการกำหนดตำแหน่งอ้างอิง หากต้องสร้างสูตรซ้ำและอ้างถึงพื้นที่ตารางซ้ำต้องฝึกใช้ Range Name ให้เป็น จะช่วยให้ทำงานได้ง่าย เร็วขึ้น และผิดพลาดน้อยลง

ขอตอบคร่าวๆเพียงแค่นี้ครับ ใครมีอะไรจะเพิ่มเติมช่วยกันเขียนเป็นความเห็นอธิบายต่อให้ด้วย

ปล ส่วน Pivot Table นั้นไม่ใช่เครื่องมือหลักสำหรับงานวางแผน แต่เหมาะกับงานของฝ่ายบัญชีหรือหน่วยงานที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลเพื่อทำรายงานสรุปชั้นต้น ถ้าไม่มีใครรวบรวมให้ก็ยังต้องพึ่ง Pivot Table

งานวางแผนควรฝึกใช้สูตร SUMIF, SumProduct จะหาคำตอบให้ผู้บริหารได้ยืดหยุ่นกว่า Pivot Table อย่างมาก