เรื่องธรรมดาที่ไม่ธรรมดา เรื่องที่ไม่ปกติแต่กลายเป็นเรื่องธรรมดา

ในงานโชว์คอมพิวเตอร์เมื่อหลายสิบปีก่อน เป็นครั้งแรกที่มีการนำโปรแกรมสเปรดชีทออกมาอวดให้เห็นกัน นักบัญชีคนหนึ่งพอเห็นว่าเจ้าโปรแกรมสเปรดชีททำอะไรได้บ้าง ถึงกับมือไม้สั่นแล้วใช้นิ้วมือที่กำลังสั่นอยู่นั้นชี้ไปที่หน้าจอ พูดออกมาด้วยเสียงตะกุกตะกักว่า “กว่าจะได้ตัวเลขใหม่อย่างที่เห็นเนี่ยนะ ผมต้องใช้เวลาทำเป็นวันๆเลย” พร้อมกันนั้นก็ล้วงกระเป๋าหยิบบัตรเครดิตออกมาด้วยมือที่กำลังสั่นอยู่ บอกว่าขอซื้อโปรแกรมสเปรดชีทนี้เอาไปใช้บ้าง

ทุกวันนี้พวกเราเห็นคอมพิวเตอร์เป็นเรื่องธรรมดากันไปหมดแล้วใช่ไหมครับ แต่เรื่องธรรมดาสำหรับหลายคนยังไม่ธรรมดาหรือเรียกว่าไม่ปกติเสียด้วยซ้ำ หลายๆคนยังใช้ Excel ได้แค่แบบเครื่องคิดเลข บางคนยังใช้ได้แค่แบบเครื่องพิมพ์ดีด คอมพิวเตอร์เลยยังไม่ใช่คอมพิวเตอร์จริงๆเสียที

แทนที่จะใช้สูตร VLookup ดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาทำรายงาน บางคนยังใช้วิธีสั่ง copy ข้อมูลจากตรงนั้นมาแปะตรงนี้

แทนที่จะใช้สูตร SumIF หรือ SumIFS หายอดรวมของรายการที่ตรงตามเงื่อนไขที่ต้องการ บางคนยังสร้างสูตรหายอดรวม โดยใช้สายตาหาตำแหน่งเซลล์เพื่อจับเซลล์นั้นมาบวกกับเซลล์นี้รวมกับเซลล์โน้นอยู่เลย

แทนที่จะใช้ Data Table เพื่อหาคำตอบใหม่ว่าผลกำไร จะเป็นเท่าไรเมื่อค่าไฟฟ้าเปลี่ยนไปจากเดิม บางคนยังต้องเสียเวลาสร้างตารางใหม่ขึ้นชีทใหม่เพื่อสร้างตารางคำนวณงบกำไรขาดทุนทั้งงบขึ้นมาใหม่เพื่อใช้เปลี่ยนค่าไฟไปเรื่อยๆ

แทนที่จะเลิกพิมพ์อะไรซ้ำๆแล้วหันมาใช้ Data Validation แบบ List ช่วยดึงรหัสสินค้ามาให้คลิกเลือกรหัสได้โดยตรง บางคนยังคงต้องพิมพ์รหัสเองหรือชื่อลูกค้าซ้ำอยู่เสมอ สระอิสะกดเป็นสระอี สระอูกลายเป็นสระอุ ใส่ไม้เอกบ้าง ลืมใส่ไม้เอกบ้าง มีวรรคขาดบ้างวรรคเกินบ้าง

.... ยังมีเรื่องที่ใช้กันตามปกติแบบธรรมดาอีกมากมาย ที่ไม่ควรใช้กันแต่ก็ยังใช้กันอยู่ ซึ่งเป็นเพราะไม่เคยเห็นวิธีการที่เหมาะสมมาก่อน บางคนแค่เห็นว่า Excel สามารถ copy ข้อมูลไปวางตรงนั้นตรงนี้ได้ก็ตาโตแล้วเลยไม่คิดจะใช้สูตร VLookup

ที่เขียนมาข้างต้นเป็นเรื่องธรรมดาของคนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้ Excel นัก ส่วนผู้ที่ใช้ Excel เป็นประจำก็มีระดับของเรื่องธรรมดาของเขาต่างไปอีก VLookup SumIF SumIFS หรือ Data Validation ล้วนเป็นเรื่องที่ต้องใช้เป็นประจำอยู่แทบทุกวัน ใช้แล้วใช้อีกจนกลายเป็นของธรรมดาไม่พิเศษอะไร แต่มีเพียงบางคนเท่านั้นที่จะทราบว่ายังมีของที่ดีกว่าอยู่อีก

แทนที่จะใช้ VLookup ที่ต้องคอยระวังตำแหน่งของ column ให้เปลี่ยนมาใช้สูตร Match ร่วมกับ Index ซึ่งยืดหยุ่นสามารถใช้ค้นหาข้อมูลได้ตามเดิมแม้มีการย้ายหรือสลับ column

แทนที่จะใช้ SumIF หรือ SumIFS ซึ่งเงื่อนไขกำหนดไว้ว่า ขนาดของตารางข้อมูลที่อ้างอิงต้องมีขนาดเท่ากันและต้องกำหนดเงื่อนไขในแบบ text เท่านั้น ให้เปลี่ยนมาใช้สูตร SumProduct ที่ไม่จำเป็นต้องใช้กับตารางที่มีขนาดเท่ากันและให้ความสะดวกในการซ้อนสูตรเข้าไปได้มากกว่า

และยิ่งกว่านั้นแทนที่จะซ้อนสูตรเข้าไปใน SumProduct ซึ่งเรียกว่าเป็น Array แบบใน ซึ่งหากมีหลายเงื่อนไขมากขึ้นสูตรก็จะยาวขึ้นไปเรื่อยๆ ยังมีการใช้สูตรที่อ้างอิง Array แบบนอก ที่ช่วยทำให้สูตรสั้นลงแถมยังใช้กับเงื่อนไขแบบ Or ซึ่งสูตร SumIFS ทำไม่ได้

(โปรดดูเรื่องนี้วิดีโอเรื่องนี้ได้จาก
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/videos/759195511150140/
หรือ https://youtu.be/tSziJOAAjmI )

แทนที่จะใช้ Data Table ตามธรรมดาซึ่งจะใช้ได้กับตัวแปร 1 – 2 ตัวเท่านั้น ควรคิดหาทางให้ใช้ได้โดยไม่จำกัดตัวแปรโดยใช้ร่วมกับสูตร Index หรือสูตรใดก็ได้ที่ช่วยดึงค่ามาใช้ ซึ่งแค่วิธีคิดหาทางทำให้ Data Table ทำงานได้เกินกว่า 2 ตัวแปรนี้ก็ถือว่าไม่ใช่เรื่องธรรมดาแล้ว คนทั่วไปมักคิดว่า Excel ทำได้แค่ไหน เราก็ใช้ได้แค่นั้น

(โปรดดูเรื่องนี้วิดีโอเรื่องนี้ได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/forum/articles/managing-excel-articles/602)

ถ้าไม่ใช่แฟนพันธุ์แท้ที่รัก Excel เป็นชีวิตจิตใจ เคยอ่านตำราหลายๆเล่ม หรือติดตามวิธีการใช้ Excel ที่เผยแพร่ให้ใช้กัน ย่อมมองไม่ออกเลยว่า เรื่องที่แนะนำไว้นั้นเป็นเทคนิคเฉพาะตัวซึ่งไม่ใช่เรื่องธรรมดา