แทบทุกครั้งที่ลูกศิษย์ยกแฟ้มมาให้ผมดู แทบทุกคำถามที่เป็นปัญหายกขึ้นมาถาม สิ่งหนึ่งที่เจอเหมือนๆกันก็คือ แฟ้มนั้นไม่ได้เป็นแฟ้มที่สร้างขึ้นมาเอง แต่เป็นแฟ้มที่คนอื่นสร้างไว้
ทุกคนที่เพิ่งเข้างาน ย้ายหน่วยงาน หรือเปลี่ยนงานใหม่ก็เจอแบบนี้เหมือนกัน ต้องใช้แฟ้มมรดกที่คนก่อนเขาสร้างไว้ใช่ไหม ตอนนี้คนสร้างหายตัวไปแล้ว ถ้าไม่ได้ลาออกไปแล้วก็ย้ายงาน ยากที่จะตามตัวมาขอความช่วยเหลือ หรือเขาไม่อยากจะยุ่งเกี่ยวกับการใช้แฟ้มนั้นอีก ... ปล่อยให้เป็นหน้าที่ของคุณต้องช่วยตัวเอง รับผิดชอบไปเต็มๆ
ถ้าถามว่า เรื่องที่ควรเรียนสำหรับเตรียมตัวสมัครงาน เรื่องแรกควรเป็นเรื่องอะไร
"เมื่อใช้แฟ้มของคนอื่น อย่าไปทำแฟ้มเจ๊งนะครับ"
ไม่มีหัวหน้าคนไหน อยากเสี่ยงให้พนักงานคนใหม่ที่ไม่เคยเห็นฝีไม้ลายมือมาสร้างแฟ้มใหม่ให้หรอก แม้แต่ผู้สมัครงานที่โม้เอาไว้เยอะว่าตัวเองเก่ง Excel มากๆ จะเข้ามาปรับระบบงานเดิมให้ดีขึ้น ก็ต้องนำแฟ้มเก่าที่ใช้กันอยู่มาดูเป็นต้นแบบใช่ไหม
พอเปิดแฟ้มมรดกขึ้นมา เรื่องแรกที่ต้องสังเกตก็คือ มีแถบสีเหลืองพาดบนหน้าจอใกล้ช่อง Formula Bar ซึ่งด้านขวาของแถบสีเหลืองนี้มีปุ่มให้ Enable Content หรือให้ Enable อะไรสักอย่าง ถ้าเจอแถบเหลืองๆนี้ แสดงว่าแฟ้มนั้นไม่ใช่แฟ้มธรรมดา เมื่อนำมาใช้งานต้องระมัดระวังให้ดี เพราะในแฟ้มนั้นอาจมีสูตรลิงก์นำข้อมูลจากแฟ้มอื่นมาใช้ต่อ หรือเป็นแฟ้มที่มีการใช้ VBA ติดไว้ หรือเป็นแฟ้มที่มีที่มาจากการส่งผ่านระบบอินเตอร์เน็ตซึ่งไม่มั่นใจว่าปลอดภัยไหม
ก่อนจะเริ่มต้นเข้าไปแก้ไข เริ่มต้นใช้แฟ้มของใคร ขอให้ทำสำเนาแฟ้มนั้นเก็บไว้เสมอ ถ้าในอนาคตเกิดคำนวณหรือให้คำตอบผิดขึ้นมา จะได้หาเจอว่าที่มาของความผิดพลาดนั้นเป็นความรับผิดชอบของคนก่อน ไม่ใช่ฝีมือคุณ
ถ้าอยากใช้แฟ้มต่อแบบมั่นใจ ต้องแกะแฟ้มนั้นให้ละเอียดว่า
- พื้นที่ตารางส่วนไหนเป็นตารางฐานข้อมูล เป็นที่มาของค่าที่บันทึกไว้เพื่อลิงก์ไปใช้กับสูตรหรือใช้กับ Pivot Table
- สูตรที่มีอยู่สร้างไว้แบบมีฝีมือไหม ใส่เครื่องหมาย $ ไว้หรือเปล่า หรือถ้าดีหน่อยได้อ้างอิงกับ Range Name ไว้หรือไม่
- ตรวจสอบสูตรว่ามีการใช้ค่าคงที่หรืออะไรๆที่ตายตัวไม่ยืดหยุ่นไว้บ้าง เช่น VLookup อาจกำหนดเลขที่ column แบบตายตัวเอาไว้ ส่วน Pivot Table อาจอ้างอิงมาจากพื้นที่ตารางที่มีขนาดตายตัว ขั้นตอนนี้ต้องแกะทุกเซลล์ซึ่งเสียเวลามาก
- ยกเลิกการซ่อนที่อาจทำไว้ทั้งหมด เช่น การสั่ง Hide Row/Column/Sheet แล้วยกเลิกการใช้ Format แบบแปลกๆที่ทำไว้
- ข้อมูลวันที่ซึ่งบันทึกไว้ทำไว้แบบถูกต้องหรือไม่
- ถ้ามีการใช้ VBA ยืนยันได้จากนามสกุลแฟ้มว่าเป็น xlsm หรือ xlsb ด้วยอย่างแน่นอน ต้องเข้าไปดูที่ตัวรหัสว่า อ้างอิงค่าคงที่อะไรไว้บ้าง เช่น ตำแหน่งเซลล์ ขอบเขตพื้นที่ตาราง ชื่อชีท หรือชื่อแฟ้ม
ถ้าคุณเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วรู้ตัวว่าแกะไม่ออก คนก่อนที่สร้างแฟ้มนี้เขามีฝีมือเหนือกว่าคุณ สร้างสูตรซ้อนกันไปซ้อนกันมายาวเหยียด หรือเป็นแฟ้มที่ถูก Protect Sheet หรือ Protect Workbook เอาไว้ อย่าพยายามไปยกเลิกการป้องกันที่ทำไว้เลยครับ ขอให้ใช้แฟ้มนั้นต่อแบบต่อไปนี้เท่านั้น
- ให้ใช้แฟ้มนั้นเพื่อกรอกค่าลงไปใหม่ทับค่าเดิม แล้วอย่าเผลอไปพิมพ์ทับสูตรที่เขาสร้างไว้ล่ะ
- ห้ามย้ายเซลล์หรือพื้นที่ตารางให้ต่างไปจากตำแหน่งเดิม
- ห้ามสั่ง Insert Sort หรือ Delete ที่กระทบกับขนาดตารางข้อมูล
- ห้ามเปลี่ยนชื่อชีท ชื่อแฟ้ม หรือแม้แต่ชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้มนั้นไว้
ถ้าคุณจำเป็นต้องใช้แฟ้มที่ตัวเองไม่ได้สร้าง ไม่มีเวลาไปแกะว่าอะไรอยู่ตรงไหน ถูกสั่งให้ใช้แฟ้มต่อทันที ก็ออกตัวกับหัวหน้าไว้สักหน่อยว่า ถ้าเกิดผิดพลาดอะไรขึ้นมา อย่ามาว่ากันนะ
จะให้ดีที่สุด ขอเวลามาสร้างแฟ้มใหม่ดีกว่าครับ
ขอแนะนำให้ลงเรียนหลักสูตร ฟรี เตรียมพร้อมเครื่อง เตรียมพร้อม Excel หรือให้ดีกว่านั้น แนะนำหลักสูตรเรื่องรีบรู้เพื่อพร้อมใช้ Excel ทำงานแบบ Fast and Easy ดูรายละเอียดได้ที่เว็บ https://www.excelexperttraining.com/online/
ผมสอน Excel แบบนี้แหละครับ
