เมื่อได้รับมอบหมายงานให้ทำ ผมเป็นคนที่ทำงานช้ากว่าคนอื่น กว่าจะเปิดคอมเริ่มต้นใช้ Excel ก็ใช้เวลานานหน่อย วิธีการทำงานของผมแบบนี้เคยทำให้หัวหน้าไม่พอใจทีเดียวล่ะ เพราะดูแล้วไม่เห็นขยันเหมือนคนอื่นที่พอได้รับมอบงานปั้บก็หันไปใช้ Excel สร้างงานปุ้บ ทำโน่นทำนี้ตามที่ถูกสั่งมาให้ทันที
ในการใช้ Excel ทำงานแบบของผม ยึดหลักว่าต้องทำงานแบบขี้เกียจสุดๆ ซึ่งใครที่อยากทำงานแบบขี้เกียจ เชิญเร่เข้ามาทางนี้
แรกสุดให้มองว่างานนั้นต้องนำกลับมาทำซ้ำอีกไหม ถ้าคิดว่าทำคราวนี้แค่ครั้งเดียว ไม่มีทางที่จะต้องทำซ้ำอีกหรือปีนึงจะทำสักครั้ง เช่น พวกรายงานเฉพาะกิจ หรือให้จัดหน้าตารายงานใหม่ ลักษณะงานแบบนี้ทำแบบขอไปทีก็ได้ แทนที่จะต้องเสียแรงเสียเวลาไปคิดสร้างสูตร ให้ใช้คำสั่งบนเมนูนั่นแหละง่ายดี ... ขี้เกียจดีด้วย
แม้การใช้คำสั่งบนเมนูจะไม่สามารถสร้างรายงานตามหน้าตาแบบที่หัวหน้าต้องการ แต่ถ้าสามารถหาคำตอบบางส่วนที่หัวหน้าต้องการได้ ก็ทำส่งรายงานแบบนั้นไปก่อน จากนั้นค่อยจับเซลล์นั้นย้ายมาตรงนี้หรือลิงก์คำตอบไปจัดทำรายงานตามแบบที่หัวหน้าต้องการทีหลัง
ดีไม่ดีหัวหน้าอาจติดใจ พอใจกับหน้าตารายงานแบบที่ทำส่งไปให้ก็ได้ "ได้เร็วทันใจ ย่อมดีกว่ารอนานเป็นวันหรือต้องรอเป็นอาทิตย์"
ถ้าเป็นงานที่ต้องทำเป็นประจำ ทำบ่อย ทุกวัน ทุกเดือน ลักษณะงานแบบนี้ต้องบอกกับตัวเองว่า ฉันจะทำให้แค่ครั้งเดียวนะ จะขี้เกียจแบบสุดๆ ไม่มาทำซ้ำให้อีกหรอก
ก่อนจะรีบไปเปิด Excel ต้องคิดแผนการขี้เกียจให้ดี ที่ต้องรีบตัดออกไปก็คืออย่าไปใช้เมนู เพราะถ้าใช้เมนูสร้างงานให้แบบขอไปที คราวหน้าพอตัวเลขใหม่มาหรือมีรายการเพิ่มก็ต้องกลับไปใช้เมนูซ้ำอีก ดีไม่ดีถ้าขั้นตอนใช้เมนูซับซ้อนต้องจดไว้ด้วยว่าทำทีละขั้นยังไง
พอตัดเมนูทิ้งไป คราวนี้ต้องพึ่งสูตร
ค้นหาก่อนว่า Excel มีสูตรสำเร็จรูปที่นำมาคำนวณหาคำตอบที่ต้องการได้เลยไหม ถ้าไม่มีก็ต้องใช้วิธีสร้างสูตรคำนวณทีละขั้นหรือนำมาซ้อนสูตรเป็นสูตรลัดสูตรเดียว
การสร้างสูตรแบบขี้เกียจ ต้องตั้งหลักว่าจะสร้างสูตรขึ้นมาแค่ครั้งเดียว ต่อไปไม่ว่าหน้าตาตารางหรือเงื่อนไขในการคำนวณจะต่างกันก็จะไม่ต้องย้อนกลับไปแก้ไขสูตรอีกเลย
วิเคราะห์ให้ดีว่า ในงานนั้นมีการคำนวณอะไรบ้างที่ต้องคำนวณซ้ำ ห้ามนำสูตรนั้นไปซ้อนในสูตรอื่นหรือสร้างไว้ในตารางเรื่องใดเรื่องหนึ่ง แต่ให้แยกเป็นตารางคำนวณส่วนกลาง พอได้ผลลัพธ์แล้วจึงลิงก์ไปใช้ต่อในการคำนวณส่วนอื่น
ผมท่องจำไว้ว่า "อย่านำของส่วนกลาง ไปใช้หาประโยชน์ส่วนตัว" เป็นหลักเดียวกับการจับคอรับชั่นนั่นแหละ
นอกจากสูตรที่เป็นของกลางแล้ว ยังต้องคิดถึงข้อมูลที่เป็นของส่วนกลางอีก ให้แยกเป็นตารางรับค่าตัวแปรหรือใช้เป็นฐานข้อมูลส่วนกลาง เพื่อลิงก์ไปใช้ในการคำนวณ
อย่าใส่ค่าคงที่ใดๆไว้ในสูตร ห้ามสร้างสูตร =2*3 แต่ให้กรอกตัวเลข 2 กับ 3 ไว้ในเซลล์รับตัวแปร B2 กับ B3 แล้วจึงลิงก์มาใช้คำนวณแบบนี้แทน =B2*B3
ถ้าพื้นที่ตารางส่วนใดต้องนำมาใช้คำนวณซ้ำ ต้องหาวิธีขี้เกียจ ให้ตั้งชื่อ Range Name ขึ้นมาใช้ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปใช้เมาส์คลิกที่เซลล์หรือคลิกลากเพื่อเลือกพื้นที่ตารางนั้นมาใส่ในวงเล็บของสูตรอีก เวลาจะลิงก์ข้อมูลมาใช้ไม่ว่าจะลิงก์ข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มก็แค่กดปุ่ม F3 จะพบชื่อที่ตั้งไว้นำมาใช้คำนวณได้ทันที
จากเดิมที่เป็นสูตร =B2*B3 พอใช้ Range Name ก็จะกลายเป็น =Quantity*Cost ซึ่งสื่อถึงความหมายว่าเป็นการคำนวณของอะไร หากใช้ Formula Name เป็นจะสามารถตั้งชื่อสูตรที่ทำไว้ได้อีก แทนที่จะใช้สูตร =Quantity*Cost ก็จะสั้นลงเหลือเพียง =TotalCost
พอหัวหน้าสั่งให้แก้ไขสูตรใหม่ก็สามารถสั่งว่าให้ไปแก้สูตรที่มีชื่อว่า TotalCost นะ ให้ปรับ Cost เพิ่มขึ้น 20% จากเดิม =Quantity*Cost ก็จะเป็น =Quantity*Cost*1.2 ซึ่งไม่ต้องเสียเวลาไปหาว่าเซลล์ไหนที่สร้างสูตรไว้ แค่ไปแก้ไขสูตรชื่อ TotalCost ที่เมนู Name Manager สูตรทุกเซลล์ไม่ว่าจะอยู่ในชีทหรือแฟ้มไหนจะเปลี่ยนตามให้ทันที
วิธีการใช้ Excel แบบนี้จะช่วยทำให้ไม่ใช่แค่ตัวคุณเองขี้เกียจแค่คนเดียว หัวหน้าของคุณ เพื่อนของคุณจะขี้เกียจใช้ Excel ตามกันไปด้วย
