หลักการตั้งชื่อและใช้ชื่อใน Excel

การตั้งชื่อและใช้ชื่อเป็นหัวใจสำคัญของการนำตำแหน่งอ้างอิงไปใช้ซ้ำ เนื่องจากหากปราศจากการตั้งชื่อที่ดีขึ้นมาใช้แทนตำแหน่งอ้างอิงของเซลล์แล้ว สูตรสั้นๆที่ดูไม่มีพิษภัยอะไร จะกลับกลายเป็นปัญหาอย่างมาก ยิ่งใน Excel 2007 เป็นต้นมามีพื้นที่ตารางกว่าหมื่น Column และล้านกว่า Row จะทำให้ สูตร =JAN2009 ซึ่งเป็นสูตรที่นำค่ามาจากเซลล์ใน Column JAN ตัดกับ Row 2009 สามารถดูผาดๆและถูกตีความว่าเป็นค่าของเดือน Jan ปีค.ศ.2009 แทนก็เป็นได้

หากสังเกตขนาดของตัวอักษรแต่ละตัวในคำแต่ละคำที่ปรากฏในตาราง Excel จะพบว่า ชื่อใดๆก็ตามที่เป็นชื่อมาตรฐานของโปรแกรม Excel ซึ่งเราไม่สามารถเข้าไปแก้ไขเปลี่ยนแปลงให้เป็นชื่ออื่น ได้ถูกจัดให้ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด (เว้นชื่อคำสั่งบน Ribbon หรือเมนู) เช่น ชื่อตำแหน่ง Column A B C D จนถึง XFD (Excel 2003 มี Column สุดท้ายชื่อ IV) และสูตรสำเร็จรูปของ Excel ทุกสูตร เช่นสูตร SUM, MAX, MIN, VLOOKUP ล้วนใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ทั้งหมด ดังนั้นแทนที่จะพร้อมใจกันตั้งชื่อแล้วใช้ชื่อที่เป็นตัวใหญ่ทั้งหมดตามแบบของชื่อของ Excel เราควรกำหนดหลักการตั้งชื่อและใช้ชื่อที่สื่อความหมายได้ดีขึ้นกว่าเดิม ดังนี้

1. หากแฟ้มใดจะถูกใช้ซ้ำ ขอให้ตั้งใจตั้งชื่อให้ดี เพื่อทำให้ไม่ว่าผู้ที่นำแฟ้มงานไปใช้ซ้ำนั้นจะเป็นตัวคุณซึ่งเป็นผู้สร้างแฟ้มนั้นเองหรือจะเป็นเพื่อนที่เพิ่งเปิดใช้แฟ้มนั้นเป็นครั้งแรกก็ตาม จะได้สามารถเปิดแฟ้มดูแล้วสามารถไล่ที่ไปที่มาของสูตรในเซลล์ได้ทันที แต่ถ้าแฟ้มใดถูกสร้างขึ้นมาเพื่อใช้งานง่ายๆเพียงครั้งเดียวแล้วทิ้ง ไม่ต้องนำกลับมาใช้อีก ก็ไม่จำเป็นต้องตั้งชื่อให้ดีก็ได้
2. ชื่อใดที่คุณตั้งขึ้นมาไม่ว่าจะเป็นชื่อชีท ชื่อแฟ้ม ชื่อโฟลเดอร์ ชื่อตำแหน่งเซลล์ (Range Name) ชื่อสูตร (Formula Name) หรือชื่อที่ตั้งให้กับค่าคงที่ (Constant Name) ให้ตั้งชื่อโดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมกับตัวเล็กเสมอ
3. เมื่อใดที่ต้องการสร้างสูตรหรืออ้างถึงชื่อใดๆก็ตาม ให้ใช้ตัวอักษรตัวเล็กทั้งหมดเท่านั้น เพราะเมื่อพิมพ์ลงไปในเซลล์แล้วกดปุ่ม Enter จะเกิดข้อสังเกตในตัวอักษรของแต่ละชื่อขึ้นมาทันทีกล่าวคือ
   • ตัวอักษรที่กลายเป็นตัวใหญ่ทั้งหมด แสดงว่าเป็นชื่อเฉพาะของ Excel
   • ตัวอักษรที่กลายเป็นตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก แสดงว่าเป็นชื่อที่คุณตั้งไว้
   • ตัวอักษรที่ยังคงเป็นตัวเล็กทั้งหมด แสดงว่าสะกดชื่อผิด ดังนั้น Excel จึงไม่ยอมรับชื่อนั้น ทำให้ขนาดตัวอักษรไม่เปลี่ยนแปลงตาม
4. ชื่อที่ตั้งขึ้นควรใช้ตัวอักษรตั้งแต่ 4 ตัวขึ้นไปเพื่อมิให้ซ้ำกับชื่อของ Column แต่ถ้าจำเป็นต้องตั้งชื่อที่มีตัวอักษร 2-3 ตัวก็ทำได้ เพราะการตั้งชื่อที่ใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กจะช่วยในการแยกแยะให้เห็นได้ชัดอยู่แล้วว่า Jan2009 มิได้มีความหมายเดียวกับ JAN2009 ที่เป็นเซลล์ใน Column JAN ตัดกับ Row 2009 (ถ้าต้องการตั้งชื่อที่เป็นตัวอักษรตัวเดียว ขอให้หลีกเลี่ยงตัว C และ R เพราะซ้ำกับตัวย่อของ Row และ Column)
5. Excel จะไม่ยอมรับชื่อ Range Name ที่มีการเว้นวรรค โดยหากสั่งให้ Excel ใช้ข้อความในเซลล์ตามขอบตารางมาเป็นชื่อโดยอัตโนมัติ จะถูกแก้ไขเครื่องหมายวรรคเป็นเครื่องหมายขีดล่าง _ (Underscore) ให้เอง และ Excel จะไม่ยอมรับชื่อ Range Name ที่เป็นตัวเลขล้วนหรือเป็นตัวเลขนำหน้าตัวอักษร
6. แม้จะไม่มีข้อห้ามในการตั้งชื่อเป็นภาษาไทย แต่ก็แนะนำให้ตั้งชื่อเป็นภาษาอังกฤษจะเหมาะสมกว่า เพราะหากใช้ Excel version ภาษาอังกฤษ เปิดแฟ้มที่มีการใช้ชื่อภาษาไทย จะอ่านชื่อภาษาไทยไม่ออก
7. ในการตั้งชื่อชีท ห้ามตั้งชื่อว่า History เนื่องจากเป็นชื่อที่ Excel สำรองไว้ใช้ภายใน
8. ในการตั้งชื่อ Range Name ห้ามตั้งชื่อว่า Criteria หรือ Extract เพราะชื่อ Criteria นี้จะถูกลบทิ้งหรือเปลี่ยนแปลงตำแหน่ง Extract จากเดิมได้เองทันทีที่ใช้คำสั่ง Advanced Filter
9. หากต้องการได้รับความสะดวกจากคำสั่ง Data Form ให้ตั้งชื่อตารางฐานข้อมูลว่า Database เพื่อทำให้ Excel ดึงข้อมูลมาใช้ใน Data Form ได้เองโดยที่คุณไม่ต้องเลือกตารางฐานข้อมูลนั้นไว้ก่อน
10. โปรดเข้าใจเพิ่มเติมว่า ในการเขียนชื่อสูตรและชื่อต่างๆที่ใช้ในการอบรมตลอดจนข้อมูลบนเว็บ www.ExcelExpertTraining.com นั้น ใช้วิธีเขียนชื่อโดยใช้อักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็กเสมอ เพื่อช่วยในการอ่านให้สามารถแยกแต่ละส่วนของคำได้ง่ายขึ้น เช่น VLookup, SumIF, SumProduct เป็นต้น ซึ่งเมื่อใดที่ต้องการนำชื่อไปใช้ ให้พิมพ์ตัวเล็กตลอดตามหลักการข้างต้น

ใน Excel 2003 มีระบบการตั้งชื่อ Range Name, Formula Name, และ Constant Name ที่ไม่ซับซ้อนนัก เพียงสั่ง Insert > Name > Define ก็สามารถ Add ตั้งชื่อหลายๆชื่อได้โดยใช้คำสั่งนี้เพียงครั้งเดียว ส่วนใน Excel 2007 ขึ้นไปมีคำสั่งในการตั้งชื่อให้เลือกได้ 2 วิธี คือ

1. หากต้องการตั้งชื่อเดียว ให้สั่ง Formulas > Define Name
2. หากต้องการตั้งชื่อหลายชื่อและสามารถย้อนกลับมาแก้ไขหรือตั้งชื่ออื่นใหม่อีกได้ในทันที ให้สั่งผ่าน Formulas > Name Manager
   
   
   
   
   • กดปุ่ม New เพื่อตั้งชื่อใหม่ หรือ
   • กดปุ่ม Edit เพื่อแก้ไขตำแหน่งอ้างอิงในชื่อ หรือ
   • กดปุ่ม Delete เพื่อลบชื่อทิ้ง

นอกจากนั้น Excel 2007 เป็นต้นมา ได้ปรับปรุงระบบการตั้งชื่อให้สนองตอบต่อการใช้งานในระดับ File Level หรือ Sheet Level ได้สะดวกกว่าแต่ก่อนมาก กล่าวคือ

• การตั้งชื่อเพื่อใช้ในระดับ File Level เป็นระบบมาตรฐานที่ Excel เลือก Scope เป็น Workbook ไว้ให้ตั้งแต่ต้น เพื่อทำให้ชื่อที่ตั้งขึ้นในระดับนี้สามารถนำไปใช้ร่วมกันได้ทุกชีท
• การตั้งชื่อเพื่อใช้ในระดับ Sheet Level โดยคลิกเปลี่ยน Scope เป็นชื่อชีทที่ต้องการ ทำให้ชื่อที่ตั้งขึ้นในระดับชีทเป็นชื่อที่ใช้ในชีทนั้นและเป็นอิสระจากชีทอื่น ส่งผลให้สามารถตั้งชื่อซ้ำกันได้ในแฟ้มเดียวกัน (น่าสังเกตว่าเราสามารถกำหนด Scope ให้อยู่ต่างชีทกับชีทที่ Refers to ก็ยังได้แต่ไม่ควรทำ)