ในบรรดาสูตรสำเร็จรูปของ Excel นั้น สูตรที่ใช้มากที่สุดและมีประโยชน์มากที่สุดรองจากสูตร SUM เห็นจะหนีไม่พ้นสูตร IF ซึ่งแปลว่า "ถ้า" นี้แหละ โดยเฉพาะคนที่มีตำแหน่งขึ้นชื่อว่าเป็นหัวหน้า ถ้าใช้สูตร IF ไม่เป็น ก็ไม่สมควรเป็นหัวหน้าหรอกนะ เปลี่ยนตำแหน่งให้ได้ชื่อตรงข้ามกับคำว่าหัวกับหน้า ให้กลายเป็นตำแหน่งเท้าหลังแทนจะเหมาะสมกว่า
ถ้านำเงื่อนไขข้างต้นเกี่ยวกับหัวหน้ามาเขียนด้วยสูตร IF จะได้สูตรตามนี้
=IF ( หัวหน้าใช้สูตร IF เป็นหรือไม่ , ถ้าใช้เป็น ให้เป็นหัวหน้าต่อไป , ถ้าใช้ไม่เป็น ให้เป็นเท้าหลังแทน )
หรือถ้าคิดเขียนสูตร IF ตามหลักกฎแห่งกรรมของการทำดีต้องได้ดี ทำชั่วได้ชั่ว จะได้สูตรตามนี้
=IF ( คุณทำดีใช่ไหม , ถ้าทำดี ต้องได้ดี , ถ้าไม่ทำดี ต้องได้รับผลอื่นๆ )
สังเกตว่าในสูตร IF ของการตรวจสอบว่าทำดีหรือไม่นั้น ถ้าไม่ได้ทำดี ไม่ใช่ว่าจะได้ชั่ว เพราะเงื่อนไขที่ใช้เป็นเพียงตรวจสอบว่าทำดีอย่างเดียวเท่านั้น คนที่ไม่ได้ทำดี ไม่ใช่ว่าต้องทำชั่วก็ได้ อาจอยู่เฉยๆไม่ได้ทำดีไม่ได้ทำชั่ว ดังนั้นกรณีที่ไม่ได้ทำดี จึงต้องได้รับผลอย่างอื่นซึ่งไม่ใช่ผลจากการทำดี
ถ้าคุณเข้าใจวิธีคิดเงื่อนไขในใจของตัวคุณเอง ก็จะพบว่าบริษัทไมโครซอฟท์ได้สร้าง Excel ขึ้นมาโดยใช้สูตร IF ที่มีโครงสร้างของสูตรตามหลักการเดียวกันกับที่คุณคิดได้นั่นเอง
โครงสร้างสูตร IF
=IF(การตรวจสอบเงื่อนไข, ผลลัพธ์กรณีที่ตรวจสอบเงื่อนไขว่าใช่, ผลลัพธ์กรณีที่ตรวจสอบเงื่อนไขว่าไม่ใช่)
ในส่วนของการตรวจสอบเงื่อนไข ให้ใส่สมการที่ต้องการลงไป โดยใช้เครื่องหมาย =, >, <, >=, <=, หรือไม่เท่ากับ <> หรือในส่วนของการตรวจสอบเงื่อนไขนี้ อาจใช้สูตรอื่นซึ่งคืนค่าเป็น TRUE หรือ FALSE อย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น AND, OR, TRUE, FALSE, ISNUMBER เป็นต้น
ตัวอย่างการใช้ IF แบบง่ายๆ
=IF(SaleChoice="n", 1000, 2000)
สูตรนี้จะคืนค่าเป็นตัวเลข 1000 ต่อเมื่อเซลล์ที่ตั้งชื่อว่า SaleChoice มีค่าเป็นตัวอักษร n เท่านั้น แต่ถ้า SaleChoice มีค่าอื่น จะคืนค่าเป็นตัวเลข 2000 แทน
เนื่องจากตัวอักษร n เป็นตัวอักษรที่ Excel ไม่รู้จัก จึงจำเป็นต้องใส่ "n" ไว้ระหว่างเครื่องหมายคำพูด ส่วนคำว่า IF และ SaleChoice นั้นแม้ว่าเป็นตัวอักษรแต่ไม่ต้องใส่ระหว่างเครื่องหมายคำพูดเพราะเป็นตัวอักษรที่ Excel รู้จักแล้วว่าคำว่า IF คือสูตรชื่อ IF และคำว่า SaleChoice เป็น Range Name ที่ตั้งชื่อไว้ ส่วนตัวเลข 1000 และ 2000 เป็นตัวเลขที่ Excel รับทราบอยู่แล้วว่าเป็นตัวเลขจึงไม่ต้องใส่ระหว่างเครื่องหมายคำพูดแต่อย่างใด
=IF(MyMargin>0, MyMargin*0.3, 0)
สูตรนี้ใช้กับการคำนวณหายอดภาษี ถ้า MyMargin หรือเซลล์กำไรขั้นต้นมีค่ามากกว่า 0 ย่อมแสดงว่ามีกำไรเกิดขึ้น จึงนำยอดกำไรขั้นต้นไปคูณด้วยอัตราภาษี 30% แต่ถ้าไม่มีกำไรก็ไม่ต้องจ่ายภาษี
แนวทางการใช้สูตร IF
1.ใช้เปลี่ยนเส้นทางการรับค่า
2.ใช้ในการตัดสินใจ
3.ใช้ในการเปลี่ยนค่าหรือแสดงค่า
4.ใช้เปลี่ยนเส้นทางการส่งค่า
