ขั้นตอนการสร้าง Pivot Table

ในตัวอย่างนี้เป็นการสร้าง Pivot Table จากข้อมูลในแฟ้มชื่อ PivotTableSample.xlsx เพื่อทำให้เกิดแฟ้มใหม่สำหรับใช้แสดง Pivot Table แยกต่างหากจากแฟ้มฐานข้อมูล เมื่อใดที่ผู้ใช้งานต้องการใช้ Pivot Table แบบใดก็เพียงเปิดแฟ้มที่สร้าง Pivot Table แบบที่ต้องการขึ้นมา และยังทำให้แต่ละแฟ้มมี cache แยกต่างหาก ช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการเรียกใช้ cache อีกด้วย

1. เริ่มต้นจากตั้งชื่อ Range Name ว่า MyData ให้กับพื้นที่ตาราง B2:I27 โดยชื่อนี้ครอบคลุมพื้นที่ส่วนที่เป็นหัวตาราง B2:I2 ไว้ด้วยเพื่อให้ Pivot Table ใช้ข้อความบนหัวตารางในการแยกประเภทของข้อมูล
2. เปิดแฟ้มใหม่ขึ้นมาแล้วสั่ง Save สมมติว่าชื่อ PivotShow1.xlsx
3. สั่ง Insert > Pivot Table > Pivot Table จะพบหน้าจอ Create PivotTable
   
   
   
   
4. ให้คลิกลงในช่อง Table/Range: แล้วสั่ง View > Switch Windows เพื่อไปยังแฟ้มฐานข้อมูลชื่อ PivotTableSample.xlsx
5. ในแฟ้ม PivotTableSample.xlsx ให้คลิกลงไปในเซลล์ B2 ซึ่งเป็นเซลล์หัวมุมเซลล์แรกของพื้นที่ตารางชื่อ MyData จะได้ชื่อแฟ้มและตำแหน่งเซลล์เริ่มต้น [PivotTableSample.xlsx]Pivot2!$B$2 กรอกให้เองในช่อง Table/Range:
   
   
   
   
6. ให้พิมพ์แก้เฉพาะส่วนของตำแหน่งเซลล์ $B$2 เป็น mydata จะได้ข้อความในช่อง Table/Range: [PivotTableSample.xlsx]Pivot2!mydata แล้วกดปุ่ม OK (หากไม่ได้ตั้งชื่อ Range Name ไว้ก่อน ก็ยังสามารถใช้เมาส์เลือกตำแหน่งอ้างอิงโดยตรง โดยกดปุ่ม Ctrl+Shift+ลูกศรขวา 1 ครั้งและตามด้วย Ctrl+Shift+ลูกศรลง 1 ครั้ง เพื่อเลือกพื้นที่ฐานข้อมูลทั้งหมด จะได้ [PivotTableSample.xlsx]Pivot2!$B$2:$I$27 แล้วกดปุ่ม OK)
7. Excel จะเปิดจอ PivotTable Field List ขึ้นมาทางด้านขวาของจอ ให้คลิกเลือกชื่อ Field ที่ต้องการลงมาใส่ในช่อง Report Filter, Column Labels, Row Labels, และ Values จะเกิดตาราง Pivot Table ตามภาพ