การออกแบบตารางเก็บข้อมูลที่ถูกวิธี เป็นจุดเริ่มต้นสำคัญไม่เฉพาะสำหรับเด็กจบใหม่เท่านั้น แต่ยังสำคัญมากสำหรับทุกคนที่ใช้ Excel เก็บข้อมูล ซึ่งพบอยู่ตลอดเวลาว่า แม้แต่คนที่ใช้ Excel มานาน ใช้มาตลอดชีวิตตั้งแต่เข้างานมาจนกลายเป็นหัวหน้างานไปแล้ว ยังเก็บข้อมูลไม่ถูกหลัก ส่งผลทำให้ไม่สามารถนำข้อมูลที่มีอยู่ไปใช้ต่อได้ทันที หรือสร้างปัญหาต่อเนื่องทำให้ต้องเสียเวลาปรับแต่งหน้าตาตารางหรือใช้สูตรยากๆเกินความจำเป็น
พึงคิดเผื่ออนาคตไว้เสมอว่า ตารางที่ออกแบบไว้ต้องสามารถรองรับกับการปรับเปลี่ยนเพิ่มเติมประเภทของข้อมูลที่บันทึก
เริ่มจากแยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางคำนวณหรือตารางรายงาน โดยในตารางเก็บข้อมูลนี้เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์บันทึกลงไปเท่านั้น ไม่มีสูตรคำนวณใดๆทั้งสิ้น
ห้าม Merge เซลล์ และไม่จำเป็นต้องกำหนด Format หรือเปลี่ยน Format ให้ต่างไปจากเดิม
ใช้ตารางบันทึกข้อมูลไว้ในชีทเดียวแฟ้มเดียว โดยบันทึกรายการเพิ่มตามแนวนอนหรือเพิ่ม row (ห้ามเพิ่ม column ข้อมูลใหม่ตามแนวตั้ง) เพื่อบันทึกรายการใหม่ต่อท้ายรายการเดิมที่มีอยู่แล้วไปเรื่อยๆ
ตารางเก็บข้อมูลมีจุดประสงค์หนึ่งเพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลเก่าๆหรือบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง ดังนั้นจึงห้ามแทรกรายการใหม่เข้าไประหว่างรายการเก่า หรือเมื่อเวลาผ่านไปแล้ว ห้ามย้อนไปแก้ไขข้อมูลเก่า หรือลบรายการใดๆที่บันทึกไว้อันอาจทำให้ไม่สามารถใช้อ้างอิงเพื่อทราบถึงประวัติของข้อมูล (เฉพาะเมื่อพบว่าข้อมูลที่บันทึกไว้ผิดพลาด จึงเป็นความจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลเก่า และก่อนที่จะแก้ไข ต้องจัดเก็บข้อมูลเก่าไว้เป็นหลักฐานด้วยเสมอโดยจัดเก็บแยกเป็นแฟ้มต่างหากหรือพิมพ์ลงกระดาษเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการแก้ไข)
ข้อมูลที่จัดเก็บในตารางบันทึกข้อมูล ต้องแยกรายละเอียดให้สามารถใช้ในการค้นหาหรือคำนวณหายอดที่ต้องการได้ทันที เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับชื่อนามสกุล ควรแยกข้อมูลให้มี column เฉพาะสำหรับบันทึกคำนำหน้าชื่อ แยกออกจาก column บันทึกชื่อและ column บันทึกนามสกุล เพื่อทำให้ยืดหยุ่นในการค้นหาข้อมูลเฉพาะชื่อ หรือเฉพาะนามสกุลได้ทันทีในอนาคต
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี ต้องออกแบบตามกฎ 3 ข้อ ดังนี้
- หัวตาราง (Field Name) ซึ่งเป็นบรรทัดบนสุดของตาราง และรายการแต่ละรายการที่เป็นเรื่องเดียวกัน ต้องใช้ row เดียวเท่านั้น หากต้องการบันทึกหลายบรรทัด ให้ใช้วิธีกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อพิมพ์ข้อความในบรรทัดใหม่ในเซลล์เดียวกัน
- ต้องมี column ใด column หนึ่งซึ่งบันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกันไปตลอดทุกเซลล์ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือเลขรหัส เพื่อใช้กำกับแต่ละรายการว่าเป็นรายการอะไรและไม่ซ้ำกับรายการอื่น
- ห้ามนำตารางฐานข้อมูลไปติดกับข้อมูลอื่นในเซลล์อื่นรอบข้าง ให้เว้นระยะไว้อย่างน้อย 1 เซลล์รอบข้าง เพื่อทำให้ Excel สามารถรู้ขอบเขตของตารางจากพื้นที่ข้อมูลที่ติดต่อกันไปได้เอง โดยเฉพาะชื่อตารางที่พิมพ์ไว้ด้านบนเหนือหัวตาราง ควรเว้นระยะห่างจากหัวตารางไว้ 1 row เช่นกัน
อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้จาก
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/manual/34-managing-data-with-excel-manual/314-managing-data-guideline