ตารางคำนวณแบบ Single Module ในภาคนี้เป็นตารางคำนวณในกรณีที่แยกชีทหรือแยกแฟ้ม เพื่อใช้กับงานที่มีการคำนวณสลับซับซ้อนมากกว่าเดิม แทนที่จะมีตารางคำนวณเพียงตารางเดียวแล้วใช้ข้อมูลตัวแปรส่งค่าใหม่ไปคำนวณในตารางนั้นๆในชีทเดียวกัน คราวนี้ผมจะนำเสนอวิธีการสร้างตารางคำนวณพร้อมกันในหลายชีทหรือหลายแฟ้ม จากนั้นจึงเลือกนำผลการคำนวณจากชีทหรือแฟ้มที่ต้องการไปนำเสนอผลงานต่อไป
ผู้ใช้ Excel ต้องคิดไว้เสมอว่า แม้วันนี้ข้อมูลที่เก็บไว้ยังคงมีไม่มากและสามารถใช้ชีทเดียวเก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ด้วยกัน แต่ในอนาคตข้อมูลที่ต้องเก็บไว้จะต้องมีปริมาณของข้อมูลมากขึ้นไปเรื่อยๆ จากเดิมที่เคยเก็บไว้ในชีทเดียว จะกลายเป็นต้องเก็บไว้ในชีทหลายชีท และในที่สุดเมื่อแฟ้มมีขนาดใหญ่มากแล้วใช้เวลาคำนวณช้าลง ก็ต้องหาทางโยกย้ายข้อมูลแยกออกไปเก็บไว้ในแฟ้มใหม่ในที่สุด พฤติกรรมเช่นนี้ถือเป็นวิวัฒนาการของการใช้ Excel ที่เราทุกคนหลีกหนีไปไม่พ้น
ดังนั้นการออกแบบโครงสร้างตารางคำนวณที่ดี จึงต้องหาทางออกแบบตารางตั้งแต่แรกให้ใช้พื้นที่ตารางแยกเป็นส่วนๆ เพื่อสามารถโยกย้ายตารางจากเดิมที่เก็บอยู่ในชีทเดียว ไปแยกเก็บในชีทใหม่หรือแฟ้มใหม่ได้ทันทีที่ต้องการ
ลักษณะของตารางคำนวณ Single Module แบบแยกชีทหรือแยกแฟ้ม
- ตารางคำนวณที่แยกชีทนี้ มิได้หมายความว่าให้แยกแต่ละลำดับของการคำนวณให้ใช้พื้นที่ต่างชีทแล้วส่งผลการคำนวณไปคำนวณต่อในชีทอื่นต่อกันไป แต่เป็นการรวมลำดับการคำนวณทั้งหมดไว้ในชีทเดียวกัน จากนั้นจึงสร้างชีทใหม่ให้มีตารางคำนวณซ้ำกับตารางคำนวณที่มีอยู่ในชีทเดิม เพียงแต่ว่าการคำนวณที่เกิดขึ้นในแต่ละชีทจะเกิดจากตัวแปรที่ต่างกัน เช่น ชีทเดิมใช้คำนวณตัวเลขในอดีต ส่วนชีทใหม่ให้ใช้คำนวณตัวเลขในปัจจุบัน จากนั้นจึงนำผลที่คำนวณได้นำมาเปรียบเทียบหาความแตกต่างระหว่างอดีตและปัจจุบัน
- เมื่อใดที่ใช้ชีทหลายๆชีทแยกตารางคำนวณ ย่อมแสดงว่าชีททั้งหมดยังคงอยู่ในแฟ้มเดียวกัน เมื่อนั้นย่อมทำให้แฟ้ม Excel มีขนาดใหญ่ขึ้น ซึ่งหากในการใช้งานไม่ได้ต้องการให้ทุกตารางทำการคำนวณพร้อมกัน ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บชีททั้งหมดไว้ในแฟ้มเดียวกัน ก็หาทางแยกชีทไปแยกเก็บเป็นแฟ้มได้ทันที จากนั้นเมื่อใดที่ต้องการให้แฟ้มใดคำนวณก็จัดการเลือกเปิดเฉพาะแฟ้มที่ต้องการขึ้นมาสั่งคำนวณ
- แต่ละชีทหรือแฟ้มล้วนมีตารางคำนวณที่มีโครงสร้างและลำดับคำนวณเดียวกัน ซึ่งไม่ใช่เรื่องยากที่จะสร้างชีทหรือแฟ้มขึ้นใหม่ให้มีตารางคำนวณแบบเดิมเพราะเพียงแค่ copy ตารางทั้งตารางไปทับก็ใช้งานได้แล้ว แต่ถ้ามีการแก้ไขสูตรคำนวณหรือย้ายตำแหน่งเซลล์ในชีทใด จึงเป็นข้อควรระวังว่าต้องติดตามไปแก้ไขทุกชีทและทุกแฟ้มให้มีสูตรคำนวณและตำแหน่งเซลล์ตรงกันด้วยในแต่ละชีทหรือแต่ละแฟ้ม
- แทนที่จะสร้างตารางคำนวณแยกชีทหรือแยกแฟ้มซึ่งทำให้เกิดข้อควรระวังในการติดตามไปแก้ไขสูตรในแต่ละตารางคำนวณดังกล่าวข้างต้นแล้ว ยังมีวิธีที่ดีกว่าโดยการใช้ชีทเดียวเป็นตารางคำนวณ ส่วนชีทอื่นๆให้ใช้สำหรับเก็บค่าตัวแปร จากนั้นจึงใช้สูตรดึงข้อมูลตัวแปรจากชีทที่ต้องการมาคำนวณในชีทเดียว และเมื่อใดที่ต้องการเปรียบเทียบผลของการคำนวณก็สามารถใช้ Data Table สรุปผลในลักษณะเช่นเดียวกับโครงสร้างตารางคำนวณ Single Module ในชีทเดียวตามที่ได้แนะนำไว้ในภาคก่อน