สมมติว่าคุณกำลังหาทางคำนวณค่าแรงที่ต้องจ่ายให้ลูกจ้างทำงานในแต่ละกะ จะต้องคิดพิจารณาอะไรบ้าง
- กำหนดขอบเขตของความต้องการของคุณที่เป็นไปได้ว่ามีอะไรบ้าง เช่นต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในวันหนึ่ง หรือต้องการใช้ตารางในชีทหนึ่งเพื่อคำนวณค่าแรงของพนักงานคนหนึ่งซึ่งทำงานในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือต้องการคำนวณค่าแรงของพนักงานทุกคนในวันหนึ่งๆ หรือต้องการคำนวณค่าแรงให้กับพนักงานทุกคนในเดือนหนึ่งโดยแสดงเป็นรายวันต่อเนื่องกันไป หรือมีความต้องการอื่นๆอีกบ้างไหม ทั้งนี้เพื่อหาทางสร้างตารางคำนวณเพียงตารางเดียวแต่ต้องมีความยืดหยุ่นสามารถนำไปใช้คำนวณได้ทุกกรณีตามที่คุณต้องการ(ทั้งที่เคยต้องการในอดีตและอาจจะมีมากขึ้นในอนาคต)
- ค้นหาเงื่อนไขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในการคำนวณ ซึ่งโดยทั่วไปผู้ที่คลุกคลีกับการบริหารการจ้างแรงงานย่อมต้องมีเงื่อนไขที่ตนนำไปใช้ในงานอยู่แล้ว เช่น เงื่อนไขเกี่ยวกับช่วงเวลาหรือกะที่กำหนดให้ทำงานในแต่ละวันแบ่งเป็นกี่ช่วง แต่ละช่วงใช้เวลาทำงานมากน้อยเพียงไร แบ่งเป็นช่วงเวลาหยุดพักกี่ครั้ง แต่ละครั้งให้หยุดพักได้นานเท่าใด ลูกจ้างต้องตอกบัตรหรือบันทึกการเข้าทำงานไว้อย่างไร บริษัทมีเงื่อนไขในการจ่ายค่าจ้างแรงงานเป็นอย่างไร ซึ่งเงื่อนไขเหล่านี้จะต้องหาทางนำมาใช้ในการคำนวณ
- ในอดีตจนถึงปัจจุบันใช้วิธีการคำนวณค่าแรงอย่างไร มีขั้นตอนการคำนวณที่ชัดเจนเป็นมาตรฐานที่ใช้กันได้ตลอดมาหรือไม่ หรือมีกรณีพิเศษใดบ้างที่ทำให้ต้องคำนวณวิธีอื่นต่างจากที่เป็นมาตรฐานนั้น ให้เก็บรวบรวมตัวเลขที่ใช้ในแต่ละช่วงแต่ละกรณีเอาไว้เพื่อนำมาใช้เป็นตัวอย่างสร้างตารางคำนวณใน Excel และเพื่อใช้เปรียบเทียบผลคำนวณที่เกิดขึ้นว่าตรงกันหรือไม่
- ค้นหาความเป็นไปได้ทุกทางที่ลูกจ้างคนหนึ่งจะเข้างานในช่วงเวลาที่กำหนด ซึ่งในกรณีปัญหาการเข้างานนี้พบว่ามีโอกาสความเป็นไปได้ที่จะมีช่วงเวลาทำงานซึ่งสัมพันธ์กับช่วงเวลาที่กำหนดหรือกะหนึ่งๆถึง 7 กรณี เช่น ถ้าสมมติว่ากำหนดให้กะทำงานจาก 8:00 ถึง 10:00 น. ลูกจ้างสามารถมีช่วงทำงานตรงกับกะ(8:00-10:00) อยู่ภายในกะ(8:30-9:00) คร่อมกะทั้งก่อนและหลัง(7:00-12:00) คร่อมกะเพียงช่วงเริ่มงาน(7:00-9:00) คร่อมกะเพียงช่วงเลิกงาน(9:00-12:00) นอกกะช่วงก่อนกะ(6:00-7:00) และนอกกะช่วงหลังกะ(11:00-12:00) ซึ่งคุณจะต้องหาทางคิดสูตรเพียงสูตรเดียวให้สามารถคำนวณได้ครบทั้ง 7 กรณี
- ขอให้ยึดหลักว่า อย่าพยายามคิดหาสูตรลัดเพื่อคำนวณหาคำตอบให้แล้วเสร็จโดยใช้เซลล์สูตรเพียงเซลล์เดียว เพราะนอกจากสูตรจะต้องยาวเหยียดซ้อนสูตรกันหลายชั้นจนแกะแทบไม่ออกแล้ว ยังอาจเป็นไปไม่ได้เลยที่จะคิดหาสูตรขึ้นมาใช้ได้ และคุณอาจป่วยเป็นโรคกระเพาะเพราะมัวแต่คิดสูตรอยู่ทั้งวันทั้งคืน
- แทนที่จะคิดสูตรลัดสูตรเดียวเซลล์เดียว ขอให้แบ่งการคำนวณออกเป็นขั้นๆ แล้วหาทางใช้สูตรสำเร็จรูปที่ Excel มีอยู่ให้ได้ก่อน แต่หากไม่มีสูตรสำเร็จรูปที่หาคำตอบได้โดยตรง คุณต้องหาทางนำสูตรสำเร็จรูปที่มีมาใช้ร่วมกันโดยอาจนำมาซ้อนสูตรกันในเซลล์เดียว หรือใช้เซลล์แยกคำนวณทีละขั้น แล้วจึงนำผลลัพธ์ที่ได้จากเซลล์หนึ่งส่งไปคำนวณต่อในสูตรของอีกเซลล์หนึ่ง กลายเป็นที่มาของตารางคำนวณนั่นเอง
- ลองค้นหาวิธีการคำนวณจากอินเตอร์เน็ต เช่น ค้นหาจาก Google เพื่อเรียนรู้จากตัวอย่างของคนอื่น คุณอาจโชคดีได้ตัวอย่างที่ตรงตามที่คุณต้องการ สามารถนำไปใช้ต่อได้เลย หรือแค่นำไปดัดแปลงเพียงเล็กน้อยก่อนก็ใช้กับงานของคุณได้แล้ว ซึ่งแม้ว่าจะได้ตัวอย่างไม่ตรงกับสิ่งที่ต้องการก็ตาม แต่ตัวอย่างเหล่านั้นน่าจะเป็นแนวทางให้คุณได้คิดพิจารณาและเกิดมุมมองที่กว้างขวางและชัดเจนกว่าเดิม