🥰
.
เคยไหมครับ อยู่ดีๆมือไวไปคลิกปุ่ม Save จัดการจัดเก็บแฟ้มทับแฟ้มเดิมไปแล้ว ถ้าทำเสร็จแก้ไขแฟ้มไว้เรียบร้อยก็แล้วไป แต่ถ้ายังทำค้างอยู่ เพิ่งลบตารางทิ้งกะว่าจะสร้างใหม่ พอสั่ง Save ทับแฟ้มเดิม จะเอาข้อมูลกลับมาดูก็สายไปเสียแล้ว ด้วยเหตุนี้แหละผมจึงแนะนำว่า
.
- เมื่อคิดจะ Save ให้ตั้งสติให้ดีก่อน
- หากมั่นใจว่าได้สร้างแฟ้มครบตามที่ต้องการแล้วก็สั่ง Save ทับได้เลย
- แต่ถ้ายังไม่เสร็จ ให้สั่ง Save as ตั้งชื่อแฟ้มเป็นชื่อใหม่ไว้ดีกว่า
.
☝️ การตั้งชื่อแฟ้มใหม่จะช่วยทำให้ยังคงมีแฟ้มเดิมก่อนหน้าการแก้ไข เผื่อไว้ว่าถ้าอยากจะย้อนไปดูหรือนำกลับมาใช้ใหม่ก็ยังมีแฟ้มให้ทำได้อยู่
.
แต่ถ้าแฟ้มที่จัดการ Save as เป็นชื่อใหม่นั้น เป็นแฟ้มที่เก็บข้อมูลต้นทางที่นำไปใช้ต่อในแฟ้มอื่นที่เป็นแฟ้มปลายทาง จะทำให้สูตรลิงก์ในแฟ้มปลายทางทำงานต่อไม่ได้เพราะลิงก์ยังคงอ้างอิงมาจากแฟ้มต้นทางชื่อเดิม
.
ดังนั้นก่อนจะสั่ง Save as เปลี่ยนชื่อแฟ้ม ต้องคิดเผื่อให้สูตรลิงก์ที่ทำไว้รู้จักชื่อแฟ้มใหม่ได้ทันทีด้วยครับ โดยใช้หลักการง่ายๆว่า ...
.
👉 ในการรักษาลิงก์ข้ามแฟ้มให้ทำงานต่อไปได้ตลอดนั้น ให้เปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ลิงก์กันขึ้นมาก่อน จากนั้นอยากจะแก้ไขอะไร โยกย้ายตำแหน่งเซลล์หรือย้ายตารางไปที่อื่น เปลี่ยนชื่อชีท เปลี่ยนชื่อแฟ้ม หรือแม้แต่ย้ายโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้มไปเก็บที่อื่นก็ทำได้ตามสบาย เพราะ Excel จะตามไปแก้ไขสูตรลิงก์ให้รู้จักกับการเปลี่ยนแปลงต่างๆให้เองทันที
.
แต่ถ้าไม่ได้เปิดแฟ้มที่ลิงก์กันครบ เช่น ลืมเปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมา แล้วไปแก้อะไรในแฟ้มต้นทาง สูตรในแฟ้มปลายทางจะยังคงลิงก์ไปที่แฟ้มชื่อเดิมและอ้างอิงที่เดิม
.
😎 ในกรณีที่ทำพลาดไปแล้ว เปลี่ยนชื่อแฟ้มไปแล้ว สูตรลิงก์ไม่ทำงานไปแล้ว ไม่ต้องตกใจครับ เรื่องนี้แก้ไขได้ไม่ยาก
.
ให้เปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาแล้วไปที่เมนู Data > Edit Links > Change Source ตามภาพ ในช่อง Sources จะพบชื่อแฟ้มต้นทางชื่อเดิมที่เคยใช้อยู่
.
ให้คลิกที่ชื่อแฟ้มเดิมนั้นแล้วกดปุ่ม Change source ไปหาแฟ้มชื่อใหม่ให้เจอแล้วกด OK แค่นี้เองสูตรจะกลับมาทำงานตามเดิม
.
ปล ผมเองจะติดนิสัยจัดเก็บแฟ้มเป็นชื่อใหม่เสมอ อาจเติมเลข 01 02 03 ต่อท้ายไปเรื่อยๆ หรือถ้ามีการแก้ไขเล็กๆน้อยๆก็จะใส่เป็น 01a 01b 01c ส่วนชื่อแฟ้มที่อยากให้เรียงตามวันที่ได้ง่าย จะตั้งชื่อแฟ้มโดยเรียงเลขปีเดือนวัน ตามนี้ 20230914
.
นอกจากนี้จะมีสมุดไดอารีจดประวัติแฟ้มที่ลิงก์กันไว้ด้วยครับว่าแฟ้มไหนลิงก์กันบ้าง เวลาจะแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรในแฟ้มเหล่านั้น จะได้เปิดโพยเปิดแฟ้มทุกแฟ้มที่ลิงก์กันขึ้นมาครบ
