ในงานเปิดตัว Power BI ครั้งแรกๆ เริ่มจากเอาคอมพิวเตอร์มาตั้งแล้วเปิดแฟ้มให้ดู จากนั้นค่อยๆเลื่อนพื้นที่ตารางลงไปเรื่อยๆ จากไม่กี่ row เลื่อนลงๆๆๆไปจนเกินกว่า 1 ล้าน Row ค่อยๆเลื่อนลงไปอีกจนเกินกว่า 1,048,576 Row (ซึ่ง Excel รุ่นที่เราใช้กันที่มีจำนวน Row จำกัดเพียงแค่นี้) จำไม่ได้เหมือนกันว่าทั้งหมดมีกี่ Row แต่เยอะมากๆ เรียกว่าทำให้คนทั้งห้องประชุมฮือฮากันเลยล่ะ
จากนั้นก็ทำการสั่งให้ค้นหารายการที่ต้องการ ซึ่งใช้เวลาค้นหาเจอเสร็จในพริบตา ... น่าทึ่งมาก
ในชีวิตจริง จำนวนรายการข้อมูลที่เก็บไว้ ย่อมมีแต่เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ พอจำนวนรายการเพิ่ม แฟ้มย่อมใหญ่ขึ้น สูตรที่ใช้พื้นที่ตารางทั้งหมดมาคำนวณ ไม่ว่าจะเป็น Sum SumIF SumIFS VLookup ... ทุกสูตรนั่นแหละครับ ย่อมใช้เวลาคำนวณช้าลง
🧐 ในการสร้างสูตรเพื่อดึงข้อมูลจากตารางมาใช้ ถ้าตารางนั้นมีจำนวนรายการคงที่ก็ไม่ยากอะไร แต่ถ้าจำนวนรายการเพิ่มขึ้นตลอดล่ะ จะสร้างสูตรยังไง
ใช้แบบนี้กันหรือเปล่าครับ
=SUM(D:D)
=VLOOKUP(G4, B:E, 2, 0)
การกำหนดพื้นที่อ้างอิงไว้ทั้ง Column D:D B:E เป็นแบบยอดนิยมเลยแหละ สร้างง่าย และไม่ต้องห่วงเมื่อมีรายการเพิ่ม แต่จะส่งผลทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้นและคำนวณช้าลงอย่างมาก
🥸 ไมโครซอฟท์รู้ว่าผู้ใช้งานชอบใช้วิธีแบบนี้ซึ่งไม่ควรใช้กันหรอก จึงปรับ Excel ให้มีคำสั่ง Insert > Table เพิ่มขึ้น ช่วยทำให้สูตรต่างๆที่อ้างอิงกับพื้นที่ตารางที่เป็น Table มีการปรับพื้นที่อ้างอิงในสูตรตามไปให้เอง เรียกว่าเป็น Dynamic Range ตามภาพตารางด้านซ้าย ช่วยทำให้ใช้สูตรต่อไปได้ทันทีโดยไม่ต้องห่วงไปแก้สูตรเมื่อมีรายการเพิ่มอีกต่อไป
แต่ในที่สุดวิธีการใช้ Table ช่วยนี้ สูตรที่ใช้ก็จะเริ่มแสดงอาการช้าลงตามไปอีกเมื่อจำนวนรายการเพิ่ม
The End
ยังครับ ยังไม่จบ ยังมีทางออกอยู่อีก ไม่จำเป็นต้องไปใช้ Table หรือ Power BI หรอก
แทนที่จะไปพึ่ง Table ให้หาทางทำให้พื้นที่ตารางที่เป็น Dynamic Range นั้นเปลี่ยนไปเป็น Movable Dynamic Range ตามภาพด้านขวา
☝️ จริงหรือไม่ว่า ข้อมูลที่เก็บไว้นั้นน่ะ เราไม่ได้นำทุกรายการตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้ายมาใช้หรอก
👉 วิธีการที่ถูกต้อง ควรหาทางเลือกช่วงรายการเฉพาะที่จำเป็นมาใช้อ้างอิงในสูตร ซึ่งจะทำให้สูตรต่างๆทำงานได้เร็วกว่า และเรียกได้ว่าความเร็วของการคำนวณจะคงที่เสมอ ไม่ว่าตารางจะมีขนาดใหญ่มากขึ้นแค่ไหนก็ตาม
แนวทางนี้เป็นเรื่องที่ไม่ยาก แต่ไม่ค่อยเห็นใครเอ่ยถึงกันมาก่อน ซึ่งผมได้นำมาสอนในหลักสูตร คิดจะใช้ Power BI ... หันมาใช้ Excel จัดการข้อมูลก่อนดีกว่า
