นิสัยเสียที่ 1 : ชอบสั่ง Save file ทับชื่อแฟ้มเดิม หรือชอบคลิกเมาส์ที่ปุ่ม Save

ขอให้ลองเอาเงินเดือนคูณระยะเวลาเข้าไป แฟ้มที่คุณสร้างขึ้นบางแฟ้มมีมูลค่านับแสนนับล้านบาท เพราะกว่าจะพัฒนาให้ใช้งานได้อย่างทุกวันนี้ ต้องใช้เวลานานหลายเดือนหรือหลายปี

ถ้าสั่ง Save แล้วแฟ้มใช้งานได้ถูกต้องก็แล้วไป แต่ถ้าสิ่งที่คุณเพิ่งแก้ไขลงไปนั้นผิดล่ะ กว่าจะรู้ตัวว่าผิด กว่าจะหาเจอว่าที่ทำผิดอยู่ตรงไหนก็เสียเวลานานโข ดีไม่ดีพอสั่ง Save ไปแล้วแฟ้มเปิดไม่ได้ พอคลิก Save บ่อยๆ มือของคุณก็จะติดนิสัยเสีย อยู่ดีๆก็คลิก Save ไปเองอีกแล้ว

ขอแนะนำให้เปลี่ยนนิสัยมาคลิกที่เมนู File > Save as แทน และให้ตั้งชื่อแฟ้มใหม่เสมอโดยใส่เลขต่อท้ายชื่อแฟ้มไปเรื่อยๆ ถ้าเผลอทำอะไรผิดจะได้เปิดแฟ้มรุ่นก่อนมาใช้ต่อได้ทันที

นิสัยเสียที่ 2 : ชอบสร้างสูตรที่ใช้ตำแหน่งอ้างอิงทั้ง column

แทนที่จะสร้างสูตร =SUM(A2:A100) กลับชอบสร้างสูตร =SUM(A:A) จะได้หายอดรวมได้ทันทีเมื่อมีรายการเพิ่ม สูตรอื่นๆก็ติดนิสัยเสียแบบนี้ตามไปด้วย

การสร้างสูตรที่ใช้ตำแหน่งอ้างอิงทั้งแถว ไม่ว่าจะทั้ง column หรือทั้ง row ก็ตาม แม้ Excel จะสร้างได้ง่ายและหาคำตอบให้ได้ก็ตาม แต่จะทำให้แฟ้มคำนวณช้าลงและที่แย่กว่านั้นคือ จะทำให้คำนวณผิดพลาดได้ทันทีเมื่อมีใครสักคน (คุณเองนั่นแหละ) เผลอใส่ค่าที่ไม่เกี่ยวข้องลงไปในพื้นที่ซึ่งคุณเองก็จำไม่ได้แล้วว่าถูกนำไปอ้างไว้ในสูตรใดหรือเปล่า

นิสัยเสียที่ 3 : ชอบเคาะวรรคเล่นๆ

การเคาะวรรค ถือเป็นการสร้างตัวอักษรตัวหนึ่ง บางคนไม่รู้ว่าเวลาจะลบข้อมูลทิ้งนั้นต้องกดปุ่ม Del แล้วใช้วิธีเคาะวรรคแทน เลยทำให้เซลล์ที่เห็นว่างๆนั้นแท้จริงแล้วไม่ว่าง ส่งผลทำให้สูตร CountA หรือสูตรอื่นคำนวณผิดพลาดตามไปด้วย

ที่แย่กว่านั้นคือวรรคที่ใส่ไว้ระหว่างชื่อ ที่อยู่ ซึ่งต้องมีวรรคเดียว ถ้าจำนวนวรรคไม่เท่ากัน Excel ย่อมถือว่าไม่ใช่ค่าเดียวกัน

นิสัยเสียที่ 4 : ชอบใช้สิ่งที่ไม่ควรใช้ หรือใช้โดยไม่รู้ข้อจำกัด

ทุกอย่างที่มีประโยชน์ หากใช้ไม่ถูกกาลเทศะย่อมกลายเป็นโทษได้เสมอ ใน Excel มีหลายอย่างที่ไม่ควรใช้ หรือต้องใช้ความระมัดระวังอย่างมาก เพราะเมื่อใช้แล้วอาจทำให้ข้อมูลหรือการคำนวณผิดพลาดได้โดยไม่รู้ตัว เช่น

สูตร DateDif อาจคำนวณระยะเวลาบางช่วงผิด ไม่แนะนำให้ใช้กับงานที่ต้องการความถูกต้อง

สูตร Int จะคำนวณหาจำนวนเต็ม แต่ที่ไม่ทราบกันก็คือ ได้ผลลัพธ์เป็นจำนวนเต็มที่น้อยกว่าค่าเดิม เช่น Int(-1.23) จะได้ -2

Set Precision as Display จะทำให้เมื่อเปลี่ยน Number Format จะทำให้ผลการคำนวณเปลี่ยนตาม แนะนำให้ใช้สูตร Round แทน

การ Merge จะส่งผลต่อสูตรที่สร้างขึ้น แนะนำให้ใช้ Center across selection แทน

นิสัยเสียที่ 5 : ชอบสร้างสูตรโดยไม่ใส่เครื่องหมาย $

เครื่องหมาย $ เป็นสิ่งที่ช่วยทำให้สูตรที่สร้างขึ้นมานั้นเมื่อ copy ไปใช้ที่อื่นจะสามารถนำไปใช้ต่อได้ทันทีโดยไม่ต้องแก้ไขสูตรใหม่ ส่วนสูตรที่สร้างขึ้นโดยไม่ใส่เครื่องหมาย $ แม้จะใช้คำนวณได้ก็ตาม แต่จะใช้คำนวณได้ถูกต้องแค่ที่เซลล์เดิมเท่านั้น

ทุกครั้งที่สร้างสูตร ต้องคิดเผื่อไว้เสมอว่า หากไม่จำเป็นจะไม่ย้อนกลับมาแก้ไขสูตรอีกแล้ว และเมื่อ copy สูตรไปใช้ต่อที่อื่นต้องยังคงคำนวณหาคำตอบที่ถูกต้องได้ทันที

นิสัยเสียที่ 6 : ชอบใส่ค่าคงที่ลงไปในสูตรที่สร้างขึ้น

นิสัยเสียแบบนี้เป็นนิสัยเสียที่แย่มาก เท่ากับการสร้างระเบิดเวลาทิ้งไว้เลยทีเดียว เช่น สร้างสูตร =A2*0.2 ซึ่ง 0.2 นั้นเป็นอัตราภาษี 20% หากวันหนึ่งอัตราภาษีเปลี่ยนไปจากเดิม สูตรนี้ย่อมคำนวณตามอัตราเดิมอยู่อีก

แทนที่จะใส่ค่าคงที่ใดๆลงไปในสูตร ให้ใส่ค่าลงไปในเซลล์แทนแล้วลิงก์ค่าจากเซลล์นั้นไปใช้ต่อในสูตรคำนวณ

นิสัยเสียที่ 7 : ชอบสั่ง Insert แล้ว copy สูตรจากบรรทัดบนที่ติดกันลงมา

สมมติว่าตารางที่สร้างไว้มีพื้นที่ตั้งแต่ row 2 – 20 พอสั่ง Insert ที่ row 10 ก็ติดนิสัย copy สูตรจาก row 9 ลงมาที่ row 10 ที่เพิ่มขึ้นมา ซึ่งที่ถูกต้องนั้นควร copy สูตรจาก row บนสุดลงมาทับตารางข้างล่างทั้งหมดใหม่เสมอ สูตรจึงจะคำนวณตามลำดับรายการได้ถูกต้อง

ถ้าเป็นตารางฐานข้อมูลที่ลิงก์ค่าในตารางนี้ไปใช้ต่อที่อื่น รายการใหม่ที่เพิ่มขึ้นมาต้องบันทึกต่อท้ายรายการล่างสุดต่อไปเรื่อยๆเท่านั้น ห้ามสั่ง Insert แทรกรายการข้างในเด็ดขาดเพราะจะทำให้สูตรที่อ้างอิงไว้เดิมนั้นดึงข้อมูลผิดพลาดได้ทันที

หลักการสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดีนั้น ห้าม Insert / Delete / Sort หากต้องการจะทำสิ่งที่ต้องห้ามเหล่านี้ ขอให้ลอกตารางข้อมูลไปทำที่อื่น

นี่เป็นเพียงบางส่วนที่คิดขึ้นได้ว่าเป็นนิสัยเสีย ยังมีนิสัยเสียอีกมากมายที่ทำกันจนชินจนไม่คิดเลยว่าจะเป็นนิสัยเสียที่ทำให้ Excel กลายเป็นของเสีย

สุดท้ายนี้ขอแสดงความยินดีกับทุกคนที่หาบทความนี้เจอ เพราะกว่าจะได้เรียนรู้ Excel จากเว็บที่ไว้ใจได้ ได้เรียนรู้ Excel กับวิทยากรที่รู้จริง ได้ดูวีดีโอที่แสดงวิธีการใช้ Excel ที่ถูกต้อง ทุกวันนี้หน้าแรกๆของ google จะแสดงเรื่องราวจากเว็บที่จ่ายเงินซื้อทำเลทองให้กับ google ไม่ได้แสดงรายชื่อเว็บดีๆตามที่มีผู้สนใจจำนวนมากไว้ก่อนอีกต่อไปแล้ว