นายก
นายก
นายก
นายก
นายก
นายก
นายก
นายก
ที่เห็นคำว่านายกนี่ ไม่ใช่มาจากคำว่านายกรัฐมนตรีนะครับ แต่มาจากชื่อของคนที่มีชื่อว่า ก เวลาเขียนก็เริ่มจากเขียนคำว่า นาย แล้วรอหน่อยจึงจะเติมตัว ก ต่อท้ายลงไป
เอ หรืออยากจะเปลี่ยน นายก ให้เป็นนาย ก ไหม
พอถึงเวลาจะต้องแก้ให้เป็นคำอื่น ถ้าคุณต้องย้อนไปแก้ทุกเซลล์ที่ได้บันทึกคำว่านายกไว้ ถ้าทำแบบนี้เรียกว่าใช้ Excel ไม่เป็น ไม่รู้จักวางแผนให้ดีตั้งแต่แรก
... ข้อความที่ผมเขียนมาข้างต้นนี้มาจากการสอน Excel จริงๆในห้องอบรม สอนแบบนี้มานานหลายสิบปีแล้ว เวลาสอนจะเขียนคำว่า นายก ซ้ำๆลงไปเต็มไปหมดให้ดู แล้วถามว่าถ้าอยากจะเปลี่ยนนายก เป็นคำอื่นเช่น นาย ก หรือนาย ข นาย ค นาย ง จะทำยังไง
👉 หลักการใช้ Excel ที่ดี "ต้องไม่พิมพ์หรือบันทึกอะไรซ้ำอีกเลย ต้องบันทึกไว้เพียงเซลล์เดียว ครั้งเดียวเท่านั้น"
จากนั้นเมื่อต้องการนำค่านั้นไปใช้ซ้ำ ให้สร้างสูตรลิงก์ไปใช้ต่อครับ และเมื่อต้องการแก้ไขข้อความเป็นคำอื่น ให้แก้ไขที่เซลล์ต้นทาง สูตรลิงก์ที่สร้างไว้ก็จะนำค่าใหม่ไปเปลี่ยนต่อให้เห็นเอง
โดยเซลล์ใดก็ตามที่เป็นเซลล์ต้นทางที่ไว้กรอกค่า จะใช้สีฟอนต์เป็นสีม่วงหรือชมพูเข้ม เวลาเปิดแฟ้มขึ้นมาจะเห็นได้ชัดว่าต้องกรอกค่าใหม่ตรงนี้
สมัยที่ผมทำงานวางแผนโครงการที่ซีพีนั้น ต้องเกี่ยวข้องกับการวางแผนการลงทุนในธุรกิจหลายแบบ รายงานก็ใช้คำต่างกันไป ใช้คำว่ารายรับบ้าง รายได้บ้าง รายได้จากการขายบ้าง
แทนที่จะเริ่มสร้างงานตามที่หัวหน้าต้องการใหม่ทุกครั้ง ผมจะมีแฟ้มหลักที่บันทึกคำที่ใช้บ่อยๆ ใช้เป็นประจำเอาไว้ จากนั้นก็จะลิงก์ค่าจากเซลล์เหล่านี้ไปใช้สร้างรายงาน หากต้องการเปลี่ยนข้อความเป็นคำอื่น เพียงแก้ไขที่เซลล์ต้นทางเท่านั้น รายงานก็จะเปลี่ยนข้อความตามที่ต้องการให้ทันที
ถ้าลิงก์ข้ามแฟ้มเป็น ต้องฝึกการใช้คำสั่ง Data > Edit Links > Change Source จะช่วยเปลี่ยนแฟ้มต้นทางจากแฟ้มเดิมไปยังแฟ้มอื่นให้เองโดยเราไม่ต้องเสียเวลาไปแก้สูตร
อ่านรายละเอียดได้จาก
https://support.microsoft.com/en-us/office/work-with-links-in-excel-7fc80d8d-68f9-482f-ab01-584c44d72b3e?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
