19 เรื่องง่ายๆต่อไปนี้จะช่วยให้ใช้ Excel ได้อย่างสบายใจ
- จัดเก็บแฟ้มไว้ดีแล้วหรือยัง ควรทำแฟ้มสำรองไว้ด้วย แยกเก็บไว้หลายๆที่ในเครื่องคอม ในคลาวด์ ในแฟลชไดร์ฟ
- เวลาสั่ง Save ไม่ควรเก็บทับแฟ้มเดิม เมื่อมีการแก้ไขเยอะๆหรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลสำคัญๆต่างไปจากเดิม ควรจัดเก็บเป็นชื่อแฟ้มใหม่เสมอ
- เมื่อตั้งชื่อแฟ้มตามวันเดือนปี ควรตั้งชื่อแฟ้มโดยใช้เลขปีเลขเดือนเลขวัน เช่น 20220521.xlsx เพื่อแฟ้มจะเรียงลำดับก่อนหลังได้ถูกต้อง
- สั่ง Protect Sheet / Workbook ด้วยรหัสที่ยากต่อการเดา
- ใช้สีฟอนต์ให้ต่างกันระหว่างเซลล์รับค่าที่ไว้กรอกข้อมูลกับเซลล์สูตร
- ใช้ Format เท่าที่จำเป็นและเฉพาะพื้นที่ใช้งานเท่านั้น ไม่ควรใช้ Format ใดๆกับตารางที่ใช้เก็บข้อมูลหรือกรอกค่า เพื่อจะได้เห็นค่าที่แท้จริง
- ใช้ Merge เท่าที่จำเป็นและเฉพาะในตารางรายงานที่ไม่คิดจะใช้กับคำสั่งบนเมนู
- โครงสร้างตารางควรเห็นเต็มหน้าจอพอดี หากต้องเลื่อนหน้าจอควรเลื่อนตามแนวตั้งตามแบบที่เราชอบดูเว็บ
- เซลล์ที่ต้องการลบข้อมูลทิ้ง ต้องทำโดยการกดปุ่ม Delete อย่าไปเคาะ space ทับ
- การกรอกวันที่ ต้องกรอกเลขปีค.ศ.และแสดงให้เห็นเป็นวันเดือนปีค.ศ. ชิดขวาของเซลล์ เช่น 21/5/2022 ห้ามใช้ปีพ.ศ.
- การเพิ่มข้อมูลรายการใหม่ ต้องเพิ่มต่อท้ายรายการด้านล่างต่อกันไปตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการ
- ห้ามสั่ง Insert / Sort / Delete รายการที่เก็บไว้ และควรมีเลขที่รายการกำกับทุกรายการ
- การอ้างอิงพื้นที่ตารางในสูตร ให้กำหนดขอบเขตเท่าที่จำเป็นเท่านั้น อย่าไปใช้พื้นที่ทั้ง column / row
- ใช้ Range Name หรือใส่ $ กำกับพื้นที่ตารางที่จะถูกนำไปใช้ซ้ำในสูตร
- ใส่เครื่องหมายวงเล็บเพื่อแบ่งลำดับการคำนวณในสูตรให้ชัดเจน
- พิมพ์ชื่อสูตรด้วยอักษรภาษาอังกฤษตัวเล็กเสมอ พอกดปุ่ม Enter แล้ว Excel จะเปลี่ยนตัวเล็กเป็นตัวใหญ่ให้เองทันที แสดงว่าสะกดถูกต้อง
- ฝึกการคลิกขวาบนเมาส์แทนการคลิกบนเมนู เมื่อต้องการใช้คำสั่งที่ใช้เป็นประจำ
- ในการสร้างสูตร ตอนเริ่มสร้างงานให้ใช้ตัวเลขง่ายๆที่คิดหาคำตอบได้ในใจ พอตรวจสอบว่าถูกต้องแล้วจึงใส่ตัวเลขจริงทับลงไป
- ถ้าต้องส่งแฟ้มให้คนอื่นใช้ร่วมกันต้องคิดถึงใจเขาใจเราไว้เสมอ อย่าสร้างสูตรที่ใช้เป็นอยู่คนเดียวหรือสูตรยากๆยาวๆซ้อนกันในเซลล์เดียว แต่ให้แยกเซลล์คำนวณทีละขั้น
