หลักการสำคัญที่ทำให้ข้อมูลในแฟ้ม Excel กลายเป็นขุมทรัพย์ที่มีค่าขึ้นมา เกิดจากการออกแบบตารางอย่างมีหลักนั่นเอง ไม่ใช่ว่าจะออกแบบอย่างไรก็ได้ ใส่อะไรไว้ที่ไหนก็ได้ มิฉะนั้นแล้วตารางที่ออกแบบอย่างสวยหรูจะมีประโยชน์ใช้ข้อมูลได้เพียงครั้งเดียว
หลักการที่ดีที่สุดได้จากการใส่ข้อมูลกำกับไว้ในแนว row และ column เดียวกันกับตัวเลข เพื่อบอกว่าเซลล์แต่ละเซลล์เป็นข้อมูลของใครและเป็นเรื่องอะไร จะวางไว้ห่างหลายเซลล์ก็ได้ ไม่จำเป็นต้องวางข้อมูลกำกับไว้ติดๆกับเซลล์ตัวเลขแต่อย่างใด
ถ้ามนุษย์สามารถใช้สายตาเพื่อบอกได้ว่าตัวเลข 100 ที่เห็นนั้นเป็นตัวเลขยอดขายของรหัส a001 ได้ก็ย่อมแสดงว่าสามารถใช้สูตร Excel ดึงตัวเลข 100 มาแสดงในเซลล์ G9 และย่อมใช้ตัวเลขจากเซลล์ G9 ส่งต่าไปใช้ในตารางอื่นได้ด้วย เรียกว่ามีประโยชน์ทั้งข้างรับและข้างส่ง
ในแง่วิธีคิดของ Excel ถ้าไม่ได้กำหนดขอบเขตตารางไว้ตายตัว ต้องใช้สูตร Excel เพื่อมองหาคำว่า ยอดขาย ว่าอยู่ใน row 2 ตัดกับ column G ซึ่งนับเป็น column ที่ 7 ของทั้งชีทและหาตัวรหัส a001 ว่าอยู่ใน row 9 ตัดกับ column B ซึ่งนับเป็น column ที่ 2 ของทั้งชีท ซึ่งสูตรที่จะทำหน้าที่หาตำแหน่งเซลล์ G2 ที่มีคำว่า ยอดขาย และตำแหน่งเซลล์ B9 ซึ่งมีคำว่า a001 ต้องใช้สูตร Array ที่ไม่ง่ายเลย เช่น แค่จะหาเลขที่ row ของคำว่า ยอดขาย ต้องใช้สูตร{=Min(IF(A1:Z10000=”ยอดขาย”,Row(A1:Z10000)))}
การหาตำแหน่งเซลล์ของค่าที่ต้องการจากพื้นที่ทั้งชีทเทียบได้กับระบบบอกตำแหน่ง GPS ของดาวเทียม ซึ่งไม่แนะนำให้ใช้เว้นแต่จะไม่มีทางออกอื่นอีกแล้ว
วิธีการที่ดีกว่าควรใช้วิธีตั้งชื่อ Range Name ให้กับพื้นที่หัวตาราง เช่น กำหนดชื่อให้กับเซลล์ตั้งแต่ B2:Z2 และ B2:B10000 ซึ่งจะช่วยทำให้สามารถใช้สูตร Match เพื่อหาตำแหน่งของเซลล์ที่มีคำว่า ยอดขาย และ a001 จากนั้นจะสามารถใช้สูตร Index เพื่อหาตัวเลข 100 ได้ในที่สุด (เนื่องจากประเด็นในบทความนี้ต้องการเน้นเรื่องหลักการออกแบบตาราง จึงไม่ขออธิบายเรื่องสูตร)
ถ้าหัวตารางมีข้อความซ้ำกันหรือทำการ Merge ให้กลายเป็นเซลล์เดียวไว้ตามภาพต่อไปนี้ แม้คนจะดูออกว่าเป็นตัวเลข Actual ของปีใด แต่ไม่สามารถบอก Excel ให้รู้ตามได้แม้แต่น้อย
ข้อความกำกับในแต่ละ column ของตัวเลข 100 และ 200 ต้องต่างกัน จึงจะทำให้สามารถบอก Excel ให้รับรู้ว่าเป็นตัวเลข Actual ของปีใดและของรหัสใด ซึ่งต้องปรับหัวตารางให้นำประเภทรายการมาเชื่อมกับเลขปี จึงจะใช้สูตรนำตัวเลขมาแสดงได้ถูกที่และยังใช้ในการดึงตัวเลขไปใช่ต่อได้อีก
จากภาพนี้ใช้ Row 4 สำหรับสร้างสูตรเพื่อแสดงข้อความกำกับตัวเลขในแต่ละ column ให้ต่างกัน
ในบางกรณีข้อความกำกับไม่จำเป็นต้องวางกำกับไว้ทั้งแนว row และ column พร้อมกันก็ได้ โดยอาจกำกับไว้เพียงข้างใดข้างหนึ่งของตาราง แต่ข้อมูลที่แสดงไว้ต้องเรียงลำดับไว้โดยมีหลักการในตัวของมันเอง เช่น เป็นตัวเลขรายวันไล่ไปเรื่อยๆ
หลักการใช้ Excel ที่สำคัญที่สุดซึ่งจะช่วยทำให้คุณทำงานได้ง่ายขึ้นอย่างมาก คือ ตัวเลขทุกตัวและข้อความทุกอย่างที่แสดงให้เห็นซ้ำแล้วซ้ำอีกหรือนำไปคำนวณต่อไปเรื่อยๆนั้น จุดเริ่มต้นต้องมีที่มาจากการบันทึกค่าหรือคำนวณเพียวครั้งเดียวเท่านั้น จากนั้นเมื่อต้องการนำค่าไปใช้ต่อที่อื่นต้องใช้สูตรที่สามารถดึงค่าจากตำแหน่งเซลล์ได้ตามเงื่อนไขที่ต้องการได้ทันทีโดยไม่ต้องสร้างสูตรลิงก์เซลล์ต่อเซลล์แม้แต่น้อย
เมื่อใดต้องการดึงค่าอื่นมาใช้แทนก็ไม่ต้องสร้างสูตรใหม่ แค่ปรับข้อความที่กำกับบนหัวตารางและข้างตารางก็จะทำให้สูตรหาค่าที่ต้องการมาใช้แทนได้ทันที นี่เองเป็นที่มาของลายแทงขุมทรัพย์ใน Excel
สำหรับเนื้อหาตอนแรก อ่านได้จาก
