ในชีทหนึ่งๆ ของ Excel มีพื้นที่ให้ใช้งานมากกว่า 1 ล้าน row และมากกว่า 1 หมื่น column อีกทั้งยังสามารถเพิ่มจำนวนชีทได้ไม่จำกัดตามแต่ขนาดของหน่วยความจำ ถ้าเปรียบเทียบจำนวนเซลล์ที่เราจะใช้บันทึกข้อมูลลงไปกับแผนที่ ก็ต้องเป็นแผนที่โลกที่มองดูจากอวกาศก็เห็นเป็นทวีปและมหาสมุทร แต่พอลงมาดูใกล้บนผิวโลกก็จะสับสนไปหมดว่าอะไรเป็นอะไรเว้นแต่ว่าจะมีป้ายปักบอกว่าที่นี่คือที่ไหน
นอกจากชื่อแฟ้ม ชื่อชีท ชื่อบนหัวตารางที่พิมพ์ไว้เพื่อบอกกับผู้ใช้แฟ้มให้ทราบว่าเป็นตารางเรื่องอะไรแล้ว คุณเคยบอกกับ Excel บ้างไหมว่าเซลล์แต่ละเซลล์เป็นข้อมูลของอะไร
หลักการแยกตารางออกเป็นส่วนของ I-C-O โดย Input เป็นตารางสำหรับบันทึกข้อมูล Calculation เป็นตารางสำหรับใช้คำนวณ และ Output เป็นตารางที่ทำเป็นหน้ารายงาน หลักการนี้ผมเป็นคนแรกในประเทศไทยที่ริเริ่มแนะนำให้ใช้กันกับงานที่ต้องใช้ Excel (ซึ่งในต่างประเทศหรือในระบบสารสนเทศทั่วไปเรียกว่า I-P-O หรือ Input, Process, Output) วิธีนี้เป็นหลักกว้างๆที่จะช่วยทำให้ผู้ใช้แฟ้มค้นหาอะไรได้ง่ายขึ้น แต่ถ้าจะช่วยบอกให้ Excel รู้ด้วยตัวของมันเองว่าอะไรเป็นอะไรยังต้องอาศัยหลักอีกขั้นหนึ่งซ้อนเข้าไป
เมื่อต้องการนำข้อมูลจากเซลล์หนึ่งไปใช้ที่อีกเซลล์หนึ่ง วิธีที่ผู้ที่ใช้ Excel ไม่เก่งก็มักใช้การมองด้วยสายตาของตัวเองค้นหาก่อนว่าข้อมูลที่ต้องการนั้นอยู่ตรงไหนแล้วทำการ Copy ออกไปวางลงในตารางรายงาน ถ้าทำงานกับหัวหน้าที่ชอบเปลี่ยนหน้าตาตารางตามใจฉัน หากยังคงใช้วิธี Copy ไป Paste เป็นแค่นี้ การทำงานด้วย Excel จะยากเย็นแสนเข็ญและทุกข์ใจอย่างมาก เครียดตั้งแต่เช้าจรดเย็น ทำนายได้เลยว่าจะเป็นคนที่ลาออกย้ายงานในไม่ช้าก็เร็ว เพราะทนทำงานกับหัวหน้าแบบนี้ต่อไปไม่ไหว
สำหรับผู้ใช้ Excel ที่ทราบวิธีสร้างสูตรลิงก์ก็จะทุ่นแรงลงไปอีกขั้นหนึ่งโดยสร้างสูตรเชื่อมโยงจากเซลล์ต้นทางไปใช้ที่เซลล์ปลายทาง ซึ่งวิธีนี้ยังถือว่าเป็นการอาศัยฝีมือของมนุษย์อีกนั่นแหละและเป็นวิธีที่ผู้ใช้ Excel กว่าครึ่งใช้กันอยู่ เมื่อต้องการสร้างรายงานที่มีหน้าตาต่างไปก็ยังคงต้องเสียเวลาสร้างสูตรลิงก์กันใหม่ทุกครั้ง ที่น่ากลัวที่สุดจากการใช้วิธีนี้จะเกิดขึ้นเมื่อยกแฟ้มไปให้ผู้อื่นใช้งานต่อ เขาต้องเสี่ยงอย่างมากว่าสูตรที่สร้างไว้นั้นลิงก์ค่ามาใช้ถูกต้องหรือไม่ หากจะทำการตรวจสอบความถูกต้องก็ต้องตรวจกันทุกเซลล์ว่าเชื่อมโยงค่ามาจากเซลล์ใด ซึ่งคนที่รับมอบแฟ้มมาใช้ต่อต้องรับความเสี่ยงไปเต็มๆ
วิธีที่ดีกว่าการ Copy ไป Paste หรือดีกว่าการลิงก์ค่าแบบเซลล์ต่อเซลล์ไปใช้ที่กล่าวไว้ข้างต้น ผมเชื่อว่าผู้ใช้ Excel หลายคนทราบกันดีอยู่แล้ว อาจารย์ Excel ก็สอนให้ใช้กัน แต่ไม่ได้จับหลักให้ได้ว่าเป็นวิธีที่จะกลายเป็นลายแทงบอกขุมทรัพย์ใน Excel ได้อย่างไร
ในภาษาง่ายๆที่สื่อสารให้ Excel รู้จักว่าข้อมูลมาจากไหน ใช้วิธีบอกตำแหน่งอ้างอิง เช่น =C3 เพื่อบอกว่ามาจากเซลล์ใน Row 3 ตัดกับ Column C
ซึ่งถ้าข้อมูลเซลล์ C3 เป็นยอดขายสินค้ารหัส a001 ได้เงินมา 100 บาท คุณจะใช้วิธีใดที่จะบอก Excel ให้รู้ว่าตัวเลข 100 นี้เป็นตัวเลขของอะไร ซึ่งวิธีที่ใช้นั้นต้องช่วยทำให้คุณสามารถหาค่าตัวเลขขายของสินค้ารหัส a001 ได้โดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างสูตร =C3 และถ้าถึงคราวต้องหายอดตัวเลขอื่นของรหัสอื่นก็ไม่ต้องเสียเวลาสร้างสูตรลิงก์ใหม่อีกด้วย
สิ่งแรกที่ต้องเลิกใช้ก็คือการสร้างสูตรลิงก์ค่าแบบเซลล์ต่อเซลล์ โดยเปลี่ยนไปใช้สูตรค้นหาค่าต่อไปนี้แทน เช่น IF, Choose, And, OR, VLookup, Match, Index, SumIF, และ SumProduct สูตรเหล่านี้จะลิงก์ค่าที่ต้องการไปใช้ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดให้เองโดยอัตโนมัติ แต่จะหาค่าไปใช้ตามเงื่อนไขได้หรือไม่ขึ้นกับวิธีที่คุณออกแบบตารางที่สามารถบอก Excel ให้รู้ว่าอะไรอยู่ที่ไหนโดยการมีคำว่ายอดขายและรหัสกำกับไว้ แต่จะกำกับไว้ตรงไหน
วิธีที่ดีที่สุดคือตารางล่างสุดที่มีข้อความกำกับไว้ที่หัวตารางว่าเป็นรหัสและยอดขาย
อย่างไรก็ตาม ภาพข้างบนนี้เป็นตารางในอุดมคติซึ่งใช้ในห้องเรียนที่ทำตัวอย่างให้ง่ายเข้าไว้ เพราะในชีวิตจริงตัวเลขยอดขายยังมียอดขายของรหัสอื่น และยังมีตัวเลขของแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปี และยังมีรายการอื่นๆนอกเหนือจากยอดขายอีก เช่น ยอดต้นทุน จำนวนสินค้าที่รับเข้า จำนวนสินค้าที่ขายไป ชื่อลูกค้าที่ซื้อสินค้ารหัสนั้นๆ จะออกแบบตารางอย่างไรดีเพื่อทำให้สูตร Excel สามารถหายอดแค่รายการหนึ่งๆของสินค้ารหัสหนึ่งๆ ณ วันหนึ่งวันใดได้ตามต้องการ หรือสามารถยอดรวมของรายการต่างๆของสินค้ารหัสนั้นถึงรหัสนี้ ตั้งแต่วันนั้นถึงวันนี้ได้ทันที ซึ่งใช่ว่าจะตอบง่ายๆได้ว่าให้ใช้วิธีนั้นวิธีนี้ เพราะลักษณะโครงสร้างของข้อมูลในตาราง Excel ของแต่ละคนไม่เหมือนกัน
บางคนรับข้อมูลเข้า Excel โดยลอกจากแฟ้มที่ได้มาจากโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น SAP หรือโปรแกรมทางบัญชีก็จะมีโครงสร้างตารางที่ง่ายต่อการนำไปใช้ต่อ แต่ถ้าเป็นข้อมูลที่กรอกกันเอง ออกแบบตารางกันเองแบบตามใจหัวหน้าบ้าง แต่งให้สวยงามตามใจคนนั้นคนนี้บ้าง ข้อมูลที่มีอยู่มักเป็นขยะมากกว่าขุมทรัพย์ หรือยากที่จะปรับแก้ไขให้สามารถหาคำตอบได้ทันที
หลักการออกแบบตาราง Excel ที่แบ่งเป็น I-C-O นั้น ใช่ว่าจะเป็นแค่ I ที่เป็นข้อมูลของ C แล้ว C ก็เป็นข้อมูลของ O เพียงแค่นี้ ตารางคำนวณก็อาจใช้เป็น Input เพื่อนำไปใช้คำนวณต่อในอีกขั้นหนึ่ง ส่วนหน้ารายงานที่เป็น Output ก็อาจใช้เป็น Input ของตารางคำนวณอื่นๆอีก กลายเป็นหลักการ I-C-O ซ้อน I-C-O ซ้อน I-C-O ต่อไปเรื่อยๆ
ลูกเล่นของหลัก I-C-O ยังมีอีก เช่น เมื่อใดที่ต้องการทำลายลิงก์ระหว่าง I-C-O ก็ใช้วิธี Copy สูตรทับที่เดิมให้เป็น Value ซึ่งเป็นค่าคงที่ไปเลย ซึ่งเรื่องเหล่านี้ผู้สร้างแฟ้มต้องรู้จักการแยกแฟ้ม ชีท ตาราง และเซลล์เผื่อไว้ก่อนเสมอ
