การใช้แป้นพิมพ์ลัดมีมากมายหลายวิธีหลายปุ่ม บางทีต้องกด 2 ปุ่มหรือ 3 ปุ่มพร้อมกัน บางทีต้องกดไล่กันไปทีละปุ่ม ทำให้ต้องจดจำกันวุ่นวาย โดยหารู้ไม่ว่าหากคุณเข้าใจหน้าที่ของแต่ละปุ่มดีพอแล้วเมื่อนำไปใช้ร่วมกันก็จะทำงานอย่างที่มันถูกสร้างมาให้ทำนั่นเอง กล่าวคือ
- ปุ่ม Ctrl ให้จำว่าปุ่มนี้ทำหน้าที่ ทำซ้ำ หรือจำว่า Ctrl แปลว่า ซ้ำ
- ปุ่ม Shift แปลว่า ตรึง หมายถึงทำหน้าที่ยึดตำแหน่งปัจจุบันเอาไว้ไม่ให้เลื่อนตาม
- ปุ่ม End แปลว่า สุด หมายถึงทำหน้าที่ย้ายตำแหน่งเซลล์ไปจนสุดทาง
- ปุ่มลูกศรชี้ไปทางไหน ก็ย้ายไปทางนั้น
- ปุ่ม * หรือเครื่องหมายคูณ แปลว่า อะไรก็ได้
- ปุ่ม . หรือเครื่องหมายจุดทศนิยม แปลว่า ถึง
จากนั้นเรามาทดลองกับตัวอย่างตารางที่มีตัวเลข 1 – 50 บันทึกอยู่ในเซลล์ B2:F11 โดยเริ่มจากสมมติว่าคุณกำลังเลือกเซลล์ใดก็ได้ในตารางตัวเลขนี้ แล้วกดปุ่มตามลำดับต่อไปนี้
- กดปุ่ม Ctrl+* (เครื่องหมายบวก หมายถึงให้กดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม *) จะทำหน้าที่เลือกพื้นที่ตั้งแต่เซลล์ B2:F11 เนื่องจากปุ่ม Ctrl แปลว่าซ้ำ และปุ่ม * แปลว่าอะไรก็ได้ ดังนั้นเมื่อกด 2 ปุ่มนี้พร้อมกัน จึงทำหน้าที่เลือกเซลล์อะไรก็ได้ที่ติดต่อกันซ้ำไปตลอด ซึ่งพื้นที่แบบนี้เรียกว่า Current Region (ทำได้อีกวิธีหนึ่งโดยการกดปุ่ม F5 > Special > กาช่อง Current Region) ทั้งนี้ไม่ควรใช้ Ctrl+a เพราะถ้ากดซ้ำหรือกดแช่จะเลือกพื้นที่ผิดทันที
- ต่อจากขั้นแรกเมื่อเลือกพื้นที่ Current Region ได้แล้ว ให้สังเกตว่าเซลล์ B2 ที่มีเลข 1 จะเป็นเซลล์ซึ่งมีสีพื้นสว่างที่สุด แสดงตำแหน่งของ Active Cell (ซึ่งความหมายของ Active นี้จะมีเพียงหนึ่งเดียวในกลุ่มของมัน เช่น ในชีทหนึ่งซึ่งมีหลายเซลล์ก็จะมี Active Cell เพียงเซลล์เดียว หรือในแฟ้มหนึ่งซึ่งมีหลายชีท ก็มีเพียงชีทเดียวที่เป็น Active Sheet)
- กดปุ่ม Ctrl+. แปลตามตัวปุ่มว่า ซ้ำถึง หรือทำหน้าที่หาขอบเขตหัวมุมตารางว่าเริ่มจากไหนถึงไหน ซึ่งเมื่อกด 2 ปุ่มนี้ซ้ำต่อไปเรื่อยๆจะพบว่า Excel จะย้ายตำแหน่ง Active Cell จากเซลล์เลข 1 > 5 > 50 > 46 > 1 วนกลับที่เดิมซ้ำต่อไปเรื่อยๆ
- ให้ทดลองกดปุ่ม Ctrl+. เพื่อเลือก Active Cell ให้กลับมาเป็นเซลล์เลข 1 ซึ่งอยู่ตรงหัวมุมซ้ายบนสุดของตาราง
- จากนั้นกดปุ่ม Shift ค้างไว้เพื่อตรึงเซลล์เลข 1 ไว้ไม่ให้ขยับ แล้วกดปุ่มลูกศรซ้ายขวาบนล่างดูจะพบว่า ขอบเซลล์ด้านขวาและด้านล่างเท่านั้นที่จะขยับตามทิศของการกดปุ่มลูกศร ซึ่งเป็นวิธีขยายหรือลดขนาดพื้นที่ตารางที่ต้องการเลือกนั่นเอง (จำไว้ว่า หากต้องการขยายหรือลดขอบด้านใด ให้ย้าย Active Cell ไปไว้ฝั่งตรงข้ามก่อน จากนั้นจึงกดปุ่ม Shift+ปุ่มลูกศร ซึ่งจะขยับขอบตารางอีกฝั่งหนึ่งของ Active Cell)
จากนั้นมาทดลองเลือกเฉพาะแนวใดแนวหนึ่งของตารางกันบ้าง โดยให้เริ่มจากคลิกเซลล์เลข 1 ไว้เซลล์เดียวก่อน แล้วกดปุ่ม Ctrl+Shift+ลูกศร จะเลือกพื้นที่จากเซลล์เดิมที่เลือกไว้ไปจนสุดตารางตามทิศทางของลูกศร เช่น เดิมอยู่ที่เซลล์เลข 1 ถ้ากดปุ่ม Ctrl+Shift+ลูกศรขวา จะเลือกเซลล์เลข 1 – 5 (อาจใช้การกดปุ่มอีกวิธีหนึ่ง โดยเริ่มจากกดปุ่ม Shift ค้างไว้แล้วกดปุ่ม End ครั้งหนึ่งแล้วกดปุ่มลูกศรขวาตามอีกครั้งก็ได้ ขอให้เลือกใช้ตามถนัด)
