เมื่อคิดจะใช้ Excel เป็นอาวุธในการทำงาน แทนที่จะใช้ข้อมูลแค่จากการดำเนินงานภายในบริษัทซึ่งไม่ได้ตอบโจทย์ให้เห็นชัดว่า ทำไมสินค้าตัวนั้น การตั้งราคาแบบนี้ จึงทำให้ขายดี พอนำข้อมูลจากภายนอกเข้ามาเปรียบเทียบจะเห็นมุมมองต่างไปจากเดิมอีกมากมาย สินค้าที่ขายดีหรือไม่ดีนั้น อาจเป็นผลกระทบจากอุณหภูมิอากาศ ฤดูกาล หรือเป็นจังหวะพอดีที่คู่แข่งขึ้นราคาสินค้า และยังมีแหล่งข้อมูลอื่นอีกมากมายโดยเฉพาะจากอินเตอร์เน็ต
Power Query เป็นเครื่องมือที่จะช่วยดึงข้อมูลจากภายนอกที่อาจมีเป็นร้อยหรือพันล้านรายการมาจัดโครงสร้างใหม่และเลือกเฉพาะรายการที่จำเป็นมาใช้ จากนั้นก็ใช้ Power Pivot สร้างตารางสูตรคำนวณซ้อนเข้าไปแล้วจึงส่งออกมาเป็น Pivot Table พร้อมสร้างเป็น Dashboard ที่มี Slicer ให้ผู้บริหารสามารถคลิกเพื่อเลือกดูเฉพาะหัวข้อที่สนใจได้ทันที
แม้ Excel เตรียมเครื่องมือพวก Power เหล่านี้ไว้ให้ใช้ แต่จะใช้ได้หรือไม่และใช้ได้ดีแค่ไหนนั้นล้วนขึ้นกับฝีมือของคนทำงาน ซึ่งจะมอบหมายหน้าที่ให้ใครทำให้ล่ะ หัวหน้าทำเองหรือจะสั่งให้ลูกน้องทำให้
แทบจะปฏิเสธไม่ได้เลยว่า ทุกคนที่ใช้ Excel ในการทำงาน ไม่มีทางจะเก่ง Excel เพราะตำแหน่งที่ขึ้นชื่อว่าเป็นหัวหน้านี่แหละ พอขึ้นเป็นหัวหน้าก็จะสั่งลูกน้องใช้ Excel แทน เว้นแต่จะโชคร้ายต้องเป็นลูกน้องไปตลอดปีตลอดชาติหรือทำงานในบริษัทที่ไม่มีลูกน้องให้ใช้
ความเก่ง Excel เป็นดาบสองคม คนที่สามารถใช้ Excel เป็นอาวุธ ใช้เป็นเครื่องมือในการทำงาน สามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์วางแผนตัดสินใจ สร้างรายได้ลดค่าใช้จ่ายให้บริษัท คนแบบนี้จะมีความก้าวหน้าในการงานขึ้นไปตลอด ส่วนคนที่รัก Excel เหลือเกิน สามารถใช้ Excel ได้เก่งไปทุกอย่าง แต่ไม่มีหัวคิดในแง่ธุรกิจ ย่อมยากจะก้าวหน้าขึ้นไปเป็นหัวหน้า ดีไม่ดีพอหัวหน้าเห็นว่าเก่ง Excel เลยอยากเก็บไว้เป็นลูกน้องตลอดไป (น่าอิจฉาหัวหน้าที่มีลูกน้องเก่ง Excel)
Power Query และ Power Pivot เป็นเครื่องมือที่จะทำให้ Pivot Table มีความยืดหยุ่นขึ้นอย่างมาก แต่กว่าจะทำให้ได้ถึงขั้นยังต้องผ่านการเรียนรู้สูตรใหม่และคำสั่งใหม่ๆอีกมิใช่น้อย
ขอแนะนำว่า อย่ามอบหมายให้เป็นหน้าที่ของพนักงานทั่วไปซึ่งตัวเขาเองมีภาระหน้าที่งานที่ต้องทำเป็นประจำอยู่แล้ว แต่ควรใช้หน่วยงานหรือคนที่ทำหน้าที่เป็น Data Analysis มาเรียนรู้และรับงานแบบนี้จะเหมาะกว่า และอย่าลืมสร้างตัวแทนไว้เมื่อเขาได้เลื่อนขึ้นไปเป็นหัวหน้าด้วยล่ะ
