ในขั้นตอนต่างๆของการจัดการฐานข้อมูลซึ่งประกอบด้วยขั้นตอนของการจัดเก็บ การค้นหา การแก้ไข และการจัดทำรายงานนั้น ขั้นตอนของการค้นหาข้อมูลที่เก็บไว้ในตาราง Excel ถือเป็นเรื่องสำคัญที่สุด เพราะหากเก็บข้อมูลไว้แล้วไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ย่อมทำให้เสียเปล่าไม่เกิดประโยชน์ โดยการจะค้นหาข้อมูลพบหรือไม่นั้นต้องเริ่มต้นจากการเก็บข้อมูลให้เป็นที่เป็นทางไว้ก่อนตามหลักการ ดังนี้
- ต้องบันทึกในพื้นที่ตารางซึ่งมีโครงสร้างตามหลักฐานข้อมูลที่ดีตามที่ได้กล่าวไว้แล้วในบทก่อนๆ
- ข้อมูลใดๆที่บันทึกไว้ หากไม่จำเป็นหรือไม่ใช่ข้อมูลเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่ ต้องไม่บันทึกซ้ำอีกเป็นอันขาด เช่น ข้อมูลรหัสสินค้า ชื่อสินค้า หรือรายละเอียดอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับสินค้ารหัสนั้นๆ เมื่อบันทึกไว้แล้ว ให้บันทึกไว้เพียงครั้งเดียว จากนั้นเมื่อต้องการค้นหาข้อมูลของสินค้า ให้ใช้รหัสหรือชื่อสินค้าเป็นคำค้นหารายละเอียดอื่นๆมาแสดงเมื่อต้องการ
- ในแฟ้มหนึ่งๆ ควรบันทึกข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ในชีทเดียวกันในตารางเดียวกันซึ่งมีพื้นที่ที่ติดต่อกันโดยบันทึกรายการที่เกิดขึ้นใหม่ต่อท้ายบรรทัดหรือ row ของรายการเดิมต่อไปเรื่อยๆตามกำหนดเวลาที่เกิดรายการขึ้น ไม่ควรทำการลบรายการเก่าทิ้ง หรือนำรายการใหม่ไปแทรก insert ระหว่างรายการเก่า
- ตารางฐานข้อมูลควรเป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์ลงไปเท่านั้นหรือมีค่าเป็น value ซึ่งไม่ใช่ข้อมูลที่ได้มาจากสูตรลิงค์หรือสูตรคำนวณ และไม่จำเป็นต้องกำหนดรูปแบบการแสดงผลให้แตกต่างไปจากเดิม เพื่อทำให้เห็นข้อมูลที่แท้จริงตามแบบที่บันทึกตั้งแต่แรกไว้ตลอดเวลา
- ในกรณีที่ข้อมูลเกิดจากการคำนวณ ควรเก็บเซลล์สูตรคำนวณที่สัมพันธ์เกี่ยวข้องกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ เพราะการแยกแฟ้มจะทำให้ต้องเสียเวลาเปิดแฟ้มทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกันขึ้นมาก่อนจึงจะคำนวณครบถ้วนทุกเซลล์ ส่วนสูตรคำนวณที่ไม่จำเป็นต้องคำนวณพร้อมกัน ควรแยกเป็นแฟ้มคำนวณเรื่องนั้นๆโดยเฉพาะ แล้วต่อเมื่อต้องการข้อมูลมาใช้ จึงสร้างสูตรลิงค์ข้ามแฟ้มนำเฉพาะผลคำตอบมาใช้ต่อในอีกแฟ้มหนึ่ง
- ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวเลข ต้องมีสถานะเป็นตัวเลข และข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวอักษร ต้องมีสถานะเป็นตัวอักษร เพราะสูตรจะใช้สถานะของค่าในการค้นหา
