สูตรสำเร็จรูปที่ใช้จัดการฐานข้อมูล

หลังจากจัดเก็บข้อมูลไว้ในตารางที่มีโครงสร้างถูกต้องตามที่กำหนดไว้ข้างต้นแล้ว เราสามารถเลือกใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อค้นหาข้อมูลหรือคำตอบที่ต้องการต่อไป

โครงสร้างสูตร IF
ใช้หาคำตอบตามเงื่อนไข

=IF(เงื่อนไข, ผลหากเงื่อนไขเป็นจริง, ผลหากเงื่อนไขเป็นเท็จ)

ตัวอย่าง ให้หาคำตอบถ้ายอดรวมของ Amount ทั้งหมด มีค่ารวมแล้วมีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 100 ให้ตอบว่า OK แต่ถ้ายอดรวมไม่ถึง 100 ให้ตอบว่า No จะต้องสร้างสูตรต่อไปนี้

=IF( Sum(D3:D7)>=100, "OK", "No")
  คำตอบ คือ OK

โครงสร้างสูตร VLookup
ใช้หาค่าในตาราง

=VLookup(รหัสที่ใช้หา, ตารางเก็บข้อมูล, เลข column ของคำตอบเรื่องที่ต้องการ, 0)

ตัวอย่าง ต้องการหาว่า รหัส Id a003 มีชื่ออะไร และมียอดเป็นเท่าใด ให้ใช้สูตรต่อไปนี้ตามลำดับ

=VLookup("a003", B3:D7 , 2, 0)
   คำตอบ คือ C

=VLookup("a003", B3:D7 , 3, 0)
   คำตอบ คือ 30

เลข 2 และ 3 ที่ใส่ไว้ในสูตร คือ เลขของ column ของ Name และ Amount ซึ่งอยู่ใน column ที่ 2 และ 3 ตามลำดับในพื้นที่ตาราง B2:D7

เลข 0 ที่ใส่ไว้ด้านหลังสุดในสูตร เป็นการกำหนดให้ใช้สูตร VLookup หาค่าแบบ Exact Match โดยจะหาค่าเฉพาะเมื่อมีค่าตรงกับรหัสที่ใช้หาเท่านั้น แต่ถ้าไม่ใส่เลข 0 จะทำให้ VLookup ทำงานแบบ Approaching Match โดยจะหาค่ามาให้เสมอ แม้ว่าไม่มีรหัสตรงกันก็ตาม ซึ่งโดยทั่วไปถ้าใช้รหัสเป็นค่าที่ใช้ค้นหาคำตอบ ต้องใช้แบบ Exact Match

นอกจากนั้น เลข 0 มีความหมายเท่ากับ False แปลว่า ไม่ เพื่อระบุว่า ตารางที่ใช้ค้นหาตำแหน่งนั้น ไม่ต้องเรียงลำดับก็ได้ แต่ถ้าไม่ใส่เลข 0 จะต้องเรียงรหัสที่เก็บไว้จากน้อยไปมากก่อนจึงจะหาคำตอบได้ถูกต้อง

โครงสร้างสูตร Match
ใช้หาตำแหน่งของค่าในตาราง

=Match(รหัสที่ใช้หา, พื้นที่แนวตั้งของรหัสทั้งหมด, 0)

ตัวอย่าง ต้องการหาว่ารหัส a003 เป็นรายการที่เท่าใด ให้ใช้สูตรดังนี้

=Match("a003", B3:B7, 0)
   คำตอบ คือ 3

นอกจากพื้นที่แนวตั้งแล้ว ยังใช้กับพื้นที่แนวนอนก็ได้ และโดยทั่วไปให้ใส่เลข 0 ต่อท้ายด้านหลังสุดในสูตรเสมอ ซึ่งเลข 0 มีความหมายเท่ากับ False แปลว่า ไม่ เพื่อระบุว่า ตารางที่ใช้ค้นหาตำแหน่งนั้น ไม่ต้องเรียงลำดับก็ได้

โครงสร้างสูตร Index
ใช้หาค่า ที่อยู่ตามตำแหน่งของค่าในตาราง

=Index(ตารางเก็บข้อมูล, เลขที่ Row, เลขที่ Column)

ตัวอย่าง ต้องการหาค่าจากพื้นที่ตาราง B3:D7 ณ ตำแหน่ง row ที่ 2 ตัดกับ column ที่ 3 ให้ใช้สูตรดังนี้

=Index(B3:D7, 2, 3)
   คำตอบ คือ 20

โครงสร้างสูตร Offset แบบสั้น
ใช้หาค่า ที่อยู่ตามตำแหน่งถัดไปจากตำแหน่งเซลล์อ้างอิงที่กำหนด

=Offset(เซลล์อ้างอิง, จำนวน row ถัดไป, จำนวน column ถัดไป)

ตัวอย่าง ต้องการหาค่า ที่อยู่ถัดจากเซลล์ B3 ลงไป 1 row และถัดไปจากเซลล์ B3 ไปด้านขวา 2 column ให้ใช้สูตรดังนี้

=Offset(B3, 1, 2)
   คำตอบ คือ 20

โครงสร้างสูตร Offset แบบเต็ม
ใช้หาค่าหลายค่า เสมือนเป็นพื้นที่ตาราง

=Offset(เซลล์อ้างอิง, จำนวน row ถัดไป, จำนวน column ถัดไป,
ความสูงของตาราง, ความกว้างของตาราง)

ตัวอย่าง ต้องการใช้สูตรกำหนดพื้นที่ของตัวเลข Amount ซึ่งจะเห็นได้ว่ามีเลข 10, 20, 30, 40, 50 เก็บไว้ ให้ใช้สูตรดังนี้

=Offset(B3, 0, 2, 5, 1)
   คำตอบ คือ {10;20;30;40;50}

สาเหตุที่ใส่เลข 0,2,5,1 นั้น เนื่องจากตารางข้อมูล Amount D3:D7 มีตำแหน่ง D3 อยู่ในแนว row เดียวกันกับ B3 จึงมีจำนวน row ถัดไปเท่ากับ 0 และตำแหน่ง D3 อยู่ถัดไปจาก B3 อีก 2 column โดย D3:D7 มีพื้นที่ความสูง 5 row และกว้าง 1 column

สูตรที่สร้างขึ้นนี้ อาจไม่เห็นคำตอบครบตามต้องการ ขอให้กดปุ่ม F2 แล้วตามด้วย F9 จะพบตัวเลข {10;20;30;40;50} และสังเกตว่า ระหว่างตัวเลขนั้น มีเครื่องหมาย semi-colon ; คั่น ซึ่งเครื่องหมาย ; นี้แสดงว่า ตัวเลขเป็นแนวตั้ง (ถ้าคั่นด้วยเครื่องหมาย comma , จะแสดงว่าเป็นแนวนอน) เมื่อเห็นตัวเลขแล้ว ให้กดปุ่ม Esc เพื่อกลับไปเป็นสูตรตามเดิม

โดยทั่วไปจะไม่ค่อยพบสูตร Offset แบบเต็มใช้ในเซลล์ใด แต่จะนำสูตร Offset แบบเต็ม ไปสร้างต่อเป็น Formula Name ผ่านเมนู Formula > Define Name  เพื่อตั้งเป็นชื่อ Formula Name นำมาใช้แทน Range Name

โครงสร้างสูตร CountIF
ใช้นับจำนวนเซลล์ เท่าที่มีค่าตามเงื่อนไข

=CountIF(พื้นที่ตาราง, "เงื่อนไข")

ตัวอย่าง ต้องการนับจำนวนรหัส a003 ว่ามีกี่เซลล์ ให้ใช้สูตรดังนี้

=CountIF(B3:B7, "a003")
   คำตอบ คือ 1